浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用

文/枣庄市卫生健康服务中心 张淑萍

相比于以前的档案管理方式，电子化管理模式拥有大量优势，其重点是对电子文件开展有效、深入管理。然而，这种电子文件并不具备直接阅读性，需要借助计算机技术对文件内容进行读取，进而可以充分提高传递与处理的进程，方便人员使用、处理与储存信息。

一、在档案管理中使用电子化管理模式的积极影响

（一）促进标准化流程体系的建立。相比以前的档案管理模式，电子化管理模式可以有效解决传统模式存在的相关问题，有效建立标准化的流程体系。现如今，借助于电子技术可以使档案管理进一步转变为自动化的管理方式，并且不受人为因素的影响，只需在初期阶段有效设置有关程序，计算机技术就能够按照现实运行情况对信息进行管理与储存，保证信息的准确性与完整性。

（二）强化档案管理工作的实时性。基于以前单一化的档案管理模式，档案人员需要消耗大量的精力以及时间来研究档案数据，并且将其进行结合，深入实施储存与整理。这个环节具有很大的工作量，再加上档案管理工作需要人为进行，人为因素极大影响了档案管理工作的整体质量以及效率。然而，借助于电子化的档案管理模式可以提高档案管理的及时性，使有关数据资料拥有极大的价值。

（三）加强档案管理工作的正确性。在事业单位的运行阶段，档案管理工作都是必不可少的一个部分，有效开展这项工作是非常有必要的。如今的档案涵盖了大量内容，例如单位后期的发展信息以及单位员工的信息档案等，对档案管理相关工作进一步提出了更高的要求，所以单位一定要保证档案工作的安全性以及有效性。信息化技术重点以电脑以及计算机为核心载体，借助于电子化的方式，具有极高的保密性以及安全性、真实性，能够进一步方便人员查找以及储存信息，进而可以提高档案工作的整体质量以及效率。

（四）提升档案管理的工作效率。计算机是电子信息化管理模式的核心工具，这充分说明在保存信息的时候，只需借助于硬盘或计算机等相关设备，就能够对有关信息进行储存以及使用。从现实运行情况来分析，这种储存方式具有关键的作用，不但可以有效减少空间，使信息储存越来越环保，而且可以对有关人员的操作手续进行简化，只需要对计算机开展简单操作，就能够查询有关数据，进而可以进一步节约物力以及人力，促进档案管理工作不断发展。

（五）实现资源共享。现阶段，把档案管理系统与办公自动化系统有效结合起来，能够有效实现资源共享，同步开展档案的使用与归档。随着经济的持续提升，在档案管理中开始普遍地使用电子化管理模式。然而，在国内档案开发和使用阶段还存在大量问题，需要有关人员进一步开展电子信息化管理，将档案信息资源很好地体现出来，以此实现管理的核心目的。

二、档案管理工作的信息化应用

（一）建立电子信息化的管理思想。随着电子信息技术的持续发展，大部分行业在实施管理过程中需要引入电子信息技术，以此来提升档案的保管能力。有关管理人员更要充分认识到电子化档案管理是未来发展的核心趋势所在，从而实现电子化档案管理，建立规范化的管理平台。借助电子化的管理形式，可以长时间保存以及管理档案，同时创建以及优化电子化的档案管理系统，还可以为管理人员提供高效的服务。

（二）优化档案的电子信息化建设。在创建电子化的档案管理模式时，首先要不断优化单位内部档案管理系统，进一步导入“互联网+”概念，帮单位制定统一、高效的档案管理软件，从而更好地实现档案的信息化共享。与此同时，建立电子信息管理平台，可以全面、有效地实现档案的信息化管理，对单位数据档案进行有效备份，确保档案信息数据的安全性、高效性以及正确性。此外，需要充分培养专业化的团队来开展电子化的档案管理，从而实现档案信息化管理的核心目的，切实提升档案工作的整体质量。

（三）优化档案管理的安全性。网络化时代，一定会发生病毒植入、数据容灾以及电脑信息泄露等问题，特别是在电子技术的普遍运用下，手机以及电脑等硬件和各种APP等软件组成了大数据资源，这些资源面临着信息泄密或者黑客攻击等安全问题。于是，如今的档案馆应该借助于大数据技术，有效、及时地处理这些与安全隐患有关的问题，这就需要提升档案管理的有效性与安全性，经过防火墙技术以及数字签名的有效设置，能够在后台创建一套备用程序，当出现安全问题时启动“异地容灾”程序，对档案管理工作的不安全因素进行有效杜绝，进一步为人们提供良好服务，有效打造现代化的档案管理，充分确保档案资源的安全性以及真实性。

（四）合理使用电子档案。第一，档案人员要主动借助于计算机技术开展档案编研业务，经过有效撰写或整理，进一步展示档案的内涵以及文化，使档案利用人员可以很快获得档案文件里面的关键信息以及知识，为档案利用人员提供良好、全面的信息服务。第二，为保证电子档案的操作简单性以及便捷性，需要借助计算机技术对电子档案的索引目录进行编制，并且认真遵守有关的保密规定，有效查阅以及使用电子档案，关于保密等级的电子档案要通过审批以后才可以开展利用，以此有效保证电子档案的真实性以及安全性，避免档案信息被泄漏，为档案工作的深入发展提供良好的环境。第三，在使用了电子档案以后，也要对档案利用登记表进行认真填写，其中内容涵盖了档案利用者的单位与姓名、查找内容、查档目的与范围等等，进而促进电子档案的合理使用。

三、电子信息化档案管理的要点

（一）收集。在收集信息的时候，单位需要先收集以及整理电子档案信息，然后再借助计算机设备把这些信息通过电子文本的形式进一步保存在系统中，并且用于信息数据库的建立，充分确保档案数据的品质。

（二）整理。在整理时，单位员工应该对电子档案资料开展准确编号，并且通过计算机对其开展分类管理，方便以后的调取以及使用。同时在档案管理中要产生对应的目录列表，对资料查找流程进行简化。

（三）鉴定。借助于计算机对电子档案有效实施管理，需要对档案的存储情况进行有效鉴定，仔细查看其是否存在不良介质的介入以及病毒的侵入等，以此来有效维护信息的安全性。对于鉴定难度非常大的步骤，有关工作人员一定要引起高度重视，以免产生问题。

（四）存储。在保存档案数据资料的过程中，需先有效选择资料的媒介，明确资料数据的具体保存位置，提升档案资料保存的安全性。同时在保存的时候，需要掌控存储介质的温度与湿度，以免对档案的使用与调取产生影响。

（五）统计。能够利用计算机系统的统计功能来实施有关统计工作，进而缓解员工的工作压力，使工作效率获得提高，强化数据资料的完整性以及准确性。

（六）运行。运营作业的实施需要档案库的大力支持才可以实现。对此，员工需要充分建设各种档案库，选取适宜的阅读以及检索方式，提高信息的调取效率。

（七）编排。档案编排需要在互联网环境下开展，如此可以有效提升编排工作的整体质量，推动每个行业之间的深入交流，在维持单位平稳运行的前提下，强化与其他单位之间的交流以及沟通。

（八）保密。伴随网络的开放化，信息数据变得越来越透明以及公开，可针对单位来讲，却存在很大的信息风险。一旦泄漏了大量的机密信息，就不利于单位有关工作的顺利开展。因此需要强化对电子信息数据的有效保管，设置合理、有效的保护策略，如权限设定以及分级保存等，以维护档案数据的安全，进而避免出现随意修改以及窃取等问题。在对电子档案进行传输的过程中，单位要制定完整、有效的保护机制，借助软件或硬件加密的方式进一步保护数据，保证档案传输工作顺利开展。

四、结语

总而言之，档案是人力资源管理的关键性内容，也是人力资源开发以及利用的核心依据。伴随社会经济的飞速发展，对人才的标准要求也逐渐提高，档案管理的重要作用更加凸显。借助于信息化技术强化档案管理信息化建设，是时代飞速发展的必然趋势，是提升资源利用率、及时更新档案信息以及确保档案管理安全性的要求，也是提高人力资源管理水平以及建立和谐劳动关系的核心渠道。因此，一定要有序开展档案管理信息化建设，唯有如此，才可以使管理主体更好地适应社会的飞速发展。