社会保险档案数字化的实践策略

文/青州市社会保险事业中心 郑海伟

当前是信息化时代，一旦个人信息被泄露，就会在网络环境中迅速传播，给个人生活带来不便。社会保险被视为个人隐私信息的一种，直接关系着个人的社会福利状况，需要做好信息的保护。随着社会的发展，社会保险逐渐成为人们生活的一部分，而社会保险档案管理也需要根据时代的发展进行改革。信息数字化技术在改善档案管理方面表现出了显著的优势，社保档案管理与信息技术的结合是未来发展的主要趋势，符合我国的宏观发展目标。

一、数字化技术引入保险档案管理过程的重要性

我国重视数字化技术的研究，促进知识经济的发展，为人们生活水平的提高创造了条件。初步研究发现，随着科技水平的发展，我国的经济发展方式实现了变革，尤其是培养了大批的优秀人才。社会保险工作的顺利开展有助于人们生活水平的改善，尽管我国将社会保险列入重要的研究课题，但当前的档案管理制度仍存在多种问题，主要体现在管理质量不足和管理效率低下。为了确保社会保险行业的稳定发展，需要引入数字化技术，制定科学化的保险档案管理制度，建设有效的保险档案管理体系，用实际行动去改善保险档案的管理现状。正是由于数字化技术的引入，才使得社会保障制度更加透明，实现档案管理效率的提高。科学化的保险档案管理模式是社会发展的基础，其将人力资源档案分类储存和管理，最大程度上提高了社会保障信息的完整性，为后续社会保障制度的落实和实施打下基础。

二、信息化技术在社会保险档案管理的问题

（一）社保档案管理模式过于陈旧。据不完全统计，当前部分地区仍使用传统的保险档案管理模式，即手动管理，表现为管理效率低下，无法满足工作的需求。另外，由于社保档案管理工作量大，如果仅用手动的方式进行数据管理，往往会出现错误，进一步加剧档案管理的压力。随着时间的推移，每天形成的社保档案数量还将继续增加，如果不开展保险档案管理模式的改革，必将引发严重的问题。

（二）社保档案管理水平不高。我国信息化技术每天都在更新，社保档案管理应借助科技手段去提高档案管理质量。但是，在具体的社保档案管理过程中，管理人员专业水平不足。更有甚者，对信息化管理存在抵触情绪，导致社保档案管理质量难以提高。另外，社会保险档案管理人员以年长者为主，其无法在短时间内接受新鲜的信息化技术，即使开展针对性的教学培训，也难以迅速掌握使用方法，这也增加了保险档案管理压力。可见，社会保险档案管理水平不足，管理人员无法准确理解信息技术的重要性，使得信息化社会保险档案管理工作推广缓慢。

（三）社保档案管理系统不健全。目前，社会保险档案管理流程并不完善，主要表现为管理系统的不健全，不具备科学化的档案管理规范。在社会保险档案管理实践工作中，经常出现因管理体系不合理而导致的资源浪费现象，使得档案管理效率无法提升。随着科技的发展，人们的社会保险意识有了显著的改善，再加上信息化技术的融入，社会保险行业正在稳定发展。同时人们对社会保险服务提出了新的要求，不再满足于基本的生活保障，而是向着精神保障方面发展，这就需要社会保险档案人员的不断努力，实现档案管理制度的革新。社保档案管理系统不健全是约束社保行业发展的重要因素，必须展开深入探索。

三、计算机信息化技术在社会保险档案管理模式中的探索

（一）将信息化技术引入社保工作，强化社会保险档案管理人员的工作意识。我国信息化技术发展速度较快，为社会保险档案管理效率的提升创造了条件，所以，信息化技术与社会保险档案管理的结合是未来发展的必然，也是确保社会保险健康发展的重要渠道。为此，当前的首要任务是提升社会保险档案管理人员的工作意识，明确档案管理的重要性，进而全身心地投入到社会保险档案管理工作中去。另外，社会保险档案管理工作的开展也需要资金的支持，主要用于软件设备的研发和硬件设备的采购，所以，必须根据实际需求拓展资金获取渠道，确保资金充足。一般来说，政府扶持是最主要的资金获取方式，但该方式往往资金有限，并不能满足社会保险档案管理工作的需求。为了进一步提高社会保险档案管理人员的重视程度，需要对其工作内容进行调整，制定合理的岗位晋升制度，为管理人员提供对应的薪酬福利待遇，激发管理人员的积极性。另外，定期组织管理人员培训计划，强化其专业技能，这也是改善管理人员工作意识的重要方式。值得注意的是，管理人员技能培训不仅仅是专业技能，还包括思想行为，帮助管理人员树立奉献理念，为后续社会保险档案管理工作的开展打下基础。

（二）创建有效的社保档案管理规范，约束档案管理人员的工作行为。以信息化技术为基础，对社会保险档案制度进行完善，创建有效的社保档案管理规范，强化档案管理质量。对于社会保险档案管理工作来说，其表现出内容复杂、任务繁重等特点，高强度的工作容易造成管理人员行为的偏差，而社保管理规范的确定，有效地约束了管理人员的行为，最大程度上降低了工作失误的发生。随着时代的发展，传统的档案管理方式逐渐与信息化技术脱节，导致管理效率不断下降，必须以合理的档案管理规范进行约束。1.社保档案管理规范制定需要结合信息化技术。信息化技术是我国研究的重点，并随着时间的推移不断完善，社会保险档案管理也需要不断革新，融入信息化技术。社保档案管理规范重视的是精进管理理念，即跟随时代的发展而革新，所以不能停留在初级阶段，而是需要与当前形势结合，用信息化手段去约束管理人员的行为，进而改善管理质量。社保档案管理规范进一步优化了档案管理流程，那些繁琐的管理权限在信息化技术的帮助下得到实现，档案数据的处理无需部门间多次交流，而是直接在平台中调阅，节约了档案管理时间。2.社保档案管理规范的制定需要充分考虑社保档案的发展需求，尤其是不断创新社保档案服务业务，在信息化技术的支持下，对档案数据开展灵活处理，如此一来，就可以大幅度提升档案管理质量。例如：根据需求创建社保档案管理平台，将人们的社保档案信息上传至平台，以便用户进行档案信息查询。通过社保档案管理规范的制定，不断强化管理效率，约束管理人员的行为，提高服务质量。

（三）紧跟时代的发展，提升社保档案管理的信息化水平。1.社会保险档案管理需要重视信息化水平的研究，借助科技手段改善档案管理质量。当前来看，纸质档案仍然存在于社会保障管理工作中，如果不能实现档案信息化模式的革新，将会给管理工作带来不小的压力。当前的任务是将纸质档案转换为电子档案，完成档案信息化模式的转变，进而促进管理效率的提高。为此，社会保障部门需要对档案管理工作进行全面的分析，尤其是明确约束社会保险档案管理发展的因素，用实际行动提高档案管理方面的资金投入，实现档案管理人员思维上的改革，从思想和设备角度入手，强化管理质量。换句话说，社会保险档案管理工作的开展需要考虑时代的发展因素，在信息化技术的帮助下进行管理工作，将信息化技术视为档案管理的基础设施，总结新型的信息化保险档案管理手段。社保档案管理信息化水平的提升是一项艰巨的任务，需要从宏观角度制定发展规划并落实发展方案。2.信息化管理手段的合理性直接决定着社保档案的管理质量，为此，社会保险档案管理人员必须学习信息化技术，掌握有效的信息化管理手段并运用到实践中去。在信息化管理系统的设计过程中，充分考虑工作环境，以管理人员的工作方式为基础，最大程度提高管理系统的效率。随着科技的发展，信息化管理手段不断完善，其对于社会保险管理风险的降低有着重要作用，应该深入探索。所以说，管理人员应该从管理思想角度入手，革新管理理念，随后根据时代的发展需求设计管理体系，通过不断的探索完成社保档案管理模式的转变。3.服务意识是评价社会保险档案管理人员能力的重要标准，也是当前管理人员必须具备的素质之一。从工作内容上看，社会保险档案管理属于服务部门，要求提高服务质量。随着时代的进步，我国的社保制度逐渐完善，参与社保服务的人员数量逐年增多，给社会保险管理部门的工作带来了压力。社会保险档案管理人员直接参与管理工作，必须具备高水平的服务意识，只有如此，才能全身心地服务于群众，才能改善档案管理质量。当前是经济高速发展的时期，民众越来越重视自身健康，积极参与社会保险活动，只有完成社保档案电子化模式的转变，才能回馈社会、保障群众健康。例如，鼓励群众主动参加电子档案信息的采集，大力宣传电子档案的优点，用实际行动改善社保档案管理质量。

四、社会保险档案数字化的战略规划思路

（一）制定数字档案管理战略规划。对于数字化档案管理来说，应该增设目录查询功能，其目的是便捷用户对自身保险档案信息的查阅。另外，正是由于数字化技术的融入，使得历史保险档案信息生动地展现在用户面前，将档案资源的价值发挥出来。传统的纸质档案管理，只能完成数据的记录功能，在档案资源的查阅过程中表现出了极大的不足，而数字化档案管理便捷的查阅方式，在一定程度上满足了用户的需求。数字化战略规划为社会保险档案的发展指明了方向，未来的10～15年间要不断完善数字化管理制度，共同提高保险档案管理效率。

（二）实现档案管理信息化与数字化的统一发展。档案管理信息化重视的是管理模式的转变，档案管理数字化强调的是管理效率的提高。档案管理信息化与数字化的统一发展实现了纸质档案向数字化档案的转变，要求管理人员和社保参与人员共同努力，按照规定的档案管理流程实施档案信息的录入和管理工作。随着时间的推移，数字化档案管理流程逐渐完善，再加上智能化技术融入，社保档案管理能够做到自动化处理。如此一来，档案管理人员的工作压力得到缓解，对应的人力和财力资源得到控制，有助于档案服务质量的提高。

（三）协调处理业务管理和归档管理的关系。一般来说，业务管理是社会保险工作的重点，而归档管理可直接影响着后续档案资源的利用率，所以，必须处理好两者的关系。业务管理即动态数据管理，归档管理指的是静态资源管理，只有实现两者的融合，才能从后台对社会保险档案进行高效的管理。在实施社会保险档案工作时，管理人员首先需要做的是录入档案信息，这个过程需要用户的信息确认，当完成信息录入后，档案资源就由动态模式转换为静态模式。值得注意的是，并不是静态档案资源将永远不动，其静态只是一个相对稳定的状态，当需要资源的查阅时，仍可以在搜索软件的帮助下调阅保险档案资源。

五、结语

综上所述，信息化时代已经来临，社会形势变化显著，社会保险档案管理必须紧跟时代的发展，实现管理模式的创新。社会保险档案管理与信息化技术的结合成为了未来的必然趋势，但当前的实施过程仍然问题重重，主要体现在管理模式陈旧、系统性不足等方面，迫切需要解决。信息化社会保险档案管理将纸质档案转换为电子档案，不仅减轻了管理人员的压力，也强化了档案管理的质量，满足当前时代的发展需求。