“互联网+”新业态下高校人事档案服务方式探究

文/山东省烟台农业学校 中国农业大学烟台研究院 薛元霞

高校人事档案记录着高校教职工人员的综合情况，是高校进行人才选拔、任用、职称评审等活动的重要依据，对高校的发展有着非常重要的作用。随着高校规模的不断扩大，高校人事档案也变得更加多样、复杂，传统的档案工作方式迫切需要革新。信息化时代，“互联网+”理念得到了广泛的应用，在现代社会中发挥着越来越重要的作用。高校管理者要认识到“互联网+”的优势，充分利用互联网来推进人事档案工作的高效开展，从而提高人事档案管理效率，促进人事档案的高效利用。

一、“互联网+”在高校人事档案服务领域中的应用意义

“互联网+”是在互联网基础上发展起来的一种新业态，是信息技术高速发展的必然，加快“互联网+”新业态发展已成为现代社会发展的主流。高校人事档案是高校教职工在校期间各种表现的真实记录，能够反映高校人事关系的变更情况，是高校进行人事调整、任用、选拔、职称评审等活动的重要依据，对高校的建设和发展有着不可替代的作用。长期以来，高校人事档案工作方式比较陈旧，人事档案主要靠人工来处理，且主要以纸质档案为主，这也造成人事档案利用率不高。当下人事档案在高校发展中的作用显得格外重要，这也要求高校必须做好人事档案服务工作。“互联网+”新业态的出现为高校人事档案工作的高效开展指明了方向。“互联网+”具有很强的信息处理能力，能克服时间和空间限制，管理者可以通过“互联网+”高速处理人事档案信息，提高工作效率。同时，通过“互联网+”技术，管理者还可以为高校师生定时推送人事档案服务，同样，使用者可以通过手机、电脑等来查询相关档案信息，从而提高人事档案的利用率。

二、“互联网+”新业态下提高高校人事档案服务水平的策略

（一）树立正确的服务观念。高校人事档案是高校教职工工作的真实记录，是为高校人事管理服务的。为了提高人事档案利用率，管理者应当树立正确的服务观念。首先，管理者需要全面收集人事档案信息，以互联网技术为手段，广泛收集人事档案，形成全面、系统的档案资料；其次，在熟练人事档案工作后，要开展主动服务，不仅要对人事档案相关信息的真实性、完整性进行审查，还需要主动与相关人员进行沟通，及时掌握人事档案信息；再者，对新任职的教职工，要本着“以人为本”的服务理念，详细、全面地采集相关信息，并酌情挑选优秀的人才向相关部门领导汇报，以便优秀的人才可以得到合理利用。另外，档案管理者要强化责任意识，主动肩负起人事档案管理的职责，及时更新人事档案信息。

（二）构建完善的人事档案信息系统。互联网具有传播速度快、无时空限制等优势，利用互联网，可以提高人事档案服务水平，促进人事档案的高效开发与利用。一方面，高校管理者需要加大信息化投入，引进先进的设备、设施，推进人事档案信息化、智能化发展；另一方面，管理者要结合高校人事档案特点，构建完善的人事档案工作网络平台，以人事档案数据为基础，实现人事档案工作的信息化管理，将互联网与人事档案结合起来，从而提高人事档案管理水平。如，在互联网技术的支持下，管理者可以构建完善的人事档案信息系统，在系统中，管理者只需要输入关键词，就可以快速查找到相关档案信息。

（三）创建人事档案微信公众号。微信是当下最常用的社交通信工具之一，已成为人们生活中不可或缺的一部分。人们的支付、日常交际等都会用到微信。鉴于此，高校管理者可以创建人事档案微信公众号，以此提高人事档案服务水平。管理者可以将“互联网+人事档案”的平台应用到微信中，创建微信公众号，在公众号上，使用者可以自主查询相关档案信息。另外，微信公众号不仅可以提供档案查询服务、推送服务，还可以提供自助服务，使用者只需要输入想要的信息内容，公众号就可以提供相应的档案信息服务。值得注意的是，在创建人事档案微信公众号时，管理者需要按照相关法律法规，对微信的各类使用功能进行验证，确保微信公众号能够正常运行。

（四）创建人事档案手机客户端。基于智能手机的便利性，管理者可以开发手机客户端，以此提高人事档案管理服务水平。通过手机客户端，不仅可以在手机上直接为用户提供档案信息的查询，同时还能在网络上进行相关事项的预约办理。对此，高校人事档案管理者要认识到手机客户端的优势，积极开发以此促进人事档案管理水平的提高。

（五）构建完善的档案管理制度。“互联网+”新业态下，高校人事档案工作也开始走向信息化道路，这也要求高校必须构建与之相匹配的管理制度，以制度促进人事档案的规范化、科学化。首先，结合高校人事档案管理特点，从人事档案信息的采集、归档、调用等环节上做出全面规定，严格按照规范来制定；其次，健全监督机制，对人事档案工作进行动态化监管，以信息化手段，实现人事档案的智能化、自动化管理；再者，要落实责任制，详细划分人事档案管理中的责任，以责任追究人的行为，从而提高档案管理人员的责任心，使其认真做好人事档案管理工作。

（六）提高档案管理人员的业务能力。“互联网+”背景下，高校人事档案开始从线下向线上转变，这也对档案管理人员的能力提出了更高要求，如果档案管理人员不具备相应的能力，则会阻碍人事档案工作的开展。因此，高校要注重人事档案管理人员的培训。结合人事档案信息化发展的需要，不仅要加强档案管理人员业务知识的学习，还需要强化其业务能力的培养，使其能够应用专业知识来开展人事档案管理工作，懂得应用信息化技术来推进人事档案工作的开展。作为档案管理人员，更应主动去学习，不断完善自身知识结构，提升自己的业务能力，确保自己能够胜任“互联网+”环境下高校人事档案工作的需要。

（七）做到档案信息安全管理。虽然互联网给高校人事档案服务带来了极大的便利，但是互联网具有虚拟性、开放性，高校在享受互联网便利的同时，也需要规避互联网的隐患。档案信息的安全管理十分重要，因为一旦出现安全风险，档案信息就会失去应有的价值。在高校人事档案服务中，管理者要注重档案信息安全管理。在构建档案信息系统时，需要从软、硬件入手，提高信息系统的安全性，避免档案信息系统遭受恶意攻击。同时，针对重要的人事档案信息，管理者需要进行加密处理，对于可以共享的档案信息，要完善档案调用程序，方便利用者及时调用档案信息。

三、结语

综上所述，“互联网+”新业态下，高校人事档案管理工作出现了新的机遇。应用“互联网+”，可以摆脱传统的档案管理模式，提高档案管理效率，促进档案信息的高效利用。在高校人事档案服务中，管理者要善于利用互联网技术，以此构建有效的网络平台，以信息化手段推进人事档案管理工作的高效开展，提高人事档案服务水平。但是要想发挥互联网在人事档案服务中的积极作用，管理者要切实把握好“互联网+”发展形势，在构建档案信息系统时，抓好网络安全管理，提高工作人员的业务能力，构建完善的档案管理制度，唯有如此，高校人事档案才能得到高效利用。