企业档案管理的地位及作用分析

文/吐哈油田分公司档案中心 柴莉

受信息技术发展的影响，企业档案管理在面临挑战的同时也遇到了重大发展机遇，传统档案管理模式已经与当下企业发展需求相脱离，如果不进行及时变通，势必给企业的进一步发展带来影响；同时，信息技术的出现，使得档案管理工作的全面开展有了充分的支持条件，更有利于为企业提供充分服务。因此，企业需把达到信息化标准作为一项目标，分析目前档案管理工作的实际地位和作用，加大工作创新力度。

一、信息化背景下档案管理的特点

档案是巨大的信息资源库，因其不可再生性、原始凭证性、可重复利用性等备受关注。但从目前的实际情况来看，其丰富的信息资源和较低的利用率反差十分显著，只有对其进行合理科学开发，才能使价值完全转化成生产力，给企业的经营决策以及科学研究提供支持。信息化背景下，其管理工作整体呈现出以下特点：

（一）模式日渐灵活。在传统管理中，基本都采用统一集中式管理，随着企业间的竞争日渐激烈，单一化的管理已经无法满足需求，必须通过信息技术将分散和集中两类模式结合起来，使企业独自拥有资源，进一步提升企业档案管理水平和效率。

（二）开展计算机网络管理。当前社会信息化发展趋势显著，各领域的数据信息增长迅速，档案管理中需要兼顾的信息数据也随之增加。对此，通过应用信息技术开展计算机网络管理，构建数字档案库以及智慧档案馆，实现资源整合，实施统一化管理，更有利于提升管理效率，便于企业获取各项信息，及时做出决策。

（三）社会化协作更为强烈。目前市场竞争十分激烈，企业所有工作的开展都要对效益进行考量，档案管理亦如此。其中社会化协作逐渐频繁，主要体现在其工作的“外包性”越来越显著，即把内部工作外包出去，在保证工作质量的基础上，减少工作压力，降低成本，提升经济效益。其中社会化的管理机构，需由政府部门对其进行监督和引导，以形成极具社会化的竞争模式，进一步提升管理效率。

二、信息化背景下企业档案管理的地位与作用分析

档案管理是企业内部管理当中的一项重点内容，是促进资料制度化与规范化建设的基础。进入新的市场环境中，该项工作的重要性日渐显著，给企业的进一步发展带来巨大的支撑。尤其是在信息技术的作用下，其整体工作形式走向了高效性、信息化等，进一步彰显了具体的管理作用效能和在企业发展中的地位。从整体来看，该项管理工作的作用主要体现在以下两个方面：

（一）实现档案的有效保存。在传统的档案管理工作中，纸质档案是最基本的形式，其最大的缺陷就在于，保存具有一定年限性，过了时间就可能需要进行重新整理归档，给档案的完整造成不良影响。应用现代信息技术之后，可以减少该类问题发生，进一步延长档案的保管期限，给管理工作的开展带来更多便利，即便后续进行大量借阅也不会给档案本身带来损害，最大程度上保证了管理工作的质量。同时，信息技术能提供加密保护，进一步提升了档案工作的安全性。

（二）提升管理工作效率。真实有效的档案在企业实际发展当中发挥着重要作用，是实现高效化建设的重要参考。但在传统管理模式下，大多数企业的管理思想都缺乏先进性，且未严格实施审核，消耗大量时间，也影响管理效率。开展信息化管理，使对档案准确性与真实性的查证有了保障时间，还能及时、精准地掌握档案的阅读量和人数，实现档案优化，提升管理效率。给后续管理工作的开展带来更多便利。

三、信息化背景下企业档案管理存在的问题

（一）缺乏标准规范。在信息化背景下，企业档案管理缺乏标准规范已经成为一项突出性问题，这就导致虽然为档案管理信息化建设投入了大量资金与精力，但整体效果并不显著，甚至难以形成完整体系。在信息化建设中，必须有明确规范与标准，如信息数据规格、档案分类标准、文本档案形式等，但很多企业并未做好该项工作。不但造成了资源浪费，还使得档案信息过于杂乱和零散，很多原始档案内容未完全理顺，新的数据又大量涌入，导致整个档案管理信息化出现混乱状态。

（二）开发利用程度不足。现阶段，很多企业都开始着手对档案管理实施信息化建设，但因为整体关注度不足，导致档案管理十分被动，很多管理信息系统开发利用程度较低，信息化发展水平不高。有些企业的管理工作甚至还停留在传统层面上，即只是每日进行档案信息收集，再将其整合到计算机当中。并未对档案实现真正的高效化应用。甚至有些企业在调用档案时，还是直接找寻纸质档案，鲜少从档案管理系统中调用，这就使得档案本身的开发利用程度长期处在一个较低水平，难以真正实现信息化管理。

（三）缺乏重视。档案管理信息化建设在企业领导层的受重视程度直接决定了整体建设效率和水平，虽然目前很多企业都对该项工作十分重视，也建立了专门的队伍和机构，但仍有个别企业领导对于档案管理信息化建设缺乏重视，导致在资金、人力和物力方面的投入难以支撑信息化建设的发展进程，从而延后了建设进度，整体建设质量难以满足基本的发展要求。

四、企业档案管理地位与作用的提高措施

为应对日渐激烈的市场竞争，企业还需及时转变档案管理思维模式，借助信息技术创新管理体制、优化人员素质、提升工作效率和水平，充分应用其作用开展工作，以实现科学化与规范化管理，使更多信息资源可以和新技术相互接轨。

（一）重新建立档案业务流程。对于常规档案工作而言，整体上包含了收集、管理及应用三个基本部分，在此基础上，工作者直接展开信息收集、整理、储存等内容。基于信息化技术，其业务流程必须进行重新构建。1.完善收集。具体需应用企业当中的信息系统开展收集工作，给各部门下达和分配相关任务，再由部门人员继续利用这一系统上传具体的档案信息。2.优化整理。即对数字化档案信息实施集中化管理与分类，并构建专门的文件夹进行存储与备份。整理完具体的信息之后，还需再以部门、时间以及种类等将其进行录入，并设置安全管理权限。3.完善检查。定期核查档案的完整程度即有效性，针对其中出现的信息缺少等问题及时与有关部门进行联系补全。4.在调取档案时必须和管理对接，并明确和填写具体的调取内容、目的和责任，在防止外泄或丢失的基础上，给对方赋予一定的访问权限。

（二）加强档案信息资源整合。开展档案管理的主要目的就是防止资源出现丢失或者重复收集等问题。在企业的逐步发展下，每个部门每天都会产生大量信息，要对其进行有效管理，就必须形成一整套完善且全面的管理体制，以强化资源收集和整合。以财务档案信息为例，财务工作者每日都需全面汇总财务信息，以时间顺序为准，如以周或者月进行档案上传；上传之后再依照具体情况设置专门的控制权限，定期对其数据进行修改、整理和增设。如果是人力资源信息，则需由人力资源部门给所有职工都制定出专门的信息档案，并根据职工岗位调整等进行及时修订，以确保信息的及时性与完整性。为了避免信息录入发生冲突与交叉，则要对所有档案信息划定出具体的标准，以使信息的归类更为清晰。

（三）提升档案服务效能。开展档案管理的主要目的是给企业的进一步发展和决策带来充分的信息资料支持，但从目前的绝大多数情况来看，档案基本上只发挥出基础的借阅功能，无法体现出良好的服务价值，难以从根本上重视档案管理工作，所以必须尽可能提升档案服务效能。1.进一步完善当下的服务功能。各场景下，企业对于资料的需求都是不同的，但目前档案的主要功能是进行借阅，应以此为重点进行全面开发，强化整个管理系统的服务能力。如将全文检索功能、快速检索功能以及数据深挖功能等体现出来。2.在原本的服务功能上进一步开发和应用新功能。如进一步提升档案应用效率，放宽档案权限，面向更多人员开放。在保证基本信息安全的前提下，科学梳理各项档案信息。

（四）建立信息化标准体系。在建立管理信息化系统时，还需进一步落实标准体系构建，从而给正常的管理工作带来更多更有效的标准支持以及保障，促进企业工作的迅速推进与开展。1.对于资料录入来说，需重点制作出大量的详细说明书，并将其下达到各个部门，促使其完全依照具体的说明要求开展信息的录入与编辑工作。2.为数字档案接收制定出详细标准，促使其能迅速上传进入汇总，使信息能完全迅速及时地进行保存，防止丢失问题产生。3.需建立管理标准，确保管理工作能够完全依照具体标准落实，如数据备份、存储、划分与删除等都能在遵循规范的基础上，落实与开展。

（五）创新应用数字化信息技术。1.企业可以直接应用云计算技术建立档案共享数据库，实现档案的共享。比如与其他单位构建云计算共享网络，将能够共享的内容上传到云端，以供所有参与共享企业直接进行查看，降低档案传输和借阅过程中产生的成本。2.企业还需加强风险管理，在应用云储存的过程中注重备份，加强事后预防，避免档案资源损坏、丢失或遗漏等问题发生，实现档案信息的高效化管理。对于科技性的档案，可以直接应用数字水印，以标明自己的所有权，加强自身知识产权的保护。还可以应用区块链技术或者访客限制技术等高效安全管理档案，避免管理系统受到侵袭，有效应对互联网中的各类安全风险。3.可以应用大数据技术对档案编制进行充分挖掘和筛选，进一步丰富档案内容，提升信息资料的精准性与科学性。另外，在实际编制的过程中，还要依照企业自身的发展战略展开，以此更加全面展现档案资源的作用，建立极具实用性的档案专题内容，实现高效化应用。

（六）加强档案人才养成。档案管理工作的有效开展前提就是良好的人才队伍，目前很多企业存在人才匮乏的问题，不仅给实际的管理质量带来了巨大影响，还可能会导致相关信息出现混乱，对信息化管理的实现造成阻碍。因此，必须建立信息化、专业化的管理队伍。1.管理队伍进行详细分工，依照实际需求聘请具有良好工作经验和信息化知识的现代化人才。2.针对具有良好条件的企业，还需进一步强化与高校之间的沟通与合作，在校企合作中引入更多具有先进知识和技术的人才。3.加强对现有管理人员的培训和教育，制定出全方位和长期性的培训规划，进一步提升知识掌握程度，促使信息化管理工作能够高效落实。

五、结语

总而言之，作为当前企业档案管理发展中的一个主要方向，信息化的实现将会进一步提升档案信息的存储量及丰富程度，给企业决策和工作开展带来良好的保障，并促进内部管理的全面展开。对此，必须意识到档案管理的重要作用，具体可以从业务流程完善、标准体系建立、人才培养、服务效能提升以及信息资源整合多个方面开展管理改革，全面建立一套可以真正有效适应企业发展的管理模式，进而给企业的全面发展带来更多依据和支撑。