大数据背景下企业档案发展问题研究

文/中国邮政文史中心（中国邮政邮票博物馆） 刘妍

近年来，由于档案的作用与价值越发重要，企业也越来越重视档案的管理，会根据工作需要对运营中产生的档案进行收集、存储、分析等。但是，传统的档案管理模式已经跟不上企业快速发展的步伐，不能在大量的档案资料中即时、高效地为档案查阅人员和企业决策者提供精准有效的服务。通过用大数据技术收集各类原始档案资料，提取有用信息并加以分析、整合，最终为企业日益增长的档案信息需求和服务功能需求提供更精准、高效的服务，是企业档案管理的新发展方式。随着大数据技术的应用，企业档案管理需要记录的信息数量及种类会更加复杂，企业内部大数据系统建设及大数据背景下的档案管理也面临着挑战。

一、大数据及大数据档案

（一）大数据的出现及发展。大数据（big data）一词起源于互联网，最早可追溯到Apache的开源项目Nutch中，是用来描述为更新网络搜索索引同时进行批量处理或分析的大量数据集。自2012年起，大数据吸引了越来越多的关注，随着不断地丰富发展，形成了大量（Volume）、多样（Varity）、高速（Velocity）、价值（Value）四大特征，其数据类型包括结构化、半结构化和非结构化三种数据。如今，大数据在各行业不断应用实践，非结构化数据逐渐成为数据的主要部分。大数据的精髓在于带来了三个颠覆性观念的转变：是全部数据，而不是随机采样；是大体方向，而不是精确制导；是相关关系，而不是因果关系。大数据如此重要，以至于其获取、存储、搜索、分析等都成为当前重要的研究课题。

（二）大数据档案。档案是企业发展的真实记录，是客观形成、最原始的材料，也是一种独特的信息资源。在传统的档案管理模式下，不能充分发挥档案的服务价值，随着大数据技术的应用，企业的档案管理工作迎来了新的发展。

企业在发展过程中会产生大量的档案材料，不仅包含各种会议材料、项目材料，还包括人员信息材料等，数据量丰富多样。传统的企业档案管理模式不能合理将这些档案分门别类地归档好，档案之间联系不够紧密，不能将现有档案资源合理利用，有效开发。大数据技术在企业档案管理中的应用，能较好地解决这些问题。大数据档案具有存储数据量庞大、承载数据种类多样等特点，能够将企业现存的文字、图片、音频、视频等各类档案进行数字化处理，并运用相关技术进行分类存储，在庞大的企业存储的档案中，快速查询相关联的档案，综合分析处理，从价值密度低的文件中快速检索，实现价值的提纯，大大提高档案的利用率，提高服务保障的精准度。

二、大数据背景下档案管理工作的优势

大数据背景下的企业档案管理，能够发挥高科技技术的天然优势，在改善档案存储质量的同时，不断深挖档案的潜在价值，为企业提供更加精准的服务支撑；同时提高档案资源的有效共享率，提高档案查阅的效率，释放部分档案管理人员的工作精力，为企业档案管理带来极大的便利。

（一）能有效改善档案的存储质量。传统的企业档案主要以纸质方式存储，纸质档案数量多的企业，需要大量的空间存储，这就对存储的环境提出了更高的要求，在湿度、温度、防水、防火、防虫等方面都有极其严格的规定，而且随着时间的推移，会出现纸张老化，导致纸张变脆或字迹模糊的现象。另外企业存储的各类档案，由于数据类型的差别，往往会造成相关联的档案不能存放在一起，为查档工作带来很大困难。大数据背景下，档案资料以数据的形式存储，将纸质档案、图片档案、视频档案等以电子数据的形式，按照规范原则统一存储到设备当中，极大地提高了数据的存储质量。而且现在硬盘存储数据量巨大，一块硬盘就可以存储TB级的数据量，以往成千上万张纸质档案，现在一块硬盘就能存储，在极大地节省存储空间的同时更加易于保存。另外，电子数据往往会备份使用，即使系统出现故障，我们也能找到备份数据，而传统纸质档案管理并不会将所有档案进行复印留存。以上都能说明从安全性和操作性上，大数据档案管理能提高档案的存储质量。

（二）能不断挖掘档案的潜在价值。企业档案的价值，主要表现在企业平时的查档服务和利用上，想要深挖档案的潜在价值，不仅要解决好档案存储的完整性，更重要的是将相关联的档案紧密串联到一起，挖掘其潜在价值，为企业相关人员提供更加精准的服务。借助大数据档案管理的先进技术，能推动手动纸质化查阅向电子化查阅方向转变，通过设置相关筛选条件，对档案进行深层次研究分析，从大量档案资源中提取出全新的内容，充分挖掘档案的潜在价值，同时能根据各类不同的需求，定制多样化的服务，使得企业档案管理向先进性、智能化方向发展，改变了传统模式下档案管理效率低、精准度不高等问题，推动企业档案管理工作长足发展与进步。

（三）能极大提高档案的管理效率。传统模式下的档案查询主要通过纸质档案来查阅信息，需要档案管理人员找到相关档案，从中筛选并提炼出查档者需要的有用信息。这种模式下，长时间翻阅纸质档案，一方面，会造成纸质档案的破损，加大后续存储管理的难度；另一方面，通过人工方式翻阅、查找必然会造成人力和时间上的浪费，这些都降低了企业档案管理的效率，更加不适应现代科技的发展要求。大数据档案建设之初，就要求企业根据档案的性质、类别等进行分类并存储到设备中，运用大数据技术，对存储的企业档案进行检索、分析。查阅过程中档案管理人员仅通过电脑就能实现有效数据的获取与分析。一方面，极大提高了档案管理人员对档案查阅的速度与质量；另一方面，也从侧面显示出了企业的经营水平。

（四）能实现档案数据的资源共享。大数据技术在档案管理中的应用，使得档案数据在企业内部共享成为可能。大数据技术的应用能较好地解决企业档案资源的浪费问题，提高档案资源的利用率，同时基于大数据技术，能有效构建档案管理及共享系统，通过查档者提出的查档需求，档案管理者进行查阅并实现价值的提纯，将相关数据共享给查档者，从而有效解决查档必进档案室的老问题，促进企业档案资源的共享。另外企业各部门产生的档案，根据规范化处理，按照格式要求通过大数据网络实时、快速共享给档案管理者，能极大减少再次整理档案的时间，节约档案归档的成本，提高档案归档的效率。

三、大数据背景下档案管理面临的挑战

大数据技术在企业档案管理中发挥了巨大作用，带来了更加便捷的工作方式与档案分析处理能力，与此同时，也面临着人力、物力、财力的巨大投入，数据存储安全压力倍增、人员素质与储备不足、缺乏未来规划合理统筹等新问题、新挑战，从而使得大数据技术在企业档案管理中的应用面临一些现实问题，不得不引起企业的重视。

（一）系统建设与运维需要大量投入。当前，企业大数据档案管理系统的建设速度，远远跟不上时代发展速度，建设适合单位发展需求的大数据档案管理系统。一方面，需要高性能的硬件设备及软件环境的支撑，以此为基础才能构建智能化、数据化档案管理模式，否则企业的档案将无法实现大数据条件下的智能管理。同时企业需要将原有的纸质档案、图片、视频、音频等传统档案文件转变为可用的电子数据，建立企业档案数据库，对于有大量档案存放的企业来说，为了增加档案数据的关联程度，便于后续查找，要求在转化为电子数据的过程中，按照规定转化为规范可用的数据集，并建立相关数据档案的索引链接，这是一个浩大的工程，需要人力、物力、财力的支持；另一方面，系统的软硬件运行维护也需要专业运维人员，档案涉及企业运转各个环节，需要及时归档、存储，也需要第一时间为查档者提供需要的信息，所以软硬件出现故障，必须第一时间解决，这就要求企业投入资金建立软硬件备份库。所以，企业大数据档案系统建设不是一蹴而就的，需要企业增大投入并稳步推进，才能发挥出档案的最大价值。

（二）数据存储与管理存在安全隐患。企业档案是在运营过程中产生的实物见证，记录着企业成长的全部过程，同时有大量的公司保密性信息，一旦丢失或者泄露，会带来巨大损失。大数据时代，大量档案数据以电子数据进行存储，不可避免地会与网络产生联系，有可能出现内在或外在的网络安全隐患，造成档案数据的丢失、泄露或被恶意篡改等安全问题。另外企业及档案管理人员对档案安全重视程度不够，没有制定规范的档案管理制度或不能按照档案管理相关制度进行档案管理，造成档案的缺失、遗漏等。这就要求企业及档案管理人员重视档案数据的管理与建设，实时监控档案信息处理，形成稳定的数据存储机制与管理模式。

（三）人员素质与储备具有一定差距。由于档案的特殊性及重要性，档案管理有一套严格的技术流程，尤其是在大数据档案管理中，更需要从源头对企业各类档案数据进行规范的电子化处理。同时，针对不同的档案，使用不同的方式进行分析处理是管理人员需要具备的技术条件，这就对管理人员的素质提出更高的要求。现实情况，企业中档案管理人员数量少，人员流动大，很少参加档案类的培训，更不用说了解大数据档案的管理与应用相关知识，甚至有些企业没有专门的档案管理人员由其他部门人员兼职，这些都体现了企业对档案管理人员，培养不够重视；另外，企业没有对高学历、高素质、熟悉大数据档案管理的人才引进计划，更多的是关注管理人才与技术人才的引进，这种情况加剧了人才储备机制的不健全，不能很好地适应大数据条件下的档案管理工作。

（四）未来规划与发展缺乏合理统筹。随着对大数据技术的深入研究，更加智能、便捷、新颖的技术将会被开发出来，如果这些技术在企业档案管理中能及时应用，会使得企业档案的潜在价值挖掘得更充分，同时为档案管理者提供更加便捷的管理方式，为企业决策者提供更加精准的数据支撑，为企业带来更多无形的财富，从而为企业长远发展注入新的活力。但是，现阶段科技发展迅速，大数据技术更新迭代速度快、新技术层出不穷，现实情况是企业不能合理统筹，对未来大数据技术在企业档案管理中的应用规划不够明确，并没有及时对最初部署的大数据技术升级，存在没有留好大数据技术升级接口等现实情况，这样就造成了档案后续发展力量不足，对大数据技术在企业档案管理中的应用造成影响。

四、结语

大数据的发展为企业档案管理工作注入了新的活力，提供了新的管理方式，带来了巨大的变化。企业要抓住大数据发展的机遇，与时俱进，科学规范，不断挖掘企业档案的价值，为相关人员提供精准服务；同时要直面大数据在企业档案管理中面临的各类问题，科学规划与统筹，善于分析并解决，只有这样才能开创大数据技术在企业档案管理工作应用的新局面。