“一流学科”建设重点部门综合办公室工作思考

文/安徽大学物质科学与信息技术研究院 程良才

一、普通院系办公室的职能和内容

办公室是高等学校二级机构的窗口，是承揽事务、提供服务的枢纽，具有服务师生、综合协调、督促检查、辅助参谋的职能，涵盖党的建设、行政管理和学生工作等，常规性、临时性、零碎性特征交织。常规性的工作包括党务、教务、财务、宣传、人事、科研、国资、工会、团学、学工等；偶有领导安排或临时的通知，这类任务往往时间要求紧、投入精力多，甚至需要多人合作完成；还有参观交流、印章管理、信件收发、会议室（报告厅）预约等零碎性的事务；实践的变化，也会增加新的事项，如特殊时期的离地外出备案、疫苗接种、大规模集会报备等措施的落实，成为特别重要的工作内容。

从实际工作看，二级机构综合办公室在职能履行中存在非均衡性，偏重于服务师生，其他职能的发挥相对较弱。然而，“一流学科”建设对其重点部门综合办公室的工作和职能履行则提出了新的要求。

二、“一流学科”建设对综合办公室工作的新要求

“一流学科”建设重点部门作为学校重点打造和建设的机构，具有学科建设任务更重、学术研究特征更明显、人才引进力度更强、实验室平台建设更多、招生规模更大、协调联系部门更广等特征，这些都对日常服务和保障的综合办公室工作提出了新的要求。

（一）要树立紧紧围绕“一流学科”建设开展工作的中心意识和大局意识。只有站在“中枢”望中心、围绕全局搞运转，才能登高望远、见微知著，服务保障才能及时跟进到位。作为“一流学科”建设重点部门的综合办公室，一切工作都应把服务和保障“一流学科”建设作为中心和大局。综合办公室工作涉及面广、事情繁杂，如果仅仅忙于日常的各种细节性事务，没有注意到工作的中心和全局，就不能准确掌握好方向。无论党团思政还是人事科研，都应紧紧围绕“一流学科”建设来展开。党建引领事业发展，综合办公室的党务工作应在党组织的坚强领导下，利用党史学习教育等活动，加强对全体教职员工的教育引导，注意发挥党员的先锋模范和基层党支部的战斗堡垒作用，将大家凝聚和组织起来，心往“一流学科”建设想、劲往“一流学科”建设使；宣传工作重点展示师生员工在师德师风、学术研究上的先进典型及其他单位的成功做法和经验，树立榜样、鼓足信心、提供借鉴；人才引进、科研平台搭建应瞄准“一流学科”建设的方向，做大做强人才队伍，建实建优科学研究平台，为“一流学科”建设提供人力支持和条件支撑。

（二）工作中要注意突出重点，避免均衡用力、主次不分。“一流学科”的重点工作有“人”“器”“才”，即“打造一批优质的人才队伍”“拥有一批高端的研究设备”“持续培养优秀人才”。因此，人才的引进与培育，仪器设备的采购、实验室的装修改造，促进学生成长成才，都成为部门的重点工作。综合办公室应聚焦重点工作，平衡好其他工作。如按照实际需要向学校上报人才需求计划，抓住招聘的关键时间点，加快人才入职到岗的进度，尽快办理科研启动经费的划拨，关注外派访学进修的通知，积极组织人才项目申报，全方位提供好配套服务；认真了解学科建设中仪器设备及其在国内外的使用情况，加强与国资、采购管理部门的联系，落实好仪器的安装调试和实验室的改造升级，全方位保障好科学研究所需的硬件与条件；深入师生，多方面关心他们的思想状态和学习生活状况，详细了解他们在职称、课程、就业等方面的困惑点和关心点，全方位做好日常沟通和联络。

（三）注重职能履行由浅度向深度的转型。转发通知、收材料、盖印章等，是办公室的一般性事务，基础性的工作。“一流学科”建设则要求把职能履行由浅度推向深度，即在做好基础性工作的同时，向更高质量的服务延伸。如对引进的高层次人才，综合办公室需要加强与他们的联系和沟通，关注他们在承担重大科研任务、担任高端科研平台负责人时的心理压力和入职后的环境适应情况，并通过他们了解科研平台搭建后的维护保养、效益发挥、成果产出等方面的情况，做好问题的汇总和反馈，提出优化建议，及时上报领导和决策机构，而不仅仅是局限于管理实验室的门禁、资产登记报销等一般性事项；文体活动有利于丰富师生员工的课余生活，通常由工会等部门组织。综合办公室应留心观察大家的兴趣爱好，积极配合活动开展，注意理解组织活动的意义是舒缓教职工的压力，激发大家的“主人翁”意识，培养团队精神和集体荣誉感，促进营造积极进取、干事创业的氛围，以达到凝心聚力的效果，而不仅仅是上报一份参赛名单。

三、当前“一流学科”建设重点部门综合办公室工作中的问题和差距

检视当前综合办公室的工作，在面对纷繁而至的各项任务，综合办公室同志往往容易满足于当领导的传声筒，做日常事务的勤杂工。对标于“一流学科”建设的新要求，仍存在部分问题和差距，集中体现为履行职能的思想和能力还有待激发和提高。

（一）缺少系统联动思维指导工作的认识。综合办公室的工作看似头绪众多，牵涉面广，却有其内在的联系性，需要用系统联动的思维去认知和把握。比如在“一流学科”建设中，人才始终是核心资源，为实现“从引进到培育，促进快速形成一支高质量的人才队伍”的目标，综合办公室在履行职能中如何体现管理与服务呢？从纵向联系看，人才从引进时的职称、层类、海外学习经历等因素，都是申报省“百人”、留学回国人员支持计划、科技部专项计划等项目的参考因素和关键指标，办公室综合对本部门的人才队伍情况较熟悉，应依托已经掌握的信息，进行有针对性的、点对点的推荐，而不仅限于转发一个申报通知；从横向联系看，人事人才工作与教务、科研、学工又有密切联系，引进人才的考核涉及科研任务、教学工作量以及公共服务等，当进行人才的考核工作时，人事、科研、教学之间可以信息互通，避免重复劳动，提高工作效率。

（二）缺少规律层面推动工作的能力。综合办公室对内面向学校的机关职能部门、院系以及师生员工；对外面向社会的企事业单位，承担对外交流、参观考察、样品测试等方面的联络职责，日常型和应急型事务交叉，易造成头绪多、注意力分散等现象。从现有的情况看，综合办公室成员的很多精力消耗在各项事务性工作中，工作效率不高，缺乏从规律层面把握和推动工作的能力。如时间节点规律和平台的递进性建设规律。前者，有每年的3月～4月份是国家自然科学基金、国家社科基金申报提交的时间段，每年的“五四”青年节、教师节、新生入学等是党建团学活动重要节点，这些工作都有规律性，可以从时间点上进行把握，而非临近之时再做仓促性的部署；后者，如国家级或省部级实验室的申报获批，从前期的筹备、凝练学科方向、赴其他单位参观学习、申报书的提交，到后期的现场考察、获批后的专家论证、成立学术委员会、召开学术年会、编辑成果年报等，都是层层递进的，综合办公室应总结经验，梳理成一条完整的工作链，为今后其他科研平台的申报提供工作指引。

（三）缺少规划布局带动工作的意识。“凡事预则立，不预则废”。对于“一流学科”建设中可预见性的工作，应提前谋划，先行一步做好实施方案和预案，提升工作的质量和效果。这样即使遇到临时性事务，也能从容应对。相反，如果没有提前谋划，当多个事情集中到一起时，不但影响工作进度和职能履行的成效，而且因慌乱可能出错而返工。如研究生招生过程中的夏令营、对外宣讲，综合办公室应对接好各学科方向的宣讲人，提前协调好时间，安排好主旨报告和互动活动，规划好外出宣讲的路线和单位，兼顾好各个学科的时间分配，留存好照片和学生信息，利用多种渠道及时宣传报道。同时，注意根据工作需要，迅速调整举办形式，变线下为线上或线下线上相结合。因此，综合办公室工作应避免“等”和“拖”的惰性，做足工作的提前量，用更充裕的时间去准备、谋划，顺利地完成各项工作任务。

四、“一流学科”建设重点部门综合办公室工作提升建议

“一流学科”建设重点部门的综合办公室工作，应主动对标“一流学科”建设的新要求，基于当前工作中存在的问题和差距，立足服务师生、综合协调、督促检查、辅助参谋的职能，为“一流学科”建设提供更高质量的服务与保障。以下从自身能力、同事与同志、“群众”与群众、数字与文字等方面提出建议：

（一）提高成员自身能力，提升服务师生的水平。能力是胜任工作的条件，包括完成任务所采取的思想方法和运作方法、最终达成的目标和成效。一是综合办公室的成员要提高自身的业务能力，熟练掌握计算机、互联网办公技能，了解办文、办会、办事的规范，学习行政管理和政策法规知识，练就过硬本领，提高工作效率。二是培育系统联动的工作思维，注意探索总结工作规律。综合办公室的工作“点多、面广、线长、事杂”，易因忙于日常工作而陷入事务主义。从深层次看，各项工作之间环环相扣、“牵一发而动全身”，必须学会用联系的观点，掌握推动工作的规律。无论是横向的联系还是纵向的联系，抑或是时间规律、递进性规律等，要注意理出一条工作的流程线，让自己清楚各个阶段的事项，抓住工作的节奏。三是强化超前意识，做足工作的提前量。化被动的等候为主动的作为，万事提前，做最充分的准备，增强做工作的敏感性、前瞻性，为工作推进或可能的突发情况留出处理空间。

（二）树立中心和大局意识，汇聚服务师生的集体合力。综合办公室的工作“分工不分家”，特别是在“一流学科”建设过程中，很多工作需要相互配合与协作。“积力之所举，则无不胜也；众智之所为，则无不成也。”办公室成员在提高自身能力的同时，更需要紧密团结，做到既同事又同志，即不仅仅是工作分工上的搭档，更是事业追求上的伙伴，自觉树立“一流学科”建设的中心和大局意识。心怀建好“一流学科”的共同志向，主动服务和服从于“一流学科”建设的全过程，做到甘于奉献、乐于帮助、相互体谅、亲密合作。养成诚实耐劳的品性，培养高度的敬业精神，营造团结、和谐、奋进的工作气氛。

（三）构建线上与线下相结合的管理服务渠道，履行综合协调和督促检查职能。“一流学科”建设涉及人事、科研、采购、教学等多个方面和多个部门，需要经常性的综合协调和督促检查，确保重点工作和重点事项扎实推进。综合办公室的工作既要充分利用网络通信技术，提高工作的便捷性、迅速性、共享性，也要在实际中深入广大师生中去，以便直接地、面对面地交流。一方面，利用微信群、QQ群、校内办公系统以及钉钉等软件，实现群通知、群文件、群公告的共享，做到信息及时传递、消息快速沟通、文档的快速发送接收、减少跑腿走路、克服地点分散等目的，有利于特殊时期减少人员聚集，有效落实防疫要求。另一方面，线上沟通有局限性，综合办公室还要以线下的方式同其他院系、单位进行联系。有些事务需要当面说、一起看、现场办，如“一流学科”建设重点部门的实验室建设多，其推进程度、施工状况都需要实地实察。综合办公室要协助领导，周期性地、不定时地进行督促检查，保证事关学科建设的重点环节把准把稳、重点工作按质按时完成。遇到困难要及时汇报，与国资、后勤等职能部门对接协调解决，切不可耽误学科建设的进程。

（四）要做好素材积累和信息整合，充分发挥辅助参谋作用。辅助参谋较服务师生、综合协调、督促检查来说，其“向上”的指向性更明显，即主要是为领导决策提供参考性意见，也是职能履行由浅向深的重要体现。要想提出有价值的参考意见，就必须注重素材积累和信息整合，做好数据统计，写好文字材料。科学研究成果、人才培养质量是反映“一流学科”建设成效的重要方面，综合办公室平时就要积累和整合支撑科学研究、人才培养等方面的素材和信息。首先，及时、准确地向上级领导汇报相关数据，比如人才引进的层类和数量、季度或年度的科研成果、在读学生专业和人数、对外交流合作的代表性事例以及服务地方经济社会发展的应用成果等。其次，在汇总和上报过程中，要有问题意识，而不只是材料的“搬运工”。如随着人才数量的增加，是否需要及时调整引进的层类和学科要求。再次，要就观察到的问题，力所能及地提出可行性的改进建议。如针对引进人才从事学术研究多，但授课的技能和经验相对缺少，可以建议组织教学技能培训班，邀请经验丰富、教学水平高的老师做辅导报告；对于已经建成的高端科研平台，利用公众号、外出讲学等信息手段和机会，加强对外宣传，扩大影响力，提高科研平台的知名度和使用频率。