数字化档案管理创新路径探讨

文/山东省滨州市滨城区统计局 王玉凤

档案管理具有较强的社会服务性，只有结合当前信息技术的发展，有效推进数字化管理工作，才能够使数字信息得到更加广泛的运用。在事业单位的发展过程中，档案管理是一项必不可少的工作，管理内容相对繁琐，只有结合数字化的背景，进行合理的创新，才能够使档案管理满足市场环境的需要。

一、档案数字化创新管理的意义↙

在社会各个行业的发展过程中，要意识到数字化发展的重要作用，才能够促进行业的可持续发展，当前数字化发展已经成为推动企业发展的重要力量，要想使档案管理工作迈上一个新台阶，只有在档案管理的各项环节中，积极引入先进的数字化管理模式，转变传统的管理理念，充分发挥数字化技术的价值与作用，创新当前的档案管理路径，才能从整体上提高档案管理的效率。档案是历史的真实写照，是人类发展不能割断的历史，档案提供的史料，是当今进行重大决策的重要依据。档案资料由于收集、整理、保管的特殊性，决定其对历史反映的真实程度要优越于其他资料，为人们认识历史、认识客观世界提供了很好的教材，所以充分利用档案资料，就能为我国的经济建设的决策和制定政策提供强有力的依据。档案资料包含着人类智慧的结晶，蕴藏着前人宝贵的知识和经验，是广大专业技术人员、管理人员以及各行各业人员学习的宝库，管理人员只有从中吸收营养，才能够更好地为祖国的经济建设服务。

（一）有利于形成新型管理模式。在档案管理的创新过程中，必须要对数字化技术进行更加科学合理的利用，才能够为档案管理创造更多的发展机会，要想使档案管理具备更强的先进性与科学性，具体可以表现为以下三个方面：1.对档案管理进行数字化的处理，是当今时代的一种新型模式，能够使当前的管理工作由复杂变得简单，还能够为档案的各项环节提供更加先进的技术支持，提升档案管理的创新意识与创新能力，为实现智能化管理提供必要的条件；2.数字化管理能够解决当前管理工作当中的一些难题，减轻管理人员的工作压力，提高工作效率；3.由于数字化管理是时代发展的重要体现，必须使档案管理结合当前发展的实际情况，适应时代的发展潮流，才能够促进数字化管理的高效运行。

（二）有利于提高管理的效率。数字化管理作为一种创新型的工作方式，能够充分利用数字化技术的特点，提升各项工作环节的工作效率，例如，在管理档案的过程中，数字化的作业方式将各项档案都能够进行编码处理，在这种情况下，就能够快速地对档案进行调取，从而节省了工作人员的时间，在最大程度上提升工作人员的业务效率。除此之外，只有将数字化技术与当前的管理工作内容实际结合起来，才能够将传统的人工管理转变为数字化管理，在这种形势下，能够大大提升管理工作的实际效率，从而丰富当前工作人员的工作内容，更好地发挥职能优势，以更加积极的工作状态投入到工作当中。

（三）有利于节约资源。只有结合当前档案管理的实际情况，对目前的有形资源进行不断整合，才能够实现数字化管理。在具体的操作过程中，为了节约档案管理中的有形资源，应该将有形资源逐步向无形资源转化，对当前的档案资源进行数字化管理。只有在档案管理过程中，减轻工作人员的压力，降低纸质资料的使用量，对管理人员的业务水平进行有效提升，才能够充分发挥无形资源的优势，提升档案管理数据信息的安全性与合理性。由于在推进数字化管理的过程中，能够对当前的管理工作实现便捷的管控，还可以有效地节约人力、物力，避免资源浪费，有利于降低档案管理维护的成本问题。除此之外，档案管理还具备循环查阅、方便管理、智能优化等各项特点，只有在管理工作中充分发挥数字化的优势，才能够节约各项管理资源。

二、档案管理过程中存在的主要问题↙

（一）数字化过程缺乏全面的管理。在档案管理的过程中，由于缺乏更加完善的管理制度，也没有通过更加科学合理的措施进行改善，在这种情况下，就会存在着一些亟须解决的问题，主要有以下三个方面：1.由于目前已经提升了对数字化管理的重视程度，但依旧流于表面形式，没有将各项管理措施进行有效落实，如果不能够充分发挥档案管理创新理论的重要作用，也没有结合实际工作的具体情况，进行深入的分析与调研，在这种情况下，很难使数字化档案管理制度进行有效的落实；2.在对相关的数字化管理设备进行采购的基础上，忽略了人才的重要作用，如果大量采购相关的设备，没有及时对相关的工作人员进行培训，在这种情况下，就会使工作人员难以掌握数字化设备的各项操作流程，从而不能够对数字化设备进行有效运用；3.没有提升数字化的安全性，数字化管理与传统的纸质保存具有一定的差距，必须要依靠信息技术才能够进行更好地保存，一旦受到病毒攻击，很容易造成系统出现各类问题。

（二）数字化管理相对独立。由于当前档案管理的数字化程度相对较低，在这种情况下，就会使数字化管理处于相对独立的状态，在档案管理部门中，不能够实现信息的共享，从而不能够使单位内部的数字化标准进行统一，导致部门之间出现信息壁垒，阻碍数字化管理的发展进程。一方面，由于目前的数字化管理依旧处于初级阶段，针对各项标准的制定不够完善，难以形成统一的形式标准；另一方面，在建设数字化管理的过程中，必须要投入大量的资金，以便于采购相关的数字化设施，除此之外，也要积极引进复合型人才，以便于对档案进行更加有效地管理，但由于各级管理单位可能会受到发展水平的限制，在这种情况下，就会使各地的档案管理水平出现一定的差距。

（三）缺乏较高的利用效率。由于在当前的档案管理工作过程中，没有对数字化技术进行高效利用，为了对数字化管理进行普及，必须让工作人员具备更强的专业技术与综合能力，熟悉数字化管理的各项操作流程。从目前形势来看，由于数字化管理还处于探索阶段，缺乏完善的制度来规范当前的操作流程，这就难以提升数字化管理的利用率。除此之外，由于部分管理人员没有掌握数字化设备的使用方式，自身缺乏相关的专业水平，很难推进档案管理工作有序进行。如果档案管理人员依旧沿用传统的管理方式，没有从自身做起，树立积极探索的创新意识，则无法充分发挥数字化管理的重要作用。

（四）档案管理人员的综合素质不高。档案学是一门综合性学科，要求档案管理人员必须具备一定的专业知识和业务素质。而现阶段的基层档案管理人员在文化程度、专业素质、思想观念等方面参差不齐，无论是业务熟练程度还是工作方法和态度上都有待提高。很多基层单位没有专职档案管理人员，大多是兼职，因此对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够的时间去管理或整理大量的档案资料，更缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这就极大地制约了档案管理工作的创新与发展。

（五）档案意识相当薄弱。由于基层单位领导主要精力都放在经济上，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，个别领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集、装订一下，档案意识相当薄弱。有的领导干部甚至认为档案工作只是档案部门的事，自己不想管也不愿管。除此之外，有些部门对档案工作重视不够，没有把档案工作列入年度工作计划，不研究、不安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员更是没有保障，档案工作自然就做不好。

三、改善数字化档案管理的创新方式↙

（一）提升档案管理的深度。在对档案管理进行创新的过程中，必须要积极引进相关的管理技术与管理模式，从而对当前材料的存储、分析以及处理等各项工作提供有力的保障，提高各项工作环节的工作效率，为管理人员提供更加便捷的服务。首先，可以通过二维码管理的形式，将二维码设置到工作人员的证件当中，当工作人员需要对资料进行提取时，扫描二维码即可完成，带来极大的便利。与此同时，也可以通过设置相关密码的形式，以提升档案管理的安全性与规范性。除此之外，还可以充分应用RFID技术，以便于工作人员对档案进行更好的管理，将档案的各类信息有效地与RFID进行融合，从而提升检索的效率，全面加强对于数字化管理的管控。

（二）实现数字化档案管理系统的有效衔接。为了更好地应用数字化管理系统开展相关的工作，必须要从以下几点做起：1.要规范当前档案管理的形式，在运用传统的管理模式过程中，也要加大对于数字保存形式的应用，通过对各类图片以及视频等形式，来为档案管理提供更加有利的条件；2.要结合当前的档案管理系统，提升对于各类文件的利用效率，通过检索平台，有效地降低文档查询的时间，并做好档案管理的各项工作，同时在管理系统中增加相关的功能，满足当前管理的发展要求，适应当前时代的变化；3.也要结合目前管理的实际情况，对于各类有效信息进行共享，从而为相关人员提供更加便捷的服务，在最大程度上充分发挥档案管理的重要作用。

（三）根据档案管理的实际情况进行创新。随着信息技术的普及，大数据也广泛被应用到各个行业的管理过程当中，在档案管理的数字化建设过程中，加强对大数据的应用，不仅能够有效地提升当前的管理质量，还能够保障档案资料及时地存储，提升档案管理的安全性与规范性。1.应该加大对于档案管理的资金投入，从而为运用大数据技术提供良好的条件，与此同时，也应该不断完善当前的信息化设备；2.提升对于人才的重视程度，定期对管理人员开展相关的培训工作，以提高管理人员的专业水平与综合素质。对于管理人员来讲，应该从自身做起，树立终身学习的意识，通过各种有效的学习渠道提升自身的技术水平。

档案工作要求细致严谨，工作步骤多、环节多、程序多、耗时多，致使完成任务的时间弹性比较大，档案管理人员必须具备较强的责任心，一丝不苟、一步步地做好档案工作，保持归档案卷的齐全完整和质量，确保其作为历史证据的可靠性。除此之外，档案管理人员还要具备健康的心理素质，适时调整心理状态，有较强的自制力和自控力。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，变革时代需要创新社会管理模式，对于档案工作也要创新，作为一个部门的领导者，首先对工作要有创新意识，并有强烈的创新欲望，这样才能有新的创新发展。由于档案工作属于一成不变的，单调而枯烦，这便会使得大多数档案工作人员在工作中，缺乏创新理念及创新欲望，如果依旧墨守成规，按传统办事，对于日常档案工作，也只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷人次，而对于市场需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。

（四）做好群众服务。现今档案工作要注重服务群众，服务群众是档案工作的最终目的，只有提升服务群众的质量与水平，才能汲取档案工作群众思想之精华，使档案管理获得源源不竭的动力，让沉闷枯燥的档案管理工作变得趣味横生。由此可见，只有切实做好服务群众的工作，明确服务工作不仅仅是对外开放以及简单的查询服务，才能够充分发挥群众优势，让各界群众成为档案管理的主角。

（五）完善档案的收集工作。1.完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集、定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；2.疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；3.完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通信工具和计算机网络技术，及时督促、监管档案材料的办理进程，规范档案资料归档，创新工作机制。

四、结语

综上所述，为了适应当今时代的发展，必须充分发挥数字化的优势，才能够实现各个行业的创新与升级，数字化对于各个行业都具有重要的意义，只有结合当今的时代背景，对档案管理进行有效的创新与改善，才能够提升当前的工作效率，对目前档案管理工作过程中的各项资源进行整合与优化，才能推进数字化进程的有效运行。针对当前数字化管理过程中存在的实际问题，必须结合实际情况，通过更加科学合理的措施进行解决，建立健全更加完善的数字化管理系统，提升当前建设的水平，通过各种创新方式实行更加全面的管理，以促进档案管理的健康有序发展。