机关事业单位档案管理工作规范化及标准化探究

文/内蒙古自治区人力资源和社会保障厅机关事务中心 李国辉

档案管理工作属于机关事业单位的重点工作环节，但是传统的管理方法具有一定的局限性，因此机关事业单位一直在寻求档案管理工作的突破路径。当前科技的快速发展以及社会发展形势的日新月异，从管理方法和管理技术上都给机关事业单位档案管理工作提供了更多质量提升的可能性。完善和优化机关事业单位的档案管理工作，必须首先对其工作特点、内涵等方面进行深入了解，并结合目前档案管理过程中存在的问题进行针对性地探讨，明确机关事业单位档案管理工作发展目标和方向。

一、机关事业单位档案管理工作的特点及意义

（一）档案管理工作在机关事业单位的重要性。档案工作是对历史的客观记录及见证，是保障各方权益的基础，同时也是机关事业单位管理工作的重要环节。一直以来，档案管理都是机关事业单位中的重头戏，随着各项工作的不断推进和发展，机关事业单位的档案资料数量不断增加，因此档案工作难度也随之攀升，标准性和规范性有待提升，在很大程度上影响着机关事业单位档案管理的工作效率。

（二）机关事业单位档案管理工作的特点分析。首先，档案管理具有全面性的特点，会对工作的各项内容及程序进行客观记录，同时也会对相关人员的工作过程进行标注，体现了单位的运行流程和行政历史。其次，行政事业单位的档案内容涉及资料较多，包括单位的发展轨迹以及人事管理，因此应注重其保密性，要在法律范围内对资料进行有效保护，不得随意外传，管理的保密性需要在法律程序范围内进行查看或复制，因此对行政单位提出了更高的保管要求。最后，行政单位的档案管理要注重其真实性的表达，对档案内容进行真实可靠的记载，以便于单位的各类管理制度进行优化和完善。

（三）档案管理的标准化、规范化管理要求。行政事业单位是我国的重要组成部分，对于社会发展具有重要意义，而且自身的管理职能较为广泛，因此资料繁杂，所以档案管理的标准化和规范化需要得到相关部门重视。标准化及规范化的管理方式可以让档案工作效率得到有效提升，保证自身的工作质量，对于资料查询、资料搜索以及资料利用都具有重要作用。近年来，机关事业单位在档案管理方面也在不断探索，现代科技的快速发展以及计算机互联网行业的不断更新，使得机关事业单位的档案管理质量有了较高的提升，但是目前档案管理工作还存在一些问题，仍有提升空间。

二、机关事业单位档案管理工作标准化和规范化的现状

（一）管理方式较为落后。我国正处于社会改革的重要阶段，机关事业单位也在不断探索创新自身的管理方式，但是很多机关事业单位在档案管理方面仍采用传统的纸质方式，工作效率较低，需要在固定场所中对纸质资料进行保存归类，不仅会占用大量的空间，同时在查阅资料时也需要耗费大量的人力。随着当前机关事业单位工作量的不断增加、工作内容更加复杂化，落后的档案管理的方式在标准化和规范化方面有待提升，尤其在不同区域、不同单位之间的资料信息传递上存在障碍，亟须进行转变。

（二）缺乏对档案管理的全面认知。档案管理虽然是机关事业单位的重要工作环节，但是很多机关事业单位的人员，对于档案管理工作的重视程度不够，往往将更多的时间和精力放在具体实际的工作上，忽视了档案管理工作的创新及拓展。通常情况下，机关事业单位会将档案管理工作交给一些年龄偏大的职工，他们简单且片面地认为档案管理是一个较为清闲的工作，只要做好档案的收集、按照规定入档就算完成任务，由此也导致了档案管理工作长期停滞不前，没有根据当前的社会发展形态进行创新，档案管理的工作效能未能发挥。

（三）档案管理与先进技术融合度不高。计算机及互联网正在深刻地改变着人们的生产生活，各个领域都在不断地运用计算机互联网进行工作的完善和优化，但是机关事业单位的档案管理与先进的互联网技术融合度并不高，虽然在一定程度上会运用计算机进行数据录入，并没能充分发挥出自身优势。当前的大数据以及云计算是未来互联网的发展趋势，因此事业单位档案管理部门，不仅要充分利用自身的人才资源进行现代化档案管理，同时也要对计算机的相关软硬件有充分的了解，并能够完成维护等工作。

（四）档案管理人员综合能力不强。档案管理是一项综合的工作，需要相关工作人员了解单位自身的运作流程，同时对档案管理有独到见解。随着当前信息化技术产业的快速发展，要想让档案管理工作实现标准化和规范化，就需要档案管理人员不断对目前的工作状态进行调整，完善档案管理制度，优化档案管理流程。当前机关事业档案管理部门的人员专业能力不强，虽然对传统的档案管理方式具有一定心得，但是随着信息化的高速发展，工作人员还缺乏相应的管理经验，同时如何将信息化技术与现阶段机关事业单位档案管理工作相融合也是其中的难点和重点。

三、推动机关事业单位档案管理工作的规范化及标准化发展策略

（一）实行精细化档案管理、构建长效发展机制。传统的机关事业单位档案管理工作存在很多不足，规范化和标准化有待提升，主要原因是传统的方式缺少精细化管理，没能考虑档案管理工作的长远发展，设定规划目标，针对这种情况，应该实行精细化档案管理模式并构建长效发展机制。建议机关事业单位结合自身的工作特点进行问题分析，明确档案的整体运行流程，并在操作步骤上尽量精简，在工作实践中进行探索和创新，不断优化自身管理方式。同时，也要对档案管理部门建立相应的奖惩制度，对所有档案进行全面排查和定期抽查，在发现错误或疏漏时，要对涉事人员进行处罚；如果工作完成质量较好，也可以在物质上给予嘉奖，以激发员工的主观能动性，促进档案精细化管理的不断完善。

（二）加强档案管理形式升级，注重管理方式的创新。随着科技的快速发展，机关事业单位也应该注重档案管理形式的升级，采取创新型的管理模式，注重档案管理水平和质量的提升。由于当前机关事业工作繁重，产生的资料非常多，所以更要注重档案的数字化转换。数字化档案可以有效提高档案工作的管理效能，尤其在资料查找、资料检索、资料调取、资料对比等方面都具有先天优势，但是数字化的档案管理模式也并非万无一失，需要相关的管理人员进行深入研究，注重档案的保密性，尤其在网络病毒、网络木马等方面要加强防范，选择符合自身需求的防火墙，严禁外带U盘或移动硬盘与档案存储服务器相连。另外，档案保存资料信息量大，如果采用电脑作为服务器进行保存，一旦出现问题可能造成数据丢失，因此还要注重档案管理的数据云备份，实现数据的安全性提升，促进档案管理效率的提高。

（三）建立档案管理责任制度、构建追查溯源机制。档案是一项长期保存资料的工程，很多资料由于年代久远可能造成丢失遗漏。在档案管理工作过程中，常常会查找时间较为久远的资料，可能出现存在数据不清晰或随意涂抹等问题，由于档案管理过程中人员流动较大，无法查实，因此对于机关事业单位档案管理工作具有较大影响。针对这样的问题应该建立档案管理责任制度，并构建追查溯源机制，防止由于人员变动产生的责任中断，要对档案管理责任建立管理人员的职业生涯追查制度，让相关工作人员意识到自身工作的重要性，在工作中提升责任感，严格按照标准流程进行档案管理。

（四）提升档案管理创新意识，加强人员综合素养提升。很多机关事业单位对于档案管理工作缺乏足够的重视，因此相关管理层应该注重档案的工作效能，对档案工作进行重点探究，以“从上至下”的方式进行创新意识传达，要让档案管理工作人员树立档案管理的创新理念，鼓励职工进行自主探索和创新，在工作实践中总结出经验。管理工作质量的提升离不开人为因素的影响，因此要加强提升档案管理人员的综合素养，建议定期组织相关人员进行学习并聘请专家对其进行讲解教育，提升人员的综合素养、扩展知识维度，从规章制度到自主创新两个方面进行针对性问题探讨、定期进行总结，以此实现档案管理工作效能的提升。

四、结语

综上所述，档案工作是机关事业单位的重点工作，其中的标准化和规范化管理是整个档案工作的重点，相关机关事业单位要结合自身档案管理的实际情况，分析当前档案管理工作中存在的问题，以切合实际的工作态度构建现代化的档案管理模式，实行精细化管理措施，并建立长效发展机制，注重档案管理方式的创新，以责任制度和追查溯源机制，促进档案管理的全面提升。