基层水利单位档案工作管理面临的问题及对策

文/渭南市涧峪水库管理中心 王振华

在档案管理现代化水平不断提升的当下，基层水利档案不但符合上级管理人员对于工作决策的基本需求，也与基层档案管理事业的可持续性发展息息相关。但是由于基层水利单位在开展档案管理工作时仍然存在着较多的问题和隐患，且信息化和规范化水平不高，致使档案管理工作缺乏发展潜力。

一、提升基层水利单位档案工作信息化规范化管理水平的现实意义

（一）有利于全面促进基层水利单位相关工作的进步与发展。从本质来说，基层水利单位通过对相关规章制度的贯彻落实，在进一步推动档案管理与单位发展经营战略有机结合的基础上，增强了单位整体工作效率及服务质量。同时，也为单位及时调整工作方向与工作重心提供了坚实的后盾支持，保障工作的最终效果。

（二）有利于为单位后期相关工作的开展提供依据。基层水利单位档案管理部门工作人员在工作开展过程中，所需处理的档案资料既涵盖了水利工程建设过程中各个阶段所留存的相关图表及文字资料，也包括了图像、音频、视频等电子资料，针对这些资料进行保存与归档，不但能为水利工程项目后续的质量等级评定工作提供依据，而且还从根本上保障了工程整体的规范性和安全性。

二、基层水利单位档案工作信息化规范化管理所面临的问题

（一）基层水利单位档案工作的开展不完善，资料收集不合标准。通过与我国档案管理行业整体发展水平的对比可知，绝大多数基层水利单位并没有提高对档案管理部门的重视程度。一方面，受单位自身工作特点的影响，各级管理人员对于档案资料的认知并不到位，工程建设、水资源调度以及防汛防旱等部门的扩大压缩了档案管理部门的生存空间；另一方面，档案管理工作并没有形成体系，各个工作流程的开展还不够全面，相关文件在收集整理过程中存在缺漏。

（二）基层水利单位档案室内部未能将软硬件设施配置齐全，信息化水平不足。1.档案室管理存在疏漏，导致纸质档案在管理过程中产生损毁。这是因为在部分水利单位中，档案室仅在工作过程中起到储存的作用，且单位并未对整体环境进行防尘、防虫、防潮、防火等方面的处理；2.电子信息化设备配置不完善。当前，档案信息的电子化管理已然成为其现代化发展进程中的重要一环，但是由于基层水利单位缺乏资金支持，所以在电子档案管理中，并没有配齐扫描仪、防磁柜等先进设备。信息化水平的不足也制约了基层水利单位档案事业的可持续发展。

（三）基层水利单位档案管理人员结构不合理，专业水平较低。1.基层水利单位内部受传统管理观念的影响较深，对档案管理工作存在误解，在管理人员的分配过程中，管理层也并未对人员的年龄结构进行合理化的配置，致使档案管理部门人员年龄普遍偏大，在对相关资料尽心编研时缺乏一定的学习能力，影响档案信息管理的规范性；2.受基层水利单位岗位限制的影响，在绝大多数单位内部并未安排专门的档案管理人员，因此相关管理人员往往都是身兼多职，不但扰乱了档案管理工作的正常运行秩序，并且还极大地降低了基层水利部门整体的专业性。个别单位尽管设置了相应的岗位，但是并没有对管理人员进行统一培训，导致工作人员在工作过程中难以实现与其他部门管理工作的有序衔接。

（四）基层水利单位缺乏现代化的档案管理技术。近年来，随着我国信息化水平的全面提升，各行各业都加快了自身的现代化建设进程，但是在基层水利单位的工作过程中，受其自身信息化水平较低的影响，绝大多数基层部门并未建立起与其内部水利调度及管理系统相配套的综合档案管理系统，再加之管理人员自身专业化水平不足，在对档案信息进行收集时并未实现对电子信息的整理，因此导致档案资源并未与单位的实际工作进程同步，存在一定的滞后。在此基础上，由于基层水利单位档案管理部门并没有做到专机专用，内外网在办公过程中共用一台电脑，从而致使纸质档案在电子化过程中很容易产生信息泄露或是遗失的风险。

三、基层水利单位档案工作信息化规范化管理问题的产生根源

（一）基层水利单位领导部门对档案管理工作缺乏严肃的认知。在进行日常管理工作时，单位领导并没有意识到档案管理的关键意义，因此在对财力、人力及物力资源进行统筹分析与合理配置时，习惯性地压缩了档案管理的发展空间，软硬件设备购置不齐、档案管理规章制定不完善、对档案管理人员的监督也不到位，种种问题不但阻碍了档案管理工作水平的提升，同时也制约了档案资料整体价值的全面发挥。

（二）基层水利单位的经费保障存在很大的不确定性。就现阶段来说，在部分基层水利单位中，并未给档案管理部门划分出明确的经费使用范围，在此过程中，对专业化设备的购置与安排不能及时到位，相关人员很难保证电子档案在存储过程中的安全性，致使档案管理的规范化程度被极大地降低，相关信息化、数字化业务活动也不能及时开展。

四、基层水利单位档案工作信息化规范化管理的解决对策分析

（一）帮助上级管理部门及时转变观念，提高对于档案管理的重视程度。1.增强基层水利单位对于档案管理工作重要性的了解与认知，并通过对现阶段内部档案管理状况的分析，制定出科学合理的规范化管理制度，保证为相关问题提供解决措施、相关环节提供流程依据的基础上，进一步加强对水利档案的建设与管理；2.上级管理部门需客观看待档案管理部门相关工作的整体质量，并针对水利工程资料的收集与编研工作制定出之相应的档案监督管理体系。一方面，为该部门的正常运行构建出健康积极的工作环境，以帮助档案管理人员实现对自身岗位职能的全面发挥；另一方面，在监督管理的过程中，增强档案管理人员的职业认同感和工作责任感，从根本上实现档案管理工作效率与质量的提升。

（二）加大对档案管理部门软硬件设施的投资力度。1.要求基层水利单位必须为档案管理工作划分出明确的经费投资范围，在保证经费投入的公平性和透明度的基础上，保证相关设备的购置能够满足档案管理的基本需求，提升档案信息编研的质效；2.要求档案管理人员必须在工作过程中合理利用各类系统与设备，一方面，通过对防潮、防火等先进防治设施的有效应用，保障纸质档案管理工作的规范性，提升安全性；另一方面，工作人员需加强对先进电子设备的利用，特别是在水利工程的建设过程中，通过对工程建设审计、工程质量、工程验收等阶段中所产生图片、视频、音频等相关电子资料的统筹管理，来厘清水利工程开展的主次脉络，并以此来实现对工程质量评定环节相关工作的支持；3.基层水利单位需广泛面向社会招纳技术性管理人才，在实现水利建设内部调度系统与档案管理系统相统一的基础上，在单位内部建立起完善的档案信息查阅与共享平台，从而提升档案管理的信息化水平。

（三）加强档案建设工作，提升档案规范化管理的水平。1.基层水利部门必须加强对档案信息资料的验收管理。通过对档案管理行业及水利工作相关标准的综合考虑，来对档案信息的完整度和细致程度进行评估，针对不能达到要求的，需勒令其进行二次信息收集，同时还要求其必须秉承着专业性、配套性以及现实性的相关原则，来实现对工程建设过程中有价值资料的全面收集，保证历史记录的全面性；2.档案管理部门在对水利工程建设过程中所产生档案信息进行整合编纂时，需遵循实效性和重点性的基本工作原则，切实掌握好工程相关资料的主次关系，避免档案资料产生混乱，有针对性地对各个工程环节中所产生的相关问题及其配套处理措施进行归纳分类；3.在档案规范化管理的过程中，基层水利单位还需重视对相关人员的专业化培养，一方面，进一步实现对管理部门人才组织架构的科学化配置，在缩减年龄差距的基础上，广泛实施老带新的培养策略；另一方面，定期组织档案管理人员进行学习，从根本上增强档案管理的整体水平。

五、结语

综上所述，要想全面提升基层水利单位档案管理信息化和规范化水平，就要求单位内部能够主动提高对档案工作的重视，秉承着与时俱进的原则，在不断贯彻落实规范化管理的基础上，进一步加强对信息化建设手段的合理应用，并在促进软硬件设备与档案管理业务有机结合的同时，深入发掘档案信息管理的内在价值，保障基层水利单位能够对内部资源进行统筹调配，恪守规范化、公平性的基本目标，进而促进水利档案管理事业的进一步发展。