数字信息化在医院人事档案管理中的应用探究

2021-11-23湖北省麻城市中医医院涂红莉江红

办公室业务 2021年23期

文/湖北省麻城市中医医院涂红莉江红

人事档案管理工作，在医院管理工作中占据着至关重要的地位，已经成为医院生存发展的重要影响因素之一，特别是人事档案管理水平，与医院可持续发展有着密切的联系。现阶段，在医疗卫生事业不断发展的过程中，医院类型具有多样化的特点，医院之间的竞争越来越激烈。基于本质视角，行业间的竞争与人才的竞争相当，而医院人力资源的合理运用，则会对人事档案管理效果起到一定的决定性作用，对此应提高对人事档案管理工作的高度重视。在人事档案管理中，数字化信息的运用，可以显著提高管理水平，合理配置人力资源，从而形成对医院可持续发展的促进作用。

一、数字信息化在医院人事档案管理中的应用价值

（一）有利于推动医院档案管理水平的提升。在信息化时代出现以后，医院医疗体制改革速度越来越快，而人事档案管理工作，作为记录人才信息的载体之一，已经开始与网络时代接轨。数字化人事档案管理工作，不仅便利于医院相关管理工作的开展，而且也可以显著提高医院人力资源档案管理工作水平。与此同时，医院人力资源档案管理信息化，可以促进医院原始数据档案保存、查询等一系列工作的顺利进行，免去以往人事档案管理中所浪费的时间和精力。此外，如果对于纸质文件管理过于依赖，在档案不断增加的情况下，会明显加剧储存和管理的工作量，再加上纸质文件在保存期限的影响下，长久地保存难以实现，慢慢也会出现褪色等不良现象。在纸质档案数量过多的情况下，查阅或复制材料的难度较高，极容易损伤到档案原始材料，且具有不可逆的特点，严重浪费人力成本。而借助数字化人事档案信息管理，可以使上述问题得到有效解决，给予人事档案管理工作强有力的保证，有效节约时间和人力成本。

（二）有利于实现内部信息资源的共享性目标。在医院人事档案管理工作中，数字信息化的融合，可以共享实现医院内部管理的相关信息，同时将各个部门之间的开放性发挥出来。数字信息技术和网络技术的相互融合，有助于医院人力资源信息档案管理数据库的构建，从而基于网络化和智能化等技术实现共享。此外，在医院信息传递工作中，信息的时效性也比较强。对于疾控中心的档案，要求根据具体类目进行保存，而数字化档案信息管理，可以为档案的保存、查阅提供极大的便利性。

二、数字信息化在医院人事档案管理中的现状分析

（一）缺少对人事档案管理工作的高度重视。在医院工作中，医疗工作是重中之重，所以一些医院在人事档案管理工作中，对于数字信息化应用的重视程度较低，人事档案管理的投入力度也明显不足，继而影响着医院人事档案管理工作的信息化水平。此外，部分医院日常的档案管理工作规范性不足，档案相关数据统计和处理严重缺失，难以有效提高信息化的应用水平，再加上部分医院的管理人员处于兼职状态，工作态度不够严谨，使得档案管理工作本身的作用无法得到发挥。

（二）人事档案管理相关资料的利用水平较低。一般来说，医院人事档案数量数不胜数，对此比较注重档案管理、整理工作的开展，然而这些档案资料的利用效率并不高，无法充分发挥出档案管理的功能。目前，虽然数字化信息技术得到了广泛应用，但是整体信息化程度较低，相关管理设施与临床科室实际情况对比，仍然比较落后，并缺少先进的管理技术，仍然采用手工操作方式，从而无法保证档案管理水平。

（三）缺少完善的医院档案管理标准体系。在管理制度方面，对于医院档案管理工作的信息化建设也提出了明确的要求。实际上，电子档案的归档、分类等标准并不明确，管理体系的先进性不足，极容易威胁到电子档案和个人信息的完整性，信息丢失现象也比较常见，从而不利于顺利推进相关部门工作。此外，由于缺少标准化的管理体系，人事档案的信息化软件的兼容性不足，很难顺利推动分级管理模式，不利于档案管理共享水平的提升。

（四）复合型人才有待构建。在传统人事档案管理工作中，管理人员的配置比较简单化，但是在网络化时代出现以后，行业之间明确提出了对于复合型人才的要求，如果工作人员不进行学习，很难适应新时期工作，也无法灵活运用计算机操作技术。基于此视角，复合型人才在人事档案数字信息化中起到的作用不可小觑，而且人才定期培训也要落实下去。实际上，个别医院的人事档案管理部门尚未定期开展培训工作，管理状态并不严谨，即使一些部门积极引用信息化技术，但是应用的价值尚未得到充分发挥。此外，针对一些老员工，接受信息化的能力较低，一定程度上难免对人事档案管理工作的开展造成影响。

三、数字信息化在医院人事档案管理中的应用对策

（一）树立人事档案信息化管理安全意识。人事档案数字信息化管理，具有高效化、快捷化的特点，但是极容易引起安全问题。由于涵盖着较多的人事信息，内容的丰富性较强，涉及较多的风险，对于信息系统的要求也明显上升。目前，在医疗互联网不断发展过程中，医疗信息泄露问题经常发生，导致黑客经常入侵或攻击医院信息系统，所以要想避免潜在安全风险的出现，应做到：1.操作系统软件必须要予以安全保护，附带网络版反病毒功能，并对医院内部局域网默认端口进行设置，以此来形成对黑客入侵的有效预防作用。此外，在医院人事档案信息数据安全工作中，集中存储、数据离线存储、数据备份等，在人事档案管理中具有较高的应用价值，值得广泛应用。2.在人事档案日常管理工作中，要想有效预防数据丢失现象，对于计算机操作人员来说，应加密保护存储的重要数据材料，以免造成不必要的经济损失。3.基于档案管理人员视角，应对不可公开和可公开的档案管理资料进行合理区分，对不同权限进行设置。同时不定期开展相应的维护保养工作，使纸质人事档案和电子数字信息人事档案管理保持高度的协调与一致。其中，对于纸质档案材料，应提高防火、防水、防潮等高度重视；而对数字信息档案，在纸质档案材料做好安全工作的基础上，应注重防辐射、防高温、防病毒等，防止出现人事信息丢失或不安全的现象。

（二）构建人力资源信息管理系统。在医院人事档案数字信息化管理方面，管理系统的构建是至关重要的，要借助信息化技术，拉近人力资源信息与数字化管理之间的距离。要想实现人力资源信息共享性目标，对于人力资源信息收集的管理部门来说，既要避免信息数据出现丢失现象，也要注重信息数据真实性、准确性的发挥。对此医院信息中心应对医疗管理系统后台运行情况进行深入分析，加强人力资源HR系统的构建，基于人事档案信息系统，实现计算机档案网络分支系统的顺利构建。借助医疗管理系统，员工可以实时对相关岗位设置情况、人事变更等情况进行了解。同时对于医院领导和质控部门来说，也可以对员工相关信息有所了解，确保医务人员绩效考核等顺利落实。

除此之外，人力资源信息管理系统共享，旨在将人力资源管理者的工作压力控制在合理范围内，顺利完成人事信息的收集、整理工作。在医护人员和管理人员等定性与定量考核中，其针对性也比较强，将绩效评估落实到位，旨在充分发挥出人事档案信息化管理的激励性作用，促进人事管理的顺利进行。

（三）完善管理制度建设。要想促进人事档案管理的顺利进行，应严格遵循相关规章制度，满足标准化需求。对于卫健局和医院内部而言，也要加强人事档案信息化管理制度的构建，设置清晰明确的分工，将上层领导的指示落实到位，确保管理制度的构建与医院实际情况相一致。通常来说，由于不同医院的实际情况不相同，人事档案情况的复杂性、多样性显著，应展开科学化的调查，然后制定相应的信息资料构建方案。同时，在制定制度的过程中，安全性的防范也是必不可少的，有效预防任意修改、泄漏等行为，最大限度地保证档案信息的安全性。

除此之外，基于信息化视角，在开展医院人事档案管理工作中，对于法制化环境也提出了明确的要求。通常来说，人事档案管理部门与各个科室之间难免会涉及法律问题，且具有一定的复杂性，所以应借助完善的法律体系，给予有效的调整与维护，且人事档案资源的收集、整理等，也要求法律体系的维护与参与。简言之，在医院人事档案管理工作中，必须要实现依法治档和依法管档。各级医疗卫生机构的相关领导，应对人事档案管理工作的相关流程进行深入剖析，引导相关人员加强对《档案法》的深入学习，并与医疗机构改革步伐相一致，全面推进人事档案管理制度。

（四）提高工作人员综合素质。就目前而言，在科学技术发展的推动下，数字信息化技术发展速度越来越快。基于此，在人事档案管理方面，为了将数字信息化技术的应用价值充分发挥出来，应注重相关管理人员综合素质的提升，加强对相关专业理论知识的学习，不断壮大信息化人事档案管理队伍。医院应积极开展学习培训活动，重点培训数字技术的运用能力，为相关工作人员业务技能的提升创造有利条件，更好地服务于医院人事档案管理工作。

其中，档案管理人员应灵活运用和驾驭信息知识。众所周知，信息化专业知识具有较强的专业性特点，故档案管理人员应加强信息化专业技术知识的学习，具备良好的信息驾驭处理能力。因为以往人事管理制度差异性的存在，个别医院的用人管理制度的规范性不足，在工作岗位设置方面，由于人情困扰等因素的存在，一定程度上放宽了对档案管理人员的专业性要求，档案管理人员往往由非专业人员来担任，不仅无法将档案管理的严谨性发挥出来，而且也不利于人事档案管理规范化运作水平的提升。在信息化发展的影响下，医院应加强复合型专业技术型人才队伍的构建，同时兼具计算机操作知识和外语水平、相关法律法规等水平，构建一批高质量的档案管理人才队伍，更好地服务于医院临床医疗、教学科研等工作，凭借良好的人事资源信息共享服务，促进医院健康发展与进步。在人事档案信息数据库的帮助下，也可以将有价值的人力资源信息提供给医院决策层，做好人才信息的储备工作，从而实现人力资源的高效化利用。