高校档案管理人员的素质要求探析构建

2021-11-23三门峡职业技术学院

现代经济信息 2021年23期

郭静三门峡职业技术学院

高校档案工作具有较强的历史和建设性，其主要内容是在进行高校教育、科学研究和政党工作过程中，具有重要价值且以文字、图像等方式保存的记录。其不仅是高校从初步开办到顺利发展的历史证明，也是高校权威的体现。档案管理工作是整体管理体制中非常关键的环节，也是评估高校各项工作的重要依据之一，其可以规范化、标准化高校管理工作，能够为高校教学和科研提供信息数据资源支撑。所以如今提高管理人员素质、提高档案工作质量，已经成为高校研究的重点。

一、高校档案工作要面对的新形势

高校档案管理工作至关重要，但是目前大部分高校档案管理工作的主要服务对象是教师、行政管理人员等等，其主要目的是查阅相关工作的信息资源，而社会人士和此工作联系不深。然而如今人们逐渐意识到档案的重要性，从社会团体组织到个人都逐渐增强了对档案的需求。如一些距离高校较近的工程项目可能需要档案信息资源，或者是步入社会后一些学生需要学籍认证。在全面深化改革过程中，我国高等教育得到了蓬勃发展，同时工作量大幅增加，工作范围大幅扩大，如重大科研项目以及会议等等，与此同时必然会扩充档案数量并且增加管理压力，所以要求高校档案管理工作迎接挑战实现创新。并且目前正处于信息爆炸时期，所以传统的纸质载体已经无法满足高校档案工作要求，多元化发展档案载体如电子数据、信息文件是必然趋势。在先进的信息技术影响下，人工抄写、钉装以及贴补已经成为过去式，无法为高校发展提供重要信息数据支持。所以面对纸质版文件模式遭受严重颇破坏，体系遭到打破，开展信息化建设工作，应用信息技术是当前高校必须要面对的任务[1]。

传统意义上的档案管理工作是高校历史发展的载体，并没有参与开发和应用工作。但是面对信息化社会带来的挑战以及人们逐渐产生的需求，必须提高档案工作的社会化、服务化和信息化，拓展工作领域。所以如今找准档案工作定位，是高校发展的必然选择。所以高校逐渐提高了对档案管理工作的重视程度，并且将其纳入到整体规划中，为其增加投入、引进设备[2]。

二、高校档案管理人员的素质现状

如今我国高校建设工作已经取得了显著成就，其中最为明显的就是档案管理工作，高校逐渐意识到档案部门的重要性。不仅逐渐增加了档案人才、成立了档案管理的队伍，并且还要求提高档案管理人员的素质。从学历水平角度陈述，如今高校档案管理人员中，专科学历人才比例非常平衡且稳定，本科学历人才比例不断上升，这不仅为高校档案管理工作提供新的发展前景，还让此项事业焕发新活力。虽然如今高校档案管理工作人员的文化水平以及专业性还不能满足飞速发展的档案事业，并且在互联网时代下，专业的开发、研究以及掌握信息技术的人员非常稀少。其主要表现为，首先是技术人员少，档案管理人员中技术人员的占比非常少，并且在高校档案事业发展过程中更加重视文化实力，而非技术实力，所以让档案工作发展非常不平衡。其次是专业人才稀少，由上文可知，档案工作人员学历水平在不断上升，但是专业人才却非常贫乏，没有档案专业学生。最后就是复合型人才不足，高校档案事业范围不再仅仅限于高校，还应该增加社会内容[3]。

三、高校档案管理人员的素质要求

(一)要有优秀的政治素养和敏锐的法律意识

因为高校档案管理工作具有政治属性，所以要求其管理人员不仅要拥有过硬的政治素质，还要掌握法律法规和政策方针，要坚持依法办事。

高校档案工作不仅是促进高校发展和建设的基础工作，还是具有历史性和时效性的重要事业。所以档案管理人员不仅要拥有优秀的政治素养、三观和处事原则，做好档案管理工作的准备工作。还要坚持党的正确方针政策，要爱党爱国并且坚持人本主义。所以在开展高校档案管理工作时，要坚持全面深化改革战略，遵守科学、创新原则，要在分析档案工作不同阶段发展情况和需求的基础上，制定人才培养方案，坚持科学研究，提高对高校和社会的服务水平[4]。

同时档案管理人员必须充分了解我国法律法规，要树立正确的法律意识。既要坚持学习我国法律法规，了解政策路线，从《宪法》到《档案管理办法》，合法、规范与标准的开展档案管理工作。也要坚持档案的真实性和保密性，避免出现档案泄露和弄虚作假等情况。管理人员要加密档案，要严格按照法律法规和相关条例开展管理工作，要拒绝诱惑。

(二)要强化责任意识，拥有历史、社会使命感

想要做好管理工作，其管理人员必须拥有敬业心和使命感，这是最重要的考核要求与指标，也是将责任心和行动统一的方法。

首先管理人员要意识到档案管理工作的重要性，档案是高校的发展历程的记录，因此其具有历史性和社会性。尤其是高校中非常重要典藏和独特资料，其是高校发展的重要财富，如果损坏既不可逆，也无法修复，会造成非常严重的损失。而一般档案也具有不可代替性，所以管理人员必须爱岗敬业，真心维护此工作。工作人员要强化管理意识，树立责任心，要通过日常学习和培训，不断优化档案管理工作的内容、制度和体系，以此为高校领导层正确决策和数字化建设做出重要贡献。并且还要坚持日常反思，牢记工作使命，珍惜与维护档案资料，提高管理效果和水平[5]。

其次要将责任心和使命感视为档案工作的考核内容，只是强化思想意识，无法落实工作人员的责任心和使命感，还需要制定的严格考核程序，积极发挥外部环境的引导作用。要加强内因和外因的统一性，要以勤劳、品德、成绩和能力作为考核的四种内容，要以德树人、克服困难、勤劳上进。

(三)要提高档案管理人员的专业性和管理能力

高校档案管理工作的基础是管理实力，要求管理人员既拥有管理理论知识，也拥有先进、多远的管理能力与手段。但是档案工作具有综合性和全面性，所以在落实责任意识的过程中，还树立终身学习意识，要重视日常管理细节。

想要切实掌握专业知识，就要坚持学习。不仅要学习颁布的法律法规和出台的政策条例，还要及时了解相关部门发布的规范与要求，更要遵循高校发展标准。要坚持、反复学习，并且严格约束管理行为。在学习过程中，要坚持三原则，第一是科学性，要坚持科学创新理念，将其思想融入管理活动中，做到张弛有度。第二是专业性，要将专业知识融入到日常管理中，要让管理行为符合高校需求。第三是规范性，万事万物发展皆有规律，在管理过程中要严格遵循相关规定和标准。同时还要珍惜学习和进修的机会，高校档案管理工作不应该偏居一隅，而是要与时俱进发展和学习，要珍视外出学习的机会，要通过会议、教育培训强化管理思想，学习先进思想和技术，同时还要在交流过程中逐渐发现管理困境，要弥补管理差距，找到管理突破口。但是要注意，要以自我提升为主、外部学习为辅。

要不断提升办公能力，互联网时代下，各行各业逐渐加深了和信息技术的结合，应用计算机设备和数字技术是必然趋势。此形势对高校档案管理工作的影响更加深入，要实现现代化办公，不断优化信息技术与完善管理内容[6]。

(四)要提高管理和服务水平，不断深入创新

因为档案管理工作是现代化高校管理工作中非常关键的一部分，其管理人员要结合理论知识和实践能力，要根据现实情况不断调整管理内容和手段，要总结管理经验。在全面深化改革过程中，坚持创新战略，提升综合实力是国家发展的必然要求。所以档案管理工作要坚持创新原则，打破传统管理思维和方式，要建设高水平和专业性的管理团队。同时档案管理事业在发展过程中，其载体逐渐丰富、形式逐渐多元、难度逐渐上升，对此，如果档案管理事业想要拥有更加广阔的发展前景，必须勇于探究和创新，要能够在发展和建设过程中发现问题，制定更为长远的目标和规划，同时还要积极应用信息技术，多样化创新管理手段[7]。

因为档案管理工作的属性之一是服务性，所以其工作人员要坚持师生的主体地位，树立全面服务意识，要根据高校发展和师生教学需求及时开展管理工作，同时还要坚持积极、热情、主动、耐心等态度，要加强上下级的互动交流[8]。