完善档案管理 服务经济建设——论油田企业档案管理的有效途径

吾尔古丽·阿不都克里木

（新疆油田公司勘探开发研究院，新疆 克拉玛依 834000）

0 引言

新经济常态下，我国经济大幅度增长，各类企业雨后春笋般涌现出来。为了能够推动企业健康、稳定地发展，国家越来越重视经济管理，并制定了一系列政策法规对企业档案工作进行规范。随着全球化进程的加快，各企业急需升级与转型，尤其是油田企业。

转型过程中，企业档案管理工作属于重点。为了能够落实好该项工作，需要将油田企业经营管理实际情况作为立足点，结合市场与自身发展状况，统筹档案管理工作，确保档案管理可以顺利地进行，为企业转型升级注入新活力。

1 档案管理的基本内涵

对现代企业而言，档案管理是一项基础性事务，能直接、有效、合法管理生产经营过程中所产生的实体性资料，并借助信息化技术，为企业发展提供高水准服务［1］。同时，档案管理是档案事业发展的关键性环节。档案管理不仅是单纯地收集与整理各种档案，还应注重保管与利用。在编目与检索工作中，要对档案信息进行如实统计，深入研究与分析档案，并挖掘其价值。油田企业在现代化改革中，应全方位、多层次了解档案管理，进而使其在经济效益获取中扮演重要地位。

2 档案管理在油田企业经营过程中的重要作用

2.1 生产运营方面的作用

油田企业生产与经营时，会形成许多工作记录、账目报表等，这些资料属于对油田企业各项业务活动的真实记录，存在着保存、参考以及借鉴等相关价值。各项工作结束后，这些工作记录、账目报表等会通过档案的形式进行保存，进而为后续工作的落实提供参考。

2.2 企业文化方面的作用

对于油田企业而言，档案是主要记录，其集中包含了企业人文环境、核心价值观、文化氛围以及管理理念等，还能够反映企业文化。例如，部分企业将档案中涉及的正规照片或文章进行重新整理，并通过幻灯片、照片墙等形式进行展示，进而调动员工对企业的凝聚力与归属感，有利于企业内部团结氛围的营造，推动企业实现稳定、持续以及健康的发展。

2.3 法律方面的作用

档案真实反映了企业经营与生产活动，存在着极强的法律属性，能够直接作为法律证据。油田企业在生产经营与开展各项业务活动时，若和其他企业存在法律纠纷，那么就可以通过相应的档案记录，对企业及员工的合法权益进行有效保障，明确职责，避免法律纠纷的出现。

3 我国油田企业档案管理工作现状

3.1 档案管理缺乏必要的资金支持

在企业发展早期，往往采用人工方法管理档案，不仅管理效率较低，且数据的真实性、准确性也得不到保障［2］。随着信息时代的到来，现阶段大多数油田企业致力于信息化改革，并投入了大规模的资金。但部分油田企业领导并不重视档案管理工作，档案管理资金不足，各种基础设施较为落后，使得档案管理工作无法正常进行，基础设施以及相关的配套管理工作并未达到规定，久而久之必然会制约油田企业可持续健康发展。

3.2 信息收集渠道不足

随着现代市场经济发展速度的逐渐加快，许多重要信息与数据难以获取。油田企业要想加强自身核心竞争力，就需要将市场变化作为基础，掌握与市场变化存在联系的数据、信息等，并通过这些信息与数据科学判断与预测市场，进而降低企业在发展方面存在的风险［3］。所以，企业档案管理工作发挥着重要作用，应适当提高对档案管理系统的重视与投入，扩展市场信息收集渠道与途径，进而对市场变化予以及时、准确地掌控，通过市场促进自身影响力与竞争力的提高。但就现阶段油田企业发展情况而言，部分企业未认识到市场信息收集具有的重要作用，并不注重档案管理系统的建设，也没设立专业的市场调研部门，信息渠道较少，难以全方位收集信息。

4 提高油田企业档案管理水平的具体措施

4.1 增加对企业档案管理工作的资金支持

在激烈的市场竞争中，油田企业要想加强自身竞争力，就需要构建完善的档案管理系统，加强档案管理信息化建设，以便企业掌握市场变化动向，结合市场动向作出科学的决策，促进油田企业实现又快又好的发展［4］。油田企业对档案管理系统进行构建时，需要做好资金方面的支持，这是基础所在。管理人员则需要将眼光放长远，立足于宏观角度分析企业档案管理工作所具备的重要性，并重点分析其对企业生产的影响。对此，企业应加强资金支持力度，确保档案管理各项工作正常开展，并积极构建现代化档案信息管理系统，有力地保障企业可持续健康发展。

4.2 拓宽企业信息收集渠道及培养专业人才

档案对企业整个发展历程进行了全方位记录，在企业发展中占据着极为重要的位置，有利于促进企业竞争力的增强。为了在激烈的市场竞争中求得生存与发展，企业就必须积极对完善的档案收集制度进行构建，有效收集管理企业档案信息。不仅要收集档案信息，还要注重培养具有较强专业素质及责任意识的管理人才。针对这一方面管理人才的培养，应强化技术培训力度，使每一位工作人员均可以对档案管理系统进行灵活运用，积极适应档案管理环境及模式，有力地促进企业档案管理工作顺利开展。

4.3 完善档案管理工作制度

4.3.1 健全档案管理制度

档案管理部门应明确责任，由具体的岗位和人员负责相应的工作，以此增强科研人员和管理人员的档案管理意识；档案通报有助于进一步强化各部门责任意识，使各部门负责人可以有效监管本部门档案工作；组建档案管理工作小组，在固定的时间检查档案管理工作的开展情况，及时找到问题，同时采取有效措施解决。此外，还应建立档案管理考核评价机制，定性定量考核档案管理服务工作，采取动态化管理手段，同时分级分类指导，以顺利实现档案管理制度化建设目标。

4.3.2 健全档案收集管理机制

要严格按照文件材料的类型对档案进行收集和归档，对各种文件的保管要求和归档范围予以明确；确保档案材料收集方法的最优化，融合重点收集和广泛收集；对档案收集的时间要求予以明确，与各类型档案的形成规律相结合，将档案收集范围拓宽，既要注重纸质档案的收集整理工作，同时还要重视视频、录音等档案的收集。

4.3.3 建立完善的激励制度

在传统档案管理模式中，没有采取奖惩激励措施，因此档案管理工作人员与部门均缺乏对此项工作的关注。构建完善的档案管理激励机制，能够推动档案管理工作创新发展。采取定期检查评比的方式，立足于组织领导、业务能力、档案质量、服务水平等角度加强量化考核，激发相关部门及人员管理热情及主动性，使有关指标结合档案工作实际状况进行调整，表彰和奖励工作态度认真、能力优秀的员工、部门等，进而提高档案管理服务工作的效率。

4.4 发展现代数字化档案管理

随着科学技术的不断发展，企业档案资料不只是局限于文字、图表等纸质档案，还涉及录音、视频等形式，档案内容越发丰富，形式也变得更加多样［5］。所以，要想确保安全、完整地保存各类载体、介质的档案资料，就需要对各类技术方式进行科学运用。由于大多数传统档案属于手写资料，在保存方式与管理技术不健全等因素的影响下，部分早期手工档案资料存在字迹缺失的情况。同时，油田企业在勘探、开发、生产经营等环节，形成了许多有价值的档案资料，可以帮助企业在生产经营的过程中更好地制定发展规划。因此，对于油田企业内容复杂、数量庞大、形式丰富的档案体系而言，需要积极发展现代化管理模式。对于档案管理现代化而言，不只是需要做到与时俱进，还需紧跟档案管理科技化发展脚步，积极创新，勇于尝试超前技术。例如，通过电子计算机与掌上移动终端构建数字化档案室，保障电子文件与数字档案安全，实现规范化管理，并有利于档案资料的查找与整理，节约保管空间。还可以运用微缩设备、扫描设备等把传统的手工档案文件进行数字化处理，这样就可以避免文字化档案老化、缺失的问题，能更好更方便地储存。

5 结语

总而言之，在油田企业整个发展历程中，档案管理工作尤为关键。档案管理工作水平与效率等会影响油田企业经济效益，因此要想确保档案管理工作可以为企业创造良好的社会效益、经济效益，就需要增强对档案的科学管理，引导档案管理工作人员意识到自身工作的重要性，维持积极、向上的工作态度，落实好档案信息内容收集、归档等工作。如此一来，才可以保证档案信息内容能够充分发挥自身最大作用，为油田企业创造更多经济效益，并推动企业未来实现更好发展。