事业单位档案管理信息化建设思考

2021-11-23江苏省特检院泰州分院顾晓萍

办公室业务 2021年17期

文/江苏省特检院泰州分院顾晓萍

近年来，在大数据、物联网、智能机器人等技术的发展过程中，我国许多事业单位都应用信息化、技术化手段对自身的档案管理情况进行了优化升级，信息化管理工作的落实，切实提升了事业单位档案管理工作的质量与效率。

一、将信息化管理应用到事业单位档案管理工作中的优势

（一）档案存储方式的优化。在传统的档案管理过程中，大部分档案资料的记录形式是纸质文本，在时间的推移过程中，记录档案的纸张可能会出现变薄变脆、纸张上的字迹可能会出现模糊、淡化、丢失等问题，提升了档案存储、管理等工作的难度。现阶段，随着信息技术的有效普及，工作人员可以通过应用信息技术建立电子档案的方式，避免了大量的档案与文件堆积在档案室内，要针对室内做防潮、防虫处理的困扰，降低资料保管查阅的难度，提升档案管理工作的整体质量，为我国事业单位内部的档案管理带来了全新的活力。

（二）档案使用方式的优化。现阶段，我国事业单位档案管理工作的内容，不仅包括档案信息的存储，还包括档案信息的整理。但是由于传统的纸质档案存在储存、携带较为困难、查询不便等问题，导致我国事业单位的档案管理效率偏低。随着我国信息技术的有效普及，档案管理人员在进行档案调取、使用的过程中，只需要在电脑上进行操纵，就可以完成档案的有效查找。这样的档案使用方式简化了档案使用的流程，有效提升了档案管理部门工作效率，为我国事业单位整体工作质量的提升提供了助力。

二、事业单位档案管理在信息化建设过程中的问题

（一）管理人员素质较低。由于多种因素的影响，当前我国事业单位中，大多数从事档案管理的工作人员缺乏相应的专业知识积累，并没有从事档案管理工作的能力。部分档案管理工作人员无法对档案管理信息化技术进行有效应用，在工作过程中，抱有一种得过且过的心态，并且在工作中仍然采用传统的档案管理模式，而本应该用来进行档案管理的电脑却被放在一边。这种情况的出现，降低了档案管理工作的精准性，拉低了事业单位档案管理部门运转效率，难以满足当前信息化建设的需求。

（二）缺乏安全管理手段。在事业单位进行信息化档案管理的过程中，信息化档案管理的本质在于通过合理运用信息技术，对事业单位内部的所有人员、工作情况等信息进行记录、整理与分析，以便为后续工作的开展提供信息支持。需要注意的是，事业单位的档案资料具有一定的特殊性，有一些档案信息很可能会涉及单位内部或是政府乃至国家的机密，因此提升事业单位档案资料的安全管控成为一项极为重要的工作。但是目前我国很多事业单位内部并没有针对档案安全进行有效重视，甚至许多从事档案管理的工作人员在进行工作的过程中也没意识到档案的重要性，这导致了我国事业单位档案管理的过程中，几乎处于毫无防护的状态，比方说，现阶段，部分工作人员在进行工作的过程中，会使用存有事业单位档案信息的电脑连接外网，玩游戏或是浏览网页，这些情况的出现都可能导致事业单位的档案管理系统被别有用心的黑客盯上，出现档案外泄的问题。

（三）信息化管理平台更新缓慢。现阶段，随着信息技术的不断发展，信息化管理手段已经被广泛应用于社会各行各业的管理工作当中，面对这一情况，为进一步提升单位内部工作人员档案管理的工作效率，很多事业单位在进行档案管理的过程中，大都建立了信息化管理平台，以期提升自身的档案管理工作质量与效率，然而，对当前事业单位建立的档案信息管理平台进行分析后可以发现，当前大多数事业单位在使用档案信息化管理平台的过程中，很少意识到及时对平台进行优化升级的重要性。之所以使档案管理信息化，通常是因为事业单位内部其他部门都信息化了，因此档案管理部门也“顺便”信息化。这种情况直接导致了档案管理部门在进行档案管理的过程中，很长一段时间内使用的档案管理软件都是同一个版本，进而导致我国事业单位档案管理信息化平台的模块设置体系更新速度落后于自身工作需要的情况出现。比方说，当前部分事业单位在进行信息录入的过程中，经常会出现新员工入职，但是员工的档案无法及时完成录入的问题，这样的情况不仅拉低了档案管理部门的工作效率，还会对事业单位内部的单位职工优化管理造成一定的影响。

三、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）培养符合档案管理信息化建设的人才。人才是维持一个事业单位运转活力的关键，在信息化时代推进的过程中，为保证事业单位档案管理信息化建设进程的有效落实，提升档案管理人员的专业素质成了一项极为重要的工作。事业单位若要实现档案管理信息化建设，在提升档案管理人员综合素质的过程中，就必须使工作人员具有一定的信息处理技术。但我国事业单位中部分档案管理部门工作人员信息处理技术水平偏低，对档案管理信息化建设进程的推进造成了阻碍。为切实解决这一问题，事业单位可以通过对档案管理人员进行专业信息技术培训以及面向社会招聘大量具备档案信息管理专业技能人才的方式，提升事业单位档案管理信息化建设的质量。

（二）提升信息化档案管理的安全技术。现阶段，事业单位在构建信息化档案管理体系的过程中，不仅需要依据自身的实际情况，为档案管理部门添置部分软硬件设施，还需要通过制定档案信息安全管理制度、设置信息化管理平台防火墙等方式，提升档案管理工作的安全性。首先，在构建档案管理信息化平台的过程中，事业单位可以在考虑到自身工作内容、社会信息化发展水平等信息的基础上，搭建管理软件安全防火墙，通过这样的方式进一步提升事业单位档案信息管理的安全性。其次，事业单位可以由专门的工作人员定期对档案管理部门计算机进行检查，保证计算机能够正常运行，如果在进行检查的过程中发现计算机内出现了木马或者病毒，必须及时进行清除。最后，由于事业单位的档案管理工作存在着一定的特殊性，因此，为进一步提升档案管理工作的安全性，档案管理部门需要依据自身的工作情况，建立科学有效的计算机使用制度，举例来说，事业单位方面可以通过要求档案管理部门的工作人员在电脑操作的过程中，严禁使用电脑连接外网、禁止外界U盘与存放档案信息的电脑相连接等方式，保证档案管理工作的安全性。

（三）提升档案管理投资的力度。对事业单位档案管理信息化平台应用情况进行分析可以发现，受计算机设备、管理软件过于陈旧的影响，当前事业单位的档案信息管理工作在开展的过程中，常常会出现种种阻碍。针对这种情况，事业单位可以通过提升档案管理投资力度的方式来提升档案管理工作的有效性。

事业单位在划拨经费的过程中，可以通过定期为档案管理部门提供设备、软件升级经费的方式，提升档案管理平台的信息化水平，并且在档案管理平台需要更新、升级时，能够立即动用资金完成升级。另外，由于目前信息技术日新月异，因此，我国事业单位档案管理部门应当定期针对电脑的软硬件设施进行更换，通过这样的方式，保证档案管理部门的电脑能够始终处于一个较为流畅的运行状态。

（四）建设档案信息管理网站。在进行信息化档案管理工作时，事业单位可以通过建设档案信息管理网站的方式，使工作人员利用网页为单位的正常运转提供必需的服务。通过建设信息管理网站的方式可以有效提升档案管理工作人员档案资料查阅、下载、归档等工作的效率。

事业单位可以在档案管理的过程中，根据具体的工作需要，进行档案信息网站的建设。首先，需要针对合适的信息技术操作系统进行选择，使这一系统能够满足档案管理系统升级、开发等方面的需求。其次，在选择基础设施时，应当尽量选择其技术已经趋于成熟的、受众范围较广的产品。最后，在进行产品应用的过程中，需要与相关部门进行联合，从技术层面提升管理产品的质量，满足事业单位档案管理工作开展的各类需求。