办公室文书档案收集与归档工作管理现状研究

2021-11-23福建省三明市第一医院冯晓玲

办公室业务 2021年17期

文/福建省三明市第一医院冯晓玲

在当前办公室文书档案管理工作中，需要重点完成文书档案的收集、整理、统计、保管、鉴定、开发利用等工作，文书档案包含大量有价值的信息，能够帮助单位组织形成合理决策，因此开展办公室文书档案收集与归档工作极为必要。就当前的情况来看，办公室文书档案管理工作还存在着一些问题，必须开展优化调整，实现办公室文书档案管理工作的与时俱进。

一、办公室文书档案收集与归档工作管理现存问题分析

（一）工作意识相对浅薄。在实际的办公室文书档案收集与归档工作中，所涉及的部门、领域相对较多，就当前的工作情况来看，存在部分工作人员忽视与其他部门之间的交流配合的问题，“闭门造车”完成工作，无法保证办公室文书档案收集与归档工作达到理想水平。同时，多数单位领导、工作人员存在不重视办公室文书档案收集与归档工作的现象，没有认识到办公室文书档案收集与归档工作的现实价值，导致其工作主动性下降，不利于相应工作的开展。

（二）现行管理方式不能满足工作开展需要。受到工作意识、软硬件设备等因素的影响，当前的办公室文书档案收集与归档工作开展依旧对人工操作更为依赖。换言之，现行的办公室文书档案收集与归档工作方法较为滞后。现阶段，在单位实际的运营过程中所产生的信息数量以及复杂程度明显提升，即文书档案的形成量上升，这就需要更为高效的管理方法的支持。显而易见，传统的人工管理方法无法满足当前办公室文书档案收集与归档工作的需求，阻碍其效率效果的提升，难以保证相应单位形成合理决策。

（三）档案管理体系有待优化。由于单位组织实际的运营过程中所产生的信息数量以及复杂程度的增高，办公室文书档案收集与归档工作的难度及工作量上升。而在当前的工作实践中，存在档案管理体系完善程度偏低的问题，导致相应管理工作的开展难以保证规范化、标准化、系统化，同时也容易造成管理工作效率的下降，无法为相应单位的更好发展提供有力支持。

二、办公室文书档案收集与归档工作管理的优化策略探究

（一）持续强化档案收集与归档工作队伍建设。1.提升相关人员的档案管理与归档工作意识。利用制度、考核、奖励与惩罚相配合的形式，强化相关人员对办公室文书档案收集与归档工作管理的积极性；重点开展与档案法制和管理有关的宣传教育，实现“依法建档”“依法治档”，增强相关人员对办公室文书档案收集与归档工作的重视程度。2.定期开展相关工作人员的专业培训及教育。定期安排管理人员参与专业培训，如文书档案、科技档案、工程档案、会计档案、照片档案、印章档案、光盘档案等不同类型、形式文书档案的收集和整理方法等等。同时，积极鼓励管理人员通过自学，实现自我能力的提升，及时掌握档案管理的最新技能。另外，还应当主动为管理人员提供线上课程教学资源，促使专业培训弹性化，促进其在更为方便的时间进行学习，以此达到强化管理人员业务素质的效果。3.针对不同岗位人员实施差异性的约束管理。针对文书档案资源的提供者，要求其必须全面、真实完成内容填写；严格遵守交档期限，主动提交文书档案；制定相应管理制度以及档案信息质量衡量标准，切实维护文书档案的质量。针对相关管理人员，要结合现实情况设定工作机制、文书档案管理机制、归档工作制度等等，并依托考核与奖惩提升其对相应制度的遵守程度，推动办公室文书档案收集与归档工作的规范化。

（二）积极优化调整文书档案管理及归档的方法。1.重点开展档案管理及归档工作信息化建设。现阶段，“双档制”的文书档案管理模式在我国得到深入推行，促进由“纸质档案管理”转变至“电子档案管理”，实现过渡期文书档案管理工作的强化。因此，需要结合现实情况与需求，重点开展档案管理及归档工作信息化建设。在此过程中，单位组织可以组建起内部的档案管理信息化工作组，积极与科技企业、专业档案管理信息公司展开合作，为单位组织有针对性地开发出可以与其现行办公室管理系统相匹配的文书档案数字化管理平台。依托该数字管理平台，相关工作人员不需要手动输入大量的文书档案信息，直接在办公室管理系统内调取即可，实现数据信息的共享；所有文书档案信息均根据其类型、内容的不同按照预设的标准格式完成填写与保存，实现了文书档案管理的标准化。同时，相比于传统的档案管理工作方法，基于信息化系统的档案管理工作效率效果更高，其可以根据用户身份、权限的不同向其开放差异性的信息，维护文书档案信息的安全性。2.开展不同时间段文书档案归档工作部署会。想要保证办公室文书档案收集与归档工作的顺利开展，就必须定期展开上半年、下半年、全年的文书档案归档工作部署会。在该部署会议中，对以往办公室文书档案收集及归档工作的成效、不足进行总结，对本阶段文书档案管理工作的要点内容进行分析与说明，并结合单位组织的实际情况，形成差异性的办公室文书档案收集与归档工作开展方案。实践中，需要向领导传达上级管理部门提出的档案管理工作要求；宣读文书档案归档的范围，对文书档案的立卷归档工作进行安排部署。要求各部门充分认识到档案工作的重要性，搞好部门之间的协调与配合，确保及时归档，应归尽归；强化单位组织内“一盘棋”思想，明确目标任务，各司其职，落实责任，以实实在在的行动推动单位组织档案工作再上新台阶。

在该工作布置会中，还要重点对以下几项内容进行强调，以此保证文书档案收集及归档工作的规范化及高质量，具体有：（1）思想上高度重视。档案工作关系重大，不能出现一点差错，要确保万无一失。（2）收集上要力求全面。档案管理员和各部室兼职档案员要严格按照相关归档范围要求，做好归档文件材料的收集工作。（3）工作上要注重效率。要及时归档，不能出现滞留归档等情况。（4）责任上要严格把关。增强做好档案工作的责任感和使命感，提高保密意识，筑牢保密防线，确保按时完成立卷归档。

（三）逐步建立健全档案管理及归档的工作体系。

在完善文书档案管理工作体系时，可以从人员管理与文书档案管理两方面入手，进行相应管理制度的优化，具体如下：1.健全人员管理制度。明确划分不同岗位的管理责任，明确所有工作人员在文书档案管理工作中的职责，避免发生权责不清、责任推诿等问题。同时，要对所有管理人员的工作评价进行考核，配合奖惩制度的实施，达到优化办公室文书档案收集与归档工作质量与效率的目标。2.健全文书档案管理制度。明确不同类型、内容、重要程度的文书档案的归档期限；结合上级要求、行业规定、单位组织现实情况，科学划定归档范围，降低管理工作难度的同时，提升文书档案的质量。为了进一步强化办公室文书档案的管理工作效果，除了要对大量新生成的办公室文书档案展开优化管理及科学归档之外，还要持续落实对办公室历史文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的全面性与完善性。在此过程中，应当严格遵守“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的工作理念，全面加强办公室档案管理。成立档案工作领导小组，设立档案管理室，配齐设施设备，研究制定针对性的办公室档案管理办法，明确专人负责档案的收集、整理、存放、移交等工作，促使办公室档案管理迈入制度化、规范化轨道。应当严格依照上述政府部门的相关要求，在办公室文书档案收集及归档工作中坚持收集增量档案与梳理存量档案同步推进，全力做好档案整理归档。同时，进一步健全管理制度和业务规范，加强对档案资料的规范化整理和信息化管理，更好地保障档案的安全性、完整性和系统性，不断提升档案管理工作质量和水平。