数字化技术在不动产档案管理中的应用

文/德州市自然资源局不动产登记中心 张钰

不动产档案管理工作直接关系到权益人的财产安全，传统模式下的档案管理工作中，人工管理的方式导致档案管理中不可避免地存在各种问题，影响了不动产档案管理工作的质量和效率。而在当前时代背景下，数字化技术被广泛地应用，极大地促进了行业的变革。在不动产档案管理工作中，发挥数字化技术，能够转变传统的不动产档案管理方式，这样既能够提高档案管理工作的实效性，也能够不断发挥不动产档案信息的利用价值。

一、传统管理方式下不动产档案管理的问题和不足

（一）档案管理工作中资料收集难度相对较大。在进行不动产档案管理工作的过程中，档案信息收集是不动产档案管理的基础和前提，要想实现高质量的不动产档案管理，就需要对档案信息进行收集。由于不动产登记与管理机构由多个部门负责不同的管理部分。在管理工作中，由于各个部门之间缺乏有效的配合与联系，导致部门之间架构混乱、权责界限不明，这导致档案资料收集以及档案管理工作中存在较大的难度。

（二）不动产档案资料归档整理不够及时。在施行不动产统一登记之后，在进行档案资料管理时，每天都在产生大量的档案资料。在档案管理工作的过程中，只有针对这些资料进行统一的整理，及时对档案信息进行归档，这样才能实现高效管理。但实际上，由于不动产档案管理工作人员缺乏相应的意识和观念，从而导致档案管理的过程中，档案信息的真实性和时效性难以得到保障，针对不动产档案管理的信息归档和分类也受到较大影响。最终导致大量的档案信息积压，为后续的管理和利用带来了极大的困扰。除此之外，由于档案管理工作人员缺乏较强的专业能力和综合素质，在档案信息归档与管理过程中缺乏处理问题的能力，也影响了不动产档案管理工作的质量和效率。

（三）档案管理数字化信息化建设缓慢。在当前的信息化时代背景下，数字化技术和信息技术被广泛地应用于档案管理工作中。首先应当明确档案管理工作的数字化发展要点，立足当下时代特征，推动不动产档案管理的数字化和信息化建设。但由于不动产档案管理登记的历史跨度相对较长，且涉及档案信息门类较多、数量巨大，加之相关部门的资金投入力度以及其他方面的投入力度不足，导致不动产档案管理工作中数字化和信息化建设十分缓慢，也影响了不动产档案管理工作的高效高质开展。

二、数字化技术下不动产档案管理的目标和出发点

（一）数字化技术下不动产档案管理工作的目标。

首先，数字化技术下的不动产档案管理工作中，通过集中控制不动产资料的电子版本，实现信息资料的共享。其次，借助数字化技术构建的不动产档案管理系统，应当具有灵活性和可操作性，能够结合不动产档案管理工作的需要，做好各项基础设施建设，满足不动产档案管理的发展需求。最后，搭建数字化技术的不动产档案管理，能够为档案管理工作人员提供统一的数据接口，能够快速满足不同的档案管理需要。

（二）数字化技术下不动产档案管理工作的出发点。进行数字化的不动产档案管理工作是不动产档案管理现代化发展的历史潮流。建设数字化的不动产档案管理的出发点在于更好地避免传统方式下档案管理中可能存在的一系列问题，使不动产档案管理工作能够更好地推动各项资源的调配，也能够更好地维护权益人的权益。在数字化技术不断发展的当下，通过对数字技术的优化应用，能够对档案管理工作模式的各个环节进行针对性地改进，有利于转变档案管理工作人员的传统工作方式方法，有效避免档案管理工作中存在的漏洞和缺陷，进一步发挥档案管理工作更深层次的应用价值。

三、数字化技术在不动产档案管理中的应用及其流程

（一）扫描不动产档案资料。1.资料扫描。在进行数字化不动产档案管理工作中，首先，要针对纸质的材料进行电子化扫描，这样才能更好地进行数字化管理。其次，在扫描不动产档案资料的过程中纠正文件中可能存在的偏差，保证录入的电子资料能够满足阅读习惯。最后，在不动产档案资料整理的过程中，如果出现档案信息缺失的情况，要对原有的档案信息进行补救，确保不动产档案信息资料能够被完整扫描。除此之外，在完成每一套不动产档案资料的电子化扫描之后，应该对扫描之后的电子信息进行核对，确保扫描或录入的信息完整。2.纠正错误图像。在完成纸质不动产档案资料扫描件后，还要及时发现档案信息资料中存在的错误图像，对这些图像进行纠正，确保档案信息的真实性。在扫描工作中，还要确保影像资料的清晰度，以及档案信息内容的清晰度，能够辨识到每一幅照片的细节，如果扫描的纸质资料信息并非原件，则应当对其清晰度进行进一步的处理。

（二）分类管理档案资料。传统的不动产档案管理工作中，主要依靠手工操作的方式对不同的档案信息类型进行分类，在分类之后进行管理，这样的管理模式在实效性和管理效率等各个方面均有不足。在数字化技术下进行不动产档案资料管理的过程中，始终要依据不动产档案管理工作的现实情况作为依据，对数字化技术进行适当的调整，使之能够适应不动产档案管理工作的具体需求。同时，在分类管理的过程中，依据不动产档案管理设计的各项类型，对档案信息进行分类，确保档案信息整理与归档的科学性，这样才能在管理与档案信息利用的过程中更加高效地实现信息利用，也能够实现更高效率的档案管理。

（三）完成数据对接工作。完成数据对接工作能够为档案管理以及档案号的编排奠定基础。在数字化技术下进行不动产档案管理的数据对接工作，需要根据不同文件的业务编号作为前提和依据，实现对图像文件和目录数据的对接，确保各类信息对接的过程中不会出现信息错误。在进行不动产档案信息整理与归档的过程中，针对数据对接之后的信息进行检查验收，在检查验收之后，方可对整理后的数据信息进行归档。而在编排档案号的过程中，需要选择专门的人员进行管理，并且根据档案的属性不同进行分别归类。在所有工作完成之后，要及时查看档案的最后状态，为接下来的管理工作奠定基础。

（四）档案管理与信息利用。数字化技术下进行不动产档案管理过程中，要树立正确的档案管理意识，这需要档案管理工作人员具备较高的档案管理素养，能够运用数字化技术实现高效的档案管理，因此，应当不断提高其能力。需要相关部门及时对档案管理工作人员进行有效的培训，通过专业化的培训提高其工作能力，这样才能更好地进行不动产档案管理工作，更好地满足权益人的实际需求。另外，实现数字化不动产档案管理工作，还需要加强不动产档案的信息化建设，加大人力资源、物力资源以及专项资金的投入，满足数字化不动产档案管理工作发展的实际需求。

（五）搭建信息共享平台。进行不动产档案信息利用的过程中，要结合不动产档案管理工作的特点以及不动产档案管理工作的需求，在数字技术以及信息技术的加持下搭建有效的信息共享平台，这样才能够满足不同需求的档案信息利用。具体来说，在搭建信息共享平台的过程中，要联动各个部门，打破各个部门在不动产档案信息管理与信息资源之间的壁垒，在部门与部门联动的过程中实现信息共享。同时，还要确保档案信息的安全性，数字化技术下，由于互联网具有隐匿性等诸多特点导致档案信息面临安全威胁，因此，在进行数字化不动产档案管理工作的过程中，也要搭建相应的安全系统，这样才能进一步确保档案信息的安全性，避免档案信息遗漏造成不必要的麻烦，影响不动产档案信息的高效利用。

四、结语

综上所述，在当前时代背景下，互联网以及信息技术的飞速发展使得数字化技术被广泛应用。在不动产档案管理工作中，借助数字化技术搭建高校的不动产档案管理平台，才能够进一步提高不动产档案信息的管理效率和管理质量。在数字化技术应用的过程中，根据不动产档案管理的工作流程在各个环节中对数字化技术进行高效利用，是做好不动产档案管理工作的基础和前提。也需要加大投入力度，不断增强不动产档案管理人员的管理水平和业务能力，是不断适应不动产档案管理工作的现实需求，更好地保障不动产档案管理工作的实效性，展现管理价值。