分类管理模式在办公室档案工作中的运用

2021-11-23湖南省衡阳市衡南县文旅广体局罗梁

办公室业务 2021年17期

文/湖南省衡阳市衡南县文旅广体局罗梁

在所有的管理工作中，档案管理是一项比较复杂而琐碎的工作。一般来说，企业每天的工作中都会产生大量的数据、文档、图表、收据等，这些都属于办公室档案的收集与管理的内容。这些资料都是在企业的实际生产活动中自然产生出来的信息资源，是未经过任何加工和润色的原始资料，往往代表了一个企业真实的运行状态。因此，对这些资料进行有效地收集、分析和总结，能够觉察到该单位隐藏在数据背后的真实运行状况以及未来的发展方向。基于此，我们不难看出，档案的收集和管理工作，对于企业生存和发展的重要意义。

一、建立办公室档案的重要性

（一）有利于保护重要资料。企业需要存档的往往是相对重要的资料，所以，办公室档案的建立是一项需要慎重并且保密性极强的工作。档案管理人员应当以前瞻性的眼光，正确看待自己的本职工作，通过科学合理地对档案进行分析与管理，为企业各项资源的合理分配提供准确的信息支持。在对档案的管理过程中，要努力加强自己的专业技能和职业道德，做好机密档案的保护工作，以便于切实发挥出档案资料在管理决策方面应有的作用，为省市各级企业、事业单位的安全运营与稳定发展提供坚实的依据。

（二）为企业发展提供可靠参考。在企业日常的生产活动过程中，任何一项管理工作从开始到结束都会产生大量的数据和信息。档案管理人员需要对这些随机产生的信息进行筛选、收集、整合，进行分类存储并长期妥善保管。这样在企业日后开展类似活动时，可以从档案库中查阅到具体的数据，并以此为基础，与当前的活动预案进行对比，从而作出正确决策。

二、办公室资料分类建档的具体要求

企业的日常管理工作通常比较庞杂，每日所产生的信息类型也各有不同。所以，对档案进行分类管理，是一种非常实用的管理手段。首先，要建立一套完整的管理体系，再按照体系标准来分门别类地建设办公室档案。其次，档案管理人员要充分了解自己的工作性质，在建档的过程中要恪守岗位职责，保护档案资料的安全和完整。

（一）根据不同部门进行档案分类。档案管理员要根据不同部门、不同任务和不同职责来对需要存档的资料进行细致分类，科学挑选重要档案资料并合理进行存储与管理。如果单位原有的工作人员发生了岗位变动，档案管理部门应该在第一时间对旧的档案信息进行更新，并做好备注，重新归档。

（二）根据资料的机密程度进行档案分类。根据信息资料的重要程度，管理员可以把资料分成机密、重要、普通三个等级，分别进行归档管理。在建档和存档的过程中，管理员不得私自进行内容的修改与删减，应该对纸质或音视频资料的原件进行归档保存。在建立档案的过程中，如果发现有不完整的资料，必须及时把资料补全。遇到字迹潦草或者纸质材料模糊不清的情况，要先复制原始资料，然后再将复印件和资料原件一同存储，以确保档案资料的完整性。同时要按照规范标准正确使用档案资料用纸，同时严格按照规定格式填写档案资料，以保证档案能够按照规范标准进行装订、保存。

（三）根据资料完整程度进行分类管理。如果在一个档案卷宗中包含有多个分支文件，管理员要先分析分支文件的独有价值，并且同时进行关联与整合，以方便日后查阅。另外，当需要存档的资料破损时，要先对破损部位进行修补，以保持资料纸张的完整性，如果纸张比较大，也可以折叠保存。

三、档案管理目前存在的问题

（一）档案管理员工作责任心不强。由于部分企业管理者对档案管理工作的重视程度不够，往往将其等同于文书抄写、保存等简单的工作，没有意识到档案管理工作对于企业未来发展的重要意义，从而导致当前的档案管理员对自身工作的重要性认识不足，对工作没有热情，不能够全心全意投入，缺乏对工作的责任心，效率低下，致使档案管理工作的开展与企业的发展需求不能够达到完全一致。

（二）档案管理员专业能力不足。目前，我国缺乏专业的办公室档案管理人才，企业内部对于现有的管理人员岗前培训考核不够严格，有些单位甚至没有经过专业培训就安排管理员直接上岗，致使其对档案管理工作缺乏深入的了解，专业知识根本达不到岗位的实际需求，不能够正确进行档案的分类管理操作，从而导致管理效率低下。除此之外，目前还有相当一部分企业对档案管理部门的界限划定模糊不清，没有专职的管理人员，对资料的归档工作往往不够细致，存储的信息完整度和精准度都不够高。在这些企业里面，档案部门就像一个存放文件的仓库，管理人员往往也是形同虚设，并没有实际的管理权限。

（三）档案管理设施不够完善。由于资金分配不够合理，目前我市多数单位的档案室设施不够完备，这无疑会给资料保存工作带来极大阻碍。为此，各市级单位应该加强对档案管理工作的重视程度，加大对档案室建设的投资力度，为档案管理提供一个良好的工作环境。

四、分类管理的应用策略

（一）科学建立分类管理体系。分类管理，顾名思义，就是将产生的档案资料按照项目的不同进行分类存放。这就要求档案管理人员首先能够了解企业生产活动进行的全部过程。只有亲自去参与调查了解，才能够有效地收集资料和及时更新档案内容。因此，管理员在项目开始之前，就应该着手进行资料的搜集工作；在整个项目进行的过程中，再源源不断地对原有资料进行更新和完善；最后将所有信息资料整理成文件并且分类进行归档存储。同时对重要资料要做好备份并妥善保存，以方便日后企业管理层需要参考数据时能够随时进行调阅。

（二）根据资料内容划分档案类别。一般来说，我市目前对于档案的分类都是依据管理内容来进行划分，再依据划分的种类，分别对不同的资料进行整合。对于资料存储日期的设置，要根据其内容的重要程度来确定。一般的工作总结、工作计划等普通类型的文件，其保存期多数为十年。而其他资料则可根据企业的自身需求来选择延长或者是缩短期限。对于已经到了保存期限的文件，应该集中进行销毁处理，以保证文件内容不会意外泄露。

（三）制定健全的档案管理制度。众所周知，一个企业的档案是其生产过程和经营活动的表现，这些资料往往能够反映出企业内部的核心建构、工作流程以及工作方法。同时也有企业的财务收支、进货和销售渠道、产品营销策略及发展方向等商业机密。这些资料一旦泄露，将会对企业经济造成不可估量的损害。为此，我市各企事业单位一定要从思想上真正重视起来，要加强对档案管理人员的思想政治教育工作，使他们明白自身工作的重要意义和职责所在。要建立健全一套完善的档案管理制度，并设置执行监督部门，对制度执行情况进行实时监控。要保证档案管理人员能够认真履行职责，恪守规章制度，对于档案资料进行定期检查，发现有发霉、虫蛀、破损等问题，要及时进行妥善处理。对于资料的出入手续要严格按照制度标准执行，绝不徇私舞弊。对于资料借阅人员的借阅权限要认真检查核对，对于上级领导超越权限的要求要勇于拒绝，以确保归档文件的安全性和完整性。