合同管理系统在炼化企业管理中的实践运用

张红梅

（大庆炼化公司信息中心，黑龙江 大庆 163411）

0 引言

随着我国化工行业市场规模的扩大，炼化企业的经济建设得到了高速发展，炼化企业的业务量逐步增加，再加上炼化企业现代化管理制度改革的不断深入发展，这些都给炼化企业的合同管理工作带来了巨大的考验，传统的合同管理模式已经不能适应当下炼化企业现代化管理发展的根本需求，深度推进炼化企业信息化建设，构建炼化企业合同管理系统已经势在必行。

1 传统的合同管理手段在炼化企业管理中的不足

由于大部分炼化企业是国企，导致这一类公司规模都较大，每天涉及的各项经营业务范围广，合同签订量大，并且随着社会的发展，越来越多的地方需要利用到炼油与化工技术，随之而来的合同商议要素也变得五花八门，如果炼化企业仍然使用传统的合同管理手段来管理合同，往往会出现一系列问题，具体情况如下。

1.1 合同审批速度慢，效率低

现代社会公司办事越发要求快捷、高效，尤其是在合同商议完毕，双方签署之后交由企业相关部门审批时，合同双方都希望尽快达成合作，并展开下一步工作，而传统合同管理模式中，由于炼化企业每天签订的合同量过大，使得审批部门的审签进度过慢，纸质合同存档后也不方便查询。

1.2 合同规格难以统一

合同签订时，甲方企业众多，各个公司要求的合同数据格式很难达到统一，并且由于双方参与人员多，不同的人在设计合同时采用的文档软件也不同：有手工管理、Word 管理或是Excel 管理，在双方签订合同完毕后，由于合同的数量多、种类杂，使得炼化企业合同管理部门难以将其归档，不方便后续管理。

1.3 合同实时性弱

纸质传递审批合同，无法经由第三方做实时监管，也无法有效监控审签的进度，双方会有着信息不对等的情况，造成签约费时、效率低下。

因此，建立一套专用于合同管理的系统可以有效解决这些不足之处，利用计算机技术和信息化手段，改进合同管理模式，保证了网络性、实时性和安全性，既满足了现在的业务发展需要，也降低了管理成本，还能够强化合同的监控力度，控制炼化企业经营风险。

2 合同管理系统的需求分析与架构分析

2.1 系统角色分析

合同管理系统应该有三种用户使用：系统管理员、监控审批部门和普通用户。接下来分别做详细介绍。

系统管理员作为整个系统业务功能和用户权限的管理者，涉及的业务最为复杂。首先，系统管理员拥有增删用户的权限，可以增加或删除监控审批部门角色账号和普通用户角色账号，同时赋予他们不同的使用权限；其次，系统管理员可以做基础合同管理，设定一个标准的合同模板，这个初始模板具备所有的签约条款，当普通用户使用模板时，可以根据甲方的要求自行删除一些不必要的条目，增加合同的灵活性；最后，系统管理员有着查看系统操作日志的权限，系统操作日志负责记录着普通用户和监控审批部门的相关操作，增加了系统的安全性。

普通用户数量最多，涉及的业务较为简单。普通用户包括炼化企业的基层员工和甲方公司，基层员工每天出去跑业务签合同，必须使用到合同管理系统，拥有的权限是合同条款的修改、打印、录入，开发票；甲方公司可以登录合同管理系统查看合同的审批情况、开发票情况和合同执行情况。

监控审批部门业务比较单一，有着监察合同签订过程权限、审批合同权限、查询合同标对应的首付款权限；并且监控审批部门还可以对合同签订的甲方打分，根据合同的执行情况和付款是否及时来评定客户的信用等级。

2.2 系统功能分析

合同管理系统在正式使用后需要具备以下功能。

第一，基础功能。合同管理系统可以方便随时查看合同具体信息、审批信息、收付款信息、是否有过变更、合同执行进度等；基层员工可以根据系统提供的初始模板，与客户商议后起草新合同，系统还包括合同的打印功能、历史变更信息查询功能等；当合同执行时，实现发票归类、记录明细、随时查询并导出单据等功能。

第二，进阶功能。对已经签订的合同业务做分类规划，评价合同的执行情况，对客户进行不同等级的打分，为后续是否继续合作提出相应意见；记录下审批部门的每一个操作，实现合同的专业技术咨询、法律审查等功能；统计资金的使用和回收情况，对每一笔实际资金和计划资金的不对等情况做回溯查询。

第三，辅助功能。对所有代办事项做自动提醒，包括合同的签订计划、审批规定日期、首款到付日期、尾款到付日期、货物交付进度等涉及时间规划的业务，都可以利用系统的自动提醒功能来督促各相关负责人处理代办事项。

2.3 系统非功能性分析

第一，准确性。准确性主要体现在合同内部的各条款签订情况，系统管理员和监控审批部门应对合同内容做仔细审核，确保交付款金额、合同执行日期、货物数量等数据不出现差错，避免出现合同业务纠纷。

第二，鲁棒性。鲁棒性主要体现在系统对基层员工录入数据的一系列判断，理想情况是基层员工能够根据系统规定的数据规格来录入，当出现输入数据不符合系统规定时，比如说输入空字符串，系统应当提示“输入有误，请重新输入”等字样，维持系统的良好运转。

第三，可用性。可用性主要体现在系统应该具有良好的界面，操作简单便于每个用户使用，界面上按钮数量不应过多，让使用者一目了然，对不经常使用系统的客户也能够便于上手；系统的反应速度也要快，达到标准的企业级软件或网站的响应速度。

2.4 系统架构设计

合同管理系统开发属于计算机软件工程开发领域，在系统角色、系统功能需求和非功能需求都设计完毕后，需要对系统的整体架构设计做规划，以面向对象开发为基础，构建三层结构，分别为页面层、业务逻辑层和数据访问层。

页面层是系统与各种使用用户的交互入口，界面上展示着系统所具备的各类功能按钮，方便使用者使用；不同权限的用户界面展现也不同，随着不同权限用户的点击，界面会跳转到相应的界面中。

业务逻辑层包含着各类业务的代码实现模块，保证各自的独立运作和协同合作，负责接收页面层传来的各种数据表单，并将数据信息传递到数据访问层。

数据访问层作为整个系统的底层架构，与数据库相连，接收业务逻辑层传来的数据，并存储到相应的数据库表中。

3 合同管理系统在炼化企业管理中的实际应用

3.1 合同列表

合同列表页面中包含合同的初始模板和完成模板，为客户和炼化企业基层员工签订合同做基础。合同内各项条款可以被拖拽、删除，当签订双方洽谈成功后，由基层员工操作合同列表，按模板规格填写相应数据、文字，还可以创建其他合同附件，系统可以自主识别合同；当录入工作完成后，合同会交由监控审批部门审查和批复，客户和员工可以随时查看审批进度信息。

3.2 业务审批

当合同进入审批流程后，系统使用角色变为监控审批部门，该部门可以利用手动和自动两种审批模式对合同的起草、执行、变更和终结做控制。自动审批模式包括检查合同金额、检查合同类型、开发票等功能；手动审批模式包括合同在不同单位或部门间流转、合同打回、征询交流等功能。

3.3 资金管理

系统在合同新建时就会自动创建收付款计划。该计划内描述着标准的收付金额、时间和经手人，可以由用户自行更改，一旦创建完毕，系统就会依此执行实际收付款操作，合同被审批通过后，状态改为“执行中”，无论是一次付清还是多次付款，系统都会以实际到账金额来核销计划资金，并提醒资金交付的最后期限。合同的收付款计划建立后，双方都可以查看实际付款情况和发票管理情况。

3.4 数据查询

在合同录入数据库后，系统会提供不同的查询方式。一是模糊查询：包括合同编号、合同名称、合同类别、合同负责人、所属项目等；二是组合查询：在查询按钮下方提供不同的合同标签，当选择多个标签进入查询栏后，系统可以给出相应信息；三是高级查询：系统具有查看历史查询记录的功能，方便下一次查询时可以直接调出合同信息。

4 合同管理系统的实际效果

4.1 直接效益

合同管理系统改变了以往传统的合同管理模式，在合同的起草方面加快了基层员工的办公效率，规范了合同文本，保证了条款的合理性；在合同的审批方面简化了监控审批部门的办公流程，增加了合同信息的时效性，节约了管理成本；在资金收付方面方便了财务人员对合同收付款信息的了解，财务部门可以实时查看资金的流动，规避了财务风险；在数据查询方面节约了合同双方的统计数据时间，系统可以对各项数据做精准统计归档，并制定报表方便查看，降低了人工成本。

4.2 间接效益

合同管理系统为炼化企业带了巨大的间接效益。首先，提升了企业形象。因为合同管理的先进性，在合作的同时给客户带来了巨大的方便，提高了自身的管理水平；其次，为炼油与化工供应链管理奠定了基础，由于合同管理得方便，炼化企业的整体业务容易实现一体化构想，降低运营成本；最后，促进了整个行业的提升，合同管理系统对于炼化企业的帮助很大，其精确的管理能够极大地提高企业的工作效率，为整个行业乃至于社会带来福利。

5 结语

炼化企业全面推动合同管理系统的建设发展是立足于炼化行业现代化发展和信息化建设的根本需求，对提升炼化企业管理质量、增强管理效率具有十分重要的作用。当前我国多数炼化企业在推动合同管理系统建设过程中依然存在诸多问题，要充分研究合同管理系统的需求分析与架构分析，并以此为基础，构建科学、完善的合同管理系统，并对构建的合同管理系统进行实际效果分析，进而全面优化炼化企业的合同管理系统，提升炼化企业的现代企业管理能力。