高校财务信息化建设现状及建议——以HB 大学为例

刘开源

（淮北师范大学，安徽 淮北 235000）

0 引言

现代信息技术已经深入各行各业，优化了办公方式，提高了工作效率。随着高校大规模扩招及教学科研层次的提升，高校经费数量、种类、金额等不断增加，导致资金的来源和支出呈现多元化、复杂化的趋势。经费报销排队等候时间长、信息不对称、业务不流畅、办事效率低等问题已经成为现有高校的通病，传统的高校财务管理模式已经无法满足现有高校的需求。高校财务处借助信息技术，积极探索信息化建设，例如采取网上缴费、网上报账、银校直联等，一定程度上缓解了重复而烦琐的工作负担，提升了财务服务质量。然而，目前高校在财务信息化建设方面仍存在一些不足，信息化水平较低，信息沟通不顺畅，未能实现与其他部门业务融合。本文以HB 大学为例，揭示了当前高校财务信息化建设现状，并对如何加快信息化建设提出了相关优化建议。

1 高校财务信息化建设的必要性

高校承担着培养高级人才的重任，在科学研究与创新方面扮演着重要角色，应紧跟时代发展潮流，走在改革的前列。在信息化、数据化日新月异的新时代，各行各业都享受到了信息化的高效和便利。高校应积极加强信息化建设，将信息技术应用到教学、科研、管理等主要活动中，提升高校办学条件和办学水平。高校财务部门是学校的重要单位，监控各种资金进出，如工资发放、科研经费管理、资产登记等。同时，财务处与学校各个单位联系密切，业务方面与学工处、人事处、科技处、国资处、后勤处等部门有许多融合。财务信息化不仅可以提高自身工作效率，提升服务水平，还可以加强与其他部门业务的融合，保证信息的公开、准确、共享。因此，高校财务处应加快信息化建设，推动校园迈进智能大数据时代。

2 HB 大学财务信息化建设的现状

HB 大学是某省省属重点大学，现拥有在校学生2.4 万余人，教职工1500 多人。实验室设备先进、功能齐全，有教学科研仪器设备3.3 万余台，总价值2.85 亿元。近5 年来承担省部级及以上教学研究项目100 余项，获省级教学成果奖40 余项，其中省级特等奖5 项；承担国家级科研课题50 余项，省部级科研课题400 余项，获省部级以上科研奖励20 余项。该校财务处已率先上线账务核算管理系统，2018 年运行网上报账系统、银校直联系统，目前3 个财务系统运行已基本成熟。报账老师在网上报账系统填写、上传，提交发票、合同等附件，财务人员及相关责任人在网上审批，审批结束后，报账老师打印审批记录单据并同纸质附件递交至财务处；财务人员在账务核算系统制单，财务主管复核后出纳人员通过银校直连系统支付。同时，该校还拥有工资系统、项目管理系统、学生网上缴费系统。工资系统主要是用于教职工工资、社保和个税计算；项目管理系统方便教职工查询科研经费明细；学生网上缴费系统主要是方便在校学生网上缴纳学费、住宿费、体检费、军训费和教材费等，实现了无现金缴费。

3 HB 大学财务信息化现状中存在的问题

3.1 财务系统尚未能完成数据交换

HB 大学几乎各个业务板块都采用了财务信息系统，但是各个系统之间尚未能实现数据交换，缺少联通，系统之间不能进行数据传输。例如，项目管理系统无法将数据传输至网上报账系统，网上报账系统无法及时发现项目余额不足，只有财务人员制单时才能发现项目余额不足，财务人员只能通知报账老师更换项目；账务核算系统无法将教职工欠费信息传送到工资系统，只能催促教职工还款或从工资系统手动扣除等等，以上问题导致工作量加大，造成工作效率较低。

3.2 财务系统难以实现过程控制

HB 大学网上报账系统比较简单，未能及时发现问题，难以实现对整个过程的控制。目前网上报账操作流程：报账老师先选择项目，然后填写报账明细、支付方式，最后上传附件并提交。但是，资料是否齐全、住宿标准金额是否超支，系统并不能及时发现问题并提醒报账老师。只有财务人员制单时才能发现缺失资料，通知报账老师及时补全材料。这样往往造成报账时间较长，同时增加报账老师与财务人员的工作量。

3.3 缺少财务复合型人才

HB 大学财务处在岗人员有22 人，其中50 岁以上人员多达10 人，90 后财务人员只有2 人，显而易见，财务处人员老龄化是HB 大学所面临的一大问题。同时，财务人员缺少信息技术背景，在信息化实施过程中，不能很好地发现关键问题。HB大学财务信息系统主要由第三方软件商设计与维护，遇到问题时需由他们解决，常常因为沟通不及时导致问题解决较慢，影响学校信息化建设的进程。

3.4 财务系统缺少分析统计功能

当前，HB 大学财务管理系统只支持网上报销、账务处理、网上付款等业务，欠缺对数据的分析、统计等功能，需要专门的财务人员归纳汇总，不能及时提供决策数据。例如，学校每年都会收到大量的横纵向科研经费，然而经费的项目列示、支出汇总、决算统计等工作需要财务人员专门负责，工作量很大，需要花费较多的时间，无法使财务人员摆脱繁重、重复的劳动。

4 加快HB 大学财务信息化建设的建议

4.1 各部门重视信息化建设，实现“智慧校园”

打造“智慧校园”已经成为高校的发展趋势，财务信息化只是“智慧校园”的一部分，其他部门应该意识到信息化建设的迫切性，与财务处共同参与校园信息化建设。HB 大学信息化建设过程相对缓慢，单位负责人不仅要重视教学与科研，还要积极推动信息化建设，在信息化建设中投入人力和财力，做好布局，通过财务信息化建设助推各个部门参与信息化建设，建立数据库共享中心，实现各部门数据共享，真正实现“智慧校园”的目标。

4.2 财务系统设计人性化，提升服务质量

财务网报系统主要是财务人员与技术人员参与设计，报账老师在网上报账过程中很容易遇到问题，因此应多关注报账老师的实际需要。财务人员可以以问卷调查或者座谈的形式听取报账老师的意见，收集整理在系统使用过程中的重点、难点。同时，为减少报账老师补交材料或报销超额等问题，网报系统应设置提醒功能，针对不同报销业务提示相关材料说明。比如，在付款报销过程中，支付金额超过5 000 元，这时系统可以弹出需要上传合同附件的提醒；差旅费报销过程中，可以根据出差人工号或姓名自动识别相关职称与职务，如果输入的住宿费金额超过标准限额，系统自动控制不予通过。这样不仅可以减少财务人员的核算时间，也可以减少报账老师来回跑路等问题。

4.3 提高财务人员素养，培养复合型人才

复合型财务人员不仅要具有扎实的财务功底，如账务核算、数据分析、财务报告等，更要熟悉“信息技术＋财务”中各个业务流程、用法和需求。许多高校财务处人员偏老龄化，在信息技术操作方面比较吃力，HB 大学面临着同样的问题，因此HB大学应重视年轻人才的招聘与培养，选拔财务与计算机方面复合型人才，定期委托专业机构对财务人员进行培训，使财务人员较快熟悉财务信息系统的使用，拓宽财务人员专业领域，提升财务人员的复合专业技能。同时，财务人员应加强与其他部门的沟通交流，增加对其他部门工作的了解，以增强对本职工作的完善。

4.4 完善财务系统管理功能

目前HB 大学财务系统缺少数据统计分析功能，不能及时提供相关决策数据。因此财务人员应梳理业务流程，提出全面的个性化需求，积极推进财务系统多功能模块的应用，形成多维度、多口径的数据查询、处理、汇总、分析等功能，提高财务信息系统的合理性与便利性。同时，加强与其他部门信息系统的联通，做到数据共享，便于财务人员和管理层获得准确、及时、全面的相关数据。

5 结语

综上所述，高校财务信息化建设是个长久的过程，不仅需要财务人员加强自身专业技能，强化财务系统信息化建设，更需要单位负责人重视信息化建设，以财务信息化推动校园信息化。HB 大学在信息化建设方面显然存在一些不足，需要单位负责人与财务人员共同努力完善财务系统，进一步加强财务信息化建设，进而推动“智慧校园”的建设。