医院档案利用登记现状与改进——以青岛大学附属医院为例

文/青岛大学附属医院 徐淳

档案利用登记是十分重要的档案管理环节，是对档案的利用情况，通过簿、册、表、单等形式进行记录，从而掌握档案的去向、明确责任、保障档案完整安全。是统计的基础和前提，通过研究能够掌握档案利用的具体情况和规律，找到档案工作的短板，有利于主动提供档案利用服务，更好地满足利用者的需求。本文通过对青岛大学附属医院（以下简称“青大附院”）档案科档案利用登记情况进行调查，找出利用规律，发现问题，提出改进措施。

一、现状

青大附院档案科成立于1992年，目前留存的档案利用登记记录从1997年开始。1997年～2009年，档案利用登记簿内容包括序号、日期、单位、案卷或文件题名、利用目的、期限、卷号、借阅人签字、归还日期、备注共十项。从登记的情况来看，单位、期限、卷号都没有填写数据，这为日后的统计工作增加了难度及工作量。案卷或文件题名一栏大部分填写简单，根据所填内容难以准确查找所利用的档案。利用目的一栏基本填写的是“借阅”“查阅”等没有实际意义的词汇，也有部分空白没有填写，不能真正体现被利用的档案的真实用途。

2010年以后，档案科更新了档案利用登记簿模板，一直沿用至今。其内容包括序号、日期、档号、文 （图）号、题名、利用目的、利用形式（借阅、查阅）、借（查）阅人签字、归还（日期、签名）、催交记录、备注共11项。从登记情况来看，档号、文（图）号、题名3项虽然填写简单，还有部分空白没有数据，但结合起来看，基本可以清楚指向所利用的档案。利用目的一栏填写简单，其中也有不少“借阅”“复印”“查阅”等模糊的字眼。从利用目的填写统计来看，主要内容有上级部门检查、办理证件、年审、备案、审计、查账、勘测、加固、改造、院内各职能部门工作参考等。利用形式（借阅、查阅）、借（查）阅人签字、归还（日期、签名）项目数据齐全，对利用档案的去向及流动记录完整，责任明确。

根据上述情况分析，虽然2010年以后，档案利用登记表的质量有所提升，但仍然存在档案利用登记工作疏于表面，沿用过去使用多年的老套路，内容不规范，不能适应现代档案发展的需要等短板。记录的内容仅限于何人何时利用了何种档案等基本信息，不能够反映档案的经济价值和社会价值。信息技术的发展，各类办公平台的应用，也会导致部分档案被利用了但漏登的情况。造成这些短板主要有以下几点原因：一是没有系统完善的档案利用登记台账，档案利用登记簿形式单一，内容简单，造成收集的信息不完善，为后期的利用分析增加难度；二是档案工作者对此项工作的重视和宣传力度不够，缺乏过程性的引导和监督；三是档案利用工作的统计、分析与整合意识淡薄，出现信息登记不完整的情况，没有主动查找原因，不做统计工作或主观估算数据；四是档案利用者对此项工作缺少必要的认知，嫌麻烦、应付的情况屡有发生；五是不能适应档案信息数字化发展的要求，登记的方法和流程有待于进一步改进。

二、档案利用登记簿的改进建议

系统完善的档案利用登记台账应当是在档案利用过程中，完整、全面、科学地记录各项有价值的信息，既包括档案利用者的个人信息，也包括所利用档案的信息。同时，还应当考虑到为将来统计、分析、整合档案利用的社会价值和经济价值所需要的各项指标，比如，利用目的、提供利用需要的时间、利用者的满意度等项目。从而多角度分析档案利用效能，是做好档案信息资源的开发，提升档案服务质量的基础性环节。按照青大附院档案科档案分类标准，结合其利用情况，将利用的档案分为文书档案、基建档案、财会档案、设备及招标档案、证书及声像照片档案5类，整理了其近3年的档案利用情况。文书档案利用率最高，接着是证书及声像照片档案、财务档案、基建档案、设备及招标档案。通过比较可以看出文书档案近3年利用率都在50%以上，财务档案、基建档案、设备及招标档案虽然门类多，但利用率不高，证书及声像照片档案因其载体的特殊性，因此将档案划分为包含文书档案、财务档案、基建档案、设备及招标档案的普通档案和证书档案及声像照片档案，分别制定利用档案登记模板。

普通档案的利用者一般多为医院职能部门为完成某一特定事项而进行的活动，利用者相对单一，又以面向全院各部门、各科室没有保密限制的档案材料居多。针对这部分档案材料的利用，增加了查档数量、服务满意度及利用效果评价选项，鉴于大部分文书档案已数字化，增加利用形式栏目，上述项目均设计相关可选项，为利用者填写提供便利，并使信息更加规范，为后期的统计分析创造了条件。查档内容、利用目的用途繁多，则留出更多的空间由利用者填写，更贴合实际。同时规定档号一栏由经手的档案工作人员填写，使其指向更加明确。

证书档案及音像档案利用登记表的利用者最为广泛，不仅仅局限于相关职能部门，医院工作人员都可能利用。因此，在普通档案利用登记表的基础上增加了审批形式，又因为声像照片档案的特殊性，增加了利用档案类型和利用档案形式，提供相应可选项。在青大附院2018年～2020年声像照片档案利用情况调查中不难发现，声像照片档案在医院有重大活动或院庆的特定时期，使用最为频繁，比如2018年正值青大附院120年院庆，该年度声像照片档案的使用明显偏高。基于此，档案工作人员可以在利用内容等方面加以统计、分析和整合，提前准备，为利用者提供主动推送服务和个性化服务创造条件。

另外，与传统的手工登记簿不同，登记台账是电子表格形式，档案利用通过医院的办公平台进行传输，实现档案利用线上操作。在条件成熟时，可嵌入档案综合管理平台，建立数据库，增加自动统计功能，适应信息社会发展的要求。

三、应对利用登记过程中出现问题的措施

相对其他部门，医院档案工作琐碎、具体，且有大量庞杂的基础性工作，不容易出成绩，带给医院的也是间接的社会和经济效益，因此，重视程度普遍明显不足。在推行新的档案利用登记流程的过程中，可能出现从档案工作者到利用者重视程度不够，没有清醒认识到登记工作的意义，执行不到位，利用者不能完全配合等问题。又或者是片面做好登记工作，却没有后续的统计分析工作，没有办法总结利用规律和特点。鉴于此，提出以下措施：

（一）充分认识档案利用登记的意义。登记簿不仅仅是履行档案利用的手续，更是重要的业务档案，反映的是调档的真实数据，通过这些数据可以分析档案利用状况与档案工作的短板，从中可以发现档案收集、保管过程中的问题，通过分析利用的内容，可以发现库存档案中哪些是重点档案，并加以重点保护，进而还可以通过以不同主题、不同侧重点、服务不同利用群体等各种形式编研常用档案，提供推送服务、主动服务。

（二）加大宣传力度，转变观念，树立开发利用意识，档案工作的重心由“存”真正转变为“用”。通过分析青大附院档案科2018年～2020 年档案利用情况，可以清楚地发现，当医院遇有上级重要检查或活动时，如三甲复审、教学评估、上级巡查等重大事项时，档案利用尤为频繁。因此，档案工作者可以凭借有利时机，通过对利用效果的分析，让大家认识到档案工作可以作为职能管理的一项重要抓手，只有基础工作做扎实了，各项管理活动才能从容不迫。展示档案工作的价值，借助各种渠道，广泛宣传，从而吸引全体工作人员，提高档案意识，加大对档案工作的重视程度。只有这样，利用登记工作才能够顺利推进，登记工作做好了，才能够科学分析、整合各项信息，提供更有价值的信息，进而获得更多的信任与支持。如此往复，让档案工作真正踏入高速发展的轨道。

（三）用制度规范利用流程，提高利用效率。结合档案利用登记模板的改变，重新修订档案利用制度及流程，规定档案利用登记完备后，方可提供利用。档案工作人员在信息登记的过程中，要耐心解释，热情接待，并在有必要的时候，给予全程指导。这样，推行开来，当制度变为一种习惯，各项要求才能贯彻始终。

（四）加强档案人才队伍建设，提高档案专业素质。要想提高档案利用效率，有效开发利用医院档案信息资源，需要有一支强有力的专业人才队伍。一是要全面加强档案工作人员的培训和继续教育，从档案法规、档案实务、信息技术、统计方法等多方面进行培训，不断完善其知识结构；二是要加大领导对档案工作及人员的重视，全面提高档案利用服务质量和水平，构建档案工作人员的职业荣誉感和自豪感；三是要逐步树立档案工作人员的服务意识、责任意识和创新意识，适应档案信息化发展的时代要求。

四、结语

完善档案利用登记模板，将其嵌入档案利用的流程，保证各项信息登记完整、准确，看似平常，却是下一步拓展档案利用服务、创新档案利用途径及形式的基石。在实际工作中，树立以利用者为中心的服务理念，夯实基础，勤于探索，不断提升档案利用服务水平。