高校财务软件的应用研究

熊德浩 胡静丽 和文岑 山东开放大学

引言

根据财政部相关要求，自2019年1月1日起，政府会计制度全面施行，新《政府会计制度》的改革对高校财务工作提出新的要求。政府会计的顺利实施和落地需要信息化建设的支持，财务软件信息化建设的好坏是政府会计能否平稳落地的关键点。高校应以《政府会计制度》为改革契机，运用信息化时代的大数据及互联网+技术，在满足新的改革发展需求的基础上，全面提升高校财务信息化管理水平。本文结合山东开放大学的财务软件系统，一方面，介绍了该校在政府会计制度改革中财务信息化建设的方案，将核算系统、网上报销系统及预算管理系统进行对接，获取业务数据，通过财务软件系统配置规则，同步生成财务会计和预算会计凭证。另一方面，山东开放大学以政府会计制度改革为契机，实施报销系统改革，为最终实现高校财务信息化建设打下坚实基础。本文的价值在于通过分享山东开放大学财务软件的使用心得和成功经验，为其他高校财务软件升级改造提供借鉴，在后续的财务工作中，如何通过将会计处理规则内置到财务软件来提高会计工作效率和会计信息质量，优化高校财务人员业务流程，提高其工作效率，为高端财务人才的培养创造良好环境。

一、文献综述

2019年正式执行的《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》①等文件于同年正式实施，改变了高校传统的财务管理模式，“双功能、双基础、双报告”的会计核算方式给高校财务管理带来新的机遇和挑战。高校财务信息化建设需求应运而生。

路军伟（2012）研究发现，政府会计制度改革是一个制度变迁过程，这一过程存在着不同预期成本收益的利益主体，不同作用力的合力形成政府会计改革的动力。罗菁（2020）深刻阐述了2019年政府会计制度改革在我国政府会计发展史中的重要意义。陈程（2020）对政府会计制度背景下高校财务管理的转型进行研究，分析其转型策略。刘美（2019）分享了使用天才财务软件的心得和成功经验，发现高校财务管理的问题和难点，并提出合理建议和解决方案。宋建琦（2020）根据政府会计制度要求并结合当前我国高校辅助账的设置情况，从“辅助核算项”“经济分类科目”“过渡类项目”的设置和核算方法三个方面进行设置以提高做账准确性和满足报表需求。

卢艳红等（2019）从财务报销模式出发，分析现有财务报销模式的特点及存在的问题，针对存在的问题探索性提出完善财务报销模式的建议。郑瑄（2019）将传统报销模式与网上报销模式对比分析，指出网上报销模式有着非常明显的优势，但在实施过程中存在着一定的问题。史淑霞，谢智勇（2017）在分析南开大学、西南交通大学、苏州大学的网上报销流程的基础上，发现网上报销系统基本解决了报销排队难问题和财务人员手工录入记账凭证工作量大的问题，但也存在着网报模块独立、签批烦琐的问题，并就相关问题提出解决办法。谭佳（2017）通过将网上报销模式与传统报账模式对比，指出网上报销模式能够突破地域和时间限制，有利于加强预算管理力度，规避现金风险等。

二、政府会计体系下财务信息化建设面临的重难点

政府会计制度构建了行政事业单位预算会计和财务会计适度分离并相互衔接的政府会计核算体系，有利于行政事业单位与会计制度的统一，不同核算主体多样性的需求也得以满足，预算收支情况更加全方位的展现。

第一，财务软件有待进一步变革升级。高校原有的财务系统达不到双系统双分录的要求，这就需要将高校原有财务系统推翻重建。一方面，一些财务软件公司开发的软件主要针对企业会计，其财务软件达不到平行分录的要求。另一方面，即使生产的财务软件符合财务会计与预算会计平行记账的要求，但是需要财务分录与预算分录分别录入，效率低下，将导致财务工作人员的工作量增加一倍有余，而且差错率也大大增加。

第二，高校内部各系统难以有效整合，各自为战。一般情况下，高校财务系统如收费系统、核算系统、工资系统、网上报销系统均通过招标完成，每一模块选择最优合作商，各系统由不同厂商提供的可能性大大增加。在后期实际运行过程中，虽然对各模块的部分数据进行对接整合，但各系统间各自为战，软硬件独立优化升级，未能真正实现资源的信息共享，整合维护也更加费时费力费财。

第三，对财务信息化的重视程度有待进一步提升，掌握财务和计算机知识的复合型人才严重缺乏。高校管理层面对财务信息化的建设方面积极性不高，认为能够满足基本的记账功能即可，财务信息化建设对高校顺利发展的关键作用认识不到位，建设财务信息化的思想较为保守。高校财务人员也缺少一定的创新意识，每天均在繁忙的业务报销中度过，主动思考、主动变革意识淡薄。财务系统的使用者多为财会专业人员，而财务系统的维护者一般为计算机相关专业人员，缺乏会计分析及会计预判能力，对科目之间的关系、预算的控制没有深刻的认识。两者在财务系统的使用过程中难以有效沟通，财务系统一旦出现问题，财务人员无法处理，财务系统维护者无法及时找到问题所在，无法举一反三，提前解决类似问题。在财务信息化建设过程中，工作人员不仅要具备专业的网络技术与计算机技能，还应具备一定的行政事业单位会计知识，对会计知识和财务系统能知其然并知其所以然，对财务信息化提出建设性的意见，使得财务系统更加人性化、专业化及智能化。

第四，高校财务系统运行环境的安全性难以得到保障。互联网的发展和大数据的运用为高校财务工作提供了便捷，实现了各部门信息资源的共享。财务部门掌握了全校师生的基本及隐私信息，如果保护不当，不法分子便可轻易窃取高校财务的相关数据，给学校带来无法估量的损失。除此之外，如果高校财务系统发生问题或故障，很多财务工作无法正常开展，影响学校财务的工作效率。

三、基于浪潮GS财务软件应用的心得和成功经验

（一）会计核算

在会计核算方面，设置新旧科目对照表，会计科目初始化处理，在财务会计科目与预算会计科目间设置恰当合理的触发规则。在律师事务所和会计师事务所的帮助下，将2019年年初的期初余额、往来款项、固定资产及基建账做好梳理，保证年初财务信息的准确及合理性。

多维科目初始化后，为相关科目做好“标识”和“归集”，设置切实可行的“双分录触发规则”，山东开放大学使用的GS财务软件，通过录入财务会计科目自动触发预算会计科目，如财务会计录入“库存现金”或“银行存款”，可触发预算会计“资金结存-货币资金”科目；录入“零余额账户用款额度”，可触发预算会计“资金结存-零余额账户用款额度”科目。通过GS财务软件中“单位科目对照”设置财务会计与预算会计的触发规则。触发规则能够满足大部分科目对应的准确性，对于个别特殊业务，可在触发完成后修改部分预算会计科目。触发规则的应用一方面大大减少了工作量，另一方面也有利于降低因人工录入失误引发的错误率。

辅助核算体系是对会计科目的补充，通过设置辅助核算可以减少科目的重复设置，同时也可以实现辅助核算项与会计科目之间的交叉查询，满足高校对财务管理和业务管理核算精细化的要求。一方面，设置部门与本部门经费项目一对多关系，可以提升制作单据的效率，如财务处使用包干经费购买办公用品，在辅助中录入财务处部门后，选择“包干经费”时不用担心调出其他部门的包干经费，降低错误率。另一方面，年终决算可通过下载“辅助三栏账”详细了解各部门、各经费对应的科目余额，大大提升填报决算报告的效率。

（二）网报系统

随着国家对高校经费投入的不断增加以及高校招生规模的扩张，高校财务的工作量明显加大，而财务人员数量未成比例的增长，“报账难”成为目前很多高校财务工作面临的重大问题，传统的线下报销、线下签批模式显然已严重不适应当前的高校财务环境。

相比于传统报销模式，网上报销模式有以下优势：① 有利于节省报账员报销时间，缓解报销排长队现象。一方面，在寒暑假前后以及年底决算前，报账员在报账大厅排起长队提交并修改单据，长时间的排队及单据不合规等情况导致报账员负面情绪进一步放大，激化与财务审核人员的矛盾；另一方面，减少报账员线下签批时间，特别是含多个校区的高校，报账员需要跨校区寻找签批人进行签字。② 优化工作环境，提高财务人员工作效率。使用网上报销后，报账大厅无人排队，审核人员与报账员无须正面接触，安静的办公环境有利于提升财务人员的工作环境和工作效率，减少与人的争执解释工作。③ 实现财务信息共享，提高经费使用效率。实行网上报销模式，部门负责人能够实时查询本部门所有的业务状态、部门经费使用情况。④ 促使报账员主动学习财务制度，扩大财务执行力度。报账员是保障学校、部门工作正常开展的“管家”，要当好参谋和助手，这就需要报账员进一步提高管理水平、业务能力和职业素养，成为干事创业的行家里手。

山东开放大学将网上报销系统内嵌至学校信息化平台，可通过学校“一站式服务平台”选择进入“网报系统”，避免一人需要使用多个账号和密码的烦琐，也有利于学校信息化建设的整合。为解决信息传输及资金安全问题，山东开放大学在建设网报系统过程中，一方面设置了登录网报系统的网络要求：必须使用学校内网登录，如需在校外登录，需连接VPN才能正常登录；另一方面，在保障资金安全的前提下，拟将网报系统和银行系统对接，在财务人员网报系统中点击付款之后实现一键付款。

依据“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”的相关规定②，电子签名可替代线下纸质签名，山东开放大学通过招标的方式引入“电子印章制作系统”，将审批人签名模板嵌入到Ukey，审批人通过线上审批单据并签名，不再线下手工签字。

为进一步实现网报系统的便捷，缓解报账人员排队等候的情况，减轻报账大厅的拥挤嘈杂等问题，山东开放大学推出“投递式”报销模式，在各校区的适当位置安装票据投递箱，报账员无须再去报账大厅等候，只需将事先整理好并签批完毕的报销单据投递至就近投递箱，票据箱通过扫码识别不同业务类型并将其流转至对应箱体，财务工作人员定期从票据箱取出相关原始单据，在财务稽核阶段将原始单据与网报系统中的电子单据对比审核，对于符合报销条件的单据进行账务处理并通过线下付款给相关人员或单位。

网报系统与核算系统进行衔接，在报销单据走完所有的网上报销流程并付款后，GS财务软件通过提取业务类型、经费项目、支付记录及部门等必要信息可自动生成会计凭证，财务工作人员的工作量大大减少，从烦琐的报销及记账中解放出来。

（三）预算管理系统

高校预算管理是开展各项财务工作的前提和基础，为学校年度计划和决策指明了方向，提供了坚强后盾。健康的财务预算管理可使学校的资金、业务和信息整合得更加高效合理，资源达到最优化配置，资金流向和资金使用更加高效合理。政府会计制度要求“双体系”“双基础”“双报告”，信息化、精细化的预算管理是顺应制度要求、促进高校战略发展的必然趋势。

预算管理为会计核算提供依据，会计核算为预算管理提供信息。预算是高校收支的合法依据，预算的准确编制、合理调整、高效执行直接影响着财务核算结果的准确性，准确反映收入支出、资产负债及成本费用。会计核算在深入研究政府会计制度、会计基础规范的基础上，要进一步夯实会计核算基础、保障会计信息质量。只有切实提高预算管理与会计核算的有效协调能力，才能提升财务管理水平。

GS财务软件可实现预算编报审批功能，通过设置报账员申报编制权限、定义报表形式，报账员填写收入预算表、支出预算表及项目收入支出预算表，由审批人网上审批各部门预算，财务核算部门自动汇总预算单位各部门校内预算编制的基础数据，完善修改部门和校内预算，上报学校及上级主管部门审批。

各部门经费下发后，各部门经费审批人可通过“项目负责人查询”查询部门经费预算数及经费执行情况。因网上报销和预算管理在同一系统中，故经费审批人可联查经费支出明细，对本部门支出情况有一个非常全面的了解。

四、财务软件的实施效果及评估

山东开放大学GS财务软件在2019年正式使用，虽然高校会计核算需要使用双系统、双分录，但是在财务软件升级之后，效率虽有一定的下降，但是整体来看，特别是在设置“双分录触发规则”后，效率有了很大的提升。辅助核算体系的建设，一方面有利于效率的提升，另一方面在年底决算时，通过查询辅助三栏账的相关信息，大大提升学校决算报告的编制。

一方面，网上报销系统的上线进一步提升了财务工作人员的工作效率，改善了财务人员的工作环境。网上报销模式将部分财务报销的制单录入工作分解给各部门报账员，由他们录入各部门的基本信息，而且报账员可以在任意时间和地点完成录入工作，网上报销系统根据经费项目、部门、费用分摊及支付等信息自动生成会计凭证，财务人员修改部分不完整及错误信息即可保存凭证。另一方面，票据箱的使用优化财务人员工作环境，减少嘈杂和人群排队现象。

预算管理系统的开发，将预算编制、预算审批、经费查询等功能整合在GS财务软件中，规范了预算编制流程，经费执行更加透明，部门所有业务一目了然。

但是山东开放大学的财务软件使用还存在一些不足，具体表现如下：

第一，网银支付方面。为了保障学校资金安全，防止资金支付的风险，现阶段网上报销单据在审核无误后由财务审核人员线下手工支付资金，网上报销系统中支付信息的录入虽然简化了自动生成凭证时分录的生成，但是还未真正实现银企直联，财务人员需线下进行资金的支付处理。待后期软硬件都达标且资金安全的情况下，银行接口与网报系统接口进行对接，完全实现网银的直接支付。

第二，发票核验。现阶段，对于普通发票和定额发票的审核还是由财务人员线下进行操作，但是随着电子发票的普及，电子发票是否有重复报销以及发票真伪等验证方面，还需财务人员拿出大量精力进行核验，影响报销的效率。

第三，劳务报酬费用的支付。劳务报酬费用的发放涉及合并扣税事宜，同一人有两笔或多笔劳务报酬的情况。在网上报销系统自动生成凭证时就会出现支付金额与分录金额不一致的情况，财务人员需手工修改所有会计分录，费时费力。

五、展望

第一，加强网上报销的安全防护，真正实现银企直联一键支付。财务安全无小事，保证财务软件在安全可靠的环境中运行，避免信息泄露，保证资金安全。

第二，循序渐进，进一步优化财务软件，使其更加人性化、智能化。财务需要与时俱进，大胆应用云计算、大数据及计算机信息技术，推动财务信息化的快速发展，逐步实现发票自动核验、支付信息自动合并等功能，减少财务人员烦琐的工作。

第三，定期对财务工作者进行业务培训。组建财务工作群，不定期将会计最新规章制度传达给每一位财务工作人员，制定符合我校业务实际的财务手册。定期举办财务软件研讨会，将网上报销系统、预算管理系统中注意事项需要一一说明，并根据财务工作人员对软件的使用反馈情况，修改和完善财务软件页面，对表现优秀的报账人员给予一定的奖励，提高其业务积极性。

第四，不搞一刀切，针对特殊人群、特殊业务继续沿用传统模式。财务部门选择报账手段时应从人性化的角度出发，适当保留传统模式，为受各种条件限制只能使用传统报销模式的教职工提供相应服务。

第五，做好财务信息化与其他模块的衔接，真正实现高校信息化建设。

结语

高校的财务信息化建设对高校管理水平的提升、学科建设水平的提高，科研发展的促进等方面都发挥着重要作用，高校要及时学习了解国家相关政策，结合学校内部条件及发展需要，在财务信息化的建设进程中，特别是新《政府会计制度》会计制度的转换之后，财务系统程序也要不断更新，高校的财务信息化人员要积极学习掌握相关技能及知识要点，配合财务软件公司做好财务系统售后维护工作，进而有效发挥财务信息化的优势和作用，更好地促进高等学校教育事业的发展。

注释

① 财政部.关于印发《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的通知[EB/OL].[2021-07-16].http://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.htm.

② 全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国电子签名法(2019修正)[EB/OL].[2021-07-09].http://fzzfyjy.cupl.edu.cn/info/1077/10614.htm.