科技档案数字化在水利系统中应用的问题与对策

文/河北省岗南水库事务中心 聂丽华

水利系统中水利科技档案主要记录的是各种科研活动的资料，也是反映水利工程具体建设过程中的重要载体。比起实物档案而言，科技档案数字化有着更加显著的优势。通过实现科技档案数字化，直接转变了传统的科技档案管理模式，改变了原有的机械低效工作状况，将档案管理人员从原本繁琐的工作中解脱出来，让相关工作人员能够将更多的精力放在提升档案管理质量的过程中。因此，水利系统中实现科技档案数字化有着非常重要的作用与意义。

一、科技档案数字化的积极作用

（一）提升档案管理工作的质量与效率。传统的档案管理工作内容包括资料收集、分类、归档、记录和存储，主要提供给需要的人查阅和参考，并没有实现对档案信息资源的深度开发与利用。加上原本繁琐的管理模式导致在查阅所需档案的过程中需要耗费较长的时间，频繁的查阅甚至还可能导致档案出现磨损或丢失，而实现科技档案数字化可大幅提升档案管理工作的质量与效率。

（二）提高档案管理的服务水平。使原本的档案管理工作走向科技档案数字化，促使档案管理工作变成动态，这极大程度地方便了相关资料数据的查阅与利用。另外通过采取模糊查询、组合查询等方式实现了检索档案的高效、省时。还可以将视频、音频以及其他信息均实现有效存储，不仅扩充了科技档案的资源，也增加了档案服务的范围，可有效提高档案管理的服务水平。

（三）推动我国水利事业良好发展。以往我国水利系统中的各种科技档案主要是以工程项目立卷归档为主，其中的文书档案内容也多。各种工程项目实现了科技档案数字化，将建立相应的数据库，其中通过开展数据整合，并借助大数据技术开展数据分析，极大提高了工作效率。通过将老旧档案进行数字化扫描，从而实现对实物档案和电子档案的双重管理，最大限度地收纳各类水利信息数据。

科技档案的数字化极大程度地推动了我国水利系统的发展，对于提升水利系统档案管理有着非常重要的意义。然而现实情况却是由于受到各种影响，导致在水利系统中应用科技档案数字化存在各种问题，在一定程度上制约了科技档案数字化作用的发挥。

二、科技档案数字化在水利系统中应用的问题分析

（一）管理理念过于落后。负责档案管理的工作人员并没有真正地认识到，科技档案数字化建设的内涵与重要性，认为引入档案信息管理系统就是完成科技档案的数字化建设。然而实际上正是因为认知不足，导致科技档案数字化的价值没有充分发挥出来。部分工作人员单纯地将档案管理信息系统当成科技档案数字化建设的内容，这在很大程度上影响到档案管理的工作质量与效率。

（二）未深刻认识科技档案的安全管理。水利系统在进行档案数字化建设的过程中，其中具体的内容涉及我国大量的地理信息以及机要保密信息。水利系统的档案管理工作在推进数字化的过程中，安全问题是需要面临与解决的重点与难点，主要涉及两个方面：一方面是针对实物档案的安全管理；另外一方面是针对电子档案的安全管理。其中实物档案主要是因遭受到自然环境影响导致出现损毁或者遗失等。而在电子档案管理的过程中，在进行信息调阅的环节中，很可能遭受到黑客的攻击以及电子病毒的影响。特别是数字档案，其信息保存完全依赖载体，如果保存介质受到损坏或者是性能存在异常，将直接影响到数据的安全甚至可能导致数据丢失。

（三）水利系统档案数字化建设存在质量问题。水利系统单位以及档案馆均积极投入大量资金与人力到档案的数字化建设工作当中，然而水利系统中进行档案数字化建设并非短期内能够完成的工作，在这个过程中更加需要关注档案数字化成果的质量，这直接关系到电子档案后期的使用质量。加上水利系统中含有的各种科技档案本身信息量大且涉及的范围十分广泛，而且同一个水利工程工期长，因此形成的档案周期时间也比较长。这给水利科技档案的数字化建设带来了更大的挑战。由于没有充分认识到这一点，因此也就没有制订相应的档案数字化建设的长期方案，导致影响到科技档案作用的发挥。

面对水利系统在进行科技档案数字化建设过程中存在的多方面问题，只有在找准问题的基础上采取针对性的改进措施，从多个方面入手，这样才能够有效解决水利系统中关于档案管理存在的问题。

三、有效解决科技档案数字化在水利系统中应用存在问题的对策分析

（一）实现对水利系统科技档案数字化建设工作的高度重视。水利系统需要引进符合水利系统实际情况的档案数字化制作和管理系统，通过选择一款经济实惠且能够满足现有水利系统科技档案管理需求的软件，从而确立水利系统加强科技档案数字化建设的基础。另外，还需要加强对水利科技档案数字化建设和管理的宣传。通过加强宣传，让相关工作人员都能够深刻地认识到推动科技档案数字化的重要性，从而为系统内部更好地完成科技档案数字化建设提供支持。特别是档案管理的相关责任人，更加需要带头做好这方面的工作，从而实现水利系统科技档案数字化建设的有效性、流程化、科学性。

（二）提升水利科技档案管理工作的安全性。水利系统需要加强整个过程中的安全保密工作，这是其中关键的一点。要求负责档案管理的相关工作人员，必须有良好的保密意识以及安全意识。通过在系统内部加强对档案工作人员的保密教育以及宣传工作，重点针对工作人员开展保密安全教育培训，从而提升档案管理工作人员的思想认识。可以考虑在建立数据库的过程中选择具有收集功能的管理平台，其能够实现电子档案室接收档案、资料征集、库房动态管理查询、在线借阅审核等。另外还需要对水利系统科技档案载体进行定期的检查与维护，安排专人开展相关工作并做好相关检查，确保水利科技档案的安全性。

水利系统还需要加强安全管理。通过从软件、硬件两个方面来加强安全管理，实现建立起物理防护和网络防护两层安全防护屏障。水利系统内部还需要加强成果备份。针对涉密的项目必须使用涉密计算机进行处理。在科技档案数字化建设的过程中，其工作场所必须进行严密监控，没有权限的工作人员禁止进入。另外在利用水利科技档案或者调阅的过程中，针对使用人员必须具有一定权限方可进行调阅，最大限度地保障档案信息内容的安全。

（三）提升水利系统科技档案数字化建设质量。水利系统需要结合其现状，从顶层设计的角度做好数字档案馆的相关建设规划工作。通过增加其人力、物力的投入，严格按照相关要求配备合适的软硬件设备，需要注意以高要求制定档案数字化成果验收标准。相关工作人员必须严格按照标准及时对数字化建设的质量、数量进行严格的审查与验收，整个流程必须按照相关规定开展。另外针对实物档案则需要对其数量、内容、外观等多方面进行检查，面对已经出现受损的原始实物档案，在完成数字化扫描之后需要对实物档案进行修复和保护。

四、结语

水利系统内部实现科技档案的数字化建设，已经成为当前档案管理形势发展所需。对于已经实现或者是正在推进科技档案数字化建设的水利单位而言，想要进一步提升科技档案数字化的成效以及提高档案管理的质量，需要找准目前存在的各种问题，积极转变传统落后的理念，在结合发展现状以及考虑到未来发展趋势的基础上，明确水利科技档案管理的地位，在有效解决其中存在问题的同时，采取针对性的改进措施，最大限度地发挥出水利系统科技档案的价值。