提升院系行政办公室工作成效的思考

2021-11-22上海交通大学电子信息与电气工程学院梁妮

办公室业务 2021年21期

文/上海交通大学电子信息与电气工程学院梁妮

高校院系行政办公室是保障院系教学与人才培养、科学研究、师资队伍建设等各项工作有效开展的重要职能部门，其工作成效的高低影响着各项工作的落地及实际效果，因此提高行政办公室的工作成效具有重要意义。本文将分析当前高校院系行政办公室工作中存在的不足之处，并给出提高工作成效的合理建议。

一、当前高校院系行政办公室工作中存在的不足之处

（一）行政办公室的职能定位不够准确。由于高校院系行政办公室承担着大量事务性的基础工作，如各类通知的上传下达，公文的收发、登记、传阅，办会等等，管理者常常将行政办公室的职能定位于处理事务性工作的辅助部门。这种定位是不够全面和准确的，容易导致办公室行政管理人员满足于完成日常事务性工作而忽视了对工作的思考、总结和提升。实际上高校院系行政办公室不应仅仅具有事务性工作的辅助职能，更应包含参谋助手的职能，是为领导决策献计献策，并保障和督办各项工作有序落实的重要职能部门。

（二）办公室行政管理队伍建设不足。一支高效的行政管理队伍，是提高办公室工作成效的基础和核心因素。没有高水平的管理队伍就不可能提升院系行政办公室的工作成效。但由于管理者普遍将行政办公室定位于仅仅提供事务性服务的辅助部门，因此普遍缺乏对办公室行政管理队伍的建设，具体体现在以下几个方面：

1.未提供足够的晋升空间或薪酬福利提升空间。在院系实体等改革背景下，许多职能和工作任务下沉至院系行政办公室；同时在精细化服务的要求下，各项工作的要求也不断提高。但是院系行政管理人员的晋升空间及薪酬福利待遇提升空间却由于种种原因没有较大的提升，使得行政办公室工作人员容易产生消极情绪，工作积极性不易提高。

2.聘用方式导致办公室行政管理队伍的不稳定。由于事业编制紧缺等原因，近年来各高校尤其是一线城市高校往往采用项目聘用方式来聘任办公室行政管理人员。此种聘用方式虽然满足了高校在不扩编的前提下，招聘更多的工作人员的需求，但由于在编制、待遇、晋升机会等方面的差异，容易使项目聘用人员产生被差别化对待的心理感受，对学校缺少足够的认同感和归属感。因此行政办公室管理人员一旦遇到更好的机会或有编制的岗位便会倾向于离职，从而导致了行政管理队伍的不稳定。而行政管理人员频繁变更必将影响办公室各项工作的高效开展。

3.缺乏系统的职业技能培训。由于普遍将行政办公室定位于提供事务性服务的部门，高校管理者往往认为，只需要具备细心和耐心的品质就能做好办公室工作而不需要太多的技能，因此也未给办公室工作人员进行系统的职业技能培训。但实际情况是，在精细化管理服务的背景下，各项工作对行政管理人员的素质和各类技能也提出了更高的要求。熟练掌握各项办公技能，如公文写作能力、熟练使用办公软件的程度等，均影响着工作效率的提高和工作成效的提升。

（三）行政办公室的工作荣誉感和成就感有待加强。荣誉感和成就感是激发一个人内在动力的重要因素。只有在工作中获得荣誉感和成就感，才能激发行政管理人员积极进取、追求卓越的精神。而工作荣誉感和成就感的缺失，将导致行政管理人员对待工作满足于完成，甚至敷衍了事，更是缺乏足够的动力主动提升工作成效。目前高校普遍尚未建立针对行政办公室工作人员的完善的工作荣誉激励体系，缺乏对行政办公室工作人员的有效激励，无法激发其荣誉感和成就感。这就导致部分行政办公室工作人员仅满足于完成事务性工作，而没有足够的动力进行工作方式方法的创新，从而导致工作成效无法持续提升。

（四）缺乏科学有效的行政办公室工作绩效评价。

当前高校对科研人员的考核已形成了一套科学有效的评价体系，特别是能以论文数量和质量、科研经费数量等量化指标进行客观评价。然而高校院系行政办公室的工作特点使得对其工作绩效的评价难以像考核科研人员一样完全量化。当前对行政办公室工作绩效的评价往往由管理者根据行政人员的述职报告来进行主观的评价，评价结果的客观性仍有提高的空间。

（五）事务性工作缺乏标准化流程，非事务性工作缺乏足够的思考与总结。在高校院系的行政管理工作中，管理人员由于对事务性工作缺乏标准化的流程，容易导致不同的人员处理有着不同的标准。而有的时候，行政办公室管理人员常常忙于事务性的工作，无法对一些需要充分思考的工作进行有效的思考与经验总结。这两方面都容易导致工作成效无法提升。

二、提升高校院系行政办公室工作成效的举措

（一）明确高校院系行政办公室的职能。高校院系行政办公室的职能绝不应仅仅定位于为师生提供事务性服务，而应定位于既能做好各项事务性工作，又能发挥参谋助手作用，为学院各项工作的开展和落实提供坚实的保障。事务性工作是高校院系行政办公室工作中不可避免也不可或缺的工作内容，是服务好师生的基础性工作。同时行政办公室不应仅仅做好事务性工作，还应发挥参谋助手作用。一方面，办公室工作人员应学会提前谋划，对即将开展的工作进行全面思考，收集整理各方意见，为领导决策提供详尽可靠的基础信息，对可能产生的问题提前思考应对措施；另一方面，面对新问题、新情况应能主动思考，紧扣领导的指示、思路，为领导出谋划策，力争提供详细的解决方案初稿。另外，在学院各项决策落实过程中，跟踪、督办决策实施效果和落地情况。对实施过程中遇到的问题要及时收集、反馈并提供改进建议。

（二）加强办公室行政管理队伍建设。高校院系行政办公室管理队伍，虽然不像专业教师一样直接进行教书育人工作及科学研究工作，但也是保障院系各项工作得到有效落实的重要部门，理应加强建设。在建设过程中应重视以下几点：

1.通过合理的薪酬制度设计，激发大部分行政管理人员的工作积极性。工作积极性的提升，一方面来源于职务的晋升，另一方面来源于个人薪酬待遇的提高。由于管理岗位数量是有限的，只有少数人能获得职务的晋升，对于大部分行政管理人员来说，其需要长期在基层岗位工作。如何激发这一部分行政管理人员工作的积极性和主动性，避免其职业倦怠，笔者认为可通过合理的薪酬设计来实现。即在薪酬设计时，不仅考虑职级与薪酬的关系，也要充分考虑工作年限与薪酬的关系。如在考核合格的基础上，设置工作年限系数，工作年限每增长一年，可相应地提高薪酬待遇，使得未获得职务晋升但表现优秀的老员工也能获得收入的提升，从而激发其提升工作成效的积极性。

2.对项目聘用方式人员实行同工同酬。正如前文所言，由于事业编制紧缺等原因，近年来各高校尤其是一线城市高校往往采用项目聘用方式来聘任办公室行政管理人员。由于事业编制的数量不可能在短期内有较大的增加，建议对采用项目聘用方式聘用的行政办公室管理人员实行同工同酬制度，即无论管理人员的聘任方式是何种，同一岗位均执行同样的薪酬待遇。通过同工同酬制度增强项目聘用人员对学校的认同感和归属感，增强其工作稳定性以保证行政管理队伍的整体稳定性，激发其主动工作的积极性以提高行政管理队伍的整体工作效率。

3.加强对办公室行政管理队伍的培训，建立系统的职业技能培训体系。首先，应建立定期培训制度，根据工作需要及新技能的发展，不定期地组织行政管理人员的职业技能培训，以保证行政管理人员能不断提升工作技能，改善工作理念，完善工作方法。其次，应建立较为全面的培训课程。培训课程不仅要包含各类工作技能，还应包含新的工作思路和工作方法等课程；同时情绪管理、突发事件应对等课程也应包含在其中。最后，可定期组织行政管理人员的技能比赛或工作案例分析竞赛，以赛促学，促进提升和改进。如针对行政办公室负责保密工作的人员，定期开展保密知识竞赛。一方面，可以通过竞赛促使保密相关工作人员加强保密知识的学习；另一方面，也可以通过比赛形成争先创优的良好风气，促进全体行政管理人员保密知识的提高，从而为提高工作成效奠定良好基础。

4.为行政办公室人员提供交流的机会。相互交流与学习是建设队伍的有效措施。通过与不同高校或高校内部不同院系行政管理办公室之间的沟通交流，有助于互相学习借鉴对方的管理工作经验，进一步开拓工作思路与视野。

（三）建立行政办公室管理人员的荣誉激励制度。当前高校思政队伍有着较为完善的荣誉激励制度，如每年进行的年度思政优秀教师评选，思政之星评选等等。而对于院系行政办公室的管理人员来说，此类荣誉奖励的评选还较为缺乏。高校较少设立年度优秀人事干事、教务之星等针对行政办公室管理人员的评奖评优，无法对行政管理人员起到有效的激励。建议高校可以参考思政队伍的荣誉激励制度，建立起针对行政办公室管理人员的荣誉奖励制度，通过设立各类荣誉，及时肯定和表彰先进，以激发办公室管理人员以更大的热情投入到工作中去，更加主动和开创性地完成工作，从而提升工作成效。

（四）建立有效的行政办公室工作绩效评价方法。高校管理者可通过建立健全有效的行政办公室工作绩效评价办法，充分发挥绩效评价的“指挥棒”作用，推动行政办公室各项工作成效的提升。

1.在评价要求方面应强调工作执行力，即各项工作能切实落实，主动作为、担当有为，能推动工作创造性落地落实；应强调工作推进高效高质，即在各项工作中敢于创新思路方法和工作手段，优化工作流程，高标准、高质量、高效率完成任务、解决问题。

2.在评价方式上，首先，要综合考虑工作任务的定量评价及工作成效的定性评价，既要考虑到工作任务的繁重程度，又要考察各项工作完成的质量，定量和定性相结合进行综合评价。其次，采用个人自评、主管领导评价、服务对象评价和同事互评相结合的方式，全面的采纳各方评价主体的评价意见以形成最终的评价结果。

3.在评价结果的运用方面，应根据不同的绩效评价结果给予不同的绩效奖励，同时在各类评奖评优中，应优先考虑绩效考核结果优良的人员，以充分发挥绩效评价的“指挥棒”作用。

（五）建立标准化的工作流程。流程是做事的规范和顺序，标准化则是将工作流程的操作步骤及顺序、操作要求相对固定，以此指导和规范工作。标准化流程被广泛应用于企业以提高企业效率，其同样适用于高校院系行政办公室工作。建立标准化的工作流程将有效指导行政办公室工作人员处理同类工作，大大提升工作效率。以博士后流动站秘书岗位为例，流动站秘书每年需要协助大量博士后办理进站事宜，且此项工作具有相对固定的流程和要求，非常适合建立标准化的工作流程。作为流动站秘书，应梳理博士后进站的步骤、每个步骤所需的材料以及每项材料的具体要求、每个步骤对应的负责人等，在此基础上形成博士后进站的标准化工作流程。每次博士后进站时即可将此流程提前告知博士后本人，以协助其提前按照要求准备好进站所需材料，并有序地按流程完成全部进站手续。这将有效避免博士后所因准备的进站材料不全、不准确等因素导致的进站手续反复办理等问题，大大提高进站办理的效率，也提高了博士后对流动站秘书工作的认可度。另外，标准化的工作流程应尽可能信息化，即利用信息系统使各项工作尽可能在线上完成。如高校博士后管理部门可依托网络信息部门开发专门的博士后进站管理系统，将进站申请、材料提交、进站审核等环节均实现线上完成，这将大大提高工作成效。

（六）开展工作研究。工作研究指的是对实际工作中遇到的关键问题或带有普遍意义的重要问题进行分析、研究和总结，并为解决问题提供新的思路和方法。作为高校院系行政管理人员，不应满足于完成事务性工作，而应积极主动思考和总结工作的规律、特点，通过不断的思考和总结，发现新的工作方法，完善工作思路，提升工作成效。一方面，行政工作管理人员应围绕工作中的重点与难点开展相应的课题研究，将对于工作的思考转化为学术论文；另一方面，高校规划发展部门、人事部门等应围绕学校重点工作、改革方向设立决策咨询等课题，并鼓励办公室行政管理人员结合工作进行课题申报。对于获得决策咨询课题立项并较好完成课题研究的行政管理人员，在其考核和晋升中可予以优先考虑。