高校二级学院办公室管理效能提升策略研究

2021-11-22常州信息职业技术学院孔海涛

办公室业务 2021年21期

文/常州信息职业技术学院孔海涛

信息化办公以大数据、在线办公、云端存储为主要特征。近年来，随着智慧校园概念的提出，高校顺应时代发展潮流，开始普及信息化办公管理方式。当前，高校二级学院办公室还没有形成完全信息化管理模式，还需要结合传统办公的特点加以合理改进，方可全面推进。本研究提出从办公室管理存在的问题中找出突破口，有针对性地采取相应的解决办法，以便更好地提升办公室管理效能，为高校提供更好的服务。

一、高校二级学院办公室管理职能

高校二级学院办公室具有职能多元化、调度科学化的特点，是学生与校方各项事务直接沟通的中间平台。由于需要处理的事务多而复杂，同时又要求有一定的时效性，如果缺乏科学合理的管理制度，在执行时往往会存在管理混乱、效率低、完成质量差等问题。依据工作实践，高校二级学院办公室普遍具有以下几种职能。

（一）行政职能。二级学院办公室作为高校行政系统中的关键一环，对于院系中各项日常事务有一定的决策权，有义务参与院系中各项行政事务和教学事务的讨论，小到对院系提出的教学考核方式、教学理念、教学课时安排等的参评决策；大到对校级项目申报、人才引进、领导接待、高校庆典等事务的筹措安排。这些事务的执行需要办公室协调多个部门、多个对象，还要求管理人员熟悉教育方面的法律法规和学校日常事务。有些行政事务还涉及高校机密，需要管理人员具备良好的职业道德和严谨的工作作风。事无巨细，微观上不可懈怠，宏观上不可小觑。只有保持严谨、认真、守信的工作态度，具备良好的沟通能力，才能有条不紊地履行好二级学院办公室的行政职能。

（二）服务师生。二级学院作为高校中的下沉基层单位，接触到最多的便是学生和教师，日常管理对象也主要是学生的考勤管理、考试安排、成绩录入和成绩发布、入学和毕业相关事项等等，还有关于学生的各项活动的审批、经费申领、奖助学金申报和评比。此外，还有对教师的考评、优秀人才和项目的引进与管理等。师生服务是二级学院办公室的重要工作内容，服务师生重在沟通。需要掌握高效的沟通技巧，才能将人际关系处理得和谐。

（三）信息管理。由于服务对象数量众多，各级档案数据庞杂，相关信息管理涉及许多资料的收集和汇总。迫切需要一种先进的管理方式解决信息数据的分类、录入和调用，提高工作效率。二级学院是信息汇总中心，上到教育部政策、学校政策、领导指示、突发重大事件，下到学生管理、活动安排、教师项目申报、教师考核评比。各类繁杂的信息汇聚到二级办公室，各项内容需要在这一枢纽中得到整理，进而有条理地分类，再流向各部门。二级办公室承担的信息管理工作非常重要，且具有收集、汇总、分配的特征。这项职能要求管理人员具备专业的信息素养，只有熟练地掌握即时通信、信息筛查、数据库构建、常用的计算机办公软件和良好的抗压能力，才能胜任这一管理岗位。

二、当前高校二级办公室管理存在的问题

当前，许多高校对二级办公室管理不够重视，由于高校二级办公室承担的管理职能过多，配备的管理人员数量不足，且部分管理人员因循守旧，信息技术能力不足，对新形势下海量的数据无法及时处理，导致各项数据储存混乱，关键信息无法及时提取和分类。基于实践调查，本研究明确指出当前高校二级办公室管理存在的典型问题，希望能有所警醒。

（一）管理职能分工不明确。高校二级办公室承担着多种角色，管理者在安排人员执行任务时缺乏科学合理的计划，任务和人员分配混乱。不同的人员往往身兼数职，工作任务又多有交叉，没有做到相对稳定的专人专职，且任务没有按照轻重缓急去合理分配给工作人员，导致工作任务分配不均，管理公平缺失，导致办公室内外人际关系恶化。工作缺乏监督，出现问题时无法追溯和明确责任人，导致事情迟迟搁置得不到解决。

（二）任务繁重且时效性显著。二级学院需要收集、汇总和分配各项来自上级和下级的事务记录和数据，工作任务种类多样，需要处理的事项繁杂，而且时间特征明显。开学季、毕业季、校庆和其他重大时间段内，需要处理的关于师生、校内外联系等事项和收集的档案和记录数据非常多。这些数据有些时效性非常强，需要加班加点才能完成，导致管理人员工作压力非常大，疲于应付，任务完成过程中只追求效率而忽视了质量，给后续的跟进工作造成了很大的影响。

（三）信息化技术应用不充分。当前，许多高校已经开始践行智慧校园理念，然而还是有部分二级学院因循守旧，采用传统的人工管理方式。采用纸质记录档案，人工手动分配课程、教师、教室，制定计划缺乏可行性且无法验证。工作效率低下，完成质量不佳。管理人员没有意识到信息技术的优点，对信息技术较排斥。有些管理人员对于信息化技术学习能力不足，接受新事物的能力较弱，无法及时掌握数据库、在线办公、云端存储的网络信息技术，甚至由于操作不当导致关键记录数据丢失、重要信息发布不及时，影响正常的校园秩序。

（四）管理人员责任意识淡薄。管理人员面对繁杂的事务，主动性缺失，没有积极想办法去解决问题，反而采取得过且过的敷衍态度，对待分配的任务完成情况没有尽到监督和核查的义务，导致许多工作存在漏洞。出现问题后相互推诿，隐瞒错误，责任心缺失，有些甚至影响学生后续就业和教师评级，损害学校信誉，社会影响极其恶劣。

三、二级学院办公室管理效能提升策略

新形势下，国家对教育的重视程度日渐加深。二级学院的办公室管理对高校教育教学和学生就业的影响非常深远。因此，必须结合信息技术，采取科学的管理策略，提升管理效能，更好地履行应尽的职责，为师生和各协调部门服务。本研究基于高校二级学院存在的问题提出了针对性策略。

（一）明确划分工作职能，责任到人。好的工作计划能极大地提升工作效率和服务质量。因此，针对二级学院的各项工作任务，应制定科学的工作计划。1.按照服务对象进行分类，可以分为学生工作、教师工作、院系领导工作、财务部分工作。2.按照工作性质分类，可以分为教学任务、行政任务、外联任务等。3.按时间节点进行分类，可以分为入学季任务、毕业季任务、实习期任务、教师讲评季任务等。不同学院的管理工作呈现不同的特点，办公室管理人员可以根据实际情况有所调整，再根据人员的特点，因人制宜地进行分配，确保公平，又能发挥人员优势，促使高校办公室工作高质高效地完成。此外，还需制定任务权责记录，责任到人，方便在出现问题的时候及时找到相关责任人，了解实际情况，有效解决问题。

（二）因时制宜，合理调配人员。在遇到紧急情况时，例如开学季和毕业季，需要录入的学生记录较多，工作任务繁重。此时，可制定临时任务计划，从其他部门调配合适的人手协助完成工作量较大的任务。将不同的任务按照公平分配的原则，分配到相关人手上并做好借调工作记录，减轻工作人员的心理压力，确保全员在常规工作状态下又快又好地完成任务，并且有迹可循，后续跟踪处理也能更方便快捷。

（三）科学引进信息化技术，提升管理人员信息素养。引进大数据技术可以帮助高校二级学院管理人员极大地提升工作效率，例如，利用OCR扫描技术可以一键录入数据，需要筛选某类数据时，也可利用数据库技术迅速完成，还可进行云存储，多处备份，记录误删后还能找回。在线办公和即时通信群发技术能及时发布和传达重要通知，避免遗漏接收对象，极大地提高了办公室管理工作的效能。引进熟练掌握信息技术的优秀管理人才，同时定期对办公室管理人员展开信息技术的培训，将信息技术能力作为考核评优的重要指标，确保办公室管理人员熟练掌握新技术，充分胜任新形势下二级学院管理工作。

（四）强化管理人员办公室服务意识。必须向管理人员加以明确，高校二级学院办公室工作人员的本职是为师生服务、为院系教学和行政事务提供服务。只有端正态度，树立为师生服务的意识，恪尽职守，才能在事业上有所突破。因为高校二级学院是连接师生和高校的重要桥梁，是关乎师生未来的中心环节。只有具备良好的服务意识，才能将任务落到实处。强化主动服务意识，才能带动工作方式的创新，构建和谐的人际沟通模式，进而更好地履行高校所寄予的职能，才能以良好的工作面貌为高校争取正面形象。