新时代事业单位档案管理工作探究

文/山东省交通科学研究院 鲁志恒

档案管理工作是事业单位一项重要的基础性工作，是提高事业单位工作质量和工作效率的必要保障。进一步提升事业单位档案管理水平，全面加强信息服务供给能力是顺应时代发展的必然要求。目前，部分事业单位的档案管理模式已逐步落后于时代发展要求，需采取有效措施，进一步优化档案管理模式，提高档案管理质量，充分发挥其信息服务功能，更好服务社会经济发展。

一、事业单位档案管理存在的主要问题

科学技术的快速发展使档案的管理模式和技术方法出现了新的趋势，个别事业单位在应对档案管理发展变化上还不够迅速，主要存在以下四个方面的问题：

（一）档案管理认识不足。档案管理对事业单位的运行起着重要的信息保障作用，可为单位决策提供历史依据和证明。然而，由于档案管理工作无法直接创造经济效益，很多单位领导乃至档案管理人员长期以来对档案工作存在认识不足的现象，认为档案工作就是抄录、保管等事务性工作，只要做到不丢失、不泄密，能在需要时调取查找档案资料就能完成工作需求。此外，单位对档案的重要性也未进行广泛宣传，造成多数人对档案工作缺乏基本的认知和了解。

（二）档案管理方式较为落后。部分事业单位仍采用传统的档案管理方式，档案记录以纸张为载体，大量的重复性人工工作花费在档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目检索和统计中，这容易造成档案的遗漏和误差，一定程度上影响了档案记录的准确性。同时，传统的管理方式需要根据纸质记录上的档案存放地点人工查找翻阅档案，查找效率偏低，一旦文件的存放位置与记录位置不符，将很难找到所需档案资料。此外，在传统的档案管理形式下，信息录入和存放时都是相对独立的，档案资料为单位开展相关业务工作提供依据和数据支持功能偏弱，在后期档案利用者进行资料分析整理时，很难通过综合分析相关档案信息及数据得出完善的分析结论。

（三）档案管理基础条件建设力度不足。在现代化的档案管理中，大量的文件需要以电子信息的形式进行存储、调取和分析。自动化的综合管理已成为档案管理的主流发展方向。然而，目前部分事业单位对档案工作资金支持力度偏弱，档案管理软硬件设施仍较为落后，这种情况不利于档案现代化管理建设，影响了档案管理质量和信息服务水平。

（四）高水平档案管理人员匮乏。随着现代化信息技术的普及，事业单位档案管理工作愈发需要具备高素质、高水平的专业化人员。然而，部分事业单位档案管理人才队伍建设面临诸多困难。一方面，事业单位档案管理缺乏专业的档案管理人员。部分从业人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的基本知识、管理规则学习不够，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业熟练，且部分档案管理人员身兼数职，投入档案工作的精力不足；另一方面，缺乏创新性人才。受专业和能力的限制，部分从业人员无法及时学习掌握档案管理工作的新技术，创新突破意识淡薄，恪守陈规，管理理念较为陈旧，难以积极地推进新技术在档案管理工作中的运用。高水平档案管理人员的匮乏，严重限制了档案管理工作的发展优化，影响了其深入改革的推进。

二、事业单位优化档案管理模式的意义

事业单位档案管理是一个庞大的系统工程，档案是对历史事件的真实记录，与单位发展及每一位员工自身工作密切相关，优化档案管理模式对单位长久持续发展意义重大。

（一）提升档案管理工作效率。首先，提升档案存储效率。传统档案管理的存储主要依靠人力工作和纸质媒介，而在现代化的档案管理方式下，事业单位档案管理人员将档案资料录入相关档案信息系统后，后续的处理将变得简单有效，甚至在电子信息化的档案存储操作下，信息的收集和输入也可以被简化，大幅度降低了事业单位档案管理人员的工作量，提升了档案存储过程的效率。其次，提升档案共享效率。实现档案信息共享是事业单位档案管理工作的一项重要任务，这需要档案管理人员、档案利用者以及相关部门之间的协调配合。传统管理模式下，档案信息共享存在着空间传输受限、借阅流程烦琐等问题，但通过利用现代化的档案管理信息平台，可以为人员和部门之间的信息共享提供极大的便利，全面提升资料共享效率。最后，提升档案检索效率。传统的档案管理由于档案资料跨度时间长以及人工操作中出现的纰漏，为档案的检索过程造成了很大的不便，而现代化的档案管理模式可以充分利用电子信息化的便利，通过信息系统对档案进行分类和整理，全面提升档案检索的效率。

（二）促使档案管理规范化标准化。在传统的档案管理过程中，其规范性和标准性往往存在缺陷，例如档案管理要求执行不到位，档案室空间不足且缺乏现代化保护措施，缺乏明确的查阅借阅流程、登记和追责制度等问题。这些问题既不利于档案保管，也增加了档案遗失或被无依据涂改的风险。现代化的档案管理模式，将档案资料电子信息化，通过增加线上审批流程，确保了各项管理过程留痕；通过硬盘储存、云储存等形式，大大释放了档案储存空间，降低储存难度。同时，利用档案管理软件和平台以及线下各类现代化监控设备，可以实现对电子档案、纸质档案的有效监控，全面提升档案的安全性。

（三）提高档案服务质量。传统的档案管理只是单纯将纸质档案作为一种具有保管功能的储存设施。现代化的档案管理必须建立具有多功能的信息数据服务库，不仅满足档案储存的功能，还具备信息服务、数据传递、宣传教育等功能。通过现代化的管理技术手段，快速将不同类别的档案根据不同需求归类排序，对相关历史资料进行汇总提炼，对相关信息数据进行收集分析，能让档案有针对性地服务档案利用者，全面提升档案服务质量。

三、关于加强事业单位档案管理工作的建议

现阶段，事业单位中档案资料种类多、数量大，进一步提高档案工作管理水平对自身单位的发展至关重要。根据新时代事业单位工作特点和档案管理要求，结合档案实际管理工作经验，我们提出以下三点工作建议：

（一）强化档案信息化建设。当今社会现代化信息技术正处于飞速发展时期，加强事业单位档案管理的信息化建设是大势所趋，要充分利用大数据、5G、云服务、智慧数字系统等现代信息化技术开展档案管理工作。一方面，要做好档案信息化相关基础设施建设，通过加大资金投入力度，进一步加强档案机房和基础网络建设，确保局域网搭建合理、网络运转高效、档案信息安全保密，并保证档案信息化系统同其他信息化系统之间能够实现互通互联、资源共享。同时，购置配备高速扫描仪、非接触式案卷扫描仪等相关档案数字化硬件设施，全面增强纸质档案向电子档案的录入转换效率，为档案信息化管理提供坚实的硬件设施保障；另一方面，要做好档案信息化管理应用系统建设。结合自身单位档案类型和管理目标，与外部高水平计算机公司进行合作，共同开发一套集信息数字化、资源网络化、管理自动化为一体的档案信息化管理系统，以实现档案的线上接收、整理、统计、检索、借阅审批等各类信息化功能。同时，联系外包对现存档案信息进行统一录入整理，整合单位内所有文书档案、图形档案和声像档案资源，完成线下资料的线上数字化加工，使各类档案资料在应用系统形成目录链接。通过档案信息化管理，可以进一步提高档案管理的综合效率和质量，更好服务档案利用者随时随地查阅档案资料和提取相关信息数据。

（二）规范完善档案管理机制。档案管理的烦琐性、复杂性决定了从业者必须持续优化完善档案管理机制，进行严格、有序的规范化管理。事业单位在档案日常管理过程中，一定要注重管理的流程化、规范化、制度化，及时制修订相关档案管理制度办法，明确纸质档案、电子档案各自的管理方式，从档案的收集、整理、归档、管理、利用等各环节对相关管理人员的操作提出具体要求，做好档案管理中间各环节的衔接，形成纸质档案、电子档案双重闭关管理。此外，在优化档案管理机制中应坚持以服务社会发展为导向的原则，树立档案“大数据”观，重点提升档案的“大服务”能力，避免档案闲置在库房，最大限度将非涉密档案进行数字化处理，并上传线上公之于众，供需要者随时阅览使用，以真正发挥档案的信息服务作用。

（三）加强档案管理专业化人才队伍建设。建设高水平档案管理人才队伍是全面提升事业单位档案管理水平的关键要素。一是要加强档案管理人才的引进。单位应立足自身档案管理实际需求，结合不同档案类型，合理规划档案管理人才队伍的发展目标、整体布局和岗位设置，充分利用好国家、省、市各个层面的人才引进政策，下大力气引进具备大数据、信息化等现代档案管理专业知识能力和业务素养的高水平档案管理人才，用新的管理理念、技术手段和方式方法开展档案管理工作，从根本上提高档案管理能力和水平。二是加大档案人才培养力度。要切实制定档案人员培训计划，注重因材施教，针对不同素质特点的档案管理人员，采取内部人员教学、外部专家授课、对外交流调研、网络继续教育等多种方式进行培训培养，加速形成一支人员素质高、专业能力过硬、综合管理能力强的档案管理队伍；同时，注重价值观教育，使档案管理人员深刻认识到档案管理工作对于推动社会发展的重要作用和价值，使其真正了解自身工作的社会意义，增强责任感和使命感，促使员工由“要我干”向“我要干”进行转变。三是要营造档案管理人才成长的良好环境。要尊重人才、爱才惜才，重视付出艰辛劳动的基层档案管理人员，肯定档案工作者对服务单位发展发挥的积极作用，保障档案管理人才的应有待遇，积极宣传有代表性的人才事迹，使每一位在档案岗位上做出突出贡献的职工都有获得感和荣誉感。

四、结语

总的来看，传统档案管理模式已经不能满足事业单位发展的需求，在深化事业单位改革的大形势下，有关单位应充分认识到档案管理对于促进事业发展的重要性，进一步优化档案管理模式，大力加强档案信息化建设、管理机制建设和人才队伍建设，重点解决档案管理过程中出现的问题，切实提高档案管理能力，最大限度发挥事业单位档案资料的信息服务功能，为社会经济发展做出更大贡献。