城市规划设计行业内部控制制度设计刍议

金铖 深圳市蕾奥规划设计咨询股份有限公司

引言

城市规划设计行业企业数量众多，既有上市公司、国家、省级的规划院，也有经济发达的省会城市、中心城市的市级规划院，以及数量众多的民营企业。从数量分布情况看，主要集中在以北京为中心的环渤海地区、以上海为中心的长三角地区、以广州深圳为中心的珠三角地区，形成以环渤海、长三角、珠三角三大城乡规划产业群。截至2019年底，仅城乡规划编制单位中获得甲级资质的企业就有423家之多，其中北京、广东、上海的甲级资质企业数量分别为55家、48家、37家，合计数量占全国的三分之一。由此可见，城市规划设计行业技术力量分布不均衡，核算体制多样。

城市规划设计行业的内部控制制度设计，既要注意代理型公司治理可能存在的经理人对于股东的“内部人控制”问题，以规避经理人可能存在的违背忠诚、勤勉义务的行为，同时也要注意剥夺型公司治理可能存在的“终极股东对于中小股东的隧道挖掘”问题，以规避主要控制股东滥用和占用公司资源现象发生。同时，在制度设计时，应兼顾债权人、员工、供应商、客户等利益相关群体，融入公司治理模式。

笔者认为，城市规划设计行业内部控制制度设计应涵盖公司经营管理的单位、业务和事项以及高风险领域等主要方面，不存在重大遗漏。因此，应从以下几方面进行内部控制制度设计：

一、明确建立内部控制的基本目标

（1）确保国家有关法律法规和公司内部制度的贯彻实施。

（2）遵从现代企业制度要求，建立和完善与之相符的公司治理结构，形成科学的决策机制、完善的执行机制和有效的监督机制，合理保证公司经营管理合法合规。

（3）建立完善的企业内部运行环境，防止并及时发现和纠正各种错误、舞弊行为，保护公司资产安全、完整。

（4）完善风险控制系统并使之行之有效，增强风险意识，强化风险管理，保证公司各项业务活动的正常运行，提高经营效率和效果，保障和促进企业实现发展战略。

（5）规范公司会计行为，保证企业财务报告及相关信息真实、准确、完整、及时。

二、建立内部控制应遵循的基本原则

（1）全面覆盖原则：内部控制制度应当覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项，贯穿事前决策、事中执行和实施监督全过程。

（2）相互制衡原则：内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面，尤其是不相容岗位之间形成相互制约、相互监督机制，同时兼顾整体运营效率。

（3）成本效益原则：内部控制制度设计应当充分权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制，以使公司整体运作在合法合规的前提下达到效益最大化。

（4）重点关注原则：内部控制制度设计应当在全面覆盖的基础上，重点关注重要、特殊业务事项和高风险领域。

（5）适应调整原则：内部控制制度设计应当与企业文化属性、经营规模、业务范围、商业模式、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整、完善。

三、明确内部控制评价的依据，制定内部控制评价办法

城市规划设计行业应当根据中华人民共和国财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制评价指引》制定《内部控制评价办法》，上市公司还应根据证券交易所《上市公司内部控制指引》、各上市板块《上市公司规范运作指引》的要求，具体制定内部控制评价办法。

城市规划设计公司应结合企业内部控制制度和评价办法，在内部控制日常监督和专项监督的基础上，定期和不定期对内部控制设计的合理性与执行的有效性进行评价，提出专项评价报告，并对无法与公司现状无法匹配的相关制度进行修订和完善。

四、具体制度设计

不同行业的内部控制制度设计虽然在制定时应遵从的基本目标、基本原则、评价依据、评价方法等方面大同小异，但由于行业千差万别，文化属性、经营规模、业务范围、商业模式、竞争状况和风险水平亦是大相径庭。因此，城市规划设计行业的内部控制制度设计应结合自身的特点，有针对性地制定各项内部控制制度。

1.依据《公司法》，结合公司的框架结构，建立和完善“三会一层”的公司治理制度

（1）科学制定《公司章程》，明确累积投票机制、表决权排除机制，建立有效的股东民事赔偿制度，以及更加有规范性的股东退出机制，在此帮助下，能够让各股东保持应有的权利，并保障其行使权力。

（2）在《公司法》的实际应用中，要重视治理结构的完善，可为“三会一层”结构，散会包括有董事会、股东大会和监事会，“一层”为管理层，以此来实现公司运作经营时的决策、执行、监督，已形成制衡机制。

在“三会一层”公司管理结构中董事会是主管决策管理，是权力最大的管理机构，负责各项事务的决策、内部控制体系的建立与监督。

在《公司法》规定下，在董事会机构下下设多个专门委员会，包括有薪酬与考核委员会、提名委员会、战略委员会、审计委员会等，其分管公司决策、监督、薪资等多方面。

引进独立董事，按照《独立董事工作制度》的要求，主要用于重大事件中做出针对性的评估、判断，并具有同等于其他等董事的权力。

监事会主要起到监督管理作用，其能够垂直监督、管理公司所有部门，尤其是对于各董事、总经理或其他等管理人员，且在每次执行监督权力后并要向股东大会做相应汇报。

经理层是公司内控控制制度主要负责层次，可直接参与到公司经营管理工作中，对维持公司正常运转有重要意义。

2.在《会计法》和《企业会计准则》的框架内制定《财务管理制度》 《财务管理细则》

（1）引入以项目核算为基础的设计理念，按合同约定的阶段性结算金额和对应的成果交付文件，进行收入确认；强化项目工时的计算，以项目为核算对象，合理归集、分配各项目成本。对不相容职务的操作权限明确界定，并设定各类收、支的签署权限和路径，规范公司的会计核算，确保资产的安全、完整，并能规范财务会计的管理行为，为公司进行重大决策提供了可靠的依据。

（2）设立内部审计机构，对各类财务事项进行内部监督；同时引入外部审计机制，针对公司财务报告，聘请会计师事务所进行审计，并在审计基础上由会计师事务所出具审计报告，保证公司财务报告不存在重大差错。

3.结合行业特点和公司城乡规划、景观园林规划设计、市政工程等业务的具体情况，以项目核算和运营为基础，科学制定与项目相关的《投标管理办法》《合同管理制度》《项目管理制度》《项目技术质量管理规定》

（1）制度设计应对项目投标、项目报价、合同管理、合同审批、等行为进行详细规定，做到各项工作有章可循，有据可查，考核指标明确。

（2）建立项目工时核算制度，设定项目工时的申报、审批、备案机制，为合理归集、分配项目成本提供准确、科学的基础数据。

（3）针对合同履约进度报告、履约过程中的各阶段成果质量把控、交付确认、各项外部证据的获取、归档等项目运营、管理和作业流程事项进行明确规定，确认项目高效运行、权责明晰，以保证项目收入的确认证据充分，财务数据真实、准确。

4.结合业务实际和不同阶段的发展情况，制定了《采购管理制度》《外协管理办法》

（1）建立不相容岗位相分离机制，相关机构和人员相互制约，规范采购各环节职能和审批权限，有效防范采购环节的风险。

（2）公司重视供应商管理，建立和完善合格供应商名录准入、考核机制，并于每年组织相关部门对上年度各类供应商的供货情况进行评价，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录动态管理。

（3）明确采购成果质量把控、验收和归档机制，并结合合同约定情况，严格掌控付款条件，提高资金的使用效率。

5.完善内部架构，重视技术管理与研发中心，制定《研发管理制度》

城市规划设计行业属知识和技术密集型行业，技术研发是企业核心竞争力和产品质量的保障，重视培育一支高素质的、具有团队精神的研发队伍，并以长远目标、共同的事业、责任、荣誉来激励和驱动研发队伍。

通过技术研发，一方面可以提高生产效率，支持现有业务在传统市场的扩张，进一步巩固市场优势；另一方面，通过技术研发，开辟具有巨大潜力的新市场、新产品，形成公司新的利润增长点。

科学、合理的《研发管理制度》，必须明确研发课题的立项、审批、运行、研发成果鉴定和验收、运用试错、考核等作业流程和审批权限，并定期评估所产生的经济效益情况。

6.严格风险控制，制定《资金管理制度》《融资管理制度》《年度预算管理办法》《对外投资管理制度》《对外担保管理制度》

（1）贯彻“增收节支、量入为出、控制风险、提高效益”的原则，对资金实行统筹管理，分级使用，以提高资金整体运作效益。

（2）对资金实行预算管理，成立预算管理小组，负责各部门预算的指导、审查与平衡，并据此制定公司年度预算草案，报公司董事会审议，减少了资金闲置，提高了资金使用效率。

（3）对外投资工作中，相关部门必须要从安全、有效、审慎、合法等原则角度出发，通过内部控制制度严格做好风险防控工作，以提升投资效益为目的。同时，公司应有专门的投资风险评估部门或机构，以便于在投资工作中做好专门的风险评估工作，并向董事会提交相关风险评估报告。

通过审核批准制度、授权制度等管理制度的支持，具备直接按照规章程序办理投资业务的权力，对此也有针对性的管理控制能力。

（4）在进行相关担保业务时，要注重保障审慎、合法、安全、互利等多个原则，依然从风险控制角度出发，于相关规定或合同中首先要明确管理权限，并要有明确条款明确董事会、股东大会对该问题的审批权限，同时也应有相应的违规追究机制。一旦业务出现问题需要进行担保，应及时对担保方的信用情况进行针对性评估，然后严格依然做出决定。

（5）应特别注意的是：担保过程中，也要有反担保，以便于防范担保方在执行担保后无相应担保能力。同时，要在规定时间内进行担保工作，一旦超出规定时间，要及时进行督促，并采取想要的应急措施。

7.合理分工，明确责权，制定《固定资产管理制度》等资产管理制度

资产管理制度应明确资产管理部门、使用部门和核算部门，并进行明确的分工。资产管理部门主要负责固定资产的计划、订货、采购等管理工作，各个环节均有专人负责审批；使用部门负责固定资产实物的直接管理工作；资产核算部门，负责固定资产的资金筹措、核算、折旧等财务管理工作。

8.借助科技平台，制定《信息化工作管理制度》

《信息化工作管理制度》应保障信息化工作开展的有效性、高效性和实效性，为各部门及各业务板块的日常工作提供有序、高效的信息化支持。信息化工作应在助力智慧办公、助力业绩增长、助力实力增强、助力品牌传播等方面产生积极作用。

9.重视特色，加强企业文化建设，建立《人力资源管理制度》《薪酬管理制度》《绩效考核制度》

（1）城市规划设计行业属于技术与知识密集型服务行业，人才是规划设计行业的核心竞争力，人工成本为公司主营业务成本的主要构成部分。因此，城市规划设计行业应高度重视人才的培养，建立“以人为本、专家领衔”的企业文化，增强核心竞争力。

（2）城市规划设计公司需制定完善的人力资源支持体系，建立一套完善的绩效考核体系，并为准确核算人力成本提供制度保障。

需要特别说明的是，城市规划设计行业在进行内部控制制度设计时，应注意以下两点：

（1）必须注意各制度之间的相互紧密配合，相互印证、勾稽，杜绝因为制度之间的相互矛盾导致制度无法执行的情况产生；

（2）良好、有序的执行力是制度得以顺利执行的保证。如个别人、事在制度之外运行，将会导致内控机制时效，内部控制制度形同一纸空文。

结语

随着城市规划设计行业的逐渐发展，未来对内部控制制度的需求将会逐渐提升。因此，需要合理研究相关制度的表现形式，进一步强化其落实的效果，使规划设计工作能够正常进行，避免出现不良问题。同时，本文通过研究相关制度应用的环境条件以及基础实施形式，明确了对应的城市规划设计行业发展方向。在未来，相关企业以及行业中的组成部分应当深入结合基础控制方案，进一步落实内部设计需求，使市场能够在不断发展的过程中，充分整合内部资源，达到理想的规模扩张目标。此外，本文还通过深入研究制度需求重点，阐述了对应的实施细节，为行业以及设计规划人员提供了重要的参考基础。因此，在城市规划设计行业应用内部控制制度的过程中，应当充分结合对应细节条件，避免与发展背景、现实环境出现冲突问题，使整体规划效果能够得到有效提升，达到理想的发展目标。同时，还需要结合多样化的实施方案，丰富内部控制制度的应用效果，为后续的企业建设以及市场扩张打下坚实的基础。