公立医院经济合同履行环节的管理与内部控制探析

梁健萍 黄腾红 黄爱萍 佛山市第二人民医院

近年来，随着国家不断深化医药卫生体制改革，现代医院管理制度的建立及推进、三级公立医院绩效的开展等，都对公立医院管理的规范化、精细化提出了更高的要求。公立医院需通过制定及不断完善制度、规范实施措施、优化执行流程，进一步强化内部控制，有效防范风险，保证医院资金安全，提高资源配置和使用效益。在新时代下我国经济体制改革不断推进，公立医院对外的经济活动不断增加，对外签订的经济合同数量也日益增多。经济合同管理是公立医院日常管理的重要内容之一，规范和加强经济合同管理对完善公立医院内部控制、防范因合同产生的经济风险、维护公立医院医疗事业健康及可持续发展有积极作用。

目前公立医院往往只重视合同签订环节的风险控制，缺乏对合同履行环节的跟踪管理，不能及时识别经济合同履行环节存在的相关风险。对此，本文以某三甲医院为例，提出加强医院经济合同履行环节管理和控制的建议：建立合同履行与付款的联系，完善合同执行监督机制；加强合同付款与合同关联的稽核；建立资产与经济合同的关联；定期报告经济合同履行情况，将合同执行情况纳入绩效考核评价，进而维护医院经济利益。

一、传统合同管理模式下医院经济合同履行环节的风险

传统合同管理模式下，医院采购部门签订合同后，纸质合同分别送业务部门及档案管理部门存档。业务部门及档案管理部门分别将合同名称、对方单位、签订部门等基本信息进行登记。业务部门执行合同后凭付款申请单、发票、验收单、合同等资料到财务部门办理付款手续。对此，医院经济合同履行环节面临如下风险。

(一)合同执行记录不完整

按目前医院各行政部门的设置，医院不会设立专门的合同管理部门，但是合同涉及的部门会安排相关人员统一保管合同。尽管这种操作方式能相对缓解合同管理给医院带来的不利影响，但是实际上仍未能解决合同实时共享、精确查询等管理问题，更无法提高不同部门之间协同的工作效率。

在合同执行环节中，大多分部门会记录合同执行的过程，但由于各部门的业务内容不尽相同，各部门登记的内容和侧重点存在很大差异，导致一份完整的合同数据出现零散的问题，无法全面体现合同信息的价值。另外，这种管理记录方式不能充分反映合同执行周期内各阶段的进展情况。

(二)执行和验收缺乏有效监督

合同执行中对相关的文件、进度报告等缺乏统一管理，存在未完全履行合同、未经批准擅自变更合同履约内容、合同变更程序不规范等风险。由于信息不对称，往往只有与该合同有关的医院业务部门掌握合同履约情况，没有建立合同履行的监督机制，使合同履行与付款脱节，增大了财务部门的付款风险。

如某份电脑机房设备采购合同约定交付“A牌磁盘柜”，在实际执行合同时，供应商不能按约定的期限交货，业务部门未经审批程序擅自变更合同履约内容，验收部门未比对合同内容，按供应商交收的“B牌磁盘柜”验收，“B牌磁盘柜”单价高于“A牌磁盘柜”，总金额未超出合同金额。

(三)合同执行与付款缺乏关联

此现象主要发生在需要预留质保金的合同余款支付，与合同规定的付款时间存在滞后情况。主要是因为医院缺乏统一的合同管理系统，由业务部门对合同余款支付进度自行负责，但业务部门相关管理人员岗位变动或离职的情况下，业务部门往往会忽视预留质保金付款业务的交接。而且内审部门也无法对业务部门的相关付款进度进行监督。

(四)经济合同与形成的资产相互分离，难以追溯

主要体现在设备维修方面，医院科室申请维修设备时，质保期内的设备应由供应商负责维修，由于没有部门检查设备是否在质保期内，相关系统也不支持设备质保期的快速查询，进而另组织维修，增加了医院运营成本。

(五)经济合同执行有误差

医院往往重视对支出经济合同的管理，对合同付款审核严格，而忽略对收款合同的管理。业务部门不及时催收款项，甚至合同签订后无人关注是否收取款项，导致款项到期未收或应收未收，给医院造成经济损失。

在医院的日常运营管理中，缺乏对经济合同执行情况，包括经济合同能否按约定的时间、约定的条款、约定的质量等完成情况进行考核，出现合同执行缓慢或停滞，甚至出现“僵尸”合同，成为无人管理状态，造成医院资源浪费。

二、医院经济合同履行环节的管理与控制

(一)搭建经济合同管理系统

目前，医院的HRP(Hospital Resource Planning)系统应用广泛，多部门不同业务均可在HRP上有相应的模块。为加强经济合同履行环节管理与控制，将合同控制是理念、方法、流程等不同的管理要素，用信息化的手段整合到医院信息系统中。医院可在HRP系统的基础上搭建经济合同管理模块。合同签订后分别由采购部门录入合同基本信息，业务部门录入合同执行记录，财务部门录入合同付款记录，档案管理部门录入档案管理相关信息，内审部门跟进合同执行进度。建立医院各部门与不同经济合同之间的管理闭环，减少人为操作因素的影响，从而保护合同信息的安全性，实现交易处理的有效性、精准性、完整性，有效控制合同有效期内的合种风险问题。

(二)建立合同履行与付款的联系，完善合同执行监督机制

以履行货物类合同为例，业务部门申请支付经济合同款项时，需验收部门在“医院经济合同管理模块”的合同履行要求，清点实物办理验收入库，并上传验收证明材料，经验收部门负责人审批。财务部门合同审核员核对验收人上传的验收证明材料，确定与合同约定相符后付款，以此保证合同、实物、入库的一致。审计部门对经济合同的执行情况进行监督，定期或不定期抽查合同履约情况。这些措施建立了合同履行与付款的联系，明晰了各部门在合同执行中的职责，将经济业务执行控制在合同约定范围内，完善了合同执行的相互监督机制，有效降低了付款风险，维护了医院的经济利益。

(三)加强合同付款(收款)与合同关联的稽核

合同管理模块的合同稽核功能。审核员在收到付款发票后，在系统中录入付款信息，并在发票上标注合同编号；会计核算人员在出账后，将相关凭证号关联到“合同付款”菜单中。若属于收款合同，流程自动流转到会计核算人员，财务出纳在收到合同款后，将相关凭证号关联到“合同收款”菜单中。

月末，信息系统在每一合同编号下对合同审核员录入的付款信息与会计核算人员记账凭证中关联的付款信息进行稽核，如有不一致情况，按合同编号生成差异表，由合同审核员追查差异原因，差异表由记账人员和审核人员共同签字。这样，既能保证不遗漏付款凭证关联相应的合同，确保会计核算凭证与合同关联的准确性，又能有效防范重复付款或超合同金额付款的风险。

(四)建立资产与经济合同的关联

业务部门在合同管理模块录入合同执行记录时，已经录入资产编号。科室申请设备维修时，需在“设备维修申请表”上填报资产编号、资产名称、故障事项等。设备管理部门收到申请后派员现场核实资产情况，并通过资产编号查询相应资产的合同编号、验收时间、质保时间、是否在质保期内、是否符合质保条件，最后确定是供应商负责维修还是医院组织维修。财务部门在支付设备维修费时，由审核员核实“设备维修申请表”的内容，审核相符方可付款。以有效履行合同质保条款，依法合理要求供应商承担质保期内应尽的维修义务，切实维护医院经济利益。

(五)定期报告经济合同履行情况，将合同执行情况纳入绩效考核

为促进医院各部门认真履行合同管理职责，内审部门每月从合同管理模块中导出各业务部门承办的合同明细，包括合同编号、合同名称、合同金额、已支付(收取)金额、付款(收款)日期及付款条件等信息，反馈给各业务部门核对并说明情况，形成经济合同履行月报向医院决策层汇报。同时，将经济合同执行情况纳入各业务部门的绩效考核，并定期报告，增加沟通，既能方便各部门充分了解经济合同履约情况，也能督促各业务部门及时执行合同、催收应收款项，降低到期款项未收风险，维护医院经济利益。

医院通过搭建合同管理模块强化对经济合同履行的监控，一是建立了合同履行相互监督机制，加强了财务部门对合同执行的监控，切实做到按合同履行情况结算款项；二是加强了合同付款与合同关联的稽核，有效防范付款风险；三是将资产与合同关联，有效履行合同质保条款，降低了设备维修成本；四是督促业务部门及时执行合同，及时催收应收款项，防范经济损失，维护了医院经济利益。

三、结语

综上所述，通过HRP系统搭建经济管理模块，不仅可以提高公立医院合同管理的运行效率，也是新形势下公立医院管理必然的改革趋势。因此，公立医院应该顺势而为，以规避财务风险为前提，明确现行经济合同管理中存在的弊端，积极吸纳先进的管理经验对相应的管理流程进行优化、完善，提高经济合同管理的执行力度，确保合同的各个环节都按相应规定依法进行从而有效维护医院的合法权益，减少因合同管理给医院造成利益损失。