行政事业单位内部控制信息化建设策略探讨

淄博市张店区卫生和计划生育综合监督执法局

引言

行政事业单位构建内部控制体系就是为了进一步提升行政事业单位管理水平，也是确保内部管理各项活动的合法合规性、国有资产的安全性以及财税财务信息的真实性。另外通过内部控制能够更好地落实廉政建设工作，有利于行政事业单位治理水平的提升。而信息化建设则是行政事业单位内部控制优化的必要路径，通过信息化建设也能够对行政事业单位所面临的风险进行有效控制，并且将内部控制的作用进行最大化发挥。

一、行政事业单位共性风险问题探析

行政事业单位实施内部控制不仅是积极落实国家政策要求，同时也是保障单位各项经济活动的合法合规，促进预算编制执行可控有序化，国有资产管理安全高效；结合问题导向的原则，对行政事业单位内部控制所面临的共性风险问题进行分析，具体风险问题如下。

（一）预算控制环节

预算控制环节涉及预算编制、预算审核等过程。预算编制当中行政事业单位的预算编制时间通常是固定的周期，同时需要财务部门之外的其他部门完成项目预算、采购计划和基建项目的编制，直接造成时间与质量的矛盾，也会为预算编制埋下一定的风险隐患，最终可能会造成风险不可控情况下进行预算编制的执行；也会让编制的预算执行面临重重困难，最终与行政事业单位的活动存在十分严重的脱轨情况，预算的约束性无法充分发挥。预算审核过程中，行政事业单位的内部机构间的预算指标分解落实存在寻租空间，内设机构的不同业务间的资金分配也存在寻租空间，内部事权与财力支配不匹配难以避免，合法性与合理性都缺乏相应的保障，最终导致行政事业单位的资金利用效率并不高，或者资金挪用存在漏洞。最后就是预算执行过程当中，行政事业单位的成本支出主要是通过人工审核的形式，无法形成稳定、长效的控制机制，一旦审核存在漏洞就会导致预算执行与预算指标存在差异。

（二）收支控制方面

行政事业单位收支控制方面的风险问题方面首要的就是行政事业单位的收入方面并没有实现完全的电子化收缴情况，尤其是某些自收自支的行政事业单位，会由于收入业务岗位设置的不合理不清晰、收费标准很难进行把控、财务核算部门以及执收执法部门信息存在不对称、票据信息管理十分混乱；此外就是支出环节会因为授权支付范畴的扩大导致支出存在较大的风险问题，也是行政事业单位内部控制的重要环节，这直接涉及国家资产的流失。

（三）内部控制信息化范畴及边界问题

行政事业单位内部控制通常涵盖业务层面与内部职能层面；业务层面通常是涵盖单位日常运营中的业务预算、收入、采购、资产管理以及合同控制等等。后者内部职能层面就是从行政事业单位的部门管理、职责权限以及人员培训方面进行落实。而且内部职能层面的内部控制通常以依赖单位制度设定、日常管理以及文化建设达到目的；但是前者也就是业务层面就需要通过内部控制信息化，运用信息技术的高效性来提升行政事业单位的业务执行效率，不仅可以促进行政事业单位内部管理质量的提升，更能够让行政事业单位业务执行质量进行提升。

（四）单位现有信息系统升级困难

行政事业单位内部控制信息化是目前大势所趋，所以多数行政事业单位已经进行内部控制建设，但是多数处于初步阶段，在顺应信息时代发展趋势下进行行政事业单位内部控制全面信息化改造升级还有较长的一段距离。目前尽管某些行政事业单位已经初步引入信息系统，但是多数比较基础，常见的就是办公室OA系统和固定资产管理信息系统等基础的办公软件，但是无法形成内部控制体系下的信息管理系统，没有达到行政事业单位信息化建设的整体目标。因此行政事业单位必须要在原有基础上尽心信息化系统的改造，如此才能够推动行政事业单位的内部控制信息化建设进程。

（五）内部控制信息化组织架构重建问题

行政事业单位通常缺乏专职的内部控制工作部门，也导致内部控制相关工作无法进行落实。行政事业单位需要将组织架构进行重建，主要是将内部控制信息化建设进行考虑，确保内部控制信息化建设工作能够获得行政事业单位各制度、各部门的配合。此外在内控部门当中需要设置信息小组，通过信息小组的引导促进行政事业单位各部门完成信息化转型升级，充分掌握信息技术的应用。同时信息小组与财务部门需要定期收集、分类整理行政事业单位的运营状况。此外内控部门还需要负责信息的维护与管理，从安全防护、系统权限设置和软件升级等，以此确保内部控制信息的安全性，也能够有效地防止网络病毒的入侵。

二、行政事业单位内部控制信息化建设具体路径

（一）构建覆盖全面的预算控制系统

当下预算管理体系已经成为组织单位的重要管理工具，对于行政事业单位内部控制存在的诸多风险问题就需要通过全面预算控制系统作为保障；将传统手动的、人工的操作环节全部转化为信息化。所以行政事业单位通过实现各项经费预算编制、上报审批等流程的信息化管理是有利于行政事业单位内部控制水平提升的。另外全过程覆盖的预算内控体系具体需要内控部门设置专项领导小组，针对该项工作制定工作方案，并且以此工作方案作为引导，将全面预算控制工作落到实处，为行政事业单位内部控制信息化建设奠定重要的环境基础。

（二）构建滚动控制的项目管理系统

行政事业单位也存在工作项目，在项目落实过程中需要专项经费的支出，因此对于支出的控制有着严格的要求。项目风险控制是行政事业单位内控的重点工作，具体就是涉及财政专项资金的配置与使用。因此行政事业单位必须要构建滚动的项目管理体系，通过项目评估、立项、批复等多个环节规范性，来降低项目所面临的各种风险，同时也降低行政事业单位财政专项资金支出的管理风险。该环节通过内部控制信息化建设可以将专项资金的使用全部留下操作痕迹，便于对项目的专项资金使用进行追溯追责，能够将行政事业单位的整体风险进行控制。

（三）梳理详细的内控流程

行政事业单位内部控制信息化建设环节中需要搭建成熟的内部控制信息化体系，将岗位职责、内控制度等内控信息进行整理录入与信息归集，同时在系统中形成标准性文档。另外就是在该基础上针对行政事业单位已经应用的办公自动化软件、固定资产管理系统以及预算管理系统等独立性的信息管理系统，结合行政事业单位业务的基本范畴展开业务流程规范化的整合，为行政事业单位整体性的内部控制信息化建设奠定基础。此外就是行政事业单位要针对内部控制的运营环节整理出详尽的报告，便于后期对内部控制信息建设存在的问题进行调整，以此做好监督，且跟踪缺陷的信息化流程进行优化。最后就是加强监督控制力度，确保内部控制信息化建设工作能够执行到位，同时要发动全单位职工的积极性，主动参与到内部控制信息化建设当中。

同时信息技术的应用尽管提升行政事业单位的内控效率，但是同样也会给内控管理工作带来一定调整，尤其是信息化后所面临的网络风险更是关键。所以在梳理内控流程的过程中要针对行政事业单位信息化的风险制定预警措施，尤其是要制定相应的防火墙来低于外网的网络风险。

（四）强化各部门配合交流

行政事业单位内部控制信息化建设涉及单位的各个方面，需要各个部门以及职工的充分配合，只有如此才能够有效推动内部控制信息化建设。尤其是行政事业单位各部门的数据来源渠道不同，只有将单位内控服务于服务总线进行结合，才能够实现信息服务总线与管理平台充分结合，同时将行政事业单位的内控数据信息资源进行充分共享。另外行政事业单位必须要将财政纪律、政策规定、支出标准以及制度设计等均上传到信息平台，且融入每一笔预算执行当中。将业务经办人、业务股室责任人、财务人员以及分管领导的资金使用与管理进行公开透明化。此外就是结合内部控制规范，将业务工作进行梳理，其中最重要的就是零余额支付系统、预算系统以及固定资产管理系统，这些信息系统必须要形成平台，如此才能够打造出内部控制信息化平台。

结语

综上所述，行政事业单位内部控制信息化建设的过程当中要积极的引入先进的信息化系统以及硬件设备，定期对全体职工进行内部控制信息化知识培训，为后续内部控制信息化建设工作的展开奠定环境基础。行政事业单位在加速内部控制信息化建设的同时，必须要实现多部门、各系统的协调与融合发展，且对行政事业单位的资金运用情况进行监督，梳理详细的内部控制流程，确保财政资金以及专项资金的使用安全。