行政事业单位固定资产管理存在的不足及对策分析

黑龙江省农业机械工程科学研究院

引言

在我国行政事业单位财务信息透明度不断提升的背景下，固定资产作为财务信息的重要组成模块，受到了公众越来越高的关注。关于我国行政事业单位固定资产管理的制度、方法、信息系统存在些许不足，不仅导致固体资产使用效率较为低下，而且存在固定资产信息模糊的问题，制约了行政事业单位资产管理工作效率的有效提升。基于此，依托现有行政事业单位资产管理研究资料，探索行政事业单位固定资产管理工作的对策就具有非常重要的意义。

一、行政事业单位固定资产管理存在的不足

（一）固定资产使用效率不高

在当前行政事业固定资产体系中，包括含房屋建筑物在内的百余项固定资产。在扣除房屋建筑物后，单位处于使用状况的在用固定资产占比仅为百分之八十至百分之九十，百分之十左右的其他固定资产处于未使用即闲置状态。特别是打印机等设备，行政事业单位实际在用比例远小于记录中在用固定资产数量，从而导致了国有固定资产的严重浪费。

（二）固定资产信息不够清晰完整

在当前行政事业单位固定资产管理过程中，大多选择在每一年度末开展固定资产盘点工作。根据盘点结果，需要填列的项目包括“资产编号”“资产名称”“账务入账日期”“资产原值”“规格型号”“存放地点”等。但在实际固定资产盘点过程中，存在大量未填列的项目[1]。比如，“规格型号”“存放地点”等，不仅影响了单位关于固定资产的具体情况判定，而且制约了内部资产管理工作的规范开展。

（三）固定资产信息共享率低下

现阶段，多数行政事业单位的固定资产信息由固定资产管理专职人员、财务部门兼职人员共同汇总、规整。在对固定资产信息进行汇总、规整之后，以纸质版、电子版等形式进行存储。整个过程中，行政事业单位内并没有形成统一的固定资产信息数据中心，与主要管理部门之间也没有形成开放性的共享渠道，固定资产信息共享率、公开透明度均处于较为低下的水平。

二、行政事业单位固定资产管理不足的原因

（一）配套制度不完善

固定资产管理配套制度不健全是当前多数行政事业单位存在的弊病。当前多数行政事业单位固定资产管理制度大多在采购、使用、调拨、验收等环节进行了详实规定的设置，没有给予绩效、配置论证及预算环节充足关注，也没有对实际流程操作、基础建设、绩效考评内容进行规定，造成了管理上的“真空”。甚至在采购前随意编制预算、在采购中没有严格落实制度等。由此引发了同类资产重复多次购买、个别资产短暂使用等使用效率低下问题。

（二）监督管理不严格

从宏观层面入手可知，我国行政事业单位固定资产管理部门涉及了国资部门、财政部门两个部门，后者负责日常财务管理工作并兼管固定资产。因后者具有主体业务，无法将充沛的精力投入到固定资产管理中，也缺乏充足的固定资产管理专业经验，导致固定资产信息不完整问题频出。再加上我国行政事业单位内部关于固定资产管理部门之间的制约管理不到位，诱发了资产移交不清、资产更换报告不完整等一系列“家底不清”问题。

（三）配置管理不科学

固定资产重置与闲置、调拨配置是行政事业单位固定资产管理的主要内容。在行政事业单位固定资产管理工作开展过程中，由于固定资产管理实行部门化分割，固定资产申请重新购置、申请报废处理已到报废期分属不同部门。再加上公允配置标准的缺失，导致各部门之间超需求配置固定资产、争夺预算资金情况频出[2]。不仅影响了预算资金的合理利用，而且致使固定资产共享率长时间处于较低的水平。

（四）信息化体系不完善

对于行政事业单位而言，固定资产共享率低下除了与配置管理不科学有关外，还与固定资产管理信息系统缺乏具有紧密联系有关。固定资产管理信息系统的缺乏，导致行政事业单位与主要管理部门、财政部门之间无法实时、完整分享固定资产信息，也无法对相关信息进行动态记录，导致主要管理部门、财政部门无法准确了解行政事业单位真实信息，也无法做出与单位真实需求相符合的固定资产管理决策，甚至出现固定资产审核纰漏、审批错误问题。

三、行政事业单位固定资产管理不足的解决对策

（一）完善配套制度

纵观行政事业单位固定资产管理存在的种种问题，归根到底是缺乏一套完善、匹配制度。基于我国当前行政体制改革需要，加强行政事业单位固定资产管理配套制度完善势在必行。

在固定资产管理过程中，行政事业单位应依据《中华人民共和国国有资产管理法》《事业单位国有资产管理暂行办法》（财政部令第36号）等法律法规内容，结合本单位实际情况，进行固定资产组织制度的详尽制定，以促使单位固定资产管理有章可循。

在固定资产组织制度制定的基础上，行政事业单位可以依据责任到人的原则，将固定资产管理责任制落实到固定资产管理奖惩制度中。在制度中明晰权、人、物、责之间的关系，根据具体固定资产情况，严格奖惩，严肃处理固定资产使用、保管阶段存在的肆意挪用、非法侵占、故意毁坏等行为当事人，保证固定资产管理账物、账表相符。同时作为固定资产的使用主体，行政事业单位应根据当前“一岗双责”的相关规定，对固定资产管理工作中首要责任人、主要责任人、直接责任人以及其职责权限进行逐一明确。比如，固定资产实物管理主要由技术管理科、行政管理科负责；固定资产财务管理则主要由财务部门负责等。

在我国政府计划中，财政预算是至关重要的一个部分，直接关系到每年行政事业单位固定资产管理质量。因此，在责任制度落实的基础上，行政事业单位应借助政治体制改革契机，从资金节约、科学配置视角出发，进行固定资产支出预算标准、分配参照的科学界定，从而为单位固定资产配置优化提供有效指导[3]。

在财政预算制度完善制定的基础上，为保证固定资产利用效率，行政事业单位应建立健全资产清查制度。每年开展一次或多次全面清查，及时掌握“家底”。根据所获知的盘盈、盘亏资产信息、寻找原因、明晰责任、及时处理，因此实现资产清查常态化、制度化。

（二）严格监督管理

监督管理固定资产相关信息记录情况贯穿于行政事业单位固定资产管理的整个流程。在固定资产管理过程中，行政事业单位需要从使用培训、计划预算、账卡核对、比价采购、维护保养、调拨置换、清查盘点、变卖出让、改造更新、验收领用等多个模块入手，进行单位固定资产管理监督控制体系的严格制定、落实，弥补内部监督管控缺口，避免大批量固定资产管理疏漏的出现。

基于行政事业单位内部资产管理监督管理涉及范围广、人员岗位多的特点，应由固定资产使用者、保管者、专职管理者、财务部门、监察审计者共同参与监督管理。根据各部门岗位人员职能的差异，其在监督职责方面也具有一定区别。其中固定资产使用者、保管者应在做好固定资产使用、保管本职工作的同时，以最大限度减少固定资产使用阶段易出现的损失、浪费为目标，在固定资产出现价值减低的第一时间向固定资产专职管理者上报，以便形成完整、准确、全面的固定资产使用、保管记录，为固定资产盘点提供依据；而固定资产专职管理者则应根据固定资产使用者、保管者上报信息及时记录，实时监控，监控并约束单位固定资产在整个生命周期内出现的损失、损耗情况，促使行政事业单位固定资产信息由单一关注年末盘点转变为全过程动态观测。除固定资产专职管理者参与外，财务部门也需要参与到固定资产全过程动态观测中，从财务核算视角入手，着重记录、审核单位固定资产数量、种类、累积折旧、账面原值及账面净值等参数，保障固定资产账务信息的准确性、真实度，为固定资产处置工作提供充足信息支持；而监察审计者则应以重大经济责任审计工作为入手点，从监察、审计两个方面，展开固定资产管理[4]。比如，监察固定资产公开招标配置工作是否依据要求的配置流程开展、固定资产日常保管是否存在“公器私用”情况等。

除内部监督以外，行政事业单位也需要将社会公众引入到监督体系中，形成严密的外部监督壁垒。即开放单位固定资产信息公开通道，为社会公众参与到单位固定资产监督提供依据。

（三）科学开展配置

科学开展配置是固定资产信息共享率、使用效率提升的关键。除了需要根据业务活动开展情况科学进行固定资产配置计划设置外，还需要根据配置计划进行人才团队的组建。

固定资产是事业单位开展业务活动的物质基础。固定资产配置则是行政事业单位根据单位履职需要，根据国家有关法律法规及规章制度规定程序，利用调剂、购置等方式配备资产的行为。固定资产配置的及时性、科学性直接关系到单位预算年度任务完成与否以及财政资金使用效率、国有资产保值增值情况[5]。因此，为了避免固定资产配置工作开展过程中出现大量不规范行为，首要工作就是提高单位对科学开展固定资产配置的重视。行政事业单位应根据财政部最新通知，从严、从紧配置固定资产。在摸清现有固定资产存量的基础上，根据授权审批制度规定，细化配置需求，编制配置计划，并报经分管领导审批。需要注意的是，行政事业单位在进行固定资产配置计划编制时，可以直接通过本级政府“公务仓”解决调剂、调拨、共用、借用方式，比如大规模活动、大规模会议等。反之则可以选择抵顶债权、接受上级调拨等方式。在方式确定之后，可以落实“先预算、后计划、再采购”的方针，结合设计需求以及已批复的预算，进行采购计划、预算控制计划的编制，贯彻计划控制采购、采购控制支付原则，保证固定资产配置的科学性。

人员是行政事业单位固定资产配置计划落实的关键[6]。虽然我国行政事业单位较为注重干部团队建设、业务能力培训，形成了一套较为完备的专项思想教育、岗位技能培训方法，但是忽略了对固定资产管理者社会事务协调能力、行政管理能力的训练，导致“重业务、轻管理”怪象频现，进而引发了单位固定资产管理的诸多漏洞。因此，行政事业单位应在原有业务培训、作风建设、政治学习、廉政建设、党性修养等培训活动开展的基础上，增设组织协调、资产管理、语言表达培训内容。同时面向现有固定资产管理岗位展开分析，明晰固定资产管理岗位所需的责任意识、专业技能、专业知识，制定一套针对性较强、可行性较高的固定资产管理人员培养计划，避免固定资产培训工作流于形式。

除了根据固定资产配置计划匹配充足的人员外，行政事业单位还需要督促内部人员改进固定资产会计配置核算方法。比如在购入、有偿调入固定资产时，借记“固定资产”，而贷记“银行存款”，保证固定资产配置计划的科学落实[7]。

（四）健全信息化系统

健全的信息化系统构建是21世纪行政事业单位固定资产管理工作优化升级的基石，可以同步提升固定资产比价采购、毁损遗失、调拨置换、使用培训等工作效率。在现代科技向单位不断渗透的历史时期，行政事业单位应引入固定资产管理信息系统，并根据阶段工作需求进行不断更新完善，解决单位内部资产管理过程中存在的共享率低下、过程烦琐、工作量大等一系列问题[8]。现行的固定资产管理信息系统主要是以固定资产实物管理为核心，采用国内领先的无源电子标签技术，在资产登记时为每一件固定资产实物匹配唯一的识别码，从固定资产入库源头入手开始管控，实时记录、共享资产管理状态的精准跟踪，从根本上杜绝以往资产管理过程中存在的资产使用状况不明、部分资产闲置、资产账物不符等问题。

在固定资产管理信息系统构建过程中，行政事业单位可以固定资产管理为核心，从固定资产盘点、固定资产维修后处理、固定资产折旧管理、资产查询几个维度，实现手持终端与个人电脑端功能交互[9]。其中固定资产日常操作管理是固定资产管理中使用频率最高的核心功能，需要通过为固定资产状态设定一动态标识，对固定资产执行阶段的报废、核销、采购入库、转移、维修、领用、归还等操作进行实时管理、及时跟踪、定位，从源头解决资产溢余、短缺情况。同时在固定资产盘点时，负责人可以通过手持终端自动识别动态标识，或者个人电脑端导入标识，一键进行固定资产统计识别，并将统计结果传递到服务器终端。在统计结果上传后，与固定资产列表内数据比对，自动筛选未盘点、新增固定资产，解决以往单纯人工盘点固定资产存在的冗余、繁杂程序；而在固定资产维修后处理时，负责人可以在系统内对维修返回的固定资产进行转移、归还、报废操作，达到对固定资产每一个阶段进行管理的目的；在固定资产折旧管理方面，负责人可以利用系统自带的资产折旧计算公式，结合系统信息库内设计的固定资产折旧类别，对固定资产执行折旧计算，并查看折旧明细后导出；在固定资产查询方面，负责人可以在系统资产详情页依据时间顺序，查询固定资产归还、报废、执行领用历史记录及现有状态，便于固定资产管理者明细对应固定资产状况。

结语

综上所述，行政事业单位是国有资产的重要运营主体之一，在我国国有资产管理体系持续改革进程中，行政事业单位在固定资产管理方面存在的不足之处日趋明显。因此，各行政事业单位应明确内部固定资产使用效率低、共享效率低、信息不完整的现状问题，从制度、监管、技术等多个层面入手，分析问题根源，有针对性地制定应对措施，提高固定资产利用率、共享率，为单位资产价值的充分发挥奠定基础。