医院机关档案管理工作中的问题及改进措施
——以海南省人民医院为例
2021-11-22海南省人民医院李倩
文/海南省人民医院 李倩
在医院的各类工作中，档案管理工作算是比较边缘化的工作，容易被大家忽略，正因如此，会衍生一些工作上的疏忽和问题。档案工作岗位是平凡的，但档案本身在社会经济活动中的地位和作用非常重大，它关乎单位和职工个人的切身利益。档案管理工作是一项受法律支持和保护的工作，开展档案管理工作的过程中，一些不符合法律法规的行为，会受到相应的处分和惩治，因此我们需对档案管理工作予以足够的重视。
一、什么是档案
《中华人民共和国档案法（2020年修订）》第二条“从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简而言之，档案是活动直接形成、具有保存价值的历史记录。
档案管理工作则包含几大环节：收集（涉及最后档案的归档的齐全完整和有效利用）、鉴定、分类（对照归档范围和管理期限进行类别的划分）、编制页码、装订（用不锈钢钉组卷或逐件装订）、排序（对同一类档案根据时间顺序进行排序）、盖归档印章标出档号，录入档案管理系统同时进行著录，装档案盒、打印归档目录，撰写年度归档说明，移交综合档案室集中管理，提供档案的开发利用。
以上体现的是一项专业技术工作的全过程，基本上由档案专业技术人员负责完成。但单位职工在档案管理工作各环节，也不是完全置身度外，其中首、尾两大环节就与各部门、各单位职工关系密切。本文着重要介绍的就是医院职工在参与归档资料的收集和档案利用两个环节常常会出现的一些问题，并提出若干条改进措施。
二、医院档案管理工作的重要性
（一）凭证作用。档案是社会活动中直接形成的历史记录，是最有效的参考凭证。如：日常开具的亲属证明，需到档案室查个人人事档案记录；晋升职评时，需要到档案室复印往年年度考核表、科研获奖情况；有业务纠纷时，需要到档案室复印有利的证明材料或合同文件作凭证等。
（二）参与医院管理作用。档案工作质量体现医院管理工作水平。如：医院迎接的巡视工作，根据要求，提供的合同台账、相关文件、基建项目的审批手续、设备购买手续、会计凭证、科研课题报账情况等，基本上由档案室提供。类似的还有各类大型审计、迎接上级的检查督查等。档案资料收集完整与否，影响巡视、审计、迎检等工作效果，可见档案是医院开展工作和管理者作出决策的依据，使得医院运行有法可依、有章可循，在一定情况下能够遏制官僚主义，从而提高管理工作效率。
（三）参考作用。如根据某主题编撰的文件汇编，为编撰院志提供素材等。如：2015年医院编撰《海南省人民医院院史》，讲述了1881年到2013年医院上百年的发展，医院档案室、海南省档案馆、广东省档案馆就贡献了众多档案资料作参考。
三、当前医院档案管理工作存在的主要问题
档案收集工作存在的问题。归档资料收集工作是档案工作的起点，更是档案管理工作其他环节得以进一步开展的必要基础，倘若没有档案资料收集工作，其他环节就不复存在。而且档案在进行收集时是否齐全，直接决定了档案的完整系统性和有效性。实际工作中，医院某些部门或职工档案意识淡薄，手持医院重要文件原件，不主动交文书档案室登记整理归档，没有移交综合档案室集中管理的情况也客观存在。
单位职工到外单位领取文件后，没有及时或没有交到文书档案室进行登记流转，造成负面影响，一方面导致医院管理层不了解文件内容，影响相关内容的上传下达；同时也造成应归档案资料没有得到收集归档。案例1：笔者所在单位某科室曾经到省卫生健康委领回关于造血干细胞移植和采集技术的批复文件，由于缺乏档案意识，未移交档案部门做收文归档。在后来迎接卫生执法部门的依法执业检查中，需提供该项技术的审批手续，科室首先想到档案部门查找批文未果，由于没能够提供审批手续差点被通报取消该项目。还好，该科室某同志对取文件行为有印象，终于在科室各大资料盒中翻出该批复文件，避免了被戴上不依法行医的帽子，最后文件也得以移交档案部门归档。
有些证件原件（如土地证）经归口职能部门办理后，多年存放于自己部门使用，经档案部门工作人员多次催办，至今未移交档案室归档。案例2：笔者单位的基建部门到主管部门取回几个土地证并多年存放自己部门使用，档案管理部门获知后经多次提醒，仍未移交档案部门归档，造成应归档案资料没有得到归档，影响医院其他工作，需要提供相关档案资料凭证时无法及时提供。
有些部门在履行合同盖章事务中，医院先盖章送往对方单位用印，责任部门没有及时返送已盖章的合同协议给文书档案室进行归档，埋下档案丢失的风险隐患。案例3：医院后勤服务处于2019年12月负责与水务公司签订的《供用水合同》9份，在医院现行盖章，送往水务公司后在无下文，文书档案室多次催促后勤服务处返送该合同未果，后经核查，因时间过长水务公司已将合同遗失。
有些专门档案，职能部门没有移交综合档案室集中管理。案例4：笔者所在单位截至2013年，科研项目档案未曾有档案移交到医院综合档案室进行集中保管。职工不了解科研项目档案应归档资料范围，归档工作不理想，科研项目档案移交不及时，目前医院综合档案室室藏档案不足300份。但该院应归档的科研项目档案不少，仅是2020年医院各类科研立项将近200项，大量科研项目结题后没有移交综合档案室集中保管。
四、问题的原因分析及影响
原因：档案宣教工作不够充分，部门对归档工作不够重视，职工档案意识不强。
影响：档案资料收集不及时、不全面，影响档案的有效性和利用率，影响医院管理效率提升。
该院《海南省医疗科研数字档案一体化管理模式的创立及推广研究》课题组于2020年7-9月份在院内开展主题为《科研项目档案利用和数字化现状调查》，其中有三个问题的调研结果显示：
问题一：您是否了解科研项目档案涵盖的内容（）？
A.是 138人 （24.00%）
B.否 435人 （76.00%）
答题人数：573人
问题二：您是否了解本单位科研项目档案申请利用的手续（）？
A.是 97人 （17%）
B.否 476人 （83% ）
答题人数：573人
问题三：您是否在本单位利用过科研项目档案（）？
A.是 53 （9.22%）
B.否 522 （90.78%）
答题人数：575人
以上数据说明，科研项目档案知晓率、利用率极低，但职工的需求欲望却非常高。档案管理部门开展科研项目档案的利用服务工作，远远达不到职工的需求。
五、改进措施
档案管理工作受法律保护，因此我们所有提出的改进措施，要找出法律法规依据，才能得到管理层和各部门的支持和采纳。
医院的院办（招标采购）、党办、人力资源处、科教处、医学装备处、财务处、基建办等职能部门是产生和收集应归档文件的主要部门，要有计划安排相关人员接受档案知识培训；综合档案室要有针对性地开展各类档案知识宣教，提高职工档案意识，指导职能部门做好应归档资料收集工作。
《海南省档案管理办法》第九条明确：档案工作人员应当具备档案和相关专业知识，接受档案行政主管部门定期培训。
综合档案室要指导职能部门做好档案收集工作，指导、协助科教处科研办，完成2013年以来科研项目档案的收集、整理和归档工作，尽快移交综合档案室集中保管利用。
《卫生档案管理暂行规定》第十五条各卫生机构形成的各种门类和载体的档案应集中保管，任何部门和个人不得拒绝归档和移交。
《海南省档案管理办法》第十条明确：按照国家和本省档案行政主管部门的规定，各单位及其工作人员在职务活动中形成的应当立卷归档的材料，必须收集齐全，整理立卷，按时交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。
综合档案室或档案工作人员要参与项目验收工作。《海南省档案管理办法》第十二条明确：建设工程项目、科学技术研究和技术改造项目进行竣工验收、鉴定时，应当有建设档案、科技档案机构参加，对项目的档案加以验收。
档案工作受法律保护，档案工作中的违法违纪行为要受相应处理。各部门、各位职工要依法支持档案工作，要按规定移交应归档的相关资料，借阅档案，要注意保管，及时归还。
《档案管理违法违纪行为处分规定》第三条明确：将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。
第七条明确：因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。
以上法律条文，很明确规定，档案收集环节，每位职工都有义务及时将公文活动中产生的文件交给档案部门；在利用环节，都有义务保护档案的周全，否则将受到处分。
国家有法，我们必依。本文通过结合档案法律法规，分析医院档案管理工作存在的不足，以实例进行剖析，以期引起大家重视、支持档案工作、依法参与档案管理工作。
