信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革与创新研究

文/上海临港地区公共租赁住房运营管理有限公司 厉美蓉

管理文书档案工作是事业单位进行决策和开展工作的依据，加强文书档案管理工作促进事业单位的发展。但是大数据时代使得单位在工作中产生了更加多样和复杂的数据，对管理文书档案的要求更高了。因此，改革文书档案的管理工作势在必行。

一、对信息社会背景下办公室文书档案管理工作进行改革与创新的重要性

记录事业单位开展活动的载体就是文书档案，文书档案还是开展管理工作的原始材料，是相关部门用来查看核对的重要依据与凭证。同时，文书档案提供给党和国家开展政治经济文化工作有效的数据支持。另外，文书档案能够反映事业单位资金用度、资源配置和业务范围等情况，其为社会提供的信息服务是具有高价值的。

在科技高速发展的新时代，信息技术深入社会各领域，使得各行业变革发展得到推动，文书档案管理行业同样也受到信息技术的影响。在文书档案管理领域中，合理应用信息技术能够使工作人员在搜集、整理、归纳等各方面，工作效率得到提升，同时也提升了查阅档案和应用档案的工作效率。如果采用数字化系统能够实现在线浏览，那就使得应用便利性得以提高，推动单位内部分支机构相互之间沟通交流更加便捷。而云储存使得保存的文书档案更加安全和完整，外派人员使用时可以采用直接下载或文档传输的方式。

二、信息社会背景下办公室文书档案管理工作存在的不足

（一）缺乏管理意识，无法适应信息社会发展需要。信息社会关于管理文书档案的工作未能如预期取得顺利进展，带来便利，主要是没有创新管理意识，未能充分利用信息技术，未能跟上信息时代的步伐造成的。某些管理人员非常固执，观念不能与时俱进，认为当前对文书档案的管理模式，足够应对日常工作所需，不需要进行大幅度调整。另外，掌握更新迅速的信息技术，需要花费大量时间，这也需要一个过程。因此，各种原因使得实际工作中，管理文书档案的工作人员依然采用传统办法，并没有及时实施管理文书档案工作中的新理念。

（二）没有优化档案利用和评估系统。许多单位并没有真正重视管理文书档案工作的重要价值，管理档案的技术设备和信息化系统，没有赶上如今信息化社会发展的步伐，还需要不断调整。

（三）办公室管理文书档案人员的素质参差不齐，有待提高。在管理档案文书实现信息化的过程中，管理文书档案的工作人员个人的素质、业务水平熟练与否、选择的管理方式、认知水平都非常深刻地影响着文书档案管理工作。如果不能形成科学的制度和形式，就会使得管理档案的水平和效率大大降低。

（四）对于文书档案管理工作没能进行整体规划。

不断发展的电子信息技术，促使许多单位使用了规范而便捷的电子信息管理系统，但是开展工作的过程中，仍然具有明显的整体规划方面的缺点。不协调的运作模式，导致管理文书档案时，没有精确分类归档到各个不同部门，影响了整理档案工作的便捷性。

三、信息社会背景下办公室文书档案管理工作改革与创新举措

（一）对于管理文书档案的工作人员创立一个科学的管理机制。办公室领导结合岗位职责与实际情况，在技术职称、职务比例和工资总额不变的情况下，用聘任证书激励相关工作人员。进行实际操作时，许多单位可按照自身情况对聘任工作人员的数目进行确定，且保持其合理性。并采取递增机制，使得办公室管理文书档案的工作人员全额聘任，提升他们工作中的积极性。

（二）对文书档案的管理方式进行创新。办公室管理文书档案的过程中，经常会发生登记的某些档案不明晰的现象，这往往产生许多问题。另外，文书档案的内容包括很多重要的单位信息和人事信息，如果泄露，就会产生严重后果。因此，要想实现信息社会文书档案工作的创新，就要创新其管理方式，实行定岗定责。定岗定责是将管理文书档案的责任划归到个人，具体来说，工作人员接收一份文书后，应对文书流动进行跟踪，准确掌握文书动向，保障其安全。另外，还要建立分工制度，明确各工作人员的职责，使得文书档案在管理过程中易产生的问题尽量减少，规范对文书档案的管理工作。

（三）保障文书档案的安全和私密性。管理文书档案，不仅为了查找信息的便捷性，更重要的是使单位信息安全受到保障。因此，创新信息社会管理文书档案的工作，尤其应注重保障文书档案的私密性。具体来说，单位应加大投入财力、物力和人力，利用先进技术，建立安全可靠的保障系统。在开展这项工作时，应从整体角度出发，不要将保障文书档案的安全工作与其他职能工作孤立起来。

（四）对于检索文书档案的系统进行创新。管理文书档案方便检索里面的信息，但前提是要对档案检索系统进行创建，因此在信息社会，创新文书档案的管理工作，就需要对文书档案的检索系统进行创新。检索系统应适应管理与使用文书档案的需求，一方面使文书档案安全性和完整性受到保障，另一方面方便查找文书档案，方便归档。由于文书档案分为普通与重要两种级别，因此在建立文书档案管理系统时，就要依据其级别的不同，建立不同的管理系统。针对普通的文书档案，可以建立简洁的检索系统。将文书档案的名称、时间、存放地点和经手人名字等信息输入即可。在查找与借阅文书档案时，只需要依据系统里的简洁信息提示，就能够准确地找到对应的文书档案资料。而针对重要级别的文书档案，尤其是保存价值大、保密级高的文书档案，则要建立电子资料，扫描这些文书档案资料，方便工作人员的日常查阅。同时将文书档案纸质版保存入柜，只有领导签字或其他特殊情况下，才可以外借，否则不允许随便借出。

（五）对过期文档进行定期清理。文书档案也存在许多过期或无效的普通资料，这些普通资料只是短期内具有效用，一旦过了有效期，就会变成没有用处的废纸。将这些资料继续保存在办公室里，不仅浪费空间，而且与有价值的其他资料混在一起，无形中增加了借阅文书档案和查找资料的困难。因此，想要提高信息社会里管理文书档案工作的效率，必然需要对过期无用的普通文档进行定期清理。在做清理工作时，应该依据文档类型的不同，采取不同的方法。如果是纸质的文书档案，可以对其采取二次利用的办法，同时也达到了节能环保的效果。如果是电子资料，可以采取强制删除的方法，或者也可以压缩后存放至存储设备里，从而将档案管理系统清理出更多空间，服务于其他有效文档。对于重要文档，由于其也存在一定的时效性，如果无限期保存这些重要文档，势必导致一定风险产生。为保障这些重要文档的安全私密性，必然也需要对过期失效的重要文档进行清理。而对这些重要文档进行清理，则要严格遵守报批的程序，并且在其他工作人员的监督下共同完成销毁程序，以保证不出现失误或偏差。如果是纸质文档，则要销毁；而如果是电子文档，则要将其彻底删除。

（六）建立监督和抽查的制度并对该制度进行创新。表面上办公室对于文书档案的管理与使用工作，是非常普通的行政管理内容。但是由于机关企事业单位的工作性质，决定了这些文书档案具有非常关键的潜在价值。单位高层领导应重视这项工作的内容，创建监督管理机制，并完善这项管理制度。特别是应建立抽查调查的相关制度，不定期抽查普通文档，或者在执行其他工作任务时，顺便进行对普通文档的抽查工作。例如查阅文档时，同时也对其他文档的管理情况进行抽查调查。而重要的文档资料，则要进行更为严格的定期抽查。可以每个月或者每个季度，都去检查这些重要文档资料的管理情况，比如如何保管与借阅，并将这些检查结果作为考核办公室工作人员的依据和标准。

（七）培训管理人员，使其业务素质得到提升。由于信息社会具有快速的信息传达速度、广泛的传播范围、巨大的信息量的特点，并且这些特点逐渐变得越来越突出，办公室的文档资料管理工作也受到这些背景特点极大的影响。信息时代对管理文书档案工作也提出更高要求，为适应时代发展，应该对管理文书档案的工作人员进行技能方面的培训，找出当前办公室文档管理工作与信息化时代要求上的差距，并着眼于这些差距，对工作人员素质进行提升，改善业务能力和各项其他能力，顺应信息时代的要求，在未来文档资料管理工作中运用信息化成果。

四、结语

综上所述，对信息社会背景下办公室文书档案管理工作进行改革与创新是非常重要的。管理办公室文档工作存在一些不足之处，针对这些问题也给出了改进措施，希望对文书档案管理人员有一定的借鉴意义。