新时期建设项目档案管理工作方法创新思路探讨

2021-11-22广东大鹏液化天然气有限公司曹倩

办公室业务 2021年7期

文/广东大鹏液化天然气有限公司曹倩

在项目建设过程中，项目档案的重要性毋庸置疑，它是以文字、图表、影像等形式，记录着整个项目建设的前期准备工作、开工建设工作、调试、运行、验收等等各环节的重要资料，可以作为该项目日后改扩建、维修、重建等工作的重要参考依据。进入新的发展阶段，建设项目档案管理工作也要紧跟时代发展的脚步，树立起发展和创新意识，不断突破旧模式的束缚，针对工作中出现的问题，探索和寻找新的管理模式和管理方法，提升项目建设的信息化水平，有效提升建设项目档案管理工作的能力和水平。

一、当前建设项目档案管理工作中暴露出的突出问题分析

（一）管理制度建设有待加强和完善。不管何种工作内容，要想顺利进行和开展，都离不开规章制度约束，并加以规范。同样的，在建设项目的档案管理工作中，也需要一定的管理制度来进行规范。从建设项目的实践开展来看，每一个建设项目的档案管理工作，都要遵循工程建设的规律及验收标准开展，但是在管理制度的建设方面，还存在一定的漏洞，不能对项目建设档案管理行为进行有效的约束和规范，很多宝贵的档案资料未能归档或遗失，或者管理混乱的，很大程度上影响了档案管理工作的质量，未能全面反映建设项目的全貌，对档案利用和企业后续建设与发展也造成了不利影响。

（二）思想上不注重建设项目档案管理工作。某些建设项目中的档案管理部门，管理意识较弱，工作缺乏一定的积极性和主动性，责任感不强，很多工作不能及时落实和完成，使得很多档案资料不能在规定的时间内如期归档，甚至无限期延长，对档案管理工作造成了很大的负面影响。除此之外，一些项目单位也存在着这样的问题，他们非常重视工程的建设，而不够注重建设项目档案管理工作的提高和发展，主观上认为档案管理工作没有多大用处。在这种错误思想的影响下，使得项目档案管理思想和管理模式很难有大的突破，实现大的发展，只能故步自封。明显的表现是，项目的数据信息的搜集工作、整理工作、查阅等环节工作的滞后，效率低下，对建设项目的发展并无实质性的帮助。

（三）项目档案管理工作人员的专业素质有待提高。在工程项目的建设过程中，一些项目单位不重视档案管理工作，甚至缺少专门的档案管理部门，有的工程建设项目单位的档案管理人员素质有限，不能高效地完成档案管理工作，导致很多档案资料的管理带有较大随意性，严重影响了档案管理工作的效率和质量。另外，很多项目档案管理工作并未设立专职人员，而是常由其他职能人员兼职或临时人员暂代管理，专业的档案管理知识和能力的缺乏使档案管理工作漏洞百出，不仅对项目工程档案管理工作质量带来不良影响，而且，对项目档案管理工作的价值体现也是不利的。

（四）建设项目档案管理工作缺乏规范性、科学性及信息化建设。在工程项目的建设过程中，工程档案管理工作发挥着重要作用，需要引起重视。但是在实际工作中，档案管理中的资料编制工作不够规范和科学。很多的工程建设数据信息资料被收集上来以后，档案管理人员要按照一定的归档标准、原则和程序，将这些资料进行归档保存，然而在实践中，一些档案管理人员的责任意识和管理意识淡薄，不能够深刻认知工程档案资料的重要的价值，工作消极怠工，缺乏动力和激情，不清楚档案资料的编制规则，导致实际工作中的档案资料分类不科学，整理修改耗时长，归档有较大随意性，不仅给档案管理工作带来了不便，而且给以后的档案资料的查阅带来了麻烦，很大程度上降低了建设项目档案的规范性和系统性，从某种程度上反映出建设工程档案管理工作整体水平有待提高。从实践来看，一些工程项目档案管理工作的信息化建设比较滞后，仍然以人工劳动为主，导致项目档案管理工作的效率和质量不高。

二、新时期建设项目档案管理工作方法创新思路分析

（一）积极构建完善的建设项目档案管理制度和体系。在新的历史发展时期，很多工程项目单位都逐渐意识到档案管理工作的重要性，开始谋求档案管理工作的效率和质量，最重要的一点是，构建完善的建设项目档案管理制度和体系也被提上了日程，注重提升档案管理工作人员的管理意识和创新意识，逐步培养起档案管理的思维和观念，全面提高工程项目建设中的数据信息资料的搜集、整理和归档工作。在开展档案管理工作过程中，一定要专职专管，实现档案管理工作的专业化和统一化，理顺档案管理的流程和脉络，明确档案管理人员的岗位职责，进一步规范和约束档案管理行为。与此同时，建设项目的档案管理工作人员一定要用心工作，在工作中注意总结和掌握高效的工作方法，理顺档案管理工作的流程，最大程度地实现档案管理工作标准化、规范化，保证每一项档案管理信息都能够及时准确归档和查阅。另外，在新的历史发展时期，要重视信息采集制度的构建和发展，将现代信息技术引入建设项目档案管理工作当中，充分发挥其优势，不断创新工程信息资料的搜集方法和手段，有效推动工厂建设项目档案管理工作朝着制度化和规范化的方向发展。

（二）加强思想认知，进一步扩大档案管理的范围。各工程项目组及领导人员要提升思想认知，深刻了解项目档案管理工作的重要性，并在实践中高度重视其发展，提出要求，切实解决发展中存在的实际问题。与此同时，将项目档案纳入项目建设技术和管理程序当中，明确职责、落实责任，合理、科学配置各种资源，并且要严格遵循基本的指导方针，即工程项目建设和档案管理工作不能出现脱节，要积极促进两者间的同步进行。简单来讲，在整个工程建设过程中，都要有档案管理人员的参与。例如，从工程项目的立项开始，就要对相关的工作资料进行及时地归档，纳入档案管理工作当中。在这个阶段的工作中，很多资料都非常的重要，需要及时地进行搜集、整理和审查，进入档案管理流程当中。当工程建设完成以后，相关的文件和资料，都要进入到档案管理程序当中，将工程的档案管理工作和整个工程建设项目充分融合。在此过程中，要特别注意工程建设合同管理和监理管理，发挥约束机制的作用，在签订合同的过程中，要对档案资料的数量、属性等有一个大概了解，并基本确定每一种合同资料的归档时间。在工程合同质量保证金中，涵盖工程建设档案资料有关保证金的相关内容，如果在归档的过程中，发现缺少了相关的保证金资料，将严格按照管理制度不予接受和归档，积极发挥档案管理工作的重要作用，重点凸显监管和规范的职能。另外，工程项目建设档案管理工作也要纳入工程项目建设的计划当中，确保在工程立项、建设、验收、检查等工作中，两者具有同步性，在整个工程建设过程中，都能体现出档案管理工作的重要性。

（三）注重档案管理工作人员素质和专业能力的提高。工程项目建设档案管理的顺利开展，管理工作人员是最主要的参与者，其综合素质和专业能力，直接影响着项目档案管理工作的效率和质量。针对在实际工作中暴露出的管理人员素质问题和专业管理能力的问题，施工单位要高度重视，并结合档案管理工作的发展变化和创新工作的实际所需，定期或者不定期举办一些关于档案管理的培训课程，让项目档案管理工作人员经常接受一些正规的专业学习，丰富专业知识，提高专业管理能力。同时，项目档案管理工作人员也要增强主观能动性，注重自我专业能力的提高，学习新的管理理念和管理知识，为档案管理工作在发展中实现创新奠定良好的基础。档案管理人员在学习中，会对项目档案管理工作有更深刻的理解，并通过实际工作实践不断提升实操能力和管理水平。

（四）注重建设项目档案管理系统性、科学性发展，提升信息化建设。在工程项目档案管理工作中，档案管理工作人员要注重收集和整理数据信息，并加强学习，主动接受档案业务的指导，准确、及时地进行项目整理和归档档案资料，不断提升档案管理工作的效率和质量。进入新时期，随着信息技术和网络技术的快速发展和普及，建设项目档案管理工作也要顺应时代的发展潮流，积极引入信息技术，发挥信息技术的优势，提升档案管理工作的效率和质量，例如运用信息化的软件，存储和利用档案资料；建立档案信息化管理平台，将档案管理系统和项目管理信息系统进行有效对接，或者将文件和档案管理纳入项目管理系统中，实现全程的一体化管理，将项目管理系统和档案管理模块进行有效结合和对接，即使开始了新的建设项目，档案信息化管理平台也能够准确实现文件材料收集、归档等工作与新建设项目进度同步，保证较高的精准度，进一步提升建设项目档案管理的实效。