5W1H分析法、PDCA循环在Y公司督办工作中的实践与运用

2021-11-22许江斌国家电投集团云南国际电力投资有限公司

现代经济信息 2021年17期

关键词：月度事项办公室

许江斌国家电投集团云南国际电力投资有限公司

一、相关理论

(一)5W1H分析法

5W1H是对选定的项目、工序或操作，都要从原因(Why)、对象(What)、地点(Where)、时间(When)、人员(Who)、方法(How)等六个方面提出问题，进行思考和分析。

(二)PDCA循环

PDCA循环是一套广泛用于质量管理的标准化、科学化管理体系，可分为计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Act)四个反复循环的步骤，是一个持续改进模型。P(Plan)计划，包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定；D(Do)执行，根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局，再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容；C(Check)检查，总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；A(Act)处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。

二、实践与运用

(一)实施背景

Y公司是某能源央企所属全资子公司，该公司一直高度重视督查督办工作，通过几年来的探索实践，逐步形成了重点任务、重要决策部署、专项工作和重要文件等督办模块。2020年，又将落实习近平总书记重要指示批示精神、落实集团公司党组(扩大)会议工作措施等重要上级决策部署纳入督办，形成了较为健全的督办体系。

但随着督办事项不断增多，督办工作也遇到了新的问题。一是督办范围扩大，督办事项“任务分解-工作落实-跟踪反馈-分析纠偏”链条长，原先依靠督办表单的方式效率不高，尤其是反馈汇总、统计分析不方便。二是督办事项多，存在交叉重复。如某一工作纳入年度重点任务，推进过程中公司党委会又进行了决策部署，月度工作会上又作了安排，三个层面均进行督办就导致交叉重复，带来管理内耗和重复劳动。三是各督办主体界限边界不清。2020年5月份以前，Y公司督办工作以办公室为主，办公室负责除年度重点任务(计划财务部负责督办)外的所有工作督办。2020年5月，为深入落实《国有企业基层党组织工作条例》，公司组建党委办，统筹公司党委事务，并牵头负责公司“三重一大”决策管理及督办(原由办公室负责)。党委办成立后，办公室、党委办、计划财务部三个部门督办职能虽各有侧重，但也存在一定交叉重复。

(二)运用5W1H分析法优化重构督办工作体系

在实践中，Y公司并没有生搬硬套5W1H分析法，而是深刻理解这一分析工具的管理内涵，结合本单位督办工作实际进行了一定的优化和调整，重点关注Why(何因)、What(何事)、Who(何人)、How(何法)，没有分析Where(何地)、When(何时)，同时引入了Workings(何种机制)。

1.厘清问题(Why)

通过讨论研究，分析找出了前述实施背景中提及的督办效率不高、督办事项交叉重复、督办主体职责界限不清三方面问题。

2.明确督办范围(What)

以推动集团公司战略在Y公司落地为目标，聚焦习近平总书记重要指示批示精神、集团公司重大战略部署落实和公司党委决策、重点任务落地三个方面，重新梳理明确督办范围。主要包括：承接集团公司党组贯彻落实习近平总书记重要指示批示精神有关工作；集团公司党组重大决策部署，集团公司下达的重点任务；公司年度重点任务和专项工作，公司各类会议(党委会、总办会、工作会、领导班子碰头会、月度例会、专题会等)安排部署的重要工作，各类公文中需要落实办理的重要事项，公司领导到各单位调研安排的重要工作，公司主要领导批示、交办的重要工作。

3.明确职责分工(Who)

(1)办公室：负责公司督办工作机制建立和督办工作的总体协调；负责集团公司重要会议和文件落实情况督办，公司领导班子碰头会、月度例会、专题会安排工作，公司领导调研安排工作、重要收文和公司领导对重要公文批示等事项的督办。

(2)党委办：负责公司党委承接集团公司党组贯彻落实习近平总书记重要指示批示精神有关工作的督办；公司党委会、总办会决策部署事项的督办。

(3)计财部：负责承接集团公司年度重点任务、公司年度重点任务和专项工作的督办。

(4)人资部：负责督办结果在月度、年度绩效考核中兑现。

(5)各部门、各单位：按照督办要求开展工作。

为避免重点工作交叉重复督办，又明确了以下原则：

一是年度重点任务以计财部跟踪为主，党委办、办公室主要是对公司各项决策部署、重点任务的过程跟踪督办，每月(周)跟踪，即时考核兑现，通过对重点任务节点目标的督办考核，推动年度目标任务达成。

二是以事项为主线进行督办，月度重点工作督办“一张清单”兜底。以月度重点工作督办单为主，决策会、班子碰头会、专题会等其他会议对同一项工作进行部署提出不同要求的，在月度督办单基础上进行更新或完善，不再重复下达督办单。

三是建立督办协同机制，办公室、党委办根据公司最新要求，定期对督办单进行补充和完善，月底对各部门、各单位督办反馈情况进行核实，确保督办事项无遗漏、不重复。

4.优化督办流程(How)

按照“任务分解-工作落实-跟踪反馈-汇总分析”闭环模式，对督办流程进行梳理再优化，并着重强化以下环节。

一是强化日常跟踪督办。党委办、办公室、计财部按照以上督办职责分工，负责做好本部门职责范围内的督办事项跟踪。对临近督办节点的工作、预计可能会滞后的工作应及时提出预警。

二是强化重点事项督办。根据工作重要和紧急程度进行分类，其中上级单位安排部署的重要工作，事关公司全局的重大决策、重要部署、重要事项和重点工作作为一类督办，加强跟踪检查。每月10日前(月度工作例会召开后)，办公室会同党委办提出一类督办工作建议，经公司主要领导审定后纳入一类督办进行提级督办。每月一类督办事项原则上不超过15项。

三是强化督办考核。定期对督办工作进行跟踪，每月末对到期未完成的督办工作提出考核意见，经分管领导审核、办公室汇总报主要领导审定后，在月度绩效考核中兑现。年度重点任务完成情况纳入年度综合业绩进行奖惩兑现。

四是借助信息化手段，提升督办工作效率。在公司OA办公系统中新增督办模块，实现督办工作各环节的信息化、流程化和透明化，同时达到及时、便捷汇总、统计分析督办完成情况的目的。

5.完善考核激励机制(Workings)

为推动督办任务落地形成闭环，明确了考核激励机制。未能按时完成的工作，责任部门和责任单位班子实行连带考核，并加大对一类督办的考核。提前、超额、高质量完成的工作，采取点激励等方式予以奖励，奖励标准一事一议，由办公室、党委办商相关部门提出建议报公司领导审批后兑现。

(三)运用PDCA循环提升督办工作实效

将PDCA循环方法运用到督办工作中，实现“闭环”。

1.抓好督办任务分解(Plan)

督办任务分解即是一个制定计划的过程，根据前述确定的督办范围和责任人，做到分解横向到边，纵向到底。横向，就是保证在分(协)管领导、牵头部门、协助部门、经办人这条线上要确定牵头负责人和配合工作负责人，确保工作的全周期有专人负责到底；同时做到“四定”，即定事项、定要求、定期限、定责任部门和责任人。纵向，就是所有工作都建档编号，实行动态销号管理，确保年末所有督办工作可统计、可评价。

2.抓好督办工作落实(Do)

督办任务分解后，及时通过OA办公系统将任务(督办通知单)发送到责任部门、单位和责任人，并通过协同、微信、电话等方式进行提醒和确认。紧急重要事项，第一时间口头或电话精简、明确通报工作任务，随后发起督办任务流程，以提高工作实效性。过程中，不定期跟踪了解督办任务进展情况，定期进行通报提醒。

3.抓好督办工作跟踪检查(Check)

根据工作任务的不同特点形成周督办、月督办、季通报工作机制，定期通报督办工作进展情况，督促各部门把控工作办理进度、协调工作存在困难。在具体督办工作中，一是对反馈的工作进展情况进复核；二是对即将到期的工作进行预警提醒。

4.抓好督办工作处理纠偏(Act)

最后一环就是要抓好处理纠偏，形成闭环。一是根据督办工作进展情况，提出考核(到期未完成)、激励(超预期完成)建议；二是统计分析季度、半年度督办工作完成率，会同计划部门对未完成事项“一事一策”进行分析，对于因外部环境发生重大变化导致未能完成的工作，及时与责任部门研究提出新的工作目标和计划，履行内部审批程序后重新分解制定督办任务，按照PDCA循环继续督办。