新时代公共图书馆人事档案管理与利用探析

文/湖南图书馆 凌英英

2018年11月20日，《干部人事档案工作条例》正式施行，开启了新时代干部人事档案管理的新篇章。干部人事档案不仅是本人成长和组织培养的历史记录，同时也是组织和单位教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要依据。近年来，为贯彻落实中央从严管理干部精神，在“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的工作要求下，干部人事档案的管理和利用越来越受到重视，同时干部人事档案作为重要的人力资源信息，在公共图书馆人才的招聘录用、选拔任用、晋升培养等方面发挥着不可替代的作用。

一、干部人事档案专项审核工作中发现的问题

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对干部人事档案工作高度重视，对从严管理干部人事档案提出了明确的要求，尤其是在治理档案造假等问题上，严格了审核审查及处理程序，对新时代干部人事档案工作有了更高更严谨的要求。2014年10月，中组部开始在全国部署开展干部人事档案专项审核工作。近年来，在干部人事档案专项审核的高压下，各单位对于干部人事档案的认识和重视程度有了新的提升，但在干部人事档案专项审核过程中发现的问题却不容忽视。

（一）材料缺失严重。《干部人事档案工作条例》共分为十大类，其中关乎“三龄（年龄、党龄、工龄）两历（学习经历、工作经历）一身份（工人、干部等身份）”的鉴定材料都是不可或缺的。在专项审核过程中，材料缺失严重的问题最为突出，其中学历学位、专业技术职务（职称），党、团类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料这三大类材料内容缺失最为严重。

（二）信息记载不一致。在审核过程中，出生年月日、参加工作时间、入党时间、工作经历等都普遍存在记载不一致的情况。出生年月日的不一致涉及的原因也较为复杂，如阴历与阳历的差异，因各类原因改动年龄，户籍登记出错等；参加工作时间不一致主要是因为实际参加工作时间与合同签订、社保缴纳时间的偏差等；入党时间填写不一致则大部分原因是记忆偏差造成的。

（三）档案的真实性存疑。在审核过程中，影响档案真实性的情况主要是填写材料涂改较多，未盖公章或未盖全公章等。而涉及出生年月日与入学年龄、参加工作时间与实际年龄等不合逻辑的情况则需要综合考虑、多方核实和认证才能确定真伪。

（四）重要个人信息档案未能及时更新。在审核过程中，发现某些干部档案的履历、工资等材料还停留在10年前甚至20年前的状态，其婚姻情况、学习经历、职称评聘、社会关系、任职状态、工资情况等都发生了重大变化，未能及时更新的档案材料不仅对个人造成重大的影响，同时对单位在人员信息的把握和追溯上也造成了一定的障碍。

二、公共图书馆干部人事档案管理改善的对策

在干部人事档案的专项审核过程中发现的问题，大部分因人事档案管理不善造成，针对存在的问题，笔者建议从以下几个方面进行改善：

（一）建立科学高效的人事档案管理制度。配备人事档案管理专员，建立完善的移交转递制度。选择责任心强、业务素质较高、作风优良的党员干部负责人事档案的管理。建立科学完善的移交转递制度，形成部门之间的制度“契约”，有助于人事档案的及时归档，保证所有材料有处可去、有据可查。注重培养人事档案管理队伍，加强管理人员的培训。人事档案管理是一项需要专业知识的工作，加强人员的培训，能让工作更具科学性和延续性。培训方面不仅可以参加各类档案管理的培训会议，还可以积极向其他有良好管理经验的单位学习。完善审核制度，严格档案审核程序。严格审核程序可以从源头上把握人事档案的真实性和准确性，尤其是加强对新进馆人员档案的审核，最大限度保障新进馆人员档案的完整度和准确性。加强对全馆人员的档案审核，对记载不一致的情况重新进行权威认定，有利于提高全馆人员人事信息管理和应用的效率。

（二）提高全馆人员的档案意识。在干部人事档案专项审核中，笔者发现人事档案的作用往往是被低估的，在填写人事档案材料的过程中，不严肃、不认真对待的情况较为普遍。人事档案对于个人的作用不言而喻，但目前大部分因档案造成的各类问题，基本上是单位兜底，想尽办法予以解决，个人承担的责任和风险较低。为解决后顾之忧，建议提高全馆人员的档案意识，让其充分认识到因档案缺失、真实性存疑、信息记载不一致等所造成的各类人事档案问题本人应承担相应的责任和风险。

（三）推动人事档案管理的数字化建设。一方面，人事档案的管理是一项长期、极具历史追溯性的工作，推动人事档案管理的数字化建设，充分利用互联网的记忆属性以及数据的整理分析功能，有助于提高人事档案的利用率和人事档案工作的管理效率；另一方面，人事档案数字化建设是深入开发和挖掘人事档案信息资源和价值的重要保障。

三、公共图书馆加强干部人事档案利用的思考

“人”对于每个单位和组织而言是最大的能量，也是最大的变量。对于公共图书馆而言，每一位馆员都是图书馆事业的见证者、开创者和建设者，选好人、用好人对图书馆事业的良性发展有着积极的作用。干部人事档案专项审核工作不仅可以通过档案的系统补缺及权威认定，进一步促进干部人事档案的完整、真实、准确、规范，同时可以帮助馆领导和人事部门重新系统客观地认识和审视馆内的员工，了解馆内的人才构成，最大限度利用业务技能和特长促进图书馆事业的发展。

（一）重视和提升干部人事档案的价值。新时代，干部人事档案的重要性越来越明显，干部人事档案的作用和价值今非昔比，重视和提升干部人事档案的价值，建立健全干部人事档案科学利用机制不仅是选人用人程序中的必然要求，同时也是强化干部人事档案利用、提高其利用效能，充分发挥干部人事档案资政作用、体现凭证价值的重要保证。在此基础上，公共图书馆可根据实际情况，通过创新利用方式，优化干部人事档案的利用价值，以扩大其服务的效能。

（二）利用人事档案信息数据库，科学合理配置人才资源。在实际的工作中，人事部门拥有大量的员工信息，但权威准确的信息很缺乏，如果通过干部人事档案专项审核工作建立完整、真实、准确、规范的员工信息数据库，不仅能随时随地利用和应用员工的权威数据，减少人事部门因反复核查信息造成的低效率问题，同时还能通过数据分析了解全馆的人才构成，科学合理地配置人才资源，提升图书馆的人才竞争力。

（三）科学分析解构人事档案信息，为人才的培训和整合提供方案。图书馆是一个有机体，图书馆的员工也是一个个不断成长和极具塑造性的个体。不断适应时代的发展，开拓创新公共图书馆的服务方式、不断延伸服务内涵是公共图书馆突破瓶颈、寻求发展的必然途径，图书馆的每一位员工都起着至关重要的作用。想要了解全馆员工的现状，为管理者提供人力资源配置和管理方案，人事档案是唯一真实的权威凭证。人事部门要利用人事档案的数据分析，通过深入挖掘员工的潜力和兴趣，科学制定符合员工个人发展的培训计划和岗位培养计划，为人力资源的配置和流动提供方案。

（四）利用人事档案信息数据库了解人才需求，为招聘和引进人才提供重要参考。时代的发展日新月异，公共图书馆要跟上时代的发展步伐，不断引入新鲜的血液，补充鲜活的力量，招聘和引进人才是极其快捷方便的途径。通过人事档案信息数据库可以发现图书馆人才的缺口以及专业力量的薄弱环节，实现对人才需求的科学预测，为精准招聘和引进人才提供重要的参考。

四、结语

总之，公共图书馆的发展前路漫漫，是被时代淘汰还是乘风破浪，与时代同行，事关每一位图书馆人，也取决于每一位图书馆人。人事档案作为客观真实反映一个人的才能、品德的权威“读本”，其重要性和价值是远远被低估的。公共图书馆唯有重视人事档案的管理和利用，才能最大限度发挥每一位图书馆人的潜力和作用，从而最终达到推动公共图书馆创新发展的目的。