如何做好企业文书档案收集与归档工作

文/西安咸阳国际机场股份有限公司 张海霞

现如今，企业的文书档案管理工作是极为重要的一项工作，文书档案相关内容的记载形式要求科学而合理，可以精准地记录各种事项，其在企业的进步与发展中处于极为关键的位置。所以，在当前市场经济体制之下。企业为了能够占有一定的市场份额，要将文书档案相关的收集与归档工作做好，确保相关内容的真实性与全面性，并且要更好地发挥出文书档案相关内容的存在价值。文书档案的收集与归档是档案资料工作的主要内容之一。在档案资源的管理工作中，仍然存在着许多不足之处。档案工作质量和效率都较低，难以起到应有的作用。针对当前现状，注重强化文书档案收集与归档工作，建立有效的管理机制，指导管理工作科学有效地开展。

一、档案内容收集与归档过程中出现的问题

（一）尚未真正意识到文书档案内容收集与规范的重要性。当前，企业文书档案收集与归档工作在企业的发展中具有举足轻重的作用，能够强化企业整体文书档案管理工作的成效与质量，更是企业未来持续发展的稳定基石。针对企业文书档案收集与归档工作的具体状况，很多企业文书档案管理工作者尚未认识到自身本职工作的重要性，因为思想意识上存在着忽视，会让相关工作者对文书档案内容的收集与归档都用心不足，因为大多数人的惯性思维会更加注重手机与管理企业内部的红头文件，针对那些寻常性质的文书档案内容，其在收集与归档等层面的力度是不足的，甚至有很多文件未进行认真有效地处理。所以，对比那些关键性质的文档内容，文书档案内容的收集与规范不理想，不但档案收集欠缺周全，更会经常出现纰漏，比如信息内容的错误、缺损等。当以上情况发生时，因为相关工作者欠缺足够的责任心，未进行及时修正，任由其自由发展，最后导致企业文书档案收集与归档工作成为极为薄弱的环节。单位在规定时间内大都完成了上报工作，而上报单位档案管理部门没有对上报资料进行及时归档和整理。导致部分档案资料的遗失，影响了档案资料的正常使用。很难在以后的归档工作中及时寻找到上报资料，导致档案工作实效性受到影响。

（二）文书档案收集工作较为片面。文书档案收集工作较为片面，这是企业办公室文书档案管理工作当中较为常见的问题，个别管理人员因为自身思想意识上并不重视文书档案的收集工作，所以在现实工作中，会出现文书档案遗落在其他部门，或者无法重新收回的状况。文书档案中有非常多的信息量，更有一些信息资源是从多个渠道收集到的，具有非常关键的价值，倘若文书档案内容收集较为片面或者把相关内容遗落在其他部门，那么就会导致文书档案信息内容被泄露，会对文书档案资料归档工作产生极为严重的影响。在大多数企业当中，文书档案管理部门的地位偏低，相关工作者大多不是专业技术人才，多为兼职，这实际上对文书档案的收集与归档产生了极为不良的影响。

（三）文书档案收集与归档的工作力度较小。纵观当前企业文书档案管理工作的现实情况，文书档案收集与归档的工作力度较小。在实际进行文书档案内容收集时，所使用的收集方式不够先进，对当前的先进技术尚未进行及时有效的应用，依然沿用传统落后的收集方式，这样的状况对于文书档案整体管理工作是非常不利的，不但导致工作效率无法得到提升，并且在处理过程当中还会出现很多差错，难以及时有效地进行落实。此外，因为文书档案的收集工作落实不够彻底与全面，属于企业文书档案管理工作中的一种常态，所以要重新进行有序管理是非常困难的，实际进行归档时更是困难重重。

二、强化企业文书档案收集与归档的举措

（一）有序健全文书档案管理工作相关的制度条例。为了能够更好地强化企业文书档案收集与归档工作。一定要有意识地健全文书档案管理工作制度，这对于企业管理工作而言，是极为关键的。目前，企业在文书档案收集与整理的过程中之所以会出现诸多问题，最为直接的因素就是在落实工作的时候态度不认真，工作方式不严谨，所以出现不同工作者使用不同工作方式，相同的文书档案内容被区分对待。对于这样的状况，一定要有针对性地创建对应的文书档案管理制度，明确文书档案内容的收集范围与时间等等，并且还要把文书档案实际收集时的注意事项一一进行罗列，只有这样，才能够使文书档案收集与归档工作更加有序地落实下去。在制订文书档案有关的管理制度时，企业在参照知名企业已经获得的成功经验基础之上，基于本企业实际发展情况进行合理且有针对性的修订，切不可完全照搬，否则就无法发挥其真正的作用。

（二）使用符合时代发展要求的工作方式。现今社会正在不断进步和发展，企业的运营趋于多元化，工作人员的数量也在持续增加，文书档案管理工作变得愈加复杂，倘若企业依然使用从前的管理方式进行文书档案管理，无法取得良好的工作成效。文书档案传统的收集与归档依然存在于表面上，只是把文书与档案内容进行简单地整理，并没有明确的目标性管理，所以，才导致这项工作一直没有办法发挥其应有的作用与价值。同时，会有非常多且重要的信息内容在不严谨的整理过程中遗失，企业在未来发展中无法更好地对文书档案内容进行利用。也就是说，作为现代企业，一定要转变传统落后的文书档案管理工作方式，要使用符合当前时代发展的工作方式对相关内容进行有效收集与归档。要转变收集与归档时的意识，将以前被动收集文书档案的方式转变为主动收集，化被动为主动。现实工作当中，不是需要什么样的资源内容才去收集什么样的资料内容，要针对那些具备潜在价值的文书档案内容进行收集与归档。并且，在实际工作当中，还要有意识地强化文书档案管理部门以及其他各个部门之间的联系，以强化文书档案资料内容的连续性以及完整性，只有将基础性工作做得更加全面而具体，才能规避档案资料搜集不全面和欠精准的现象。

（三）强化对企业内部档案管理工作者的培训。企业内部的文书档案管理工作者，其自身具备的管理能力与文书档案收集、归档的成效与质量具有极为密切的关联。所以，为了能够强化文书档案相关内容的收集与归档，首要工作就是有针对性地对档案管理工作者进行培训，一个优秀的档案管理工作者，一定要具备过硬的监管能力及与档案内容相关的知识储备。所以，企业一定要积极予以鼓励，并且对相关工作者进行监督管理，敦促其及时提升自身的业务工作能力，及时给予有效的培训，让其有机会学习文书档案管理工作的最新知识，把握文书档案管理工作的先进技术。此外，作为现代企业，应该及时组织相关工作者到其他企业或者进修部门去参加培训，学习更多文书档案收集与归档的知识与技能，熟悉文书档案收集与归档工作的范围和流程，并且严格遵照相关流程开展工作。在实际工作中，在对文书档案内容进行整理、类别划分、号码编制与保管时，都要尽量使用最为合理的方式，这样才能切实提升文书档案管理工作的整体标准。在针对文书档案进行收集与归档时，倘若发现工作落实过程中存在问题，那么，一定要及时提出并且修正，最终处理好企业文书档案的收集与归档工作。

三、结语

总而言之，文书档案管理在现代企业的管理工作中是关键的环节，所以，为了促进企业在激烈的市场竞争中获得良好的发展，一定要强化文书档案内容的收集与归档，创建更为完善的档案管理工作制度，使档案收集与归档工作落实到位。要对工作方式进行合理有效的创新与改革，并且强化对企业文书档案管理工作者的教育与培训，让其具有更强的业务工作能力，有更认真、严谨的工作态度。在文书档案收集与归档工作中，要根据单位当前的工作现状，对工作中存在的问题进行认真解决。及时改进档案管理机制，创新档案管理工作方法。全面提高档案管理质量和效果，为单位的未来发展创造良好的条件。