献血者档案信息资源的开发与利用策略

文/中山市中心血站 王凯敏

献血者档案登记的主要内容是献血者的详细资料、健康情况采集表、体检信息、献血数量登记以及采血记录等内容，把献血者的相关资料进行整理、保存、开发和利用，为无偿献血事业的科学有效发展、献血者与输血者的相关权益保障提供了凭证。

一、档案信息开发的必要性及对社会发展的作用

（一）献血者档案信息开发对献血者招募的重要意义。献血者档案中涵盖了献血者重要的个人信息，比如姓名、年龄、血型、电话、健康情况、婚姻状况等信息，这些个人基本信息对献血人群的信息掌握，特点分析有着重要的意义。随着信息技术的不断发展，献血者档案的登记由传统的纸质表格登记升级为纸质和电子系统档案的结合管理。相比较传统的纸质表格登记方式，电子档案操作简单、数据准确、信息完善，大大推动了献血者档案开发利用进程。现阶段，档案系统能根据选定条件，快速准确计算出献血人群百分比，通过对基本信息的分析和总结，使献血目标人群更加精准，可以为献血者招募带来积极的影响。对现有献血者，可以利用档案信息，通过给其发送温馨短信、邮寄生日卡片等方式，与献血者保持联系，使献血者感到温暖，从而提高献血者的献血热情，带动献血者对无偿献血的正能量传播，让身边更多的人加入献血队伍中来，从而达到促进招募的效果。另外，利用献血者档案信息资源有助于针对性开发挖掘潜在献血志愿者。通过对现有献血者的档案信息分析，分析总结出人员特点，从而针对性采取一些招募措施，增加相关献血宣传力度，做出相关的决策部署。

（二）献血者档案信息的社会作用。献血者档案是保障献血者权益的依据。一方面，根据国家《血站管理办法》《献血法》等相关规定，结合各地区血站的实际情况，对无偿献血者按照献血量进行表彰奖励；另一方面，无偿献血者在用血方面也有优待政策，一人献血全家受益。如中山市的奖励政策是个人成功捐献200毫升，本人可以享受终身免费用血，献血总量达到600毫升以上，直接亲属及其配偶可享受等额免费用血。献血者档案是对其表彰奖励、献血优待的凭证，通过表彰或是优待，感召献血者的荣誉与使命，从而为无偿献血事业产生更积极的社会作用。献血者档案是血液采集的证据，是对供血者进行采血过程中的数据记录和结果显示，是确保安全输血和血站管理的重要保障，也是证明血液来源和医疗纠纷责任认定的重要查阅依据。

二、献血者档案管理中存在的问题

（一）档案管理体系不完善。大部分采供血机构的档案室工作人员为兼职人员，并非全职档案管理员工，管理人员专业素质不足，未充分掌握管理业务内容，无法保障献血者档案管理的业务质量。管理制度体系较为陈旧，缺乏创新性，对于新技术的运用不到位，档案管理效率不高，不便于高效进行开发利用。再加上这些兼职人员，本职工作并非与采血机构工作相关。因此，在工作中难免会存在懈怠心理。甚至当遇到多人献血时会造成献血者档案管理混乱。

（二）献血者档案管理没有统一的标准。国家没有相关的法律法规或政策对献血者档案提出统一的管理规范和标准，各地没有办法做到献血者档案管理的统一性。现阶段，各地市的采供血机构对献血者档案的信息采集和管理要求都是自行制定的，并且归档制定缺少全面性，导致员工开展管理活动过程中，处于被动收集归档状态，时有出现献血者记录不够完善、记录不够详细等问题，影响了其利用效率。

（三）对献血者档案管理不够重视。现阶段，部分单位管理人员在献血者档案管理方面缺少认知，将无偿献血者档案当作一般的工作记录，重视度不够，管理意识不强，导致目前对献血者档案管理基本停留在保管和查阅层面，献血者档案格式历年不变，生成的资料更成为束之高阁的一盒盒纸质档案。并且，部分血站缺少配套管理设施，管理工作的风险隐患较大。

（四）档案管理手段落后。目前，我国大部分血站的工作信息化程度本身并不高，在档案管理方面主要采用纸质方式记载，并通过人工方式进行记录与整理，管理过程中信息化、自动化以及系统化等程度不足，不便于对档案信息资源的后期开发利用。也正是因为献血者档案信息管理缺少信息技术的支撑和科学手段的指引，使得管理的时效较长，且人工管理时也容易出现误差。献血者档案管理作为关乎我国医疗水平的重要环节，需要严谨对待。档案管理手段落后且时效性不足时，不仅查询耗时耗力，当出现误差时，所造成的后果更是不堪设想。

三、献血者档案信息资源开发与利用途径

（一）规范献血者档案材料的收集整理。完善无偿献血者档案表格，规范采集数据信息，指派专人科学解释《健康征询表》，指导献血人员完成表格填写，体检采血工作人员应严格按照工作流程记录献血者信息，检查核对表格填写的完整性和系统信息录入的一致性后再签名移交。构建每日复核制度，业务科室指派专人复核每日电子信息与原始记录，完整无误后再定期移交档案室统一管理。丰富档案信息，统一规范管理是盘活档案资源的基础。与此同时，还要完善对于献血者的档案管理监督机制。考虑到一些工作人员的工作态度不够端正，且工作流程不够严谨，往往会造成档案管理出现纰漏。针对这些问题，需要对工作人员的收集和管理情况加以监督和指引。还要采用权责一致的工作方式，明确每个工作人员对于档案管理的要求和职责。并派专人监管。当监督人员发现工作人员在进行档案收集管理时出现纰漏，要将其纰漏进行记录，将其列入工作人员的月考核中，将档案管理效率和水平与所负责的工作人员个人绩效相挂钩，有效激发员工的工作积极性，并端正其工作态度，让工作人员更加认真负责地对待日后的工作。

（二）优化献血人员档案检索平台，强化开发利用效果。借助对档案管理特征进行全面了解，不断促进档案开发以及利用效果，应该定期更新、维护检索系统。要以献血者档案管理信息资源的开发与建设为前提，做好各个类别检查搜索开发与发掘档案价值，对档案全引目录、卷宗目录和全宗档案等进行科学编制，同时积极采用计算机技术，实现数字扫描存档，根据具体工作范围以及授权情况，实现数字阅档目标，促使相关人员在查阅方面更加便利，不仅节约成本，同时可以节约人力、财力等资源，有效促进管理效率和现代化管理水平。

（三）加强献血者档案管理人员职业教育，增强开发利用技能。献血者档案管理人员的职业素质、职业能力直接影响到了档案信息资源的开发与利用。因而在献血者档案管理的工作过程中，要提高管理人员在管理过程中的专业化与职业化，使档案管理者的管理能力得到进一步提升，最后通过自我在专业水平方面的提高，以强化血站档案的调研能力为主，充分把握档案信息的需求，了解档案信息的“来源”，遵守档案编制与研发的要求，对档案信息进行规范性标注，合理编制搜引工具，规范开展档案信息标注工作，对搜引工具进行科学编制，强化档案资源编排力度，在现代索引工具以及其他相关技术等方面应该做到精通深入，提高档案信息资源的整理输出能力。

（四）加大献血者档案工作中的基础投入。加大献血者档案建设资源开发与管理，必须要以基础设施和先进的设备为基础。一是对档案室进行基础建设，配置档案信息开发与利用过程中使用到的设备，比如电脑、打印机、扫描仪等一系列设备，以确保档案室记录工作能顺利完成。二是积极选择“十防”以及相关手段，提高相关设备与档案信息安全性。第三，针对档案信息开发和价值实现等方面，聘请专业人员进行指导以及培训，通过这样的方式来保证工作能够正确高效地进行。

四、结语

本文通过对献血者档案的现状进行分析，指出献血者档案管理中的问题：管理人员对档案管理缺少重视，个别血站的管理设备不配套，档案管理存在安全隐患，献血者档案管理没有统一的模式以及管理方法等。针对以上问题，我们应该重视献血者的档案管理，了解档案管理的意义，完善献血者档案管理相关制度，统一档案信息的管理方法，加强档案管理人员管理技能与综合素质的培养，加大档案工作中基础设备的投入，更好地完成献血者档案信息的开发工作，在开发的同时进行创新，使我国献血者档案信息管理水平更上一层楼。