物资采购合同管理的风险防范与控制策略

徐红立 大庆油田工程建设有限公司油田工程事业部生产保障大队

引言

现代社会的经济发展非常迅速，工程行业中的建材种类越来越多，而且工程项目建设工程中所需要的建材数量也比较庞大，所以建设方必须对物资采购合同加以严格的管理，结合建筑工程的施工特点来完善物资采购合同的管理工作。从实际情况的观察中可知，企业的物资采购合同在实际的工作中是存在一定的风险问题的，正是因为这些风险问题的存在，使得建筑工程在很大程度上影响了物资采购工作的进展。如果企业的物资采购合同管理工作出现问题，就会使得企业的生产经营状况出现一定的滞后性，相关工作人员必须要对物资采购合同管理工作加以重视，降低物资采购合同管理的风险，有效提升物资采购合同的风险防范能力，使项目建设工程的施工质量更好。

一、物资采购合同管理的风险综合分析

建筑企业在施工管理工作中，需要做好物资采购合同管理相关的系统工作，重视物资采购合同管理的基本内容。因为物资采购合同管理关系着企业的基本利益，企业是否能够在工程建设项目中获得较大的利益空间，依赖于在材料成本管理方面是否能够落实要求，而物资采购合同管理正是材料管理工作中的主要内容，一切与材料相关的工作都离不开物资采购合同管理，从工作中的经验进行总结分析，就可以看出物资采购合同管理的风险依赖于法律相关的内容，往往会在出现了一定问题以后，企业的管理者才会认识到物资采购合同管理的重要性，但此时已经出现了成本损失，容易给工程承建双方造成经济损失，而物资采购合同管理的风险问题也主要包括其他方面，既包括外部条件，又包括外部条件[1]。

其一，建筑企业在签订物资采购合同时可能会受到多种因素的影响，导致物资采购合同管理出现无效的情况，双方在签订合同时，如果没有按照实际情况来制定合同的内容，那么合同中的条款就可能与实际的情况不符，导致合同在执行的过程中出现一些损失，使得企业的人力资源、物力资源及其他方面的资源出现较大的损失，这对于整体的工程项目建设施工而言，会造成成本的大量浪费，严重地阻碍了日常生产工作的有序开展，使得企业在建设工程项目成本管理工作中难以取得应有的效果。其二，企业在整个物资采购合同管理过程中，面临的风险是多种多样的，企业可能会因为双方的支付能力有限而导致合作关系恶化，或者是合同当事人的金融机构关系出现恶化，都会引发物资采购合同管理的法律风险问题。其三，企业物资采购合同管理中的风险问题还可能存在欺诈的问题，企业要对此予以重视，比如，一些材料的供应商可能会使用假证件来参与投标，用非法的手段获取暴利，那么企业就会在签订合同时蒙受巨大的经济损失，正常的经营活动不可避免地受到影响[2]。

二、物资采购合同的管理过程

企业的物资采购合同先要完成指定，因为市场竞争比较激烈，供货商为了获得订单，会在谈判过程中刻意压低价格，但也容易引发材料的质量问题。其中涉及到采购计划的编制工作，要在采购时结合企业的年生产计划及物资的库存情况，明确各零部件的生产周期及订货周期，制定出合理的物资采购计划，如煤炭等具有垄断性的物资，企业要借助互联网中的信息资源，有限扩大物资的储备，而机电配套零件的采购则要符合相关专业的要求，编制采购的定额。企业要对合同的进行综合评价，为了保证合同的依法有效，要对供方的生产能力及产品的稳定性进行了解，要求对方提供相应的依据和资质，包括企业的产品样本、证书、授权委托书等，企业要专门成立供方评价小组，用于认证供应商的资质，可以对供方的资质及信誉等方面做出综合的评估，再考虑是否与之合作[3]。

确定合同标的物价时，要参考现下市场中的材料价格，争取以最低的价格买到性能最高的产品，合同中的物价也不能低得过于离谱，考虑到后续物资供应的品质问题，企业要选择信誉良好且品质过关的供应商合作。对不具备招标条件的物资，企业要严格执行性价比的管理规定，按照相关原则，不允许在非最低价方采购最低价格产品。企业在审核价格时要做加价过程的控制工作，及时抽查物资的有效性，加大审计部门的监管力度，可以防止物资采购过程中存在泄密的情况，更能够有效防止暗箱操作等违法行为，保证过程的公平性。

三、物资采购合同管理的风险控制策略

(一)明确物资采购计划

从物资采购合同管理分析中可知，物资采购合同管理存在的风险问题是比较多的，最为有效的风险防范措施就是从全方位的角度入手，使得整体行业的物资采购合同管理工作可以规范化发展。企业在工程项目开展的前期计划中就要明确物资采购计划，根据施工图纸中的内容计算工程材料的需用量，可以得到完整的物资采购合同管理计划。企业要设置计划审批流程，设置负责审批物资采购计划的管理部门，确立材料采购的周期，联合库存的相关情况，以做好材料采购的决策集中应用，换取等量的物资材料，对物资的价格加以控制，可以有效地提升物资采购的预见性和主动性。明确物资采购计划可以为物资采购合同管理工作提供良好的先决条件，也能够为物资采购合同管理工作奠定坚实的基础，物资采购计划是实施物资采购合同管理工作的第一步，所以企业的管理者要先做好物资采购计划的相关工作，才能安排物资采购合同管理的后续工作，否则如果前期工作没有做好，那么后续的物资采购合同管理工作也会受到影响，在制定物资采购计划时，企业的管理者要围绕施工方案进行研究，明确工程项目建设中所需要的各类材料的各种情况以后，安排阶段性的材料购置计划，以免材料过早入场造成质量损伤，或者对材料的储存情况造成影响，这些因素可能都会影响成本，明确科学的物资采购计划，才能更好地开展物资采购合同管理工作[4]。

(二)经济探索合同模式

企业中应用的分散物资采购模式已经纳入物资采购合同管理工作中，因为分散物资采购管理模式可以将过程中的风险降低最低状态，企业的管理者可以借助现代社会中的“互联网+”技术模式，运用先进的经营理念与战略思维，将其与网络电商平台做出对接，并作出全面的比较和分析。正因为分散式的物资采购合同管理模式可以更好地记录相关数据，明确各项数据的记录，并作出相应的规范，通过一系列的操作与管理，将物资采购合同管理的程序做出有效的规范，也等同于从本质上降低了物资采购过程中的预算成本，有效地实现了企业的经济价值。现代工程企业不能在物资采购合同管理工作中始终停留在传统的工作模式上，应当在现有的工作模式上有所创新，不断从实践中探索新的合同模式，寻求更加经济、实惠的经济方式，以优化物资采购合同管理工作体系，对企业的自身发展而言是十分有利的，物资采购合同管理工作应当被企业的管理者重视起来，不仅要在工程施工管理模式中寻求新的发展，更要在物资采购合同管理中有所突破。企业需要与时代同行，经济化的管理模式对于物资采购合同管理工作的发展，应当是指向性的，能够为企业提供前进的方向，而管理者也要不停地前进，在物资采购合同管理工作中真正做到质的创新与飞跃，再回馈到工程项目的建设管理应用中，使之可以成为更高效的合同管理模式，保障企业在物资采购合同管理中的安全[5]。

(三)健全合同管理体系

传统的企业物资采购合同管理工作中存在较多的问题，主要是因为企业并没有形成一套完整且科学的物资采购合同管理体系，所以相关工作在具体应用时，经常会出现一些问题。这些问题是在所难免的，如果企业管理者只是凭借自身的管理经验进行解决，也会取得一定的效果，但是效果也并不明显。如果想彻底地完成物资采购合同管理工作改革，就需要管理者落实于实践中，从实践出发，思考相关工作体系中明确存在的问题，并经过相关管理部门的共同探究，制定更切合实际的物资采购合同管理方式，积极健全物资采购合同管理体系，从本质上解决相关问题。具体的来说，企业的合同管理工作应当由专门负责此项工作的人员负责，企业要在内部成立相关部门，用于规范合同管理工作。需要明确的是，企业可以与其他企业共同合作，但是其他企业与本企业之间，必然会存在一定的管理方式差异，而且合同管理工作的强度比较大，与其他的管理工作并不相同，涉及到诸多法律的问题，所以负责各项工作的人员要明确法律条文。企业的物资采购合同管理工作涉及到大量的财务关系，在物资合同订立的过程中，如果企业的管理者并没有一个良好的心态从事相关工作，那么工作的效果就会有所影响，还可能会给企业造成巨大的经济损失，所以企业必须重视物资采购合同的管理工作，从制定合同的内容、到确定合同、再到双方签订合同的过程中，企业都需要对其加以有效地管理，可以聘请专业的法律顾问或者与其他法律机构进行合作，在实际的采购工作中，以外界的有利条件优化企业的合同管理效果，才能随时随地地防控企业在物资采购合同中面临的风险问题[6]。

(四)合同内容落到实处

企业在签订物资采购合同时，必须要认证审核合同的内容，相关业务部门要在合同文本内容中找到有利于本企业的内容与不利于本企业的内容，针对合同的文本价格及双方的权利义务等内容要做出协商和探究，从整体上将合同的签订过程变得更加清晰和明了，而合同的内容也要更加公平、公正。签订合同以后，企业要将审批报表及相关材料进行统一装订并且归档，由企业档案管理部门专门负责管理企业的物资采购部门，要针对物资采购计划完成一系列的方案制定工作，在制定完成方案以后，还要对合同的内容进行重新审核，审核的内容包括整个合同中的条款内容。这项工作必须认真细致，对文本中的每一个段落、每一个字句都要认真思考，在确认无误以后，交给企业的管理部门或者高层领导者进行确认签字。完成一系列的操作之后，合同签订才算认真完成，企业的管理者会非常重视物资合同的签订过程，而物资合同的主要内容则由相关工作人员进行审核工作。为使物资采购合同的风险降到最低，更好地保障企业的经济效益，企业的技术人员及工作人员都要对活动的内容与建设工程的相关内容进行比对，比如合同中的一些材料条款是工程内容中并不需要的，那么在审核内容时，企业的工作人员和技术人员就可以将这些内容挑选出来，再经过双方的协商，从后续的合同修订及内容更改等方面，给出后续的建议，以完善最初的合同内容，经由双方同意以后，合同内容可以进行相应的修改，但也涉及到重新签订合同的问题。总之，企业要将整个物资采购合同的签订，落到实处，与实际的工程建设相联系，而不能单一地将其作为单项工作开展需要与实践相结合，才能判断工程内容是否与物资采购合同相协调[7]。

(五)提升人员综合素质

企业的物资采购合同是由专门负责合同管理的人员进行制定，所以合同管理人员的综合素质将影响合同的内容质量，企业要重视对合同管理人员的素质培养，人员综合素质的高低也决定着整个物资采购合同制定的科学性及流程的规范性。企业应当鼓励管理人员深入学习我国的《合同法》，了解制定合同的基本理念及方法，所制定的合同要符合《合同法》的相关内容，在思想层面上强化工作人员的知识，在掌握合同法的基础知识以后，所制定的物资管理合同，能体现出充足的科学性，结合企业自身的成本控制意识。在合同中要充分体现公平、公正的原则和要素，纠正工作人员在工作上的思想误区，避免合同管理中出现风险问题，使问题发生的概率得到进一步降低。即便是合同管理中出现突发情况，工作人员也有能力在第一时间予以解决，控制影响的范围。企业的物资采购合同管理工作要呈现出清晰的内容，因为其工作性质比较特殊，所以企业的管理者必须非常重视物资采购合同工作的每一项程序、每一个环节，对合同中的每一个条款都要做出认真的审核与部署，最大限度地避免企业经受经济财产的损失。在相关工作的应用过程中，企业的管理者要给出指引作用，注重人才培养工作的重要性，制定完善的人才培养计划，运用科学的人才培养方法，可以定期组织企业内部的人员向行业中的其他企业进行学习，将行业中一些先进的知识理念引入企业内部，同时在企业内部要树立良好的学习风气，鼓励员工积极学习行业知识，对表现出色学习能力较好的员工，要予以优先的晋升。

四、结语

企业的物资采购合同管理工作包含的内容较多，对于企业的经营发展非常重要，如果企业的物资采购合同管理工作制定流程存在问题或者不够科学，则会因风险问题使企业的经济效益受到一定的损失，如果企业的管理者能够在思想上认识到物资采购合同管理工作的重要性，并积极对物资采购合同管理工作模式做出革新，可以总结行业发展的经验，学习其他企业创新的过程，在本企业找到适合的发展方式，对物资采购合同管理工作中存在的风险因素进行处理，实现应有的物资采购合同管理工作计划，推动企业的良性发展，使企业在激烈的市场竞争中依然能够保持优势，可以增强企业自身的经济实力与统筹管理能力。■