浅谈高校学生档案管理工作对于学生就业的作用

文/冯峦

高校学生档案记录着学生在校期间考试的成绩、获得的奖项及所受处分，而学生应聘的岗位会在学生投递简历时，根据学生的档案明确学生在校期间的学习情况，以此为依据进行招聘工作，档案管理工作在学生就业工作中具有较重要的作用。当下，高校档案管理工作依旧存在一定的问题，对相关问题进行针对性的分析，根据分析的结果，采取针对性的管理措施，进而提升学生档案管理工作的质量，使其在学生发展与就业中发挥积极的作用。

一、高校学生档案管理在学生就业方面存在的问题

（一）缺失学生档案管理工作的规范性

由于高校的学生档案管理工作具备一定的服务性，不能直接提升学生的学习能力，无法提升学生的综合素质，不属于学生培养方面的工作，导致高校在建设工作中并未提高对这方面工作的重视，因此未在发展过程中根据学生就业工作完善档案管理工作的制度，导致管理人员在没有管理制度的情况下形成系统的管理方式，使得管理工作质量较低。由于使用纸质版的档案管理方式进行学生档案管理工作，在档案收集及查阅的过程中容易出现失误，降低了学生档案的完整性，导致招聘单位无法完整地获得学生的信息，降低学生就业工作的顺利性，对高校的工作产生一些不利的影响，限制学生在社会中进一步发展[1]。

（二）学生档案管理方式落后

在高校学生档案管理工作中存在着学生档案管理方式落后的现象，降低学校管理工作的水平[2]。学校使用传统的档案管理方式进行学生档案管理工作，其安全性较低，有些不法分子可以通过档案管理工作的漏洞，篡改或者获取学生的档案信息，而且不留痕迹，对学生的发展有着一些负面的影响，学生在校期间信息的真实性难以得到有效保障。而且，部分档案管理人员在管理工作中忽视管理制度的重要性，管理人员不能依旧管理制度开展工作，导致管理工作无迹可寻，降低了工作开展的质量，在后期学生无法根据档案寻找自身的资料。另外，在学生就业时存在就业档案转移工作，而在这方面，工作的严谨性不足，导致出现资料丢失或者泄露的现象，使得学生无法向企业提供真实可靠的信息[3]。

（三）部分学生档案管理呈现混乱现象

在学生档案管理工作中，存在部分学生档案管理工作混乱的现象。管理人员在学生信息搜集工作中，并没有明确的范围指导管理人员进行学生信息的搜集，导致整体的管理工作受到限制，在档案管理工作出现学生登记信息与企业所需要的信息不符、信息缺失的情况，使得企业在招聘的过程中不能及时全面地了解学生在校期间所获得的成绩及教师对学生的评价，导致学生失去一定的竞争优势，限制学生前往中意的企业。在档案管理工作中，由于没有根据学生个人发展的优势为学生制定个性化的档案，导致学生的优势难以显现。另外，档案管理工作的不严谨，也使学生擅自改写档案的现象时而出现[4]。

（四）学生档案的利用率低

在学生就业中，高校出现学生档案利用率低的现象，使学生无法进入心仪的企业。高校在档案管理工作中较少根据学生的行为完善档案中的信息，导致企业无法确定档案内信息的真实性。另外，在学生就业工作中，档案管理内的信息无法为学生就业提供一定的帮助，学校并不能对其有效地利用，在一定程度上限制了学生的发展[5]。

二、提升学生档案管理工作在学生就业方面作用的具体对策

（一）健全学生档案管理体制

在认识到高校学生档案管理工作中存在的问题后，高校领导及管理人员要不断地推进档案管理改革工作，使其可以充分地为学生就业工作服务，促进学生的快速发展，进而提升学生的学习成绩[6]。在档案管理工作中，高校要积极地根据学生的需求及以往学生档案管理中导致管理工作滞后的现象，合理制定档案管理工作所需要的管理体制。在管理体制制定中，要完善责任制，明确各个管理岗位在档案管理工作中所要背负的职责，保证其可以根据自身责任完成自身应完成的任务。另外，管理制度要为档案管理工作的查找及使用设置一定的权限，防止出现学生档案被篡改，被盗窃的现象出现，保证学生档案的完整性[7]。

（二）运用计算机技术提升档案管理水平

在不断完善档案管理机制的情况下，也要根据社会发展的趋势，加强对计算机技术的应用，提升档案管理工作的信息化建设，进而提升数据收集工作的效率。在学生档案管理的过程中，高校要根据互联网的使用建立与信息搜集、信息处理的相关机制，保证可以快速地进行信息搜集，保证在学生就业时，招聘企业可以通过互联网获取学生的信息。在档案信息化建设中，要建立多样化的电子档案管理体系，实现档案管理信息化，使用信息化技术完善数据搜集、处理及归档工作。

（三）促进学生在就业中发挥积极的作用

管理人员要认识到自身要通过档案信息管理工作进一步改善学生的学习情况及就业顺利性，使其成为学生发展的基石。档案管理人员要对学生在校期间的动向进行全面了解，并及时进行相关数据的完善，使得档案中数据可以真实地反映学生情况，引导学生明确自身不足，保证学生可以根据自身不足进行完善[8]。这种做法可以在一定程度上实现对档案管理工作的改善，降低其档案信息管理工作滞后性的现象出现，以更好地帮助学生，保证学生可以顺利就业。

（四）深入利用学生档案

在档案管理工作中，高校要加强对档案的利用，保证相关工作更加深入，以保证档案管理工作可以在学生就业工作中发挥积极的作用。高校要根据学生的真实情况，合理地建立信息化档案库，并要求就业指导教师通过学生档案信息中各个学生的具体信息，明确学生的优势及特点，为学生制定就业计划，保证学生可以在教师指导下充分发挥自身优势，确保学生顺利就业。另外，高校在企业对学生档案了解后，要留意企业的回复，以此掌握企业用人趋势的变化，进而明确自身的人才培养方向。

（五）充实档案管理队伍，提升管理人员素质

高校在档案管理工作建设的过程中，要认识到档案管理队伍对学生档案管理工作的重要性，因此，要加强对档案管理队伍的建设。在档案管理队伍中存在着管理人员数量不足的现象，针对这种现象，高校要积极进行专业人员的招聘工作，保证专业人员的数量可以保证档案管理工作的正常运行。另外，高校要不断对在职人员进行培训，保证其具备良好的档案管理知识，实现档案管理工作的科学性。要不断地提升其信息化意识及其掌握的信息化技术，通过提升档案管理工作的专业性提高档案管理工作水平。

（六）扩大学生档案材料收集范围，充实档案内容

在不明确企业对各个专业人才招收标准的情况下，高校在学生档案建设及完善的过程中，要积极扩大学生档案材料收集的范围，进一步充实学生档案的内容，保证企业可以在学生档案中获取自身所需要的信息，进而录取学生，进一步体现档案管理工作在学生就业工作中的服务性质。

三、结语

高校在学生档案管理工作中要明确档案管理工作，要随着时代的变化而改变，要对其中存在的问题进行有效的分析。档案管理工作的规范性缺失、管理方式落后是档案管理工作存在的主要问题，导致学生档案管理混乱、利用效率不高，不能在学生就业中发挥积极的作用，制约学生的发展。针对现阶段高校档案管理工作中存在的问题，管理人员要积极健全档案管理机制、加强对计算机技术的使用、提升管理人员素质，确保学生档案管理工作可以在学生就业工作中发挥自身作用，为学生进入社会奠定可靠的基础。