浅谈职业院校教学档案管理有效创新举措

吴昱佳

(四川文化产业职业学院 四川 成都 610000)

作为职业院校较为基础的管理工作，档案管理在院校工作进程和科研发展中起到重中之重的关键作用，能够为学校师生提供更加便捷、高效的教学服务，同时能够为教学工作的开展夯实基础。而当职业院校的教学规模和师生结构逐渐扩大与复杂，学校的学科建设和教学活动也不断发展和增加，使得原始的档案管理工作已经不堪重负，管理效率大幅度降低。因而，以加强职业院校教学档案管理效率提升为首要目的，融合信息化创新举措是档案管理工作的有效措施，让档案管理向容量扩增、种类丰富、功能拓展、服务延伸、存储高效等方向发展改革。

1.分析职业院校教学档案管理的现状与不足

1.1 档案意识的缺失。职业院校的档案管理工作其功能和作用是一种长期收益，需要得到时间的检验才可以显露，而正是由于其本身收益的阶段性较为漫长使得档案管理工作并未获得部分院校师生的重视，从而导致档案管理工作的重要性逐渐淡化，并且使“档案意识”也逐步缺失。与此同时，许多高职院校在档案管理机制的构建过程中往往浮于表面，甚至因为过度压缩人员编制和弱化基础设施投入，从而造成管理人员匮乏和管理系统落后，导致职业院校的档案管理工作始终处于极其低效的状态中，影响档案管理工作的有效开展。

1.2 管理体系的落后。职业院校教学档案管理工作因时常得不到应有的重视程度，从而使得部分从事教学档案管理工作的人员始终无法培育重视理念，甚至出现人员匮乏、工作状态低下等负面情况。与此同时，学校对档案管理的重视不够充分，加以工作人员待遇薪资低于教师平均水平，让更多高素质人才望而却步。职业的吸引力不足，进而导致当前从事档案管理工作的人员其本身专业素质和能力略显不足，不足支撑现代职业院校教学档案管理工作的高效构建和开展。另一方面，随着信息化档案管理的普遍落实，对工作人员的结构层次和技术水平都提出更加全新的要求，若依旧采用传统的人员结构方式进行管理必然会对档案工作造成负面影响。

1.3 工作环节的冗杂。当前职业院校教学档案管理在信息上报和收集的过程中存在繁杂的上报环节，并且相关的流程也相对较为繁琐复杂，缺乏统一化的机制，进而使得在层层上报过程中的信息丢失和信息失真，最终导致档案的真实度和可信度大幅度降低。与此同时，学校档案管理工作人员没有定期针对所上报的资料档案进行整理和清理，造成信息的冗杂和堆叠，对往后档案筛选和搜索造成一定的困难和阻碍。以人工化为主的档案管理方式还可能存在“包庇、作假”等弊端，使得学生档案的真实性无法得到确切的保障，造成职业院校教育有失公允。

2.把握职业院校教学档案管理的基本特点

职业院校教学档案管理必须遵循相应的基本准则，把握其中的管理特点，才能够真正将教学档案有效管理落实到实处。首先，校方因注重教学档案管理的系统化特征，在收集和整理档案的过程中，因根据档案的性质、时间、对象等几个主要标准进行分类整理，并且给予档案有序化的归类，从而确保档案管理能够具备相应的体系化特点，形成较为全面且合理化的档案管理机制，为往后对于档案的检索和调取提供较为便捷的条件；其次，校方需要注重信息技术在档案管理中的充分应用，赋予现代职业院校教学档案管理以信息化的突出特点，通过信息接口收集相关的信息资料，同时利用互联网技术中“大数据”、“云储存”等方式对数量繁多且结构复杂的档案资料进行科学的整理分类，并得以完善的保存，最大限度应用信息化的突出优势提高教学档案管理的效率和水平，且保证信息存储的安全性和高效性；最后，是以制度化作为职业院校教学档案管理工作的重要保障，校方应针对教学档案管理制详细的管理制度和规则，并且制度规定应涉及档案管理的多方面工作，确保制度的全面性和合理性，同时在日常管理工作当中需要配合相关的工作督察和举报系统，对相关管理人员的工作进行监督，进而保证档案管理过程的廉洁性，有效规避徇私舞弊的违规行为。

3.浅谈职业院校教学档案管理的有效路径

3.1 构建现代化档案管理教师队伍。管理人员是职业院校教学档案管理工作实施进程中的主导者，因而提升相关档案管理人员的综合素质和专业能力，是决定职业院校档案管理高水平的重要因素。相关学校应解决档案管理人员年龄偏高、知识落后、技术短缺等突出问题，构建现代化的档案管理专业队伍。

比如，在本校的教学档案管理队伍的建设过程当中，采用多元化途径有效提升管理人员的综合素质和管理能力。在档案管理人员的招纳中以两个中心为出发，一是具备成熟丰富的档案管理经验且技术过硬的人员，二是吸引高素质的年轻人才为管理工作注入鲜活动力。同时，学校会定期组织人员培训工作，安排相关管理人员到其他先进学校进行观摩和学习，并邀请著名的专家学者到本校为管理人员传授先进的管理工作经验和理念，确保管理信息和方法能够与时俱进，从而建设具备创新型和时代性的教师队伍。

因此，校方应确保在档案管理工作中引进高素质的现代化人才，及时给予管理人员相关的工作培训，开展全方位的专业能力提升实践活动，通过多种渠道增强职业院校的档案管理教师队伍的专业素质和技术，从而满足现阶段对于档案管理的高要求和高标准，构建具备敬业精神和创新品质的现代化职业院校管理队伍。

3.2 建立制度化档案管理监督机制。职业院校应开展相关管理制度建设实践，依照国家法律的相关规定，并结合本校教学档案管理工作的实际发展情况和切身需要，从而全方位构建以“诚信”为首的档案管理工作监督机制，确保工作的透明化和公平化原则。

比如，在档案管理工作相关规章制度的制定中，我校采用以“诚信”为首要原则的制度体系，并以民主化方式征求多方意见，设立相关的奖惩措施，对于利用教案档案管理实行违法牟利的行为严惩不贷。同时，构建线上线下监督平台，师生可以通过相关平台对档案管理工作进行实时监督和献策建议。

因此，相关院校必须将教学档案管理工作制度和规则落实到位，从而确保工作能够有法可依、有则可循，有效避免在实际管理工作所出现的不良行为，实现对学生、和对社会的负责态度。

4.结束语

综上所述，开展高效化的教学档案管理工作是现阶段职业院校教学的必然要求，同时信息化档案管理系统也是当前信息科技发展背景下的发展趋势。转变传统的档案管理模式，摒弃低效的管理方法，采用信息技术作为教学档案管理的基础性工程，并对相应的管理途径进行改革创新，能够有效化解档案管理中所存在的数量庞大、种类繁多、存储复杂等难题，从而实现档案信息“储存、管理、共享”三位一体化发展，为职业院校的教学活动和管理工作提供更加便捷、高效的条件与基础。