基于PDCA循环的科技项目审计工作实践

刘石 韩莉 潘星 沈峰

[摘要]本文将PDCA循环理论引入科技项目审计工作，在具体实践工作中，以某科研企业DKY为例将内部审计划分为四个循环节点，通过审计准备、现场实施、科学评价、整改落实四个阶段，细化科技项目内部审计关注事项，建立科技项目管理量化评价机制，完善整改落实工作机制，提升科技项目管理水平，2018年实施以来取得了一定的成效。

[关键词]科技项目   PDCA循环   内部审计   科学评价

一、基于PDCA循环开展科技项目审计的意义

PDCA循环是由美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，之后由美国学者戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称之为戴明环。PDCA循环从日常管理实践入手，循序渐进地持续改进，建立一种自我发现、自我完善、自我发展的管理体系，因此PDCA循环在质量管理中得到广泛应用。对于科研机构来说，科技创新是企业的立身之本，科技项目则是科技创新实施的载体，有效开展科技项目审计不仅是科研企业内部审计工作的客观需要，也是推动科研企业高质量发展的有效措施。

1.推动科技创新政策的有效落实。国家高度重视科技创新工作，党的十九届五中全会提出，“坚持创新在我国现代化建设全局中的核心地位，把科技自立自强作为国家发展的战略支撑”。以审计服务科技创新为目标，把科技项目审计工作与PDCA循环相结合，利用PDCA循环的自我完善、自我发展机制，促进科研企业持续提升科技项目、科技奖励、科技人才等方面的管理水平，可以推动科技创新政策的有效落实。

2.促进科技项目审计问题整改落实。通过PDCA循环将科技项目审计置于一个闭环管理体系，基于闭环管理理论，全方位了解企业科技项目管理情况和审计发现问题整改落实情况，一旦整改落实不到位，可以通过对PDCA四个环节的检查，找出存在问题的环节，界定责任人，督促问题的解决。

3.提升被审计单位科技项目管理水平。PDCA循环本质上是企业质量管理工具，通过四个环节的循环实现质量管理水平的螺旋上升。依托PDCA循环，审计部门通过对科技项目现存问题的分析和研判，明确审计关注重点，揭示各类风险隐患，在提升审计工作效率的同时，向被审计单位提出更全面、更有價值的建议，发挥审计的咨询功能，提升被审计单位科技项目管理水平。

二、基于PDCA理论的科技项目审计实践——以DKY为例

PDCA循环理论将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Act（处理）。在科技项目审计的具体实践中，P为审计部门的审前准备阶段，D为审计部门开展审计的现场实施阶段，C为审计部门提出整改建议和对被审计单位管理情况的科学评价阶段，A为被审计单位的整改落实阶段（见图1）。

DKY为某电力央企下属科研企业，科技研发工作是DKY的核心任务之一，每年承担百余项科技研发任务。结合DKY实际，推行基于PDCA循环理论的科技项目审计实践。

（一）P（Plan）：审前准备阶段

1.明确审计目标。结合DKY科技创新的企业定位，通过科技项目审计，对当前科技项目管理的真实性、合法性进行监督和客观评价，发现存在的问题和薄弱环节，为进一步推动科技创新政策落地、提升DKY科技项目管理水平提供建议。

2.储备专业知识。收集科技项目相关法律法规和管理文件，绘制科技项目管理流程图;收集DKY科技项目清册，了解预算和实际执行情况，进行数据对比，分析科技项目预算费用变化情况;梳理历年来科技项目审计报告和科技项目有关线索，关注前期问题整改情况和问题多发、易发环节。

3.细化审计路径。以DKY科技项目全流程管理为主线，以科技项目制度建设、立项论证、项目实施、项目经费使用、成果管理为关键节点，以规章制度、管理要求为准绳，对科技项目进行全流程审计监督。

4.优化人员配置。科技项目因其专业性，不同于一般的工程项目，审计团队必须熟悉科技项目管理流程和科技项目相关专业术语，因此，DKY科技项目专项审计团队由其他科技项目管理人员、财务人员、审计工作人员共同组成。

（二）D（Do）：现场实施阶段

1.关注制度建设情况。主要关注DKY科技项目管理相关规章制度是否完备，相应的管理措施与国家政策和上级要求是否一致，项目资金是否单独设置明细科目进行核算。

2.关注项目立项情况。通过查看DKY科研规划方案、科技项目立项资料、科技项目可行性报告、项目储备库变更情况，关注项目立项申请是否公开有序。是否对项目储备库进行动态管理，并根据企业发展需要及外部环境变化及时进行优化调整。

3.关注项目管理情况。DKY科技项目与高校和科研院所项目合作较多，在科技项目实施过程中需要审计关注以下三个方面：一要重点关注与外委单位合作是否规范，主要是签订的技术服务合同是否明确技术成果权益的归属，是否明确权利保障及风险承担条款，是否存在非法转包和违规分包现象，是否存在先实施后招标的情况。二要关注科技项目实施是否与合同约定一致，项目进度是否符合技术规范书、项目合同（任务书）要求，是否建立项目动态管理机制，是否有项目实施进度表，项目负责单位是否按规定编制项目执行情况、经费使用情况和项目研究进展等有关信息。三要关注项目实施过程中是否对项目负责单位、外委单位进行有效监督和管控。

4.关注经费管理情况。项目经费使用情况是审计关注的重点，主要关注以下两个方面：一要关注项目预算和执行情况，是否有科技项目年度计划和预算方案，相关计划和预算的调整、追加是否符合企业管理规定;项目经费是否按照预算执行。二要关注项目实施过程中费用列支情况，项目研究过程中发生的实物资产和非实物资产是否按规定列示清单，价格是否合理;人工投入测算是否合理，列入预算人员与科技项目合同书中参与人员是否一致;差旅费、会议费支出是否与项目研究相关，是否符合列支标准，专家咨询费发放标准是否符合规定;有无项目之间经费使用串项，专利申请费用与受理通知书是否一致;资金支付程序是否合规，依据是否充分，是否严格按照合同约定支付。

5.关注成果管理情况。科技项目成果是科技项目实施的目的，也是判定科技项目是否取得预期效果的判定标准，对科技项目成果管理情况的审计要重点关注以下三个方面：一要关注项目成果归属和管理是否合规，科技项目形成的专利权、非专利技术、著作权、软件等知识产权是否在无形资产中得以反映，产权归属是否合法、合规，与合同约定是否一致;科技项目形成的实物资产产权归属是否与合同约定一致，是否按照固定资产管理办法进行分类管理。二要查看项目成果验收情况是否符合要求，项目实施单位是否按照科技项目合同（任务书）规定，组织专家开展验收，验收意见是否经集体决策，依据是否充分。三要关注项目成果保护是否到位，科技成果和知识产权是否按照规定进行申请、登记、保护和使用;通过验收的项目，是否在规定时间内完成成果登记，并按档案管理有关办法进行归档;是否存在论文剽窃、一稿多投、数据篡改等学术不端行为。

（三）C（Check）：科学评价阶段

科学评价阶段是对现场实施阶段发现的问题进行总结归纳，对现行科技项目管控情况进行分析研判，找出存在的薄弱环节，并通过建立科技项目审计量化考评机制，精准、客观地评价科技项目管理水平。

1.建立科技项目审计考评量化机制。在前期现场实施阶段的基础上，构建科技项目审计考评量化机制，围绕现场实施阶段关注的五个方面，形成“科技项目审计评价清单”。以DKY为例，具体情况见表1，不同企业可根据自身实际情况进行调整，总的原则是查找科技项目实施全流程中可能存在的风险，并在现场实施阶段逐一进行核对。在“科技项目审计评价清单”中，设置单项最高扣分标准列，对涉及的风险内容逐项量化赋值，明确单项最高扣分值;将审计发现并核实的相关问题，按照性质分类逐一列入“科技项目审计评价清单”，参照问题的性质、数量和严重程度，分类逐项扣分（每项扣分不超过单项最高扣分值）;最终考核分值=100-审计发现问题扣分列分值之和。

2.制定科技项目审计考评分值设置原则。结合D阶段（现场实施阶段）重点关注的制度建设、项目立项、项目管理、经费管理和成果管理五个环节，在“科技项目审计评价清单”中，组织科技项目管理专家组客观评估各潜在风险对科技项目实施造成的影响，量化各评价内容最高扣分值，满分为100分。根据各潜在风险点的性质，发生1次的扣1/3分值，发生2次的扣2/3分值，发生3次及以上的扣最高分。

制度建设是科技项目管理的基础，DKY在执行中央和上级单位相关制度的基础上结合实际情况完善内部管理流程，该环节设置15分。目前DKY科技项目立项均由技术专家委员会审议通过后开展立项相关工作，由于该环节管理情况相对良好，适当减小分值占比，故该环节设置10分。项目管理环节涉及科技项目实施过程的管控，对于科技项目是否按进度实施并取得预期成效起到关键作用，从DKY的管理现状来看，这一环节需要管控的内容和涉及的风险点较多，且容易出现问题，因此该环节要适当加大分值占比，故该环节设置25分。经费管理是科技项目管理的重要关注点，该环节直接关系项目开展的依法合规性，涉及是否存在廉洁风险，因此该环节设置25分。科技项目开展的目的是为了形成相应的科技成果，成果管理是科技项目管理的非常重要方面，DKY近年来对项目成果的归属和成果的合规性要求越来越严格，对该环节设置25分。

3.完成科技项目审计定性评价。根据最终考核分值，科学设定评价定性档次，完成科技项目审计评价。比如最终分值在90分（含）以上，评价为优秀;最终分值在80（含）—90分（不含），评价为良好;最终分值在70（含）—80分（不含），评价为合格;最终分值在70分以下，评价为不合格。

（四）A（Act）：整改落实阶段

整改落实阶段主要是在前一阶段科学评价的基础上，对发现的突出问题进行逐一分析，提出并落实相应整改措施的阶段。这一阶段是PDCA循环中的最后一环，也是下一个PDCA循环的开始，当该阶段相关问题整改落实后，下一个循环也就相应启动，螺旋式向上提升科技项目管控水平。

1.建立联动销号机制。一是建立销号机制。对审计发现的问题逐项设定整改时限，并规定由责任部门及单位完成整改后，填写销号单并经分管领导签字认可，提交审计部门销号。二是建立整改履责机制。明确审计问题整改实行联动整改责任制度，审计问题整改责任单位承担整改的主体责任，负责具体开展问题整改工作;归口管理部门承担联动整改责任，负责协助整改责任单位，对体制机制或管理流程上的问题进行统筹整改;审计部门承担监督整改责任，负责对问题整改进行全程督导。

2.建立审计通报机制。一是开展审计整改双周通报。全程跟进问题整改，对整改中存在困难和疑问进行汇总分析，每两周对相关问题的整改落实情况进行一次书面通报，督促问题整改落实到位。二是重大问题及时汇报。对审计监督过程中发现的重大风险事项，及时形成专题报告，向领导汇报，推动问题整改。三是建立科技项目审计共性问题清单，召开科技项目工作会议，向全体科技项目相关人员通报，防范同类问题再次发生。

3.建立纪审联动机制。通过纪审联动，审计部门及时将科技项目审计监督中发现的违规阶段性行为和问题线索及时移交给纪检部门，配合纪检部门开展问题线索的处置，联合推动问题的整改落实。纪检部门就科技项目相关违规违纪行为查办结果，在允许范围内及时向审计部门通报，加强审计工作的针对性。

三、实践效果

2018年首次在科技項目内部审计工作中应用定性评价，审计发现DKY科技项目管理中存在部分薄弱环节和管理不到位：科技项目合同管理不规范，形成的实物资产管理要求不明确、实物资产台账资料不全，科技项目资料归档不及时等。内部审计评价分值仅为70分（见表2）。

2018年后，DKY通过PDCA循环开展科技项目内部审计，每年完成一次循环，对每次循环发现的问题逐项分析原因并落实整改措施，完善管理要求。由分管领导牵头整改工作，并对整改责任部门开展约谈，切实推动各项整改措施落实到位。对落实整改责任不到位的，纳入年度绩效考核，作为评优评先、选人用人的重要参考依据。在对原有问题整改到位的同时，根据科技项目高质量管理新要求，不断完善、优化科技项目审计评价清单与涉及的风险点，提升评价水平。2018年以来整改问题共39项，完善科技项目相关内控流程15项，2020年内部审计评价分值提升到94分，科技项目管理关注的重点也由过去的合规性向预防风险和提升项目成果转化。

DKY通过将PDCA循环引入科技项目审计工作，已形成了一套行之有效的科技项目管理水平评价机制，该评价机制既可以对企业总体科技项目管理水平进行评价，也可以应用到具体科技项目中。下一步将在科技项目PDCA循环审计过程中逐步完善科技项目审计定量评价机制，引入数字审计手段，从对DKY整体科技项目管理情况评价延伸到对单个科技项目的全过程审计管控，进一步提高审计效率和效果，不断提升科技项目管理的合理性和规范性。

（作者单位：国网浙江省电力有限公司电力科学研究院，邮政编码：310014，电子邮箱：397626510@qq.com）

主要参考文献

[1]顾鲁娜.PDCA循环模型在移民扶持基金内部审计中的应用[J].中国内部审计， 2019（4）：60-62

[2]沈俊，赵珊，朱叶.基于PDCA理论的内部审计整改工作成果应用研究：以BG公司为例[J].中国内部审计， 2019（7）：30-34