有效提升基层项目部综合办公室管理的工作效率探析

潘尕琴

摘 要：综合办公室在基层项目部中扮演着重要的角色，能够促进沟通、协调、管理等各项工作的有序推进，促进项目整体效率的提升。从提升基层项目部综合办公室管理工作效率的必要性切入，指出基层项目部综合办公室管理工作中存在的不足，明确综合办公室的职能定位，进一步探究提升基层项目部综合办公室管理工作效率的有效策略，旨在提升综合办公室管理水平，促进项目建设的有序推进。

关键词：基层项目部;综合办公室;管理;工作效率;提升策略

中图分类号：C931.4        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）28-0140-03

企业生产经营过程中，基层项目部作为源头，是效益文化的基础。综合办公室具有较强的综合性，在实际工作中承担着诸多重要的职责，一旦综合办公室管理职能弱化或边缘化，极易影响项目整体工作效率，不利于整个项目工作的有序进行，甚至会对企业的综合发展形成制约。

一、提升基层项目部综合办公室管理效率的必要性

（一）管理模式变化的客观要求

随着企业区域发展战略的不断推进，一定程度上促进了基层项目部综合办公室管理职能的强化，其工作内容更为多样化、复杂化，工作对象更加广泛，管理要求也显著提升。综合办公室在实际发展中面临着更多新的挑战，这就需要积极更新管理理念，创新管理模式，切实提升管理效率与服务水平，与新形势要求相符合，為企业、项目部发展提供服务。

（二）自身发展的适切要求

综合办公室在管理中居于重要地位，属于管理中枢，能够为党政沟通搭建优良载体，增进群众之间联系，在组织协调、内外沟通、公文处理、服务接待等工作中都承担着重要职责。项目部运转效率受综合办公室工作状况的影响较大，为促进项目部自身发展，必须要重视综合办公室管理工作效率的提升。

二、基层项目部综合办公室管理工作中的不足

（一）思想重视不足，存在理解偏差

基层项目部综合办公室管理工作的推进，直接关系着项目的整体发展。但就实际来看，由于对综合办公室管理工作的思想重视不足，办公环境建设不到位，岗位设置不合理、不明确等因素，导致办公室管理工作效率不高。部分办公室工作人员缺乏责任意识，对办公室工作存在理解上的偏差，认为办公室工作就是跑腿打杂，毫无专业性和技术性可言。此种错误观念直接影响到工作人员的工作态度，进而影响综合办公室管理工作效率。

（二）相关制度有待完善，人员安排不合理

基层项目部综合办公室的工作任务杂乱，为保证管理工作的规范化，需要以完善的制度做支撑。但就实际情况来看，综合办公室管理制度建设不完善，不少工作没有相对固定、统一的标准和规程，不能做到有规可循，有章可依，直接影响办公室职能的发挥，甚至阻碍项目的顺利开展。在办公室人员安排方面，由于办公室人员来源不一，专业不同，素质各异，再加之流动频繁，使得项目部忽视人员的长期培养和日常必要的业务培训，导致人员水平的参差不齐，无法满足实际工作中对人才的要求，这就势必会影响部门工作质量与效率。

三、综合办公室的职能定位

综合办公室相当于是基层项目部的中枢神经，其职能主要体现在以下四个方面。

（一）参谋职能

在基层项目部各项工作开展过程中，综合办公室提供信息服务与人员支持等，以领导思想为根据，为领导决策提供必要参考，促进领导决策的科学化。

（二）办公职能

基层项目部实际工作中，综合办公室的基本职能包括综合材料撰写、公文档案管理、会务管理、行政后勤管理、人事薪酬、政策传达、领导工作安排等方面。办公职能的行政色彩浓厚，相关办公室工作人员扮演着助理角色，为领导行政事务的开展提供助力。

（三）协调职能

基层项目部综合办公室具有协调职能，这一职能的发挥直接关系着基层项目部各项工作的有序开展。对于业主和施工方来说，都需要以综合办公室为支持，协调各项事务，理顺项目部内外关系，为项目稳定通畅运行创造条件。在整个项目运营过程中，综合办公室工作人员既要做好职能部门之间关系的协调，也要对领导和成员之间关系及上下级之间关系进行妥善处理，确保上通下达的时效性，促进基层项目部工作有序开展，内部关系和谐统一。

（四）服务职能

服务贯穿于基层项目部综合办公室日常工作中的方方面面，项目部各项工作的顺利开展，都离不开办公室服务作用的发挥。因此需要增强综合办公室的服务意识，树立优良服务形象，处理好工作细节，强化服务效能。

四、提升基层项目部综合办公室管理工作效率的有效策略

（一）建立并完善管理制度，构建效率改进长效机制

综合办公室各项工作的规范化开展，都要以制度为依据和准则，这也是防范办公室工作混乱，提高工作效率的关键。因此在基层项目部综合办公室管理工作中，需要建立并完善管理制度，保证工程程序的规范化与科学化，促进办公室工作有序开展。新时期下需要积极借鉴先进管理经验，就综合办公室制度及程序加以完善，保证其科学性与适用性。

随着项目管理模式的逐步成熟，综合办公室管理人员也要逐步提升自身的素质能力，以便更高效地开展工作，满足项目发展需求。这就需要强化落实管理制度，促进管理细则的实施，针对综合办公室实际工作中的突出问题进行综合分析，制定有针对性的改进方案，保证问题解决的有效性，降低问题带来的不良影响。此外，还需要建立改进长效机制，立足实际逐步改进，全面提升管理质效。同时，要将项目文化渗透于综合办公室管理工作中，通过营造和谐氛围，强化人才支持，打造优质管理团队等方法，促进基层项目部各项工作的有序推进。

（二）运筹帷幄，发挥关键助手作用

基层项目部综合办公室管理工作范围广泛，所涉及业务众多，对上服务于领导，对下服务于项目员工，工作任务重，并且需要严格把控细节问题，如部门沟通、人事薪酬等，包含诸多临时性工作，因此必须要重视综合办公室管理工作效率的提升。基层项目部综合办公室管理工作的开展应循序渐进，促进项目有序运转。在实际工作中坚持以服务为中心，立足施工生产实际筹划开展具体工作。

要统揽全局，分清工作主次和轻重缓急，明确部门工作热点及關键问题，把握问题处理关键，在大事情上投入主要精力，从主要事项及重要活动入手进行监督管理，但也不可放弃小细节的处理，以免影响全局。如在对外文件拟定方面，必须要符合项目实际情况，既要说清楚问题，确保文件的严肃性和准确性，也要注意防止企业秘密泄露。综合办公室应当争取成为领导的参谋助手，及时领会管理层意图，掌握正确工作方向，做出及时有效的应对和判断;应主动思考，做出超前规划，想在前面，做在前面，充分发挥关键助手作用;要结合当下政策出发，了解领导关注问题重心，明确领导的实时想法，掌握一手资料，提供良好计策，促进领导决策的科学化，也为其他部门业务工作的开展提供协助，有效防范风险。

（三）创新工作形式，改进工作方法

在基层项目部综合办公室管理工作中，需要把握时代形势，就工作形式加以创新，以现代化信息技术为支持，促进综合办公室工作方法的改进，促进实际工作效率的提升。当今诸多现代化办公硬件设备逐步完善，如计算机、扫描仪、复印机等早已普及，综合办公室管理工作中需要确保所配备现代化办公硬件与软件设备的实用性，并及时更新和完善，为综合办公室管理工作效率的提升做好保障。如在综合办公室工作中，文件处理是重要工作之一，一直以来企业倡导无纸化办公，并在全员推行使用数字天航办公软件和手机APP办公平台，但在基层项目部，受传统办公方式的影响，一直以来都是通过纸质方式对文件进行处理。虽然直观化，但不能保证文件传递的时效性和阅示范围的全面性，甚至造成一定程度的资源浪费，不符合节约环保型社会的基本要求。新时期下基层项目部综合办公室管理工作的开展，需要强化应用现代化信息技术的意识，充分以公司现有现代化办公软件为支持，实时化、高效化地处理文件，批量管理各类通知信息，确保各项工作开展的及时性和有效性，也便于管理人员跟踪掌握工作进展情况，做到有针对性的督办。作为基层项目部综合办公室管理人员，工作的特点和要求决定了必须积极学习，自觉掌握先进办公自动化技能，逐步提升自身信息素养与综合能力，自觉运用现代化办公手段开展工作，以确保工作效率得到显著提升。

结合基层项目部工作实际，综合办公室管理工作的落实，应强化全局意识，重视整体工作的规范化开展，积极改进工作方法，探寻问题解决的最佳方式。规范工作程序，协调各项工作，优化办公室服务工作流程，确保办公室工作人员牢记职责与使命，严格依照规范开展工作，全面提升综合办公室工作执行力度，促进各项工作的有序落实，在综合办公室内部营造和谐氛围，树立良好工作作风。综合办公室工作具有基础性，但工作中无小事，不可忽视任何一个细节，需要就全面与重点之间关系进行妥善处理，以免出现纰漏。在工作任务中必须保持高度负责、端正工作态度，投入饱满热情，优化整个工作过程，面对领导布置的任务，以高标准去约束自身，切实提升工作质量。面对主要矛盾与重点问题，综合办公室工作人员需开展深入分析，合理分配工作精力与工作资源创新工作方式，提高服务水平，规范有序开展综合办公室工作，促进基层项目部各项事务的高效化处理。

（四）强化责任意识与服务意识，提升服务质量

在综合办公室实际管理工作中，需要重视工作质量与效率的提升，强化责任意识与服务意识，真正为项目工作的有序推进而服务。综合办公室工作内容繁杂，服务属于经常性工作，办公室工作人员应坚持以人为本，强化服务意识，保证服务的积极化、全方位化与细致化，将服务精神渗透于工作细节中，为领导、业务部门及其他员工做好服务，传递真诚。综合办公室工作的开展，应当做到公平待人、公正做事，自觉树立起办公室的优良形象，真正体现出其对内对外的窗口作用。综合办公室的工作人员应强化责任意识，认真落实具体事项，如实反馈诸多信息，及时上报各类情况，确保决策准确，下达及时。

综合办公室服务工作的标准，应自一般良好服务向优秀服务转变，工作中既要精益求精，也要懂得变通;要善于总结，积极创新，也要关注集体利益，学会换位思考，避免情绪化办公。办公室人员要从宏观层面看待问题，站在一定的高度协调部门之间关系，发挥自身辅助职能作用，通过每一次真心服务的良性循环，促进基层项目部各项工作的稳步推进。综合办公室应当认真履行职责，双向一致处理好对上级服务和下级服务的关系。在为上级服务的过程中，坚持务实、清正、廉洁，做到能谏言，但不越权;在日常部门服务中，做润滑剂，而不是黏合剂，妥当融洽各方关系，营造上下一心、团结协作的工作氛围，充分发挥综合办公室桥梁纽带的作用。

结语

企业文化展示、施工生产等工作的推进都以基层项目部为根基，综合办公室在这一方面承担着重要职责。为防范基层综合办公室管理职能弱化，需要明确综合办公室管理的必要性和重要性，加强管理制度与改进长效机制构建，运筹帷幄，以服务为中心，在实际工作中抓关键抓重点，高质量高效率地开展各项工作，以此由点及面地促进项目管理工作整体水平，进而促进项目生产任务的顺利完成。综合办公室管理人员，在实际管理中应积极改进工作方式方法，加强学习，坚持创新，努力提升服务质量和效率，为项目部、企业的持续健康发展提供内在助力。

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[责任编辑 文 远]