做好民办高校档案管理工作的几点思考

祝家

摘 要：民办高校在教育改革的推动下蓬勃发展，而档案管理也成为其发展必不可少的一项重要环节。文章从分析民办高校档案管理存在的四个问题出发，即对完善档案管理制度不够重视、档案收集工作不够精细、档案专兼职人员培训力度不够、档案信息安全管理缺乏，在此基础上提出了提高民办高校档案管理工作的建议。

关键词： 民办高校;档案;制度建设;收集;培训

随着当今民办高校的办学水平和教育质量的不断提升，学校普遍将精力都集中在规模扩张和教师培养上面，而忽视了档案管理工作的重要性。其实，档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的基础性工作。学校档案是能全面反映学校办学特色、教职工教学和管理情况的最原始记录，也是学校珍贵的历史记忆，对于推动教学改革、加强教学管理、提升办学水平有着重要作用。但是，目前民办高校档案管理的观念、管理水平、技术手段等方面都相对滞后，存在着诸多问题需要我们思考。本文拟对民办高校档案管理工作中存在的问题做一些探讨，提出相应的解决建议，为进一步推进民办高校档案管理工作提供参考。

一、当前民办高校档案管理工作中存在的问题

1.对完善档案管理制度不够重视

欠缺健全的档案管理制度是不少高校内部普遍存在的问题，但在民办高校中这一问题尤为突出。由于民办院校办学体制的特殊性，领导往往更容易忽略档案工作的管理，更缺乏这部分的完善，使档案工作虽然有法可依，但是制度不够细化或标准缺乏可操作性，导致收集困难、材料不规范、整理不到位等情况层出不穷。总体来说，档案工作没有摆上学校整体规划日程，目标不明确，职责范围不清晰。

2.档案收集工作不够精细

档案收集是整个档案工作中的首要环节，只有通过收集档案才能将分散的档案文件集中到档案室。可是不少民办高校由于人员流动较大，并且为了减少开支实行一人兼多职，使档案管理人员无法兼顾导致收集整理工作效率低，甚至随便交一些材料敷衍了事。这些情况直接影响了档案收集与管理的相对滞后性，甚至在对学校重大活动的把握上不像职能部门这么清晰，造成了收集上来的材料利用价值不高，今后很难在编研工作中准确、全面地反映学校的全貌。收集整理档案原本是为学校发展提供有效资源，但是学校档案往往收集不到位，导致许多档案材料归档上架后常年无人问津，使档案不能很好地服务于学校发展。

3.对档案专兼职人员培训力度不够

作为档案管理人员应当定期接受专业知识培训，对现阶段档案管理技术和信息要有科学的认识。但是民办高校对档案管理人员往往要求不高，常常容易忽略每年的定期专业学习，没有很好地组织档案专兼职人员培训，致使档案人员业务能力不强，管理水平不高，管理能力仍然处于原始状态，难以适应现代的信息化发展，很难发挥其应有作用，造成档案管理不能有序有质的开展。

4.档案信息安全管理缺乏

随着现代信息技术的发展，尤其是计算机网络的普及，档案管理早已发生了巨大变化，电子档案的信息安全保障需要管理和技术相辅相成，没有好的管理，再先进的技术也没有用武之地，然而民办高校由于档案信息化技术起步比较晚，信息安全技术的保障会比较薄弱，对于网络信息安全和保密问题也研究得不够。

二、提高民办高校档案管理工作的建议

民办高校档案是反映学校各个历史时期的真实记录，是不断扩大办学规模的过程中形成的许多记录学校办学历程的档案，它包含教学研究、学生管理、后勤保障、财务管理等一切活动最详实的记录，这些记录在学校改革发展和各项教育规划中发挥着不可替代的凭证作用。

1.重视内部制度建设是健全档案体制的基础

孟子曰：“不以规矩，不能成方圆”。国家治理上是这样，档案管理上也是如此，没有制度的规范同样寸步难行、举步维艰。因此，我们要明白制度和规章以及规矩的重要性，只有在规矩的范围内行事，才能帮助档案管理工作顺利发展。因此，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案管理工作规范化的实施与开展，更好地保护档案信息资源不流失，真正做到档案工作由学校统一领导，档案部门归口负责，遵循“统一领导，分级管理”的原则。

按照国家档案局发出的有关规定，根据现有法律法规建立健全适合自己学校实际情况的档案管理制度，并按科学的方法不断进行细化、补充、完善。第一，树立不断完善档案管理制度的意识。档案管理制度难以奏效的直接原因是学校领导与档案部门工作人员在思想认识上还不够到位。虽然档案部门对加强制度建设，保障档案工作顺利开展有了一定程度的认识，但还没有真正从思想深处得以转变，并贯彻到每一个工作细节中去。加上制度制定时不够细致，往往无法配套衔接，导致制度不能较好执行或执行困难。因此，档案管理人员需要有不断完善制度中漏洞的意识，时刻把完善制度建设放在心里。第二，将档案管理制度正式纳入学校整体发展规划中，明确管理档案的部门或人员，从领导层面进行制约，提高档案工作监管力度。第三，逐步细化档案管理工作的各项制度，并分阶段制定具体实施细则。在档案收集、档案整理、档案编研、档案利用、档案人员培训、档案人员奖惩等各环节逐步增加制定各项管理制度，在制定过程中要考虑其具有的可操作性。档案管理制度的完善本来就是一个长期的系统工程，需要做出认真规划，才能给民办高校档案工作营造良好的管理环境。第四，档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，认真贯彻执行，充分发挥制度的指导规范作用。同时为了更好地照章管理可以将档案制度纳入到学校管理运行程序中，包括学校工作计划、学校管理制度等，这样才能更有序化地保障档案工作的运转。通过制度的约束，使其有法可依、有规可循，最大程度地保障本校档案的完整、准确和安全。

2.精细化收集是做好档案工作的关键

应收尽收是档案工作中常说的一句话，在衡量档案收集工作的标准上主要是以所收集的档案内容是否完整，所收藏的档案是否丰富、珍贵。但是在做到收全、收齐的同时更要多考虑利用及编研工作的需求，要向精细化收集发展。第一，收集工作需要积极主动。接收档案是档案部门的一项常规工作，不少档案人员受到传统观念影响，一般处于被动等待的状态，主动收集档案的意识不够，往往通过发布收档通知来坐等档案上门，缺乏主动积极性。再者，由于档案工作的性质关系，平时与同事接触不多，大家也不太关注，这样更加制约了档案收集工作的顺利开展。所以，作为档案人员应该时时关注学校动态，可以通过学校网络平台多了解校内动态，积极做好宣传工作的同时还要掌握校内一手资料，利用网络平台主动出击，做好重要信息的笔记，第一时间与相关部门保持联系，了解活动项目的具体细节，从源头上保证档案材料的质量。第二，要在档案收集的过程中注意精细化选材，抓住事件的聚焦点。通过小事件或小细节来反映民办高校的发展变化，在今后编研重大事件、重大活动时可以插入这些小场景或小趣事来进行点缀，从而客观反映学校的历史面貌。因此，档案管理人员要独具慧眼，在大事件、大活动的收集中注重小细节的收集选取，所谓“小事成就大事，细节成就完美”。第三，注重档案收集工作的灵活多样。由于民办高校许多重大活动经常是临时组建，而且通常由多个部门参与举办，在活动结束后，档案的归档就成了比较困难的一件事。再加上档案一般是采用次年归档，时间跨度长，更容易造成档案材料的遗失。因此，在收集材料时可以采用灵活的方式进行，不要仅局限在纸质材料的收集，可以先采集一些口述、电子文件，了解整个活动和事件的细节，对收集工作做出梳理，明确归档范围，再进行纸质、实物等材料的收集，这样不仅丰富档案的形式，而且在今后的利用服務中也能提供有用的资料。

3.与时俱进培养档案管理人才是保障

对于档案管理工作者来说，档案工作不单单是“薄薄的几页纸”，而是一项政治性、管理性、服务性都很强的工作，无论是存在于现在的档案管理哪一个岗位中，都要实质性地发挥其功用，在档案管理的工作中，提升发展的意见。因此，如何培养档案管理人才，是直接影响到档案管理业务工作整体效能的重要环节，也是选人用人的精准识别过程。而民办高校由于人员流动大，更需要定期对档案工作人员进行各方面的培训，这样才能培养出一支素质过硬且高水平档案管理队伍，通过培训更能稳定队伍，是提高档案管理工作的重要保障。第一，通过开展主题教育，培养档案管理人员的职业道德素质。档案管理工作人员要认识到，作为一名档案管理人员，首先便是要忠于职守、迎难而上，把对档案事业的热爱，倾注于档案工作的每个环节，让档案管理工作能真正成为自己喜欢和热爱的工作岗位。可以开展一些爱岗敬业、服务师生的主题教育活动，来加强档案管理人员的职业操守教育。因为档案管理工作人员只有真正树立正确的职业理想，对档案进行科学整理与归纳，把自身的发展与学校的长远发展结合在一起，才会更有干劲和信心。第二，结合普通培训，培养档案管理人员的政治素质和科学文化素质。档案作为一种历史记录，涉及政治、经济、文化、基建等方方面面的知识，其覆盖范围比较广泛。因此，要不断提高档案人员的政治素质及科学文化素质显得尤为重要。档案工作本身就是一个具有鲜明政治性的工作，需要不断学习新理论、新思想来提高档案人员的政治觉悟，这样才能学会用正确的立场、观点和方法来解决问题。为此，要在定期培训中不断加入新思想、新理论，将档案基本知识与现代科技知识相结合，从档案学不断扩展到文秘、历史、图书情报等相关学科知识。通过培训不断开阔视野，完善档案人员的知识结构，这样才会在实际工作中得心应手。第三，加强开展专题讲座，培养档案管理人员的信息化技能。随着当今信息化的发展，新的技术革命正在不断促进着档案的发展，民办高校档案的信息化管理也在不断加快进度，陈旧的管理知识已经不能适应当代环境，学习网络信息技术已经刻不容缓。因此，如今的档案管理人员不仅要掌握档案管理的基本知识，还要掌握档案管理的现代化信息知识，保证在信息的浪潮中不落伍。学校档案部门应将数字化技术、多媒体技术等相关技术的操作方法纳入到培训体系中，重点要加强技术在档案管理中的实际应用。要定期加强学校各部门档案管理人员的信息化技术培训，同时，要与实际工作紧密结合，注重信息资源共享和利用。通过专题讲座或研讨使档案管理者掌握新时期的计算机管理知识和技能，熟练运用计算机以及各类现代化档案设备的使用和维护，使档案管理人员牢固掌握档案数字化处理、数据库管理、网络平台操作等方面的专业知识并不断积累社会经验。运用档案管理软件对重要的有特色的档案材料进行优先录入，以其独特优势来提高学校应用现代化手段的管理能力，实现实体档案向数字化存储的转变，不断提高民办高校档案工作人员的水平、工作效率和工作质量。第四，加强档案工作管理人员定期考核机制，在当前的档案管理工作中，要想真正能扎根在管理一线，并且能顺应时代发展的潮流开展此项工作，对工作人员开展定期考核也是非常必要的，只有定期考核相关人员，才能明确其掌握档案管理工作的弱点，进而在今后的工作中，能有效开展档案管理效能，取长补短，提升能力。

4.建立健全民办高校档案信息安全技术保障体系

档案信息安全技术是用技术的进一步加强和改善来确保档案信息的安全性。而技术性就需要和数字化、信息化的时代相结合，才能真正将信息安全系统建立完善，并且用信息安全服务去切实保障信息安全问题，在一定的程度上，促进档案信息安全保障体系的构建。因此，在当前的民办高校档案管理工作中，要确保档案的安全性，针对防水、防火、防地震、防雷等功能开展相应的防范安全机制，提供相应的防范安全制度，在档案的环境管理和安全保护工作方面提供重要的保障。同时，系统安全技术也是非常重要的模式，在硬件管理安全的前提下，要保障软件安全技术能跟得上当前时代发展的要求，保障档案信息的安全、不遗失。因此，在程序方面也需要一定的网络数据作为指引，真正的保障网络数据能在实验的基础上开展，建立网络防火墙，真正将档案储存在安全的网络环境中。同时，也一定要做好日常备份和防止入侵的工作，在受到病毒的威胁以后，能及时的恢复档案信息，为民办高校档案管理工作带来更多实质性的保障。

三、结语

档案是国家的记忆，历史的延续，是一系列伟大改革实践的历史见证和文化记忆。而当今信息化时代正在对传统的档案工作提出更高的要求，档案工作者不再处于封闭状态，而是需要积极参与学习新技术、新理念的管理模式。通过不断完善档案内部制度，精细化收集并借助信息化技术的有机结合，有效的对档案进行一体化管理。同时，随着我国高等教育的不断发展，学校的面貌也在日新月异地发生着改变，民办高校档案工作者也应该在思想观念上做出改变，打破传统手工操作的档案管理模式，从视角上开阔视野，勇于创新，勤于思考，让档案的载体从单一的纸质材料变得丰富多样，并利用新技术、新理念为档案事业的发展增添新的色彩，使民办高校档案工作不再墨守成规，由被动走向主动，并以此为契机推动民办高校档案管理工作的现代化发展。

参考文献：

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（作者單位：上海工商职业技术学院）