高校合同管理内部控制专项审计案例

赵 柠

（嘉兴学院，浙江 嘉兴 314001）

1 案例背景

随着高校经济活动的多样性变化，合同已成为学校经济活动中的复杂、大量、基础和风险环节。为有效改善学校合同管理，切实防范合同管理风险，J 高校对201x 年度合同管理内部控制情况开展专项审计，对合同管理的内部控制设计和运行的有效性进行审查和评价。

2 审计思路与方法

充分解读学校合同管理办法，实地调研走访各相关部门，绘制学校合同管理业务流程框架图。依据《合同管理内部控制应用指引》，基于学校合同管理流程，梳理合同管理内部控制的主要阶段和关键业务环节，确定各阶段的关键工作内容和参与主体责任，以业务流程和阶段目标为主线，识别合同管理过程中的关键风险点，确定审计重点。在此基础上采取多部门数据对比分析、全过程数据全面分析、穿行测试流程分析等方法对合同管理内部控制有效性进行审查和评价。

2.1 绘制合同业务管理流程框架图

审计期间学校的合同管理体系为“归口管理，分级负责”，授权相关职能部门（单位）负责对合同进行归口管理。在合同文本拟定、合同审批、合同签订用印、合同变更和合同验收等环节依据合同金额进行审批权限管理。学校成立合同审查小组，由相关职能部门人员和法律顾问组成，对合同标的100 万元以上的合同进行合同会审和纠纷处理等。根据文件解读和实地调研，简要绘制合同业务管理流程框架图，如图1 所示。

图1 合同业务管理流程框架

2.2 编制合同管理内部控制关键风险点及审计重点清单

依据《合同管理内部控制应用指引》和绘制好的合同业务管理流程对学校合同管理进行过程分析和风险识别，确定合同签订、合同履行和合同完成3 个业务阶段中的合同调查、谈判、文本拟定、审批、签订、履行情况监控、合同变更、价款支付、登记归档、纠纷处理、维权处理等11 个关键环节的关键风险点及审计重点，形成合同管理内部控制关键风险点和审计重点清单，见表1 所示。

表1 合同管理内部控制关键点和审计重点清单

2.3 审计技术方法

2.3.1 多主体提取，对比分析

合同业务流转过程中，合同履行部门、归口部门、审签部门、相关职能部门分别形成合同业务文本数据。多主体数据提取，就是对同一业务不同责任主体的合同文本数据进行对比分析，根据文本记录差异，发现执行偏差，以此审查合同业务管理流程中是否存在未按规定程序提交审批、审批后未按审批意见修改、签订后未按合同执行等问题。如同时收集合同审查小组的重大合同审查记录、合同履行部门的合同归档记录、财务部门的财务支付凭证等，三方文本数据对比分析发现合同履行部门某个合同项目的合同归档记录和支付记录，却未见该合同项目在合同审查小组的审查记录，进一步核查发现该项重大合同，未按规定审批程序，提交合同审查小组会审。如同时收集对比同一合同项目在合同审查小组会审修改后的合同文本和合同履行部门签订的合同文本，发现两份合同文本个别条款存在差异，进一步核查发现部分重大合同，未按照合同审查小组的审查意见进行修改和签订。

2.3.2 全过程提取，全面分析

根据合同业务管理流程框架图，梳理关键环节形成的文本数据。提取审计期间合同管理全过程形成的合同文本、合同审签单、合同验收单、合同变更材料、合同支付凭证等文本材料。基于全过程文本数据收集，开展总体定量分析，基于发现问题所占总样本比率，提炼共性问题，进而揭示合同管理过程中的薄弱环节。如对备案的审签单及合同的审签流程和合同签订情况开展全面审查，发现合同审签流程倒置及合同文本签订不规范等问题发生比例超过10%，进而发现学校合同审签流程存在风险隐患，管控环节流于形式，缺乏制约审核。

2.3.3 穿行测试，流程分析

选取不同性质、标的额的合同业务作为样本开展穿行测试，基于合同业务管理流程框架图，结合风险点和审计重点清单，从合同业务开始到结束，进行流程分析，对现行合同管理流程进行风险评估，是否存在流程缺陷和制度漏洞。在审查合同业务流程堵点的同时避免了审计盲区。

如按照合同管理办法规定的金额标准，分别抽取合同标的额30 万元、30 万～100 万元、100 万元以上、无合同标的额的协作类合同等分别开展穿行测试，审查发现现有的制度流程仅对具有合同标的额的经济类合同进行明确规定，但对于非经济类的合作协议等合同没有明确的流程引导和制度规定，导致社会合作部门、外事部门等的对外合作协议类合同均没有执行审签流程和归口管理，存在重大风险隐患，为合同监管盲区。

3 审计发现问题及原因分析

3.1 审计发现问题

3.1.1 合同审核环节存在不规范情况

个别重大合同（合同标的额100 万元及以上）未按照规定程序提交合同审查小组会审。个别合同类别、条款及格式发生较大变更后没有再次提交合同审查小组会审，存在审查风险。部分重大合同采用函电等模式开展会审意见交流和讨论，会审模式不够充分，不利于合同会审审定。部分重大合同的会审意见无存档且未签字确认，不利于归档查询，缺乏责任落实的重要依据凭证。部分重大合同未按照合同审查小组意见有效执行。

3.1.2 合同签订环节存在不规范情况

部分签订的合同未见法定代表人或授权的代表签名。部分合同签订的时间早于审签单中审核时间，存在审核和签订流程倒置的情况。个别合同签订主体不规范，与合作单位下属非法人机构签订，存在合同签订风险。部分合同无审签单，存在用印风险，备案的合同文本中有个别合同无审签单。经查询发现合作类别的合同协议由社会合作处管理且该类合同协议的签订未使用审签单，且未向校办提交备案合同，为合同业务管理盲区。

3.1.3 合同登记归档环节存在不规范情况

缺乏学校层面的统一分类和连续编号制度，不利于学校的统筹管理和宏观统计。部分归口部门内部合同管理时未开展统一标准编制合同编号或未编制合同编号。部分部门统一合同编号存在合同编号不连续或编号重复的情况。部分合同未及时备案存档，截至审计时点，个别归口管理部门管理的201x年合同仍有部分合同未备案存档。

3.2 审计发现问题原因分析

3.2.1 合同管理模式不完善，缺乏统一领导

审计期间学校的合同管理模式是“归口管理，分级负责”，缺乏学校层面对合同的统一指导和管理、监督和检查，导致各归口部门合同管理水平参差不齐，合同政策的理解和操作不统一，缺乏全校层面的宏观统计、归档等合同管理环节。

3.2.2 部门协作机制不健全，缺乏管控制约

审计发现大部分问题集中在未按合同管理办法规定的审核、审批、签订程序执行，关键环节倒置等。主要基于合同管理环节中的职能部门缺少沟通协作，缺乏对必要合同文本的查询和审核，导致出现没有审签单依然进行合同审签，合同文本要素不齐全依然进行合同价款支付等问题，没有形成必要的管控制约。

4 审计成效

4.1 流程优化，完善合同管理体系

根据审计建议，合同管理体系由原来的“归口管理、分级负责”优化为“统一领导、归口管理、分级负责”，如图2 所示。专门设立合同综合管理科室及合同管理专员（科室下设在校长办公室），统一管理并指导学校合同事务。学校合同由合同综合管理部门、合同归口管理部门（单位）及合同履行部门（单位）依职责进行管理，并由合同管理监察部门对合同全过程进行监督，规范和完善对学校各类合同的全过程管理。

图2 优化前后合同管理流程图

4.2 建章立制，提高审计整改成效

学校修订出台新的《合同管理办法》，出台合同归档相关说明，对合同编号进行了统一的管控规定。合同分类细化为经济类合同和非经济类合同，将审计发现的处于监管盲区的合作类合同纳入非经济类合同管理，并明确管理细则。各归口部门结合监管内容相继出台或完善制度、流程，如档案馆出台《合同归档操作规范》、资产与实验设备处制定合同管理与合同验收流程、科技处修订了“科技合作协议类合同审批流程”、校长办公室制定合同审批和合同签订及合同用印等流程。

4.3 自查自纠，强化审计成果运用

学校在全校范围开展合同专项检查工作，审计处派员参加，结合合同审查重点开展审计整改回头看。为进一步规范学校合同管理，切实防范合同实施过程中的各种风险，学校开展合同管理专题培训会，将合同管理专项检查发现的问题进行通报，对新出台的合同管理办法进行政策宣讲，增强各部门合同管理意识。

5 案例启示

一方面，要强化对合同管理流程设计的有效性评价，评估合同管理流程自身是否完善、清晰、流畅，是否存在流程缺陷和监管盲区，能否发挥内部制约、风险防范的作用。

另一方面，要加强对合同管理流程运行的有效性评价，统一领导和部门协作，充分沟通配合，落实部门职责，严格按照形成的合同管理办法和流程对合同业务关键环节进行审核把关，发挥各节点的管控作用。