基层政府文书档案管理工作探讨

蔺亚松

摘要：政府部门内的文书档案，是如实记录和反应一切政务工作内容的重要载体，具有非常重要的借鉴、参考和利用价值。但是由于缺少严格的工作标准和培训机制，导致该工作还存在较多问题。本文主要分析了基层政府部门文书档案管理工作中存在的问题，并积极探究了有效的优化措施，以期能够提升基层政府部门文书档案管理工作的质量。

关键词：基层政府;文书档案;管理工作

政府文书档案工作属于基础性内容，但是在政府部门各项工作开展中起到了十分重要的作用。良好的档案管理工作，可以确保其他工作和业务活动有条不紊的开展。当前在基层政府文书档案管理工作当中还存在较多问题，例如文书档案管理制度不完善、信息化水平不足等情况，需要及时采取有效措施进行优化处理，不断强化基层政府部门文书档案管理水平。

一、基层政府文书档案管理现状

1.档案管理制度不完善

在基层政府部门当中产生的文书档案种类比较多，并且随着部门工作年限的不断提升，文书档案数量也在不断的增加。为了避免一部分文书档案出现破损和丢失的情况，需要制定出有效的文书档案管理工作制度，确保各项工作的顺利进行。当前在政府文书档案管理工作开展中，也具备相应的工作制度，但是内容长期缺少更新，无法真正满足实际工作需求，管理工作人员还在按照传统的工作思维和工作模式，开展文书档案管理工作，没有把文书档案潜在的利用价值充分发挥出来。

2.文书档案管理信息化水平不足

当前社会发展已经离不开互联网技术的应用，互联网技术对于社会各行各业都产生了重要影响，整个社会都在推行互联网+模式的贯彻落实。在文书档案管理当中结合信息技术应用，能够有效地减少分数档案管理工作压力，提升文书档案的利用效率。但是信息化建设需要提前投入较多的资金成本，并需要配合开展后期信息系统的管理工作和维护工作。一部分地区基层政府由于自身财政资金比较紧张，无法在信息化建设中投入过多资金，导致文书档案管理的信息水平不足。在具体工作时间当中，不管是文书档案的收集还是检索，都需要人工来完成，不仅降低了工作效率，还会影响文书档案信息的全面性。

3.文书档案管理人员素质不足

基层政府部门需要建立高素质文书档案管理团队，从而提升文件资料的收集、归档、分类、整理等工作质量。在基层政府当中负责进行档案管理的工作人员，参加培训学习的机会比较少，并且很多工作人員都是兼职完成档案管理工作，导致个人档案管理专业技能一直无法得到有效提升。

二、基层政府文书档案管理工作优化措施

1.建设完善的文书档案管理制度

为了能够确保文书档案管理收入工作、整理工作和借阅工作的规范性，把文书档案的利用价值充分发挥出来，需要制定出完善的文书档案管理制度，利用制度的贯彻落实，确保文书档案资料更加安全和完整。基层政府部门在原来管理工作基础上，要结合当下各工作部门工作开展需求，针对性把工作制度内容进行完善和补充，提升工作的规范性和标准型。要积极完善《档案管理办法》和《文件材料整理及归档办法》，具备更加健全和完整的文书档案移交制度，规范的文件档案运行记录，明确负责文书档案管理工作的具体职责，并对于档案内容的收集、归档的范围和时间进行了进一步的详细明确。

2.建设文书档案信息管理系统

根据当前档案管理事业发展角度来看，结合现代化信息技术应用，实现文书档案信息化管理已经是迫在眉睫。作为基层政府文书档案管理，要认识到文书档案管理对于基层政府各项工作开展起到的重要价值，并全力以赴推动文书档案信息管理系统的建设。基层政府部门需要从财政当中，专门拿出一部分资金来用于本单位文书档案信息化管理系统的建设，明确出文书档案系统建设的规模，争取能够利用更少的成本投资来建设出利用性更强的档案信息管理系统，为基层政府各项工作的开展提供重要参考。

3.强化管理人员的培训工作

当前在基层政府档案管理工作当中，缺少综合性人才，现有工作人员不是学历较低，就是业务素质比较差，并不能真正满足文书档案管理创新发展需求。再加上在基层政府机构当中档案数量不断增多，为了能够把文书档案服务价值充分发挥出来，需要基层政府制定出专业档案管理人员培训计划，让负责进行档案管理的工作人员明确新时期文书档案管理工作要求。要定期开展具有常态化特点的培训教育活动，除了学习先进的档案管理技术之外，还需要在引进的信息化管理设备中进行实践演练，能够正确发挥出信息设备的档案管理优势，提升文书档案管理效率。

4.挖掘文书档案的利用价值

文书档案管理目前只是一种管理手段，并没有真正深入挖掘文书档案背后隐藏的价值，也无法真正为政府部门和其他机关单位工作提供支持。因此当前档案管理工作人员主要工作任务，就是实现文书档案潜在价值的挖掘和利用。档案管理工作人员需要具备创新工作思维，能够在工作当中，利用辅助工具整合和利用文书档案。例如应用信息化管理系统，把大量文书档案按照一定的指标进行分类，让复杂的文书档案变得更加有条理。这样用户在查阅和借阅的过程当中，能够实现精准定位，为档案的调取提高了效率。

5.做好部门之间的协调合作

在政府部门当中，有很多文书档案的利用价值非常高，并且来源于其中各个工作部门，因此需要正确处理好各部门之间的关系，才能够强化文书档案管理质量。档案管理人员要及时了解个工作部门的新工作动态，根据基层政府实际工作情况，思考如何围绕着单位的中心工作开展文书档案管理，收集到更加全面和真实的文书档案资料，为政府部门的发展提供重要参考。

结语：

综上所述，基层政府部门各项工作开展离不开文书档案的利用，并且在信息化建设过程中，进一步凸显出了文书档案存在的价值。需要政府部门能够认识到该工作开展重要性，不断强化档案，管理人员责任意识和管理能力，结合现代化信息技术应用提升文书档案管理工作质量。

参考文献：

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