来华留学人员档案管理的实践现状、存在问题与提升策略

2021-11-11郑紫颖方华王运彬

档案与建设 2021年10期

郑紫颖方华王运彬

摘？？要：来华留学人员档案作为高校档案的重要组成部分，是来华留学生教育规范化发展的重要见证。文章通过梳理来华留学人员档案管理实践现状，对实际工作中出现的档案形成部门复杂、管理规范缺位、集中利用困难、服务方式单一等问题进行分析，从强化管理部门协同合作、关注趋同规范管理趋势、完善档案远程利用服务、拓宽来华留学人员档案服务思路四个方面，提出来华留学人员档案管理与服务的建议，以期为高校开展来华留学人员档案管理工作提供智力支持。

关键词：来华留学人员；高校档案；档案管理

近年来，随着我国综合国力和国际影响力不断提升，来华留学生数量日益增长，层次也愈发复杂。据教育部最新统计数据显示，2018年我国共有来自196个国家和地区约49万名外国留学人员，其中接受学历教育的外国留学生总计约26万人，硕士和博士研究生共计85，062人。[1]我国逐步形成了较为系统的有中国特色的外国留学生教育管理模式，[2]并在此基础上探索规范管理，谋求教育质量的提升。来华留学人员档案作为见证中国对外教育发展的重要历史凭证和规范来华留学教育的重要抓手，也引起了有关部门重视。

参考2017年实施的《学校招收和培养国际学生管理办法》等规定，来华留学人员档案是来华留学人员在华学习期间，接受学校、社会管理等过程中产生的具有保存价值的原始记录。其管理虽多遵循高校学籍、文书档案有关规定，但也呈现出更加分散、更加复杂的特性。鉴于此，笔者在网络调研与文献分析的基础上，阐述来华留学人员档案特性和管理实践现状，探讨提升来华留学人员档案管理水平的策略，以期为来华留学人员档案管理工作建言献策。

一、来华留学人员档案管理实践现状

1.？政策梳理

尽管来华留学人员档案管理工作暂未得到专门国家标准规范，但可以从相关文件中找到支持性内容。这些政策主要涉及两个方面：

一为直接规定，要求实现留学生学籍学历证书的电子化注册与查询，规范来华留学人员档案管理。2007年教育部办公厅印发《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，要求对普通高等学校接受学历教育的外国留学生新生学籍和学历证书实行统一电子注册，建立来华留学生从入学到毕业的完整信息库，以供外国留学生和有关机构网上查询。2011年教育部发布《关于进一步做好外国留学生学历证书管理和电子注册工作的通知》，提出进一步完善外国留学生高等教育学历证书管理和学历电子注册制度的有关要求，并指出要满足留学生对学历电子注册信息即时查询的需求。2018年教育部印发的《来华留学生高等教育质量规范（试行）》是教育部首次针对来华留学教育制定的质量规范文件，该文件将档案工作明确纳入管理与服务支持部分，要求健全来华留学生档案和信息管理制度，记录保管招生录取、学习成绩等入学、在校、离校全过程中重大事项的文件。除却以上专门规定，档案管理的要求还出现在该规范的其他部分，包括：留学生办理转学手续时需合规顺畅地办理有关学籍、移民和出入境事务相关手续，交接文书档案副本；高等学校需完善学籍管理制度，落实来华留学生的学籍学历电子注册制度，规定来华留学生转专业的条件和程序，及时、准确、完整地采集来华留学生相关业务信息并按要求进行备案。[3]

二是间接提及，在来华留学人员管理政策中提及与来华人员档案管理相关的内容。《学校招收和培养国际学生管理办法》将来华留学人员管理涉及部门分为“国务院外交、公安等行政部门”“省、自治区、直辖市人民政府外事、公安等行政部门”“招收国际学生的学校”三个层次，实际上也默认了来华留学人员档案的积累方式及其分散化的管理模式。

2.？管理现状

来华留学人员档案内容与普通学生档案内容实际差别较小，主要涉及留学生申请攻读学位材料、留学生培养材料、留学生日常管理材料以及留学生学位申请备案材料等。但来华留学人员教育层次复杂，常见的教育层次包括专科、本科、硕士研究生、博士研究生以及普通进修生、高级进修生，其档案涉及的记录主体繁杂。

不仅如此，来华留学生档案记录内容也更为烦琐，在管理方面涉及出入境、公安、教育部门等主体间的业务交流，在教育协议和资助方面则涉及不同国家、政策间的协调。下文对来华留学人员档案管理现状进行较为详细的梳理。

（1）日渐完善的来华留学人员信息管理系统

2004年，为适应我国来华留学工作的需要和发展实际，教育部委托北京邮电大学研制开发的全国来华留学生管理信息系统正式投入使用。该信息系统具备5项功能，涵盖4个基本环节，能较为完整记录整合来华留学人员在华生活所形成的资料。发展至今，愈来愈多全国性高等院校来华留学生信息管理平台涌现，并互为补充。例如，教育部的“全国来华留学生管理信息系统”对各高校的年度留学生数据进行收集，为来华留学人员增长情况分析提供数据支持；北京市公安局的“来华留学生信息采集管理系统”便于来华留学人员进行签证申请及办理；[4]国家留学基金委的“中国政府奖学金生管理系统”助力对国外优质生源学习情况、行为表现和奖惩情况等审察。

另外，部分高校也开发设计了符合本校需求的管理系统。例如清华大学留学生管理系统主要功能模块有招生管理、学籍管理、奖学金管理、财务管理以及保险、查询统计等；[5]贵州大学国际教育学院于2018年启用国际学生管理平台，包括招生管理、在校管理、离校管理、账户管理等模块；[6]安徽工业大学国际教育学院针对来华留学工作特点，开发出符合本校留学生管理实际的信息化管理平台，系统设置学籍管理、教务管理、财务管理、迎新注册、在校生信息管理以及其他功能6个模块。[7]此類信息系统能够与档案系统对接，满足电子档案归档要求，提升来华留学人员档案信息收集工作的速度和质量，同时便捷化检索也使得提高留学生档案信息查询和利用效率成为可能。

（2）复杂分散的来华留学人员档案管理模式

不同院校来华留学人员档案管理的具体机构和管理模式各不相同，但整体上都呈现出档案收集主体复杂、档案保管位置分散的特点。如北京工业大学对来华留学研究生实施校、院、导师三级管理制度，其档案也由国际交流合作处、学院和研究生部分别管理，并按规定由研究生部和国际交流合作处协商处理，其中培养和学位授予等环节的材料原件由学院收集整理，经研究生部盖章后报校国际交流合作处，最后由校国际交流合作处汇总后上交学校档案馆；北京大学长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档；上海交通大学的来华留学生档案由外事管理部门负责收集、整理组卷，而后向校档案馆移交；清华大学外国来华留学生的招生、培养、奖惩、学籍及毕业相关材料原件由留学生辦公室收集整理及上交学校档案馆，研究生院和各院系根据日常工作运行的需要留存有关材料的副本。

（3）服务于招生的来华留学人员档案开发

目前高校进行来华留学生档案开发的主要目的在于服务招生宣传，编印书刊和举办展览为两种重要的呈现形式。一是围绕记录优秀来华留学人员事迹及贡献的档案编印书刊。例如，北京大学利用来华留学人员档案创办了电子刊物《留学北大》并出版《北京大学新中国留华校友口述实录丛书》（第一辑），以北京大学国际校友的人生经历和他们的中国故事为内容，为理解中国政治、外交、文化、教育的历史提供了独特的海外视角。二是通过部门协同合作的方式举办专题档案展览，运用来华留学人员档案作为展览主体或丰富展览内容。例如，2018年6月清华大学校史馆、国际处、档案馆联合主办“‘面向世界勇于进取清华大学改革开放40周年国际合作与交流展”，展出了大量来华留学人员档案。

二、来华留学人员档案管理存在问题

1.？档案管理对象散杂，收集工作较为被动

来华留学人员档案记录了留学生在华学习、生活、社会服务等方面的信息，形成周期较长，材料来源相对分散，涉及部门较多。[8]其中校内部门涉及留学生处、外事办公室、院系留学生管理办公室等，校外则包括国务院外交、公安、省自治区直辖市人民政府外事等行政部门。且有关档案部门对来华留学人员档案信息收集、更新及补充都较为迟缓被动，如利用校庆、校友联谊会进行校友信息不定期征集，或在校友网主页设置个人资料补充等栏目进行信息收集。档案收集工作不完善使得来华留学人员档案动态性和时效性不强，造成部分学生档案中某一时间段就业升学情况出现空白，不利于对学生职业生涯发展等情况进行精确把控。

2.？档案管理缺乏规范细则，面临政策失效问题

虽然《来华留学生高等教育质量规范（试行）》明确提出规范管理来华留学人员档案，但无论是提及来华留学人员档案管理的部门规章，还是所调查的高校档案馆官网的法规标准模块，都未见更为具体的来华留学人员档案管理细则。在政策时效性上，一些高校档案管理规定正处于政策废止更替的尴尬期，如《高等学校档案实体分类法》（1995年）、《高等学校档案工作规范》（2008年）已于2018年宣布失效，又如《普通高等学校档案管理办法》（1989年）已被《高等学校档案管理办法》（2008年）取代。这些总则性管理规定的废止或变动对下级档案标准规范制定具有一定影响。然而，经调查许多院校档案馆官网的法规标准库并未及时对相关管理办法进行更新。

3.？档案遵循分散管理传统，统一利用难度较大

为方便管理高校来华留学人员档案，有关工作呈现出分散性的特征，主要表现在两方面：一是全国来华留学人员档案分散于我国各个层次院校中，二是校内来华留学人员档案分散在教务处、国际合作交流处及各专业培养院系进行保管。这样的管理方式某种程度上使得来华留学人员档案聚集需解决异构数据集成等技术问题、主体间协调沟通和管理制度架构问题，导致档案统一利用难度较大，容易产生“信息孤岛”现象。

除教育部的“全国来华留学生管理信息系统”、国家留学基金委的“中国政府奖学金生管理系统”等全国性的管理信息系统外，高校自主研发的信息系统越来越多，尽管对于本校来华留学人员信息管理更具备针对性，但对于信息网络的编织提出了更高的要求。

4.？档案利用创新意识不足，开发方式较为单一

目前，来华留学人员档案服务对象多限于学校层面和学生个人层面。学校层面多数院校将优秀校友与中国的渊源以及毕业后的发展编写成完整的故事，以刊物、影像的形式作校友宣传，作为招生宣传手段，或作为重要板块参与校史馆展览活动，较少考虑将其运用于服务来华留学生管理以及在华留学生教学活动；学生个人层面主要通过出具证明等方式发挥学历认证作用，仅保证实现学籍档案的基础价值，未从增强来华留学人员档案意识、挖掘档案情感价值等方面进行更深层次的思考。

三、来华留学人员档案管理提升策略

1.？强化管理主体协同合作，整合来华留学人员档案信息

加深部门之间协同合作是保证来华留学人员档案管理与提高档案服务质量和效率的重要途径，可以从以下两个方面进行讨论。

一是校内各部门开展协同合作。在开展来华留学人员档案管理工作时，档案管理部门既应加深与文书部门的沟通、联系[9]，在形成、流转及归档等环节提前介入控制，保障档案的完整性和档案管理工作的质量，又可考虑来华留学人员档案的特殊情感价值，加强与高校文化记忆部门协作，利用留学人员档案资源参与校史文化建设，发挥育人功能。[10]或考虑来华留学人员档案的外事属性，与高校海外交流中心合作开展来华留学人员档案编纂和研究并推出相关的宣传产品，如宣传文集、文创产品、数字影像等，帮助学校树立优良的国际办学形象。

二是学校和社会组织开展协同合作。来华留学人员在华期间不仅会参与校内活动，各类型社会组织中也可能留下他们活动的原始记录。这些信息亦是构成来华留学人员档案的重要组成部分。例如，2020年全球暴发新型冠状病毒肺炎疫情，在抗疫过程中，涌现出大量留华国际学生防疫志愿者，他们可能是参与学校组织的志愿活动项目，也可能是参与所居住社区的志愿招募。这就会导致形成的档案资料相对分散，学校应当有意识地对此类档案信息进行收集。加深学校与社会组织之间的沟通交流，有利于保证留学人员档案的真实性、完整性、有效性。

2.？关注趋同规范管理趋势，兼顾来华留学人员档案的特殊性

高校来华留学人员档案管理须关注管理趋同化和规范化趋势，做到与时俱进。其中，详细的专门管理细则是实现高质量管理必不可少的前提。鉴于此，笔者认为，应参照来华留学人员管理体系、有关文件时效和高校档案馆发展趋势来制定相关管理标准有其必要性。

首先，在制定管理规范时需要关注当前来华留学人员与国内学生的趋同管理趋势。自2010年《留学中国计划》发布以来，教育部逐步明确要推进中外学生管理和服务的趋同化[11]，从招生、培养、教务等多个方面实现趋同化与差异化管理相结合，并将档案管理工作纳入其中。相较于现在复杂分散的来华留学人员档案管理模式，此种方式明确了校内各部门职责范围，提升了来华留学人员档案工作效率，使国际学生档案工作体系成为学校学生档案工作体系的有机组成部分。其次，在制定管理规范时要关注相关文件时效性。对于依照过期文件制定的院校管理标准，应当及时更新完善。最后，制定管理规范时可以涵盖档案服务方面的内容。各高校关于档案服务方面的规范近乎空白，主要归因于高校档案馆属于高校内部机构，其中保管的档案主要面向校内管理活动开放。随着《教育部办公厅关于做好教育系统施行〈中华人民共和国政府信息依法公开条例〉准备工作的通知》（教办厅函[2007]81号）、《高等学校信息公开办法》等举措相继发布，高校信息公开也逐渐成为社会关注的热点。[12]来华留学人员档案因其具备涉外档案、学籍档案等多重属性，未来在保证来华留学人员隐私的前提下进行信息公开是不可回避的，应对这样的服务新趋势，可提前思考有关内容并写入相关管理规范中。

3.？完善档案远程利用服务，助力打造“留学中国”品牌

一是运用现代信息技术，助力档案远程利用服务。鉴于来华留学人员存在跨国难返的问题，需积极建设档案利用线上服务平台[13]，通过来华留学人员信息管理系统实现来华留学人员档案“应收尽收”，利用移动互联网技术建设数字档案资源、档案信息网站等，以授权登陆的方式远程开放档案查阅、出具书面证明进行递送、网上反馈信息、数据库认证等服务，多途径满足有关利用需求，提供跨地域高质量档案远程服务。

二是关注已毕业离校的来华留学人员发展情况，对其档案进行动态补充，保证来华留学人员档案完整，为将来进行档案编研工作奠定重要信息基础。通过对已毕业离校的来华留学人员动态档案信息进行分析，高校可以有针对性地选取优秀校友，视具体情况全面开展人才发展资料采集工作。从组织编研、资料采集、信息资源库构建多个方面入手，助力打造“留学某大”“留学中国”品牌。

4.？拓宽来华留学人员档案服务思路，实现资源多元利用

来华留学生档案管理需以存管为基础，更需以服务为根本。针对来华留学人员档案利用形式较为单一的问题，可以从社会、学校、个人三个层面考虑实现来华留学人员档案多元利用。

从社会层面看，来华留学人员档案服务可以有新视野。首先，来华留学人员档案不仅是流动的学生学籍档案，更是国家涉外档案，可以通过对来华留学人员档案进行数据分析，了解我国与各国之间的教育合作情况，寻找与国家政策变更之间的联系[14]，更好地把握国际形势；其次，通过收集来华留学人员档案中具有代表意义的人物案例，参与或举办跨国国家关系展览，丰富中外合作办展内容，加深国家间情谊，也可以开展跨国教育与培训展，展现来华留学生教育现状、发展、目标、思路及措施、教育推广的观念和方法，推动国家间办学互鉴；最后，考虑到优秀外国留学生毕业后留华就业情况和有关奖助政策的出台，可以利用来华留学人员档案对其在校表现情况进行评估，在帮助企业单位更好地选拔人才的同时，也有利于相关人才政策贯彻落实。

从学校层面看，来华留学人员档案服务可以有新职责。一方面，可以发挥档案的“资政”功能。来华留学人员档案作为教学类档案的一部分，反映了学校对外教育教学活动，来华留学人员思想、学业等情况。有关主体可以从中汲取经验以完善留学生教育教学方式方法，或是利用来华留学人员档案推进学校来华留学质量认证工作。另一方面，可以发挥档案的“文化”功能。来华留学人员档案是高校校史文化的重要组成部分，能够在文化育人方面发挥一定积极作用，可以利用档案联合办展、出版书刊、举办线下文化交流活动等，增强学生母校自豪感。

从个人层面看，来华留学人员档案服务可以有新举措。一是提升来华留学人员档案意识。在资料收集工作中有意向来华留学人员科普其档案形成、流转过程。针对高校开展的各类档案宣传活动，要一视同仁积极组织来华留学人员参与。二是通过认真、专业的服务方式，变“被动服务”为“主动服务”，热心解答如何开具相关证明、如何转递学籍档案等与来华留学人员切实利益相关的问题，提供优质服务，利用来华留学人员档案服务塑造中国高校良好形象。

*本文系2020年度国家社会科学基金项目“档案部门协同合作与服务转型研究”（项目编号：20BTQ097）阶段性研究成果。