档案资源体系建设视域下档案保护的新理念新趋势

王建华

摘 要：保护是档案管理永恒的话题和档案资源体系建设的重要内容之一。伴随着“互联网+”时代的到来，档案保护除了面临传统风险，还面对数字化时代特有的风险和挑战。笔者从档案保护的迫切性和必要性出发，分析了档案保护的传统方法及不足，探讨新理念和新趋势，提出档案保护建议，供参考。

关键词：档案保护;档案资源;新理念;新趋势

档案保护是一项基础性、支撑性工作，在管好档案、用好档案、服务社会等方面具有重要作用。档案工作人员特别是从事档案保护工作人员使命光荣、责任重大，需要从档案馆库建设的库房选址、有害因素的“八防”，到档案流通环境的条件维护等方面展开工作，实现档案保护与全过程安全管理[1 ]。

1 档案保护的迫切性和必要性

1.1 档案是不可再生的珍贵资源

档案具有原始性和唯一性，是一种不可再生的资源。随着社会的发展和科技的进步，对档案资源的开发力度越来越大，频繁利用甚至损坏档案的现象日渐突出，因而解决这些问题迫在眉睫。

1.2 档案经常面临被破坏和危险

档案从收集整理到保管利用各环节都存在被破坏的危险。例如纸质档案在长期的存放过程中会出现发黄变脆、字迹褪色的情况;不适宜的库房温湿度保管环境造成档案发霉、变质现象;经常性地复印档案造成的损害也随处可见。

2 传统档案保护主要方法

传统的档案保护主要是档案库房档案安全保护的“十防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫、防磁、防污染等）、“温湿度调控”、修复破损档案及档案复制等[2 ]。具体方法如下。

2.1 对有害生物的防治

在整理完毕后将档案放入冰柜一段时间，用冷冻法杀灭害虫;在档案库房内放置药物，并营造合适的档案保管环境，以减少档案发霉、变质等。

2.2 对破损档案进行修复

通过档案的加固和装裱等手段，修复档案，延长档案寿命。

2.3 对档案进行数字化

制作档案数字化副本，封存原件，减少对档案原件的損害。

2.4 用专门设备保护珍贵档案

如某大学珍品档案陈列室拥有相当数量的珍贵档案，该陈列室配备专用的恒温恒湿设备及专门的气体灭火控制系统，并使用了价值不菲的樟木柜（防虫防蛀、驱霉隔潮）存放档案，保护效果非常明显。

3 档案保护存在的主要不足

3.1 缺乏档案保护专业技术人员

如某大学档案馆作为西南地区规模最大的高校档案馆，没有一个接受过高等教育的专职档案保护人员。

3.2 档案保护体系建设缺乏系统性

档案资源、档案利用和档案保护共同构成了档案三大体系，足以说明了档案保护的重要性。但多数部门未开展甚至还有不少部门不知道需要对本部门的档案保护体系从微观技术层面到宏观管理层面做有效的全面评估[3 ]。

3.3 档案保护应急管理流于形式

档案灾害性事件的应急管理是档案保护体系中极为重要的一环，但档案管理机构的应急处理方案普遍存在不完整、缺乏针对性演练及改进等问题。如一些单位的应急演练多是进行消防和逃生，对在紧急情况下如何对档案实施有效保护涉及的少，流于形式，明显本末倒置[4 ]。

3.4 工作人员缺乏保护意识

强调档案的利用和管理，对档案的保护相对忽视的现象在各级档案部门普遍存在。档案破损、发霉等情况很多是由于相关工作人员缺乏保护意识所导致。

3.5 档案库房和设备不达标

档案库房大多由办公用房改造而成，并未对库房的门窗采取相应的防火防盗措施，而且库房门窗的材质也无法做到防热防潮。多数基层单位档案保护设备不符合要求，库房多采用荧光灯或节能灯等照明设备，这些灯具放出的光线中含有较多的紫外线，不利于档案保护。

3.6 电子档案保护技术措施明显不足

目前技术不成熟，给电子档案保护工作带来了不少难题[5 ]。同时，网络安全在档案保护体系中就更加关键和重要，但现实中普遍缺乏前瞻性强、针对性明确的档案网络安全管理和应急处置程序。有些部门虽然制定了网络安全相关的档案保护应急处置程序，但很少能进行具有实战意义的应急演练。

4 档案保护应坚持和把握的新理念、新趋势

4.1 档案保护应该坚持的新理念

4.1.1 坚持动态保护理念。档案保护贯穿于档案运行的动态全过程，从档案的形成、归档整理、入库保管，到利用服务的各个环节，都需要实施有效管理和科学保护[6 ]。这种动态性体现在档案库房管理保护的适时性，在继续加强相对静态的档案库房保护前提下，扩展保管保护的工作范围。需要前移做好档案形成的前端监督，也要后延强化档案利用的后端监管指导，确保档案载体与信息的有效存储和长期读取。

4.1.2 坚持整体性保护理念。应在思想观念层面进行认识的调整和改变;应在管理层面加强各项法规、制度的完善与执行;还应加强档案管理标准和技术保护规范的制定和贯彻，确保操作规程与档案运行的规范化。应在标准规范指导下，推进档案实体保护、人员规范操作、技术方法与设备设施的保障、环境的监测和管控，实现传统保护方式的转型，确保档案实体和信息的安全。

4.1.3 坚持全过程安全管理理念。档案管理全过程包含档案的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理归档、保管保护与修复、开发利用与编研等过程。档案保护必须关注入库档案的安全，实现与档案利用的结合，确保档案原件保护、数字信息安全[7 ]，以及利用服务中的浏览展示。应研究推进安全保护与整理工作、保管、开发利用的结合，更好地实现档案全过程安全管理的目标。

4.1.4 坚持充分发挥人的主观能动性理念。应加强对档案管理人员的培训，树立档案保护意识。不仅要增加档案管理人员的基础档案知识储备，还要开展对档案管理人员的档案保护技术的培训工作，让档案工作人员能够针对本单位档案的具体情况采取相应正确的档案保护措施，不断提高档案保护水平。