加强机构改革期间档案安全工作分析

摘 要：本文主要阐述了机构改革期间档案安全工作现状，其中包括缺乏档案安全认识、档案保管工作缺失以及档案移交程序不规范等问题，同时提出提高档案安全认识、建立档案管理体以及规范档案交接程序等对策。

关键词：机构改革;档案安全;管理体系

引言

档案安全是机构改革期间档案工作的重点，为此要加强档案人员对档案安全的认识，建立科学档案管理体系，有效减少恶劣行为发生。此外，要完善档案收集、整理、保管等管理制度，以保证档案文档的完整。

1 机构改革期间档案安全工作现状

1.1 缺乏档案安全认识

尽管部分单位已经建立档案安全防护制度，却缺乏档案安全认识，相关工作落实力度不够。档案管理人员落实相关工作时，缺少规范性。部分单位会用人员数量缺失、房间空间紧张、档案移交量大等理由掩饰工作过失。甚至还有部分单位，为减少工作量烧毁档案资源。这类现象表明，加强单位人员的档案安全意识已迫在眉睫[1 ]。

1.2 档案保管工作缺失

档案工作的基础就是档案保管工作，该工作是各项工作开展的前提。由政府单位到办公楼已成为未来发展趋势。但因单位数量众多，办公条件受限，许多档案文件已无处存放，能单独设立档案室的单位屈指可数。缺少档案室的单位，因无法将档案集中管理，各类档案分散至形成科室保管，已逐渐形成普遍现象。其防火、防盗等基本防护几乎无法保证，这都为档案保管、利用以及移交带来巨大影响。部分单位因长期未将档案移交，导致档案堆积数量较多，办公地点无法将档案继续存放，只能将其放置到距离办公位置较远的其他位置，导致档案文件平时无人整理、监管，为后期移交、查阅等工作带来阻碍。还有部分单位建立的档案室，其防护参数无法达到基本要求，其档案保管工作存在缺失[2 ]。

1.3 档案移交程序不规范

机构改革期间，部分单位被撤销或被重新组建成立新部门时，因组织机构发生撤并、整合等变动，缺少合理统筹组织规划，未及时明确档案归属与交接方案，导致档案移交程序不规范。经调查发现，交接时普遍存在两个现象，一是因交接程序存在缺失，落实档案交接工作前，未策划明确的交接方案，对于将要交接的档案底数模糊不清，缺少合理规划。二则是因落实档案交接工作时，移交单位未及时开展立卷归档工作，将未整理的档案文件直接移交给接收单位，移交程序缺乏规范，为未来档案查阅工作带来困难，严重影响档案保存的完整性与准确性[3 ]。

2 机构改革期间档案安全工作对策

2.1 提高档案安全认识

机构改革单位档案工作中的重点就是确保档案资料的安全，为此要加强档案安全宣传工作，提高档案人员的档案安全意识。尤其要增强档案法律法规与安全层面的法律责任的宣传力度，对于实际存在的安全隐患，要选择相对应的法律责任与规定，采用书面或面对面传达等途径，增强单位领导与该工作相关人员的档案安全意识。此外，要引导涉改革单位提高政治站位，树立全局理念，加强组织领导与督导检查力度，杜绝档案遗失或密情泄露等恶劣现象产生，任何部门与人员都不得随机构改革私自带走、转借、销毁档案等。对于因缺少档案安全意识导致安全事故的单位或机构，需依法依规秉公处理，借此形成威慑，切实保证机构改革期间档案信息的安全。

2.2 建立档案管理体系

要建立档案管理体系，督促各单位建设档案工作网络，切实落实档案管理准则，主动组建档案工作小组，根据各项工作内容及要求，明确主管领导、部门以及负责人，并为其配备专兼职档案工作人员，促使人员相互辅助提高工作效果。要明确其他科室各人员的档案管理责任，借此形成档案管理责任意识。此外，应建设机构改革期间的档案管理工作与处置工作的具体方案，并坚持以安全为基础对其优化整合，将档案管理与档案处置工作共同增设到机构改革工作总体部署，为档案工作顺利展开提供前提条件，充分保证档案文件的安全。要优化文件材料收集、整理、保管、封存等管理制度，科学拟定档案工作方案与管理要求，以确保档案文件完整无丢失。倘若发现档案文件出现丢失或损坏，需依照档案管理制度，对人员或部门采取相应惩罚，借此提高档案人员行为规范性，充分发挥档案管理制度作用。

2.3 规范档案交接程序

要规范档案交接程序，确保档案的归属与流向渠道通畅，合理处置机构变动部门与单位档案的流向。各级档案部门与机构要主动向当地党委、政府与编制部门递交机构变动的档案资料，主动做好机构改革服务工作，及时完成撤销、合并机构档案处置、接收工作，以便妥善保证档案资料。要明确撤销单位或临时机构，为交接工作打下坚实基础。原则上需将所有档案全部向当地同级档案馆移交，若有需要，应经同级政府档案行政部门许可后，将其送于单位代管。此外，在明确两个或多个部门组合为新单位后，原单位档案需通过同级政府档案行政管理部门同意，才能由新单位管理利用。无论机构如何改动，档案交接归属需及时明确。档案接收部门要全力配合管理部门工作，将各单位优势充分发挥，采取一致管理标准，利用培训、讲座等模式对档案管理人员实施现场指导，确保档案保管、交接工作质量，为档案文件安全提供保障。档案交接前要确保档案完整，其中包括档案纸质文字、图片、声音、影像以及实物等，以保证文档内部资料未丢失。对于内容缺失的档案，要根据档案实际情况，及时收集其相关资料将缺失部分弥补，而对于无法弥补的档案要给予备注说明。不同类别的档案要根据有关要求整理，整理时要对档案实施分级管理，整理完成后要将其编号排序以妥善保管。档案交接时，要将电子版与纸质版档案共同交接，交接时要附送档案介绍与编制依据，为后期资料查找工作提供便捷。

3 其他建议

3.1 增强档案管理法律监管工作

要加强档案管理法律监管工作，依照法律要求开展档案管理工作。应加强《档案法》与相关法律要求的宣传力度，借此提高档案管理人员对相关法律法规的意识，有效减少不良行为产生，充分提高档案管理工作质量。此外，要提高档案法律监管工作落实力度，并在机构改革过程中优化档案管理工作相关规定，促使机构改革时的档案管理工作规范化。若发现有违法乱纪行为，如不按规定移交档案、因管理不善导致档案丢失等，需依法处理。要尽力争取党委对机构改革中档案管理工作的支持，将档案管理作为机构改革重点工作，为档案管理工作提供物质条件，并将责任落实到个人，借此激发档案员工落实档案管理工作的积极性，实现有据可查有迹可寻。

3.2 做好档案基础设施建设工作

应根据《机关档案管理规定》要求，主动协调政府部门，为各个涉改单位的档案管理工作提供所需保障。分配办公室时，要根据档案数量合理安排，为各单位提供所需办公空间，打破办公条件制约，妥善解决相关问题。此外，要督查各单位夯实基础，增强档案管理硬件设施建设工作，强化档案库房防护工作，采取有效措施提高档案库房防护等级，保证档案库的防火、防盗等，为档案管理提供物质保障，以保证档案文件的安全。

3.3 提高档案人员队伍综合素养

要定期开展档案管理讲座，将档案管理工作注意事项印在档案管理人员脑海中，提高档案管理工作质量。此外，要主动组织档案管理人员学习《档案法》《机关档案管理规定》等相关法律，提高档案人员综合素养，确保人员懂法、知法，具备相应法律意识。开设安全教育培训活动，借此增强档案管理人员对档案安全管理工作的认识，为档案文件安全提供相应保障。

3.4 强化档案管理部门机构改革力度

增強档案管理工作的同时，要强化档案管理部门机构改革力度，做好档案管理机构改革工作，充分发挥自身优势。要尽量优化档案管理机构的档案计划，在不受编制人员数量减少的影响下，能确保档案管理工作正常开展，档案管理工作监督强度逐渐增强。对于未根据公务员管理体制实施管理工作的机构，要借助改革机会主动按照公务员体系优化管理，以打消档案管理机构顾虑。

总结

综上所述，机构改革时期的档案管理工作，要做好档案基础设施建设工作，合理安排办公室布局，主动提高档案人员综合素养，加强人员法律意识，使其主动规范自身行为，根据要求落实相关工作，为档案提供安全保障。

参考文献：

[1]赵晓辉.关于加强机构改革期间档案安全工作的思考[J].黑龙江档案，2019（02）：18.

[2]韩贵林.在机构改革过程中加强档案管理工作之我见[J].兰台世界，2019（S2）：21.

[3]李爱敏.关于加强机构改革期涉改单位档案管理工作的几点建议[J].中国科技投资，2019（09）：110.

作者简介：肖茜（1992— ），大学学历，平潭综合实验区行政服务中心档案与大数据科档案管理员，主要从事档案管理工作。