档案行政管理部门研究现状可视化分析

陈硕

（国家广播电视总局2024 台，黑龙江 佳木斯 154025）

引言

档案行政管理部门的职责是履行政府行政管理职能，是对档案事业进行管理的专项机构，主要负责全国范围内的各级行政区档案事业，同时对行政区域内部的机关、团体以及事业单位等进行档案工作的指导和监督。档案行政管理部门工作人员主要从事的是机关档案的管理工作，并且在日积月累的管理工作中相关工作人员会积累丰富的实践经验并形成专业的知识构架。

一、档案行政管理现状

（一）文档存储对于文档的载体要求较高

随着档案数字化的高速发展，对其存储载体也提出了更高的要求。档案数量较比原来大大增加，存储的媒介还是原来的光盘库，磁带库等，这就使得介质的更新迭代进度并不能满足大量增涨的档案信息数量的需要。并且存储形式的更新也较慢，受到以往成熟技术的影响，存储形式依旧维持着原来的方式，让存储的档案在读取和查阅时产生困难。因此电子档案要想长期永久保存仍然任重道远。

（二）网络安全

信息技术的普及意味着信息化时代的到来，随着新时代的到来，时代所产生的弊端也渗透到了档案管理行业中。大量的数据传输使得网络黑客以及其它不法分子有机可乘，在档案传输的过程中实施非法入侵或者种植电脑病毒，会极大的造成档案信息的损失甚至是损毁。目前在对数字化档案传输和保存是的加密手段仍存在不足。例如电子编码技术是非数字化转为数字化档案的一种技术，由于档案在联网传输过程中可以被修改，而档案本身并不能修改，这就会产生一定的问题，给档案数字化管理增加了难度。

二、档案行政管理的意义

（一）能够推动档案管理水平的提升

数字化档案管理在新时代是大势所趋，相较于传统的档案管理制度这种新的管理手段在对档案信息的整理归纳和查询使用中都得到了极大的提升。对于传统档案保存的方法十分复杂，而且保存时间不长，因为原本的保存媒介大多是纸，纸在保存过程中容易受潮，容易起火，而且在长时间的保存下容易使保存信息模糊，甚至在传输过程中容易导致信息泄露等问题。就如比尔盖茨的一张非常著名的照片中所显现的那样，一吨重的纸质文件或许在一张轻薄的软盘中就可以保存，原本的档案资料所需要占据的空间巨大，而且保存和转换介质和信息传输中都需要大量的人工来完成，而数字化的档案管理就不需要这么多的人力，但是因为需要转换介质等原因，对档案管理人员的专业性提出了新的要求。

（二）符合时代潮流

先进的档案管理设备和先进的技术使用都顺应了时代的发展潮流。时代要求信息电子化，而数字化的档案管理正符合这一要求，并且当代人们对于信息技术的掌握度比较高，这种管理模式恰恰能满足民众的需要。因此这种新的管理模式必须被大范围应用。对于客户服务以及旧档案介质转化等一系列的问题和挑战，相关技术人员也应符合新时代的要求加以解决。

（三）提升工作服务质量

档案的作用就是被查询，因此数字化档案管理应该方便用户进行搜索和查询。提升服务的手段可以使对档案标记关键词，让用户能够通过关键词进行检索，或者提升搜索界面的便捷性使用户更容易操作等。这就对档案的工作服务质量提出了更高的要求，因此在档案信息资源库的使用上相关的管理人员应该注重数字存储设备的保养以及网络的流畅性等。使档案管理和服务质量都能够得到提升，这对档案管理人员的能力和素质都是一项巨大挑战。

（四）促进档案管理的稳定发展

在新时代的社会建设中，科学技术水平已经得到了很大的提升，信息化数字化的建设水平更是突飞猛进，受到这方面的影响，档案信息的数量有了极大的增加，并且对于信息的收集，分析和处理查询过程中的难度也在飞速上升，但是这种难度的提升正是档案管理向着现代化迈进的标志，提升档案管理的科学化水平就是推挤年我国档案管理的现代化建设途径。

三、可视化分析数据选取的研究方法

（一）数据来源

档案行政管理部门研究现状的可视化分析需要参考的数据为《中国档案》期刊中的档案数据。在《中国档案》期刊中，我国档案界的各项数据都在其内容中有所体现，同时这部期刊中研究的内容和行政管理部门档案工作息息相关，因此将《中国档案》中刊登的文献作为数据基础对于我国的档案行政管理部门档案研究现状分析具有现实意义，具备极高的可行性和可操作性。

本文主要以《中国档案》中近些年刊载的文献作为研究对象，并通过相关数据软件来选取数据源。将时间设定为2001 年到2021 年，使得文献的来源与《中国档案》的刊载精确匹配，检索后共获得刊物5688 篇，这些刊物经过筛选，因此具备一定的代表性，选择的刊物格式为普通文本格式，并导出题目和内容的信息。

（二）分析工具

本文主要采用的文献题目系统为信息统计分析工具系统，结合文献的计量学来处理并分析所搜集到的数据。例如有一篇刊物的作者名为刘培元，最初的设计开发开始于2010 年，创作的作品于2015 年发表于《中国档案》中。这样分析的目的在于对期刊的全文数据库题目信息进行处理，然后利用多种分析方式来确定数据的分析方法，挖掘并呈现出可视化数据的结论。

近年来一个新的Web 版Sati 被作者设计并开发，并被作者放置于网络共享平台以供研究学者们免费试用，这个新版的sati 不仅保留了旧版SATI 的全部功能，同时还加入了时代化的功能，将跨平台使用加入到了设计中，并且这个网页还能在多种操作系统运行，几乎支持所有的浏览器使用，同时对异步数据处理进行了优化，使得服务器资源得到了重新配比，并将大数据处理加入到了网页功能中，使得软件的登录界面更为清晰，更具有条理性和可操作性。利用云服务就可以进行操作，这就免去了下载安装软件的繁琐步骤，使得这种专业的工具可以轻松使用。

四、关键词分析

关键词是反应论文主题概念的词或者词组，良好的关键词运用能够对论文的研究主题予以指引，如果在多篇文章同一个关键词出现多次，那么在一定程度上就可以断言这个主题就是当下较为热门的学科领域研究要点。关键词的共现分析主要是指两个或者多个关键词在同一篇文章中出现，并且出现的频率越高说明两个关键词之间的关联越密切，主题概念的关联性就越高。

在针对《中国档案》最近20 年的刊物文献统计中，出现频率超过100 次以上的关键词有30 个。通过排除法可以排除频次最高的档案关键词，然后经过筛查和检索得到文献中存在排名前三的关键词分别为“档案局”、“国家档案局”、“档案馆”这三个词汇。

这就说明来自于《中国档案》的文献近些年来主要研究的目标主体为行政管理部门，因此以《中国档案》刊载的文献为参考对象对档案行政管理部门的研究学者具有现实意义，并且研究的方向是具有针对性的。在检索中值得注意的一点是排名第三的关键词“国家档案局”，其发文的作者基本都是来自于国家档案局，因此作为国家档案局的主办刊物，《中国档案》中发表的一些论文在研究学者中具备一定的权威性和优势。

档案的行政管理部门的研究学者关注重点为档案局、档案工作和档案管理。在近些年的研究中可以看出，地区各级档案局建立起综合档案馆、数字档案馆，如何实现纸质档案的数字化、档案管理的信息化建设方向的研究是当下探究的热点之一。从关键词共现网络图谱中可以看出，高频出现的关键词互相之间紧密的联系在一起，并且每两个之间都有在线连接，这就说明这些高频关键词出现的频率是差别不大的，并且没有形成明显的不同聚类，说明档案行政管理部门研究学者的研究热点较为一致，研究方向也大致相同。

五、高产作者及合作网络分析

对检索范围内的5688 篇文献进行统计，涉及到的作者有6899 位，其中独立作者为3568 位，由此可以推算出平均每篇文献的作者有1.2 位。

针对发布量前十的高产作者进行分析，排名前十的高产作者中有6 位是高频合作的作者，占比高达60%。高产作者在一定程度上可以理解为高频合作作者，这就说明高产作者在学术研究和学术交流上拥有较大的权威性，并且他们也掌握了更多的学术资源。这些高产作者对档案的发展起到一定的推进作用，并形成了作者核心区。从总体上来看，作者之间的合作网中合作作者占到总体人数中较小的比例，并且网络密度较低，说明作者之间的交流合作并不多，因此《中国档案》中独立发表文章为主要的发表形式，这样就形成了对知识传播的不利局面，同时过多的独立研究和发表也不利于档案工作的发展和优化。

六、高产机构及其共现分析

对于发表于《中国档案》中的相关研究机构分布情况进行分析统计过程中，发现发文量排名前二十的高产研究机构发文占比都在总发文量的1%以上，并且这些机构大多集中在北京和上海这些发达城市，这就形成了研究机构的核心区域，同时也体现了我国档案机关管理部门对于研究能力的排布情况，总体趋势为从发达地区向着相对落后地区逐级递减。

利用SATI 网络版可以导入并检索出题录信息，然后生成作者机构合作网络信息。从作者机构合作网络图谱的分析中我们可以看出有合作关系的机构主要聚合为三类，通过文献的分析，然后汇总各个省级档案局的资讯信息，这些机构的发文不看作者之间的合作发文，从而正确的修正合作作者机构数据。一般情况下，国家档案局是合作最为高频的机构，其中国家档案局技术部和评议委员会相关工作人员是主要的合作主体，这些部门的工作人员和国家博物馆、中国人民大学等机构合作关系密切，并且共同发表了多篇文章。

从整个合作作者机构图和高频合作机构图中可以得出结论，在近20 年中，作者跨区域、跨机构合作的相对较少，并且信息沟通和知识交流相对来说较为匮乏，合作的主体主要在单位内部，再扩大一些也仅仅涉及到省一级的档案管理结构，因此跨省合作可以看作是当下档案行政管理部门合作关系的主要壁垒。

七、结论

基于计量学的方法，本文对《中国档案》中近20 年的文献进行了数据分析，并使用SATI 网络版作为处理软件进行数据处理，进行可视化分析，得出如下结论：

首先高频关键词以及共视分析，以“档案局”、“档案事业”、“档案工作”为首的关键词体现了我国当下档案行政管理部门档案研究工作热点主要集中在档案管理部门的自身发展上，同时近些年乃至于日后的研究热点还是在于如何利用信息化的手段来建立起完善的行政管理部门综合档案馆，同时将数字化技术应用于档案馆的业务办理上。

然后通过高产作者和合作网络分析得出，高产作者主要来自于我国的国家隶属档案管理社和档案杂志社。这些国属单位的发文量最大，并且对本领域的贡献较大，形成了作者核心区。但是从整体的合作上来看，作者之间的合作网络密度普遍偏低，对学术的研究相对较为独立，并且高校从事档案管理专业教学的研究学者在学科的交流探讨和学术的创新能力上还存在着欠缺，这样不利于档案行政管理部门档案研究工作的交流和发展。

然后通过高产机构的共视分析得出我国档案行政管理部门目前已经形成了核心研究机构，并且研究能力从发达地区到贫困地区逐级递减。跨机构和跨地区的合作交流较少，这样不利于档案工作的优化和创新。

最后，本文仅仅是针对关键词的检索对作者、机构形成的网络进行了可视化分析，但是分析的结果存在一定的片面性，从计量统计学分析中可以看出，引文的分析也是研究的重点之一。因此引文的网络化分析是后续研究的主要内容。