试论基于大数据时代的企业档案信息化建设方略

陈智

（国网江苏省电力有限公司阜宁县供电分公司，江苏 盐城 224499）

新时代的信息技术给当今社会带来了新的机遇和挑战，信息技术在企业档案管理中的运用也将迎来新的变化，管理方式也会在一定程度上得到优化。档案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出该单位的组织管理工作水平，改进传统的档案管理工作模式，能够帮助企业生产运营各项工作更快更好地进行。

一、大数据时代下企业档案信息化建设的作用

（一）提升企业竞争力

新时期，我国市场经济发展水平不断提高，企业面临的市场竞争也更加激烈，要想在激烈的竞争中得以生存，企业就必须注重内部管理，根据市场情况制定科学的战略规划。档案信息作为企业中的重要信息，不仅反映了企业的发展历程，而且对企业各个时期的发展情况进行了详细记录，企业领导通过有效对档案信息进行分析和观察，能够总结企业的发展变化，明确企业的发展前景，从而制定更为科学的决策规划。在传统模式下，企业档案管理采用的是手工模式，难以实现信息化管理，管理者对纸质档案信息进行整理和保管，这样企业领导要想详细分析每个时期的档案资料往往需要花费较长的时间去寻找，不仅效率低下，而且所保存的档案信息缺乏连贯性，难以发挥有利作用。而通过信息化档案管理的开展，则能够借助于计算机对档案进行搜索，提升效率的同时，还可以提升信息的完整性，从而能够促进企业领导做决策，推动企业综合竞争力的提升。

（二）提高信息安全性

传统的企业档案管理模式存在管理模式单一、空间不足、易受时间因素影响等问题。随着我国社会的不断进步，这种档案管理方式已经不能满足现阶段企业的档案管理需求，很难进一步提升档案信息的利用率。因此，企业应当对档案管理信息化工作予以足够重视，积极进行档案管理信息化建设，使档案管理工作满足当前社会多元化的需求。以信息技术为依托，让档案管理的收集、处理及存储工作更加安全和高效，还可以对档案信息实施加密处理，进而使档案信息管理工作的安全性和利用率得到进一步提升。

二、大数据时代下企业档案信息化建设存在的问题

（一）档案制度比较落后

目前，虽然很多企业进行了档案信息化建设，但也引入了相应的信息化系统。

但是所运用的档案制度依然是原有的，这些制度内容缺乏操作性，与现有情况下企业的运行情况不相符，所以难以发挥有利作用，亟待进行完善。在这种传统制度下企业档案工作的开展也受到了影响，如缺乏明确的参考依据，档案工作存在混乱现象，档案工作者的行为难以统一与规范，档案信息较为混乱等。可以说制度是工作开展的依据，在企业档案工作日益发挥重要作用的大背景下，企业必须对档案管理制度进行完善和创新，如此才能够为档案管理效用的提升奠定基础，切实使档案工作发挥更好的作用。

（二）建立档案管理信息化的意识不足

企业作为一个经济组织，把利润最大化作为一切经营活动的最终追求。这也造成一些企业领导对档案管理有偏见，认为档案管理不像生产、销售或技术研发一样可以直接产生经济效益，因此他们很少花费精力关注档案管理工作，更不会对档案管理进行投资。可以预见，随着企业的转型升级，后续必然出现存档设备过时、档案管理人员短缺等问题，然后又会衍生出档案管理工作人员工作积极性不高，影响档案管理工作效率的问题。此外，除了企业领导层缺乏对档案管理的重视及创新观念，企业档案管理人员意识不强也是制约档案管理信息化水平提升的关键因素之一。一方面，档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理就是对信息进行采集和整理，岗位可有可无，工作积极性不高。另一方面，一部分档案管理人员的信息素养较低，缺乏对档案管理信息化的认知，认为档案管理就是对纸质资料的整理归档，既不熟悉现代信息技术，更缺乏对档案大数据支持企业经营管理重要性的认知。由于领导层和档案管理人员缺乏对档案管理信息化的认知，因此进一步放缓了企业档案管理信息化发展的进程。

（三）企业档案工作人员信息化能力及档案管理能力人才不足

既要有信息化能力，保证档案资源的质量和安全，又要有接收、管理和利用档案的能力。档案工作是为生产经营服务的，档案工作人员要有责任心为企业档案管理工作做好服务，而现阶段部分档案工作人员缺乏为各业务部门服务的意识，采取较被动的等待工作模式，导致企业档案信息资源不能发挥其作用的尴尬局面，对助力生产起不到应有的参考作用。

三、大数据时代下企业档案信息化建设的有效措施

（一）完善档案管理体制，优化档案管理模式

首先，要健全和完善企业档案管理制度，明确企业档案部门是档案信息化建设的主体部门，构建档案部门与其他各个部门之间的沟通机制，做好职责的划分，对各个部门的工作进行统筹规划和分配。其次，对原有的档案管理制度和体系进行规范，结合现实情况制定数据处理、电子文件处理办法，使各项档案信息得到标准化管理。同时还要对数据、电子文件等的归档范围进行明确，确定保管条件，确保档案信息有效、长期可读。最后，加强大数据综合数字档案室建设，使档案管理工作与企业生产、业务、行政管理等数据的全面对接，使各类数据信息都能够在线运用，实现全程管理。具体来看，构建大数据综合档案室要对原有的档案收集、管理模式等进行改变，要将企业各个环节的数据作为档案管理对象，并将不同类型、不同载体等的档案信息都纳入管理范围内，切实使档案部门成为大数据综合档案信息部门。这就需要对原有的档案信息搜集系统进行变革，打通档案部门与其他部门的联系，构建信息化管理七大平台。同时，档案工作者还要走出本部门，深入到企业的各个运行环节，对各个层面的信息进行调研，以掌握更为全面的信息

（二）创建档案管理信息系统

在企业单位，档案管理与一般定义的信息管理有很大的不同。传统的信息管理系统一般用于存储一些基本的工作信息，是不足以满足储存一些重要的、专业的档案信息，因为这些档案信息都需要整理、分类、开发或者长期使用的，那么就需要一个强大的、细致的信息管理系统来进行支撑。如果想要在档案信息管理上充分地体现信息技术的价值，使信息化管理方法可以实际应用于各企业单位上，就要从实际上确保档案整理的效率以及质量，需建立一个档案信息管理系统。企业单位在运用现代化信息技术的时候，要同时注意保留现有档案信息管理技术上的优点，继而研发专业性的信息管理系统，从而可以满足档案管理的需求。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点:一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。

（三）建设信息数据库

企业应根据实际情况建立信息数据库。首先，内部网和服务器建在企业内部，企业文件数据以电子方式存储在服务器或硬盘上。这样可将企业档案由传统纸张数字页面的线性顺序转变为网络式的网状顺序。同时档案信息数据库要加入人工搜索及联想搜索。在建设信息档案数据库时可加入人工语言搜索以及联想搜索，帮助工作者更加方便快捷地找出档案信息。在企业产生新的档案数据时，可以要求直接以数字信息的方式存入数据库中。企业职能部门较多，业务较广，所以需要对企业档案信息数据库目录进行细化，按照企业实际需求建立相应的数据库，以帮助管理者及时浏览处理企业信息。目前，常用的企业信息档案数据库目录建设为“人事档案数据库、会计档案数据库、声音影像档案数据库、行政档案数据库”，如果是金融机构，还可以针对业务对接人员，建立信贷档案。

（四）整合档案信息资源，创新档案管理模式

档案管理的职责和目的是为企业的生产经营提供服务，以满足生产经营过程中对信息的需求，这也是对其工作有效性确认的尺度。现在各企业的管理模式大部分分为以下两种：集中管理模式和分散管理模式，这两种模式很难满足企业生产经营过程中对各方面数据的需求。因此，企业需要从一体化管理的系统模式入手，对档案管理系统进行深入改革，建立档案管理中心，将档案资料、档案背景资料及档案本身等各方面信息综合为一体，满足企业生产经营过程中对各方面信息的需求。为了利用大数据技术创新档案管理模式，企业的档案管理部门除了要坚持对具体问题进行具体分析的原则，还需要对自身进行现代化改革，以管理的高效率为目的对档案管理的模式进行创新，此外企业需要建立完备的专业管理体系，在完整、准确地录入档案的前提下，需要配备专业人员进行专业数据监督，同时建立追责制度，以便在发生问题的第一时间找到负责人，从源头上第一时间解决问题。通过一系列制度的完善，确保高效率的管理，同时降低数据泄露风险。

（五）提升档案管理人员综合素质，提高档案管理人员信息化意识

一是增强企业管理和档案管理人员的信息化意识。企业管理应充分认识到档案管理信息化人才是档案管理信息化建设的基石，因此企业要引进一批计算机水平高、熟悉档案信息技术的专业人才。要培养档案管理人员的信息化意识，只有具备了较好的意识，档案管理人员才会自觉地参与信息化档案管理工作。二是在档案人员招聘时，要充分考虑人员后续的岗位适应性及软件系统应用等问题，要根据档案管理信息化的具体要求招聘合适的人员。为了建设一支与企业转型升级相适应的现代档案管理信息化人才队伍，有必要为此类人力资源提供优良的条件。三是加强岗位培训。企业可以根据自身需求和信息化技术更新发展状况，定期举办信息化技术应用培训班，平时也可以发送各种档案管理信息化技术和理论、案例资料等，督促档案管理人员学习和借鉴，提高他们的业务素质。不断提高档案管理人员操作电子文档和计算机的能力，提升管理人员学习的积极性，鼓励他们积极参加企业举办的信息教育培训，增强自身对档案安全保护意识，并不断提高专业知识水平和工作效率

四、结语

大数据时代背景下，信息技术的运用可以丰富有效信息的广度和企业档案管理的深度。然而，档案管理信息化建设并不是一蹴而就的，而是需要根据信息化的不断发展，持续保持更新的一项长久性工作。但是当前我国企业普遍存在档案管理信息化建设水平不高的问题，具体表现在档案制度落后，缺乏建立档案管理信息化的意识等，无法得到充分运用以及档案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望为相关人员提供一些参考，详细随着新技术普及度的不断提升，企业档案信息化建设的水平也将不断提升。