关于实物档案的研究思考

张洋

摘 要：实物档案是档案体系的一部分，有其存在的科学意义。本文针对实物档案的判定问题进行了分析，并对加强实物档案管理工作提出了具体的措施。

关键词： 实物档案;概念;判定;管理

实物档案到底是什么，目前也没有统一的认识，但近年来各级档案馆为了扩大馆藏和提升档案宣传力度，都在不同程度地加大收集、征集实物的力度，从传统的奖杯、奖章、锦旗到现代的模型、器乐、纪念品，征集的门类越来越多样，载体越来越丰富，可以看出这些实物已经在档案馆资源建设中发挥着重要的作用。但在实际工作中，既不能 “狭隘化”缩小概念范围，造成档案资源的流失;也不能 “泛化”一味应收尽收，造成管理资源的浪费。因此，正确认识实物档案所具有的特性、准确判定其承载的信息价值、科学合理地制定其管控措施对档案事业的实践发展有着深远的意义。

一、实物档案的科学性辨析

2020年新修订的《档案法》中明确：档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。尽管没有专门对实物档案是什么进行定性，但从档案“不同形式的历史记录”的表述可以推断，以实物形式存在于不特定载体上的历史记录也应当是档案。笔者认为任何一个理论的发展都会经过由不准确到准确，由不深刻到深刻，由不够科学到科学的发展过程。判定实物档案存在的必要性应当首要分析其存在的价值意义，而非从其概念的准确性入手，为便于工作实践我们可以将系统中有档案价值的实物划归为档案的一个种类，称之为“实物档案”。

1.实物档案丰富了档案的信息价值范畴。档案的核心是其所蕴藏的信息价值，众所周知传统的文书档案多以文字为主要的信息体现形式，那么实物档案是以什么形式来体现其信息内容的呢？从文字的概念来看，文字是用定义的符号记录表达信息以传之久远的方式和工具，由此可以看出文字就是能够传递信息的一种符号，也就是说“定义的符号=文字”。既然二维的符号能够表现出信息价值，那么从某种意义上来说，由人为加工或者创造的三维形状符号也是一种特殊的“文字”，而且更加直观、更加具体，表现形式也更强劲，理所应当能够体现出更高的信息价值。一张建筑图纸描述的信息再详细，给人的体验感和认知感也没有一个实体模型的展现形式强烈。由此可见，当文字不足以完美描述某一事件的经过或事物的特性时，实物则以更加直观的形式和更加丰富的手段展现了文字所难以表达的信息。我们不仅能从军功章上的文字记录获得信息价值，还可以从其流传岁月对载体的物理侵蚀中获得历史价值，从其展陈的活动中获得文物价值及宣传价值。因此，实物档案能够扩充档案的信息价值范畴，给档案赋予生机活力。

2.实物档案有可重复查考性和价值增生能力。实物档案“物”的特性决定了它比传统的纸质档案更加具有可查考性。实物档案可以理解为“物质载体”+“形状符号”。物质载体包含档案制成材料、规格等物质信息，形状符号则代表以档案内容信息为主的非物质信息。因此，实物档案的查考既包括档案实体的查考，还包括档案内容的查考。实物档案以原始体的存在形式不仅可直接再现档案的形成过程，更是客观存在的一种历史物证。可以说，实物档案丰富了档案的可查考内涵，是档案查考价值的一种延伸和扩展，只要实体不被破坏，人们就可以随时对其进行研究和查考。另一方面，实物所蕴藏的信息受限于研究人员的认知水平和技能，在当下或许未能被发现，但在今后可能被重新挖掘出来，展现出新的价值。实际情况中，大部分的实物档案都是稀有的或是唯一的，随着时间的推进它将变得越来越珍贵，因其价值会随之增大，现有的馆藏实物档案极有可能在未来成为珍藏品、特藏品或绝版品，它的这种价值增生能力是其他类型档案所不具有的。如外交事务活动中具有档案保存价值的礼品，对受赠的个人来说它的价值仅仅是纪念意义;但对单位来说，它既是记录历史事件的直观证据，上面记载的形状符号和文字信息又能作为查考外国信息的原始资料，并且随着时间的推进和两国关系的变化，这些实物所蕴含的价值也会随之转变。

3.实物档案与文物既有联系又有区别。实物档案的产生，模糊了档案与文物的界限。档案与文物的范围是交叉重叠的，二者对物质都有依赖性，无论是任何载体形式的档案，都是以一定的物质形态存在，而文物也是由各种各样的材料所组成。档案如果脱离了物质载体形式，那么其承载的信息也会消散殆尽、丧失价值;文物如果脱离了物质载体形式，那么就失去了一切。目前大部分馆藏实物，既可以将其划归为实物档案，也可以划归为文物，这给工作也带来了诸多不便，造成了档案部门和文物部门相互“争抢”和相互“推诿”。笔者认为，实物档案和文物的区别在于其侧重点的不同。简单地说，“档案在文、文物在物。”档案更加注重载体上的信息价值，文物更加注重载体本身的历史价值。因此判断一个实物到底是档案还是文物，重点在于分析它的信息价值和文物价值的相对大小，当其信息价值大于文物价值就是档案，反之就是文物。如出土的古代青铜兵器，如果兵器上记载着一定的信息，能够相对完整的反映出具体年代的具体时间，那么它的信息价值就大，就可以作为档案;反之，如果仅仅就是一件锈迹斑斑的铁器，那么只能说具有一定的历史价值，就不能归为档案。可以说，实物档案的信息直接记录性更强，利用者可以通过其特有的文字、符号、形状获取其内在的信息，而文物是某种物质形式的间接记录，要了解事物的全部信息必须借助如图书、语音、视频等辅助媒介，这也是我们去博物馆、陈列展馆看化石、標本、出土器具等文物时能够见到解说员和注释词的道理。

二、实物档案的判定方法

实物要能称之为档案必须具备三个条件：一是具有价值属性;二是具有历史记录性;三是具有内容真实性。因此，笔者认为衡量馆藏实物是否为档案的依据可以从这三个方面来综合判定。

1.从档案的价值属性判断。档案生命力的根基，就在于档案自身所特有的价值和作用。正确理解和把握档案的价值，对于实物档案的鉴定工作有重要的理论和实践意义。从档案的双重价值说来看，馆藏实物要作为档案应当对档案形成者有原始价值，还必须对非档案形成者有利用价值。因此，在判定实物是否为档案的过程中，我们可以首先对目标对象的双重价值属性进行研究判定。如档案馆收藏的旗帜、大项活动纪念品等实物，既可以作为所有人的从事某项活动的佐证，同时也可以作为其他人了解事件实情、还原事情经过的情报和线索，满足了作为档案的价值属性;而戈壁滩上的奇石、稀有植物的树叶或者动物标本，虽然对其持有者也有一定的收藏价值，但这些实物毕竟不是人为形成的，对利用者来说并没有太大的价值意义，因此价值属性不完整，只能称之为实物而不能称之为档案。