信息化管理在办公室管理工作中的应用及作用

倪培佳

[摘 要]随着移动互联网、大数据、云计算等各类信息技术的发展，越来越多的信息技术被引入工作领域中，改变了人们的工作方式与工作环境，大大提升了现代社会各领域的工作效率。在单位的办公室管理工作中引进信息技术，能够进一步规范办公室管理工作、优化管理工作方式与工作理念，强化单位内部建设，有效保证单位活力，促使单位能够更好的适应外部社会的进步与发展，实现单位与社会的协同进步。文章简要分析了办公室管理工作的现状，对信息化管理在办公室管理工作中的应用和作用进行深入探究。

[关键词]信息化管理;办公室管理;云计算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.24.186

办公室管理工作是单位内部管理的重要内容之一，其包括档案管理、印章管理、宣传管理、后勤管理等，为了进一步创新单位内部管理方式，优化管理体系，单位就要紧紧跟随社会发展步伐，将信息技术融入四个管理环节中，贯穿于单位办公室管理工作始终，以此创新管理手段，解决传统办公室管理工作中存在的问题，提高办公室管理工作的有效性。[1]

1 办公室管理工作的现状分析

在传统的办公室管理工作中，工作人员需要紧紧围绕各项业务开展工作，是联系工作基层人员与领导层人员的重要纽带，是传达与执行各项规章制度、标准的主体，是督促、检查与落实各项工作的重要人员。在传统的办公室管理工作中，工作人员需要以手动的形式录入各种文件信息与文本资料，信息资料主要是通过语言传达的方式进行交接，衔接上下级，这种工作模式虽然能够在一定程度上保证单位内部组织的运行，但是仍然存在一定的弊端，容易发生信息遗漏、表述不清等问题，且文件信息的可检索性较低。随着现代社会环境的发展与变化，传统办公室管理工作已经不适应现代社会的节奏与要求。[2]

在我国社会主义市场经济水平不断提升的今天，人们的生活水平日益提升，社会分工越发明确与精细，办公室管理工作已经成为单位正常运营与发展的基础工作内容之一。在现代社会中，办公室管理工作发生了根本性变化，其工作职责、工作范圍、工作模式与服务对象均发生了较大的变化，加之信息技术快速发展，现代意义中的办公室管理工作就是建立在信息技术基础上的，能够及时、全面、准确的处理单位各方面的信息与事务，从而维护单位内部的正常运营与管理。

在信息化管理理念下，办公室管理工作特点主要体现于两方面：一方面，办公室管理工作方式现代化发展。在信息技术运用于办公室管理的过程中，办公室内的各项硬件与软件设施不断升级，更新速度加快，网络系统、数据处理技术、内网机制等纷纷运用于办公室管理工作中，体现出现代社会时代特点;[3]另一方面，对工作人员的要求更加严格。相较于传统办公室管理工作，信息化管理工作不仅需要工作人员能够熟练运用计算机技术、灵活运用各类计算机软件与硬件设施，还需要工作人员具有更高的政治素养和更强的责任心，在保持职业操守的前提下，不断提升自身的修养和业务水平。

2 信息化管理在办公室管理工作中的应用

2.1 档案管理

档案管理是单位办公室管理中的重要内容之一。档案资源主要是一个单位在适应各种职能性活动过程中逐渐形成的具有重要价值的资料与文件，其内容涉及广泛，包括文书、科技、合同等多种不同的信息资料。对单位内部档案进行信息化管理，能够通过更多不同的形式保存大量的档案资源，同时将这些档案资源分门别类，按照一定规律进行保存，以便于更好的保护单位历史活动资料，提高单位档案利用率。在档案管理信息化的过程中，能够进一步转变档案管理人员的工作职能，调整档案管理人员的工作方式，促使其能够更高效的从事档案资料的收集、整理、保存与调取工作，实现单位内部档案在网络平台、内部管理系统上的共享与传输，促使单位其他部门人员能够根据各自权限，通过计算机设备查阅档案资料，节省大量档案资料的查阅时间，进一步提高办公室工作效率。[4]

在档案管理中应用信息技术，是迎合国家大力发展电子商务、大数据行动计划的重要举措，也关系着单位档案资源体系建设。举例分析，单位高度重视电子档案管理工作，针对庞大的业务数据，先行开发了业务电子档案系统，全盘考虑档案接收、整理、存储、利用等，实现了现有业务系统与电子档案系统的无缝对接。通过对业务系统传输过来的全程电子化资料的真实性、可靠性、完整性和可用性的“四性”检测，形成了完整的电子档案。在电子档案“轻整理、重利用”的基本思路指引下，提高了人工整理的效率，节约了纸质档案存放的空间，降低了单位的经营成本，解决了单位业务档案量大、专业人员不足、场地不够的突出问题。在档案利用环节，上级主管部门、公检法机关调取查阅档案时，利用系统可以快速检索出相关的档案信息，并能够确保关键业务环节的完整性，更好的体现了单位的管理服务水平。此外，可以通过优化系统功能，深度挖潜电子资料的内容属性，进行大数据分析，为政府决策提供数据支持。

在档案管理信息化发展的过程中，单位的档案资料、文件形式之间不断发生变化，档案资料形式越发丰富，比如音视频、网络链接、图片、压缩包等均是现代社会单位档案资料的呈现形式。这就需要工作人员能够熟练利用办公室OA系统，及时获取各种形式的档案资料与文件，对其进行有效处理与保存，以此保证单位档案资料的真实性、完整性、时效性与实用性，进一步提升档案管理的质量。[5]

2.2 印章管理

印章是单位经营管理活动中的重要构成部分，是单位管理人员行使各种职权、明确单位权利与义务关系的重要工具。印章管理是单位办公室管理工作中的重要内容之一，做好印章管理工作，能够保证单位运营稳定，在一定程度上规避运营风险，维护单位的合法利益。[6]在传统的单位办公室管理工作中，为了最大程度上规避印章丢失风险，往往设置了严格的印章授权审批流程与印章使用规章制度，印章申请人需要分别获得部门领导、办公室管理人员、单位决策人员的三层审核与批准。这种印章管理模式能够在一定程度上避免印章丢失与滥用，维护单位自身利益，但是其审批流程较为复杂，需要各级领导均在场，若出现领导不在的情况，则难以经过审批，影响申请人的工作效率。在信息化管理模式下，单位可以将印章管理流程转换成为OA系统审批的形式，促使申请人可以通过OA系统向上级申请印章的使用，同时各级领导也能够突破空间障碍，利用手机等工具对其进行审批，进一步提升了单位印章管理效率，同时保障了申请人的工作效率，充分体现现代化管理理念下的印章管理的优越性。